我們知道要想讓大腦思考，必須把每一件事都記錄在清單中。蘋果手機(jī)的清單管理，可以使用“Calendars 5 + ominifocus”軟件。安卓手機(jī)的清單，可以使用“日歷 + 奇妙清單”軟件。我們每天做事不在乎做多少事，而是要把事情做到極致。記錄這些清單事件，首先要分清事件清單的本質(zhì)，下面以蘋果手機(jī)為例，詳細(xì)敘述清單的管理方式。

?清單管理要求對(duì)每一件事情都進(jìn)行記錄，但這“每一件事”也不是真的每一件事。首先要區(qū)分出哪些事是需要記錄的，有兩類事情可以不用記錄，第一種是習(xí)慣。比如每天起床洗臉?biāo)⒀?，這是慣例的，永遠(yuǎn)不可能不做。第二種是下一秒決定馬上處理，并且可以在1-2分鐘內(nèi)完成的。比如媽媽請(qǐng)你幫忙拿東西，你馬上就處理掉，就無需記錄。剩下的都要進(jìn)行記錄，你會(huì)問那會(huì)不會(huì)很多？那是當(dāng)然的。

為什么要記錄？記錄的目的：(1)提醒自己不要忘記做“小事”，既然是事，無關(guān)大小都要處理。忘記會(huì)影響后續(xù)工作和生活混亂，使思考不連續(xù)。(2)讓自己有大塊的時(shí)間做事，不被零星事打斷，花更多時(shí)間處理。(3)有了記錄就能反思做事處理方式的改進(jìn)。(4)留給今后的自己翻閱歷史記錄，有利于回顧事件處理原因和時(shí)間。(5)有了記錄才能了解緊急和重要性的事件，才能更好的安排時(shí)間處理，不容易產(chǎn)生焦慮。

?記錄按時(shí)間有效性，用不同的方式記錄。先把事件分類：1.有固定時(shí)間的事件，如開會(huì)、旅游、約會(huì)，這類可以直接打開日志進(jìn)行創(chuàng)建。2無固定時(shí)間或時(shí)間是自己約定，沒有外在關(guān)聯(lián)要求。比如今天的要事排程即為自己給自己約定的時(shí)間，可以用ominifocus軟件管理。這里有幾類比較特殊的說明：(1)如果每天要做的事，如果在可以養(yǎng)成習(xí)慣，建議在ominifocus軟件中作為重復(fù)的事件處理。如果已經(jīng)養(yǎng)成了像吃飯刷牙一樣的習(xí)慣，那無需在進(jìn)行任何記錄。比如剛開始每天跑步，由于要刻意形成習(xí)慣，一定要把它當(dāng)成任務(wù)放在ominifocus中，不能作為日歷項(xiàng)。一方面這是要被管理，要有結(jié)果呈現(xiàn)都在軟件清單中。另一方面日歷上都是跑步，而每天是否真的去跑了，不一定?？瓷先ゾ褪窍裨谌諝v上跑步，有記錄但并未有執(zhí)行，毫無管理的意義。(2)ominifocus軟件關(guān)注在記錄事情完成事情的過程，它不充當(dāng)有著很強(qiáng)提醒功能。如果先要提醒自己別忘記做某一件重要的事，比如參加空中會(huì)議。那通過鬧鈴設(shè)定，強(qiáng)有效的通知自己，畢竟ominifocus的提醒鈴聲很輕。

?把所有的事情都記錄在收件箱中，隨時(shí)記錄，清空大腦。每天都必須清空收件箱，清空收件箱并不表示已完成，只是將清單進(jìn)行分類。清單的分類方式按“項(xiàng)目”和“標(biāo)簽”兩種不同維度管理。項(xiàng)目是指正在做或想要開始做的，需要幾個(gè)步驟才能完成的工作。而標(biāo)簽是指在某個(gè)情境下可以做的工作。項(xiàng)目類似文件夾的功能，可以分為“緊急事件（2周內(nèi)）”、“項(xiàng)目管理（3-6個(gè)月）”、“夢(mèng)想：長(zhǎng)期和短期目標(biāo)（1年內(nèi)）”三大項(xiàng)目。對(duì)于每一個(gè)分類還可以再細(xì)分為個(gè)人事務(wù)、公司事務(wù)、家庭事務(wù)。也可以是一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目，比如在“項(xiàng)目管理（3-6個(gè)月）”下創(chuàng)建一個(gè)“臺(tái)灣旅游”的項(xiàng)目。在這個(gè)項(xiàng)目中增加事件，如辦理臺(tái)灣通行證、兒子拍照片、確定行程時(shí)間、預(yù)定機(jī)票等。又比如集團(tuán)公司內(nèi)有很多家關(guān)系企業(yè)，把“公司事務(wù)”再往下按各公司英文縮寫再細(xì)分。這樣的分類方式很容易找到事件的歸屬，按時(shí)間的緊急性和涉及的不同層面進(jìn)行管理。

?Ominifocus中的標(biāo)簽就是情境，什么為情境？比如堵車的時(shí)候，可以聽書，這就屬于”外出”的情境。設(shè)置情境的根本目的在于有很多的事情是沒有截止時(shí)間，那就可以使用情境的方式管理碎片時(shí)間。每天的工作安排不能列出滿滿的今日待辦，很有可能會(huì)被臨時(shí)事件所批斷。因此我們要求每天只需要列出三只青蛙（要事第一原則），用大塊的時(shí)間完成了重要的事情。有空閑時(shí)間就可以從情境中挑出可以完成的事件，隨之情境就可以劃分為在辦公室、在家中、外出、智能設(shè)備、委托、待定等。

總的來說每天每時(shí)每刻要維護(hù)清單，要做事前也需要review清單，挑出緊急重要性較高的，再按情境選擇需要處理的事情。事情就能越做越順，越做越有效率。