溝通的方法-5/7-阿靜-吳秋英
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那么，帶著牧羊人的自覺，我們結(jié)合公式，來看看主持會(huì)議的動(dòng)作
要領(lǐng)：
主持會(huì)議=行為設(shè)計(jì)+全程控場(chǎng)
■動(dòng)作一:行為設(shè)計(jì)
主持好一場(chǎng)會(huì)議，前提是清楚會(huì)議的目標(biāo)是什么。一場(chǎng)為「讓所有人落實(shí)某項(xiàng)特定事宜而召集的會(huì)議，和一場(chǎng)沒有既定的想法、只是為了
集思廣益而召集的會(huì)議，目標(biāo)不一樣，主持人和與會(huì)者的溝通方式自然也不一樣。這個(gè)時(shí)候，主持人可以通過行為設(shè)計(jì)，使用一些非語言的方
式向與會(huì)者施加影響，完成會(huì)議組織工作。
以下列舉了4種方法，供你參考。
方法一：設(shè)計(jì)場(chǎng)地
安排會(huì)議的召開地點(diǎn)，本身就是主持人和與會(huì)人員的一種溝通方式。比如，把會(huì)議安排在工作現(xiàn)場(chǎng)，和專門預(yù)定一個(gè)會(huì)議室，或者把與會(huì)者帶到度假村開會(huì)，三者傳遞的信息顯然是不同的。
工位上召集的站會(huì)，在開會(huì)前就向大家傳遞了一個(gè)強(qiáng)烈的溝通信號(hào):這個(gè)事兒必須當(dāng)場(chǎng)定下來，而且開會(huì)時(shí)間不會(huì)太長，只談具體的
事。至于組織全員到度假村，在一個(gè)休閑娛樂的場(chǎng)合開會(huì)，其實(shí)是在暗示大家可以敞開聊，會(huì)議主要是為了促進(jìn)大家的情感和交流，得出討論
成果則是次要的?？梢韵胍姡_會(huì)場(chǎng)地的選擇其實(shí)傳達(dá)了非常豐富的溝通信息。這是你應(yīng)該結(jié)合會(huì)議目標(biāo)首先把握的。
方法二：設(shè)計(jì)時(shí)間
同理，對(duì)于開會(huì)時(shí)間的設(shè)計(jì)也蘊(yùn)含深意。
比如，公司平常9點(diǎn)上班，你告訴大家：“這個(gè)會(huì)，辛苦大家，上午8點(diǎn)之前一定要到。''潛臺(tái)詞其實(shí)就是會(huì)上討論的事項(xiàng)刻不容緩。但是如
果你說：“我們把會(huì)議安排到下班后，大家現(xiàn)在都跟家里打個(gè)招呼，可能會(huì)很晚?！币饧次覀冃枰浞钟懻?，“耗到”大家達(dá)成共識(shí)為止。
所以，下次你發(fā)會(huì)議通知的時(shí)候，也可以通過設(shè)計(jì)會(huì)議時(shí)間，預(yù)先向與會(huì)者傳達(dá)信號(hào)。
方法三：設(shè)計(jì)環(huán)境
設(shè)計(jì)會(huì)議環(huán)境同樣是有效的溝通手段。
我們可能都有這樣的經(jīng)歷：進(jìn)入一個(gè)會(huì)議室后，發(fā)現(xiàn)座位的安排方式跟以往不同，大家要從圍坐一圈變成分小組落座。那我們立刻會(huì)意識(shí)
到，這是一個(gè)要進(jìn)行討論的會(huì)議，甚至可能要按組別來競(jìng)爭(zhēng)。
當(dāng)然，設(shè)計(jì)環(huán)境不僅體現(xiàn)在位置安排上。有的會(huì)議主持人還會(huì)把握會(huì)場(chǎng)中的其他一些要素。舉個(gè)例子，通常在互聯(lián)網(wǎng)公司，會(huì)議室里擺放
的是瓶裝水或一次性紙杯。但當(dāng)會(huì)議參會(huì)方是一家體制內(nèi)的單位時(shí)，心思縝密的主持人就會(huì)把瓶裝水換成青花瓷的杯子，通過兩排碼放整齊的
瓷杯向與會(huì)雙方傳達(dá)鄭重感、儀式感。
同理，主持人提前在會(huì)議桌上準(zhǔn)備好筆和紙，就意味著這個(gè)會(huì)議要討論，要做記錄；主持人預(yù)先把會(huì)議資料送至參會(huì)人手中，就意味著大家要提前做功課，不能無準(zhǔn)備就發(fā)言；主持人把沙漏、計(jì)時(shí)器擺放在會(huì)場(chǎng)的醒目位置，就意味著會(huì)議討論要有時(shí)間觀念；而主持人將兩張很大的罰款二維碼貼在會(huì)議室的醒目位置時(shí)，就意味著會(huì)議規(guī)則很重要，違反規(guī)則就有可能被罰款……
當(dāng)這些本不應(yīng)該出現(xiàn)在會(huì)議室的小道具出現(xiàn)時(shí)，無須主持人強(qiáng)調(diào)，會(huì)議的氛圍也會(huì)相應(yīng)地發(fā)生改變。除了會(huì)議室環(huán)境，主持人本身的服裝、狀態(tài)也是“環(huán)境設(shè)計(jì)”的-部分。一個(gè)平日衣著隨意的人在做主持人的那天換上一身筆挺的西裝,與
會(huì)者就能從中解讀出他的態(tài)度。更關(guān)鍵的是，主持人的態(tài)度也會(huì)進(jìn)一步影響所有與會(huì)者的態(tài)度。
你看，身為會(huì)議的主持人，是不是“工夫在詩外”？什么都沒說呢,一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的主持人就可以傳遞出很多溝通信息了。
方法四：設(shè)計(jì)規(guī)則
規(guī)則的設(shè)計(jì)，簡(jiǎn)言之是在會(huì)前“立規(guī)矩”。
當(dāng)年，聯(lián)想的創(chuàng)始人柳傳志先生在聯(lián)想公司定了一個(gè)規(guī)矩：“開會(huì)不能遲到，遲到就要罰站一分鐘?！睆哪且院?，不管是誰遲到，通通要
在門口罰站一分鐘，柳傳志先生自己遲到也甘愿受罰。直到有一次，一位德高望重的老領(lǐng)導(dǎo)遲到了，請(qǐng)注意是柳傳志先生曾經(jīng)多年的領(lǐng)導(dǎo)也是
如何應(yīng)對(duì)的呢？如果柳傳志先生說，“遲到該罰，但我作為晚輩，我替您罰站”，是個(gè)不錯(cuò)的溝通策略，但效果其實(shí)沒那么好。畢竟，真正破壞規(guī)則的人沒有受到懲罰。柳先生是這樣對(duì)老領(lǐng)導(dǎo)說的：“根據(jù)咱們的規(guī)則，您也得罰站。不
過，您在這兒站一分鐘，下班回家之后，我到您家去給您罰站一分鐘?！崩项I(lǐng)導(dǎo)真的就站了一分鐘。后來柳先生說：“我坐在那兒，坐出一
身的汗。"這個(gè)看似“不近人情”的做法起到了給會(huì)議主持人賦能的作用。通過這個(gè)舉動(dòng)，所有人都會(huì)意識(shí)到，不遲到是會(huì)議召集的一個(gè)剛性要求，誰都不能“豁免”。需要特別注意的是，首先，規(guī)則要在會(huì)前制定。不能等到會(huì)議半途
越討論越混亂的時(shí)候，再去“拍腦袋”立規(guī)矩，這樣很容易讓主持人和與會(huì)者變成對(duì)立面。其次，規(guī)則要根據(jù)不同的目標(biāo)和會(huì)議形式去設(shè)計(jì)。不能所有的會(huì)都緊張得像拉警報(bào)一樣，沒人受得了。
那么，規(guī)則設(shè)計(jì)的分寸感要怎么把握呢？
常見的會(huì)議規(guī)則跟下述三件事有關(guān)：
第一是手機(jī)和電子設(shè)備的使用規(guī)則設(shè)計(jì)。這是為了管理參會(huì)人的注意力。
第二是發(fā)言時(shí)間的規(guī)則設(shè)計(jì)。這是為了嚴(yán)防跑題和超時(shí)。第三是會(huì)議材料管理的規(guī)則設(shè)計(jì)，這是我認(rèn)為最重要的一個(gè)設(shè)計(jì)。
? I：
? 日常工作會(huì)議，主持人可以通過行為設(shè)計(jì)，用非語言的方式向參會(huì)者營造不同的氣氛！
? ? 因?yàn)槿粘９ぷ鲿?huì)議，要達(dá)到的目標(biāo)不一樣，主持人和與會(huì)者的溝通方式也不一樣！比如，一些特定的事和沒有目標(biāo)的茶話會(huì)，主持人會(huì)的準(zhǔn)備不同的溝通方式。
? ? 這里有四種行為設(shè)計(jì)方法可以幫助到大家！
1.設(shè)計(jì)場(chǎng)地
? ? 不同會(huì)議目的可以設(shè)計(jì)不同場(chǎng)地！例如，馬上需要定下來的事，比較緊迫，會(huì)議時(shí)間短，可以直接在工作現(xiàn)場(chǎng)開展會(huì)議；如果是工作之余的交流會(huì)可以設(shè)計(jì)在度假村等休閑放松娛樂等地方，方便大家情感的交流！
2.設(shè)計(jì)時(shí)間
? 通過設(shè)計(jì)時(shí)間傳遞會(huì)議信息。比如，在上班時(shí)大家吃好飯碰個(gè)頭，半小時(shí)時(shí)間，傳達(dá)一些已定的信息！和通知大家下班后，告知家人晚點(diǎn)回家，公司要開會(huì)，意思商量的事情有點(diǎn)復(fù)雜，可能會(huì)很長時(shí)間段討論才會(huì)有結(jié)果！
3.設(shè)計(jì)環(huán)境
? 會(huì)議環(huán)境的設(shè)計(jì)也是一種有效的溝通。比如，會(huì)議桌上放好紙和筆，意味著要記錄！放沙漏計(jì)時(shí)器，意思每個(gè)人都發(fā)言都嚴(yán)格不能超時(shí)。主持人自身的設(shè)計(jì)也能表示今天會(huì)議主題！
4.設(shè)計(jì)規(guī)則
會(huì)議規(guī)則需在會(huì)議開始前就定，
比如：手機(jī)靜音，發(fā)言時(shí)間規(guī)定等
以上適合一般的日常工作會(huì)議，年會(huì)、表彰會(huì)和其他一些儀式性的會(huì)議設(shè)計(jì)需要另外的特定方式！
A1：
? 上個(gè)月，幾個(gè)同事一起商量疫情下怎么來酒店生存，給出解決方案！結(jié)果大家在一起喝喝茶，隨意性的你說一句，我說一句，時(shí)間很快過去了兩個(gè)小時(shí)，最后確啥結(jié)果也沒有！
一開始如果定好規(guī)則，每個(gè)人參加會(huì)議前必須要準(zhǔn)備好自己的方案，開會(huì)的時(shí)候每個(gè)人來分享自己的方案，最后大家來分析方案的可行性，最終一定會(huì)的達(dá)成一個(gè)共識(shí)可執(zhí)行的方案。
A2：
目標(biāo)：模擬一次靜心慢生活智慧文化的讀書會(huì)
規(guī)劃：
? ? ? ? 周三下午1：00-3：00，設(shè)計(jì)這個(gè)時(shí)間，方便一些寶媽，3：30后不耽誤接娃！
? ? ? ? 環(huán)境設(shè)計(jì)要有禪意，賞心悅目，讓人心生愉悅！讓平時(shí)在忙碌和焦慮的生活中得到放松。
? ? ? 時(shí)間：設(shè)計(jì)2個(gè)小時(shí)，安排了合適這個(gè)時(shí)間的PPT.
? ? ? 規(guī)則：手機(jī)靜音，全神貫注，每個(gè)人分享不超過三分鐘！大家都有機(jī)會(huì)分享！
秋英姐好，恭喜完成第5個(gè)作業(yè)~~最近是不是慢慢找到寫作業(yè)的節(jié)奏了？
這次秋英姐的I便簽寫出了原文片段的主要內(nèi)容，同時(shí)結(jié)構(gòu)也非常清晰。尤其是將原文的內(nèi)容進(jìn)行了精簡(jiǎn)概括，邏輯更清晰。如果秋英姐想精進(jìn)，可以仔細(xì)想想，我們?nèi)绻惶崆盀闀?huì)議做一些準(zhǔn)備和環(huán)境、時(shí)間上的設(shè)計(jì)，有什么危害呢？比如會(huì)議低效無成果，再比如會(huì)議發(fā)言混亂等，這些都不利于集體的發(fā)展?？梢栽贗便簽將這些危害寫出來，也體現(xiàn)出作者方法的重要性。
A1便簽秋英姐聯(lián)系了自己和同事商量公司運(yùn)營發(fā)展開會(huì)的事情，寫清楚了會(huì)議目標(biāo)和過程及結(jié)果，并進(jìn)行了反思。非常棒的一個(gè)A1~~~
A2便簽，秋英姐要注意，在A2目標(biāo)中寫清楚自己想通過行動(dòng)達(dá)成的目標(biāo)會(huì)更好，比如自己想通過舉辦讀書會(huì)達(dá)成什么目的？比如交流感情？再比如提高客戶粘性和客戶成交率等？對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備在哪些和原文相關(guān)的環(huán)節(jié)體現(xiàn)？這些都需要寫出來。
整體棒棒噠，繼續(xù)加油噢！
