神奇的番茄工作法，提升你的專注力和時(shí)間管理效率

2018-03-06 07:23 職業(yè)力提升

明明抱著筆記本，準(zhǔn)備查收領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)給你的文件，但是過了一會(huì)兒你驚奇地發(fā)現(xiàn)，你居然在淘寶里挑選打折商品。本來拿起手機(jī)想給客戶打電話，半個(gè)小時(shí)后卻發(fā)現(xiàn)自己還在刷朋友圈。本來半個(gè)小時(shí)就可以寫完的工作報(bào)告，可一會(huì)接電話，一會(huì)回短信，一會(huì)看郵件，一會(huì)上廁所，結(jié)果一個(gè)下午都沒有完成。

日常工作中，我們會(huì)被很多事情干擾，無法專注于手中的工作，導(dǎo)致工作效率非常低，很多事情無法按時(shí)完成。很多人都想找到解決的辦法，讓自己更加專注的工作，提升工作的效率，按時(shí)完成工作任務(wù)。我們不妨先想一想，你做什么事情的時(shí)候會(huì)特別專注，很難被被外界干擾呢？

我首先想到的是游戲，以前我特別喜歡玩《DOTA》這款游戲，每一局的游戲大約是30-40分鐘，這期間我非常的專注于游戲，很難被外界發(fā)生的事情干擾到，我想大概只有世界末日來臨才有可能讓我的注意力從游戲中脫離出來。玩游戲的專注力，源于我對(duì)游戲的喜歡喝癡迷。如果能像癡迷游戲那樣癡迷工作，我們也是可以做到異常專注的。

但事實(shí)上，大多數(shù)人都無法做到像癡迷游戲那樣癡迷工作，那有其它方法提升我們的專注力嗎？我又想到了能讓我注意力特別集中的事情——考試。每一個(gè)中國(guó)人都是“烤”大的，從小到大經(jīng)歷了無數(shù)次考試?？荚嚨臅r(shí)候，每個(gè)人的注意力都高度集中，大腦飛速運(yùn)轉(zhuǎn)，思考速度比平時(shí)提高了很多，做題的效率也異?？焖佟?/p>

而一份考試題的題量，放在平時(shí)自習(xí)時(shí)間，我需要花更多的時(shí)間才能完成。平時(shí)做練習(xí)，大腦中總是不由自主的冒出一些想法，比如下課后去食堂吃什么、自己的筆不太好用了得需要買一支新筆、或者想起書中看到的某個(gè)故事等，這些想法讓我做題的速度變慢。此外，有同學(xué)找你聊天，交流問題，或者不由自主的跟著耳機(jī)里的音樂哼唱起來。總之，平時(shí)做練習(xí)，會(huì)被很多內(nèi)外部因素打斷，而考試時(shí)很少受到這些因素的干擾。

那如果把平時(shí)做練習(xí)的時(shí)間變成考試時(shí)間，那不就可以提升專注力和做題效率了嗎？當(dāng)然，我們?cè)缫堰M(jìn)入職場(chǎng)，如果我們把日常工作變成考試時(shí)間，那就可以提升我們工作的專注力和效率了。那有沒有這樣的方法呢？由弗朗西斯科·西里洛于1992年創(chuàng)立的一種時(shí)間管理方法——番茄工作法，就可以實(shí)現(xiàn)大家的想法。

一、番茄工作法的作用：

1. 提升專注力，減少工作打斷，讓工作更有序；

2. 縮短做事時(shí)間，提升工作效率；

3. 提升時(shí)間評(píng)估預(yù)測(cè)能力，增強(qiáng)時(shí)間計(jì)劃的準(zhǔn)確性。

二、番茄工作法需要的工具：

1. 一項(xiàng)待完成的工作任務(wù)

2. 番茄計(jì)時(shí)器

3. 可供記錄的工具

三、番茄工作法的操作步驟：

1. 每一個(gè)番茄時(shí)間是25分鐘，預(yù)估待完成的某項(xiàng)工作需要的番茄時(shí)間；

2. 設(shè)定你的番茄計(jì)時(shí)器，開始番茄時(shí)間，即開始專注于待完成工作任務(wù)；

3. 番茄時(shí)間結(jié)束，休息5分鐘，活動(dòng)、喝水、去衛(wèi)生間等；

4. 開始下一個(gè)番茄鐘，每四個(gè)番茄鐘后，休息25分鐘。

看起來是不是很簡(jiǎn)單，不過實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，原來并不是想象中的那樣容易。因?yàn)樵诜褧r(shí)間中，我們會(huì)受到很多內(nèi)外部的干擾和打斷，從而導(dǎo)致我們無法專注。番茄時(shí)間最核心的內(nèi)容就是學(xué)會(huì)克服干擾和打斷，從而提升專注力，提高做事效率。

四、番茄時(shí)間中如何應(yīng)對(duì)內(nèi)外部打斷：

在使用番茄時(shí)，會(huì)經(jīng)常被內(nèi)部或外部因素打斷。這些打斷是無法避免的，只有學(xué)會(huì)有效應(yīng)對(duì)這些打斷，才能發(fā)揮番茄工作法的作用。

內(nèi)部因素打斷，是指由我們自己大腦冒出的想法而被打斷，包含如：坐久了想站一會(huì)兒，肚子餓了想吃點(diǎn)零食、口渴了想去喝點(diǎn)水，突然意識(shí)到要打一個(gè)緊急電話，要發(fā)送一封重要郵件等。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己的思緒已經(jīng)從工作中脫離，請(qǐng)立即將你腦子里現(xiàn)在想的事情記錄下來，然后默默地告訴自己：“請(qǐng)你集中注意力，專注工作”，然后讓自己忘掉剛剛的想法，回歸于工作。

外部因素打斷，是指由非自身因素導(dǎo)致的打斷。外部打斷一般有四類：

1. 軟件工具的打斷。如QQ、微信、郵件等新消息提醒，我們?cè)谑褂梅褧r(shí)間時(shí)，可暫時(shí)關(guān)閉提醒，或退出，減少此類干擾。

2. 電話打斷。突然來電話了，接還是不接呢？如果不是特殊請(qǐng)款，肯定是需要立馬接通的。如何減少電話溝通對(duì)我們的干擾呢，首先弄清楚對(duì)方來電的用意，如果不是緊急的事情，可表明自己的情況，然后記錄對(duì)方的聯(lián)系方式約定與對(duì)方溝通的時(shí)間，之后再進(jìn)行溝通。

3. 面對(duì)面溝通打斷。這在全神貫注的工作，突然有同事來找你溝通工作或閑聊，該如何是好？我的建議是告知對(duì)方你現(xiàn)在所處的情況，約定跟對(duì)方溝通的時(shí)間，如果對(duì)方不是很急，他是能理解的。我曾見到有人在自己的工位上刮起了“請(qǐng)勿打擾”標(biāo)識(shí)，提示大家此時(shí)他正在番茄時(shí)間，盡量不要打擾他。

4. 環(huán)境干擾打斷。如外部噪音、不適合的燈光、不舒服的座椅桌子、出現(xiàn)問題的辦公物品等因素的影響，我們可以找到或創(chuàng)建更加安靜舒適的環(huán)境。

在番茄時(shí)間里，我們要盡量降低干擾和打斷對(duì)我們的影響，讓自己盡全力專注于受眾的工作，用好的狀態(tài)、最高的效率完番茄時(shí)間。但如果你自己突然意識(shí)到或他人提示你，有一件特別重要且緊急的事情需要“現(xiàn)在、立即、馬上”去做，無論還有多長(zhǎng)時(shí)間，請(qǐng)立即作廢此次番茄時(shí)間，馬上去做這件重要且緊急的事情。但請(qǐng)一定要謹(jǐn)慎，這樣重要和緊急的事情一定要少之又少，不要輕易作廢番茄時(shí)間。

在《有效的管理者》一書中，有一位管理者在解釋自己如何避免打斷時(shí)說：“我嚴(yán)格規(guī)定，在我談話時(shí)，除了美國(guó)總統(tǒng)和我的夫人外，秘書不得把任何人的電話給我接過來?？偨y(tǒng)極少會(huì)來電話，而我的夫人又深知我的脾氣。所以無論什么事，我的秘書都要等我談完話才告訴我。然后，我再用半小時(shí)回電話，弄清楚我要知道的情況。我還尚未碰到等不及一個(gè)半小時(shí)的危急事情，不過這也說不定”

事實(shí)上，大多數(shù)人都很少有真的特別緊急，一定必須得“現(xiàn)在、立即、馬上”去做。我們要盡量克服打斷，讓自己專注于眼下的工作，這樣才能讓番茄時(shí)間更加有效。

某一天，我計(jì)劃完成一項(xiàng)文案寫作的工作任務(wù)需要兩個(gè)番茄時(shí)間。當(dāng)我番茄時(shí)間后，變專注于文案寫作，并將這期間的打斷記錄了下來，紀(jì)錄如下：

第一次番茄時(shí)間的打斷有：

1. 一位同事找我要一份工作資料，占用2分鐘時(shí)間；

2. 注意力被兩位同事交流的內(nèi)容吸引，發(fā)生了三次，大概占用了2分鐘時(shí)間；

3. 大腦思考我在這個(gè)番茄時(shí)間里是否做到了高效，發(fā)生了兩次，大概占用1分鐘；

4. 一位朋友微信信息，詢問我下班后是否去奧森公園跑步，我花了30秒進(jìn)行了回復(fù)；

5. 領(lǐng)導(dǎo)找我溝通課程介紹的內(nèi)容是否準(zhǔn)確，占用30秒。

雖然有很多次打斷，但我在25分鐘的時(shí)間里，共寫出了659個(gè)字的文案內(nèi)容，已經(jīng)完成了近70%的文案內(nèi)容。而平時(shí)的狀態(tài)下，25分鐘我僅僅是完成了文案的構(gòu)思工作。番茄時(shí)間讓我注意力更加集中，思考速度變快，文案撰寫效率提升許多。

通過記錄，我也發(fā)現(xiàn)打斷時(shí)間占用了5分鐘時(shí)間，如果我能避免或減少此類打斷，效率會(huì)更好。經(jīng)過5分鐘休息后，我開始了第二次番茄時(shí)間里。此次，我關(guān)閉了微信，以避免微信信息對(duì)我的打斷。

第二次番茄時(shí)間的打斷有：

1. 郵箱窗口彈出一封新郵件提醒，稍后瀏覽；

2. 想到之前寫過的一篇文章可以增加一兩個(gè)新觀點(diǎn)；

3. 想到女友生日快到了，需提前購(gòu)買生日禮物。

4. 思考晚餐在公司吃，還是回家吃；

5. 一位同事電話確認(rèn)培訓(xùn)授課的事情，簡(jiǎn)單溝通后，告知其稍后再詳細(xì)溝通。

第二次番茄時(shí)間里，依舊有很多打斷，尤其是內(nèi)部打斷。我是一個(gè)思維不太容易集中的人，但只要我將打斷我的想法記錄到紙上，就可以讓其從我的大腦中消失，使我能集中精神于手中的工作。

五、番茄時(shí)間結(jié)束了，工作還沒完成；工作完成了， 番茄時(shí)間還沒結(jié)束，怎么辦？

在開始番茄時(shí)間前，我們需要對(duì)工作任務(wù)的完成時(shí)間進(jìn)行預(yù)估，但工作執(zhí)行起來時(shí)，實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間與預(yù)估時(shí)間肯定會(huì)有差距。尤其是，剛剛使用番茄工作法時(shí)，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)番茄時(shí)間結(jié)束了，工作還沒完成；工作完成了， 番茄時(shí)間還沒結(jié)束的情況。

工作完成了，番茄時(shí)間還沒結(jié)束，切不可立即結(jié)束番茄時(shí)間，而應(yīng)讓其繼續(xù)進(jìn)行。那接下來的時(shí)間，我們可以做些什么呢？我們可以對(duì)剛剛完成的工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)是否存在不足，也可對(duì)工作進(jìn)行復(fù)盤，思考如何才能做得更好，直到番茄時(shí)間結(jié)束?？傊?，我們要讓自己習(xí)慣于在番茄時(shí)間內(nèi)專注于工作，不要輕易因打斷而結(jié)束番茄時(shí)間。

番茄時(shí)間結(jié)束了，但工作還沒完成。如果再只需要較短的時(shí)間（5分鐘以內(nèi)）即可完成，可將此次番茄時(shí)間延長(zhǎng)5分鐘，持續(xù)專注的完成工作。如果需要的時(shí)間很長(zhǎng)，請(qǐng)理解結(jié)束此次番茄時(shí)間，休息5分鐘后，再利用下一個(gè)番茄時(shí)間繼續(xù)該項(xiàng)工作。

六、如何更好地計(jì)劃和安排番茄時(shí)間呢？

如果一個(gè)任務(wù)預(yù)估時(shí)間大約等于一個(gè)番茄時(shí)間，那正好為其安排一個(gè)番茄時(shí)間。

很多時(shí)候，任務(wù)需要的時(shí)間會(huì)比較長(zhǎng)，我們可以依據(jù)經(jīng)驗(yàn)將任務(wù)進(jìn)行分解，用多個(gè)番茄時(shí)間完成。例如我完成一個(gè)10分鐘的微課課件，通常使用4個(gè)番茄時(shí)間，第一個(gè)番茄我進(jìn)行課程相關(guān)資料的整理和匯總；第二個(gè)番茄我制定課程目標(biāo)和完成課程大綱；第三個(gè)番茄時(shí)間完成PPT的制作；第四個(gè)番茄我進(jìn)行案例等內(nèi)容的豐富和優(yōu)化。

另外，工作中還會(huì)有一些并不會(huì)占用多長(zhǎng)時(shí)間的小事情，我們可以將多個(gè)小任務(wù)打包成一個(gè)番茄時(shí)間。例如：制作3月份銷售報(bào)表，預(yù)計(jì)15分鐘；填寫出差報(bào)銷單、貼發(fā)票，預(yù)計(jì)5分鐘；準(zhǔn)備下午會(huì)議發(fā)言內(nèi)容提綱，預(yù)計(jì)5分鐘，這三項(xiàng)任務(wù)可合并為一個(gè)番茄時(shí)間。

七、學(xué)會(huì)休息，做到勞逸結(jié)合

番茄時(shí)間中，大腦必須有充足的活力，良好的思維能力，集中注意力，因此我們需要學(xué)會(huì)休息，做好勞逸集合。

剛開始使用番茄工作法的人，在兩個(gè)番茄間的休息時(shí)間里，并未做到真正的休息。他們腦子里還一直在思考工作，或者又給自己安排了一些與工作相關(guān)的小事情。請(qǐng)一定要謹(jǐn)記，休息的時(shí)候，腦子里不要去想任何有關(guān)你工作的事情，例如不要和同事談?wù)摴ぷ髦械膯栴}，不要去回復(fù)重要的電子郵件或打電話給客戶等。休息的時(shí)候可以喝點(diǎn)茶或咖啡，清理一下辦公桌，去趟衛(wèi)生間，或者到走廊散個(gè)步，站起來做幾個(gè)深呼吸，拉伸一下身體等。休息是為了更好的工作，所以請(qǐng)讓大腦充分休息，恢復(fù)活力，為下一個(gè)番茄時(shí)間做好充分的準(zhǔn)備。

番茄工作法雖然可以有效提升專注力，提高工作效率，但切不可多使用每天不能用，每天最多不要超過8個(gè)番茄。因?yàn)榉褧r(shí)間我們注意力高度集中，腦力消耗很大，我們需要有一些輕松，自由一點(diǎn)的時(shí)間，讓大腦得到緩解和放松。如果沒有得到充分的休息，長(zhǎng)時(shí)間的高強(qiáng)度工作，會(huì)使我們的注意力不能高強(qiáng)度集中，進(jìn)而降低工作效率。尊重工作時(shí)間，同時(shí)也尊重休息時(shí)間，這會(huì)讓你獲得持續(xù)的高工作效率。

人的專注力和精力是十分有限的，我們不可能一天24小時(shí)都一直保持亢奮和高效率的狀態(tài)。這就需要我們要找到屬于自己的黃金時(shí)間——即一段自己狀態(tài)良好容易保持高效的時(shí)間段。有些夜貓子習(xí)慣在夜深人靜時(shí)做重要的事情，而有些早起星人則習(xí)慣早起做重要的事情。比如我的黃金時(shí)間是午3點(diǎn)-6點(diǎn)，我會(huì)在這段時(shí)間里做重要的事，并且使用番茄工作法。其他的工作時(shí)間可以安排相對(duì)隨意。這樣有張有弛，在實(shí)踐中人也不容易產(chǎn)生疲倦和畏難情緒。

八、番茄工作法可以提升時(shí)間評(píng)估預(yù)測(cè)能力，增強(qiáng)時(shí)間計(jì)劃的準(zhǔn)確性

你知道看完一本300頁(yè)的書需要多長(zhǎng)時(shí)間嗎？

你知道完成一個(gè)項(xiàng)目書面報(bào)告需要多久嗎？

你知道做一個(gè)20頁(yè)的PPT一個(gè)下午是否可以完成嗎？

對(duì)于一個(gè)時(shí)間感知能力不強(qiáng)的人來說以上問題是說不出準(zhǔn)確答案的。這樣當(dāng)我們接到工作任務(wù)時(shí)就特別容易陷入焦慮的情緒里，可能會(huì)把這個(gè)任務(wù)想得很難需要花費(fèi)很多時(shí)間，從而引發(fā)懶癌或者拖延癥，一拖再拖。但如果你是用番茄工作法來開始工作，堅(jiān)持一段時(shí)間之后，你會(huì)很清楚完成一些工作你所需要的確切時(shí)間，也就是你的時(shí)間感知能力有了提升，再接到工作任務(wù)后你會(huì)做到心中有數(shù)，有個(gè)較為準(zhǔn)確的時(shí)間預(yù)估可以花費(fèi)幾個(gè)番茄時(shí)間來完成。提高了時(shí)間感知能力自然就很有助于個(gè)人進(jìn)一步學(xué)習(xí)和工作效率，因?yàn)檫@樣可以做到心中有數(shù)，掌握安排時(shí)間的主動(dòng)權(quán)。

九、番茄工作法工具有很多，選擇一款就夠了

首先不建議大家購(gòu)買實(shí)物的番茄時(shí)間鬧鐘，因?yàn)樵诠ぷ鲌?chǎng)不太適用，而且現(xiàn)在有非常多的番茄時(shí)間APP。這些APP的功能大同小異，大家只要搜索和嘗試使用幾款，找到自己喜歡和適合自己的一款A(yù)PP即可。

在這里我向大家推薦一款我一直在使用的工具：番茄todo

添加待辦：

進(jìn)入番茄ToDo，點(diǎn)擊右上角“+”即可添加待辦，你可以選擇計(jì)時(shí)方式、時(shí)長(zhǎng)等。

你也可以選擇添加待辦集，并選定顏色進(jìn)行區(qū)分。待辦集可以將一個(gè)大事項(xiàng)進(jìn)行細(xì)分。

如果你想設(shè)定一個(gè)長(zhǎng)期計(jì)劃（例如一個(gè)星期共跑步300分鐘），則可添加為“目標(biāo)”，并隨時(shí)查看完成進(jìn)度。

完成任務(wù)：

添加好待辦事項(xiàng)，點(diǎn)擊事項(xiàng)右邊的開始按鈕，即可進(jìn)入番茄時(shí)間。下方的幾個(gè)按鍵分別為屏幕常亮、暫停、任務(wù)循環(huán)、放棄。番茄todo比較好的一點(diǎn)就是有3分鐘的暫停時(shí)間，比較人性化。如果中途被其他必要完成的事項(xiàng)打斷，則選擇結(jié)束該番茄時(shí)間，并填寫原因。

學(xué)霸模式：

在完成任務(wù)期間，如果開啟了學(xué)霸模式，則番茄鐘開始后會(huì)禁止打開其他app（短信、電話、白名單除外），進(jìn)一步減少外界干擾。

休息模式：

一般每完成一個(gè)番茄時(shí)間，可以有5分鐘的休息，每4個(gè)番茄時(shí)間之后可以有一個(gè)長(zhǎng)休息時(shí)間。在這期間，可以體驗(yàn)一下番茄todo的“小憩”功能，通過音樂、調(diào)整呼吸等幫助你放松一下。

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：

點(diǎn)擊主界面左上方標(biāo)志-我的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可查看自己的每日、月份、年度數(shù)據(jù)以及時(shí)間分布、最佳的工作時(shí)段等，幫助你更好地安排時(shí)間。番茄todo具備云同步功能，支持用戶多設(shè)備同步數(shù)據(jù)。

十、使用番茄工作法后的三點(diǎn)感受：

1. 不要拿自己的番茄數(shù)據(jù)與他人的番茄數(shù)據(jù)比較。每個(gè)人的專注力水平不一樣，每個(gè)人使用番茄時(shí)間的任務(wù)和環(huán)境也不同，所以與他人比較是無效的。我們可以與自己進(jìn)行比較，不斷地提升自己每一個(gè)番茄的專注程度和工作效率。每次進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)，慢慢的我們就會(huì)越來越專注，時(shí)間利用效率越來越高。

2. 使用番茄工作法時(shí)，我特別擔(dān)心別人對(duì)我的干擾和打斷，意識(shí)到很多隨意的溝通是多么的浪費(fèi)時(shí)間，影響效率。因此，我開始會(huì)小心注意盡量不去打擾一個(gè)專心工作的人，而是選擇別人空閑的時(shí)間溝通。此外，我學(xué)會(huì)了盡可能把問題收集全，把事情想透徹后再去才去找別人，爭(zhēng)取一次性搞定，而不是多次反復(fù)溝通確認(rèn)。

3. 在《番茄工作法》書中，作者詳細(xì)介紹了使用方法和注意事項(xiàng)。但我個(gè)人認(rèn)為沒有必要向作者介紹的那樣刻板和復(fù)雜的使用番茄工作法。我認(rèn)為番茄工作法的核心提升我們的專注力，提升我們做事的時(shí)間觀念。所以，我覺得不用拘泥于一個(gè)番茄時(shí)間一定是25分鐘，你可以根據(jù)自己的實(shí)際情況調(diào)整成20分鐘或者40分鐘，休息也可以靈活安排。

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