一、GTD流程圖詳解
1、GTD流程圖詳解
why：為什么要講GTD流程圖
GTD流程圖是幫助我們清空大腦，讓大腦專注當(dāng)下任務(wù)的最好的工具，由此也是個人管理系統(tǒng)最核心的收集任務(wù)處理任務(wù)的工具。一個任務(wù)放入GTD流程走一遭，可以幫助你將這個任務(wù)進行拆分并放入適宜的時間和場景中，到期執(zhí)行即可。
what：GTD流程圖是什么
材料：所有一切需要我們處理的事情或者是想法。原則：全收集。目的：清空大腦。以往我們都把大腦當(dāng)成了存儲器，但實際上我們的大腦是一個高效的CPU，善于處理任務(wù)而不是存儲信息。
工作籃：相當(dāng)于一個收集箱，將所有材料都放進收集箱中。這里需要確定一個歸口的收集箱，如果你每天用于收集的工具有多種，那么每天進行一個歸口，將所有任務(wù)都收集到doit軟件中的收集箱。
這是什么：在做收集時，需要描述清楚這是一個什么東西，因為我們在處理這個材料時很多時候已經(jīng)和收集的時間間隔了很久，為了便于自己進行回顧處理。
需要采取行動嗎：這一步是連接整個流程圖的節(jié)點。這一步判斷是否需要一定周期內(nèi)采取行動，這個周期因為整個個人管理系統(tǒng)以完成周計劃為核心，所以設(shè)定為一周。
需要采取行動-是：如果是需要采取行動的，接下來就是將任務(wù)拆分為下一步行動。下一步行動的定義是可以立即執(zhí)行的行動，而且不同的人對同樣的任務(wù)拆分出來的下一步行動還有所不同。比如點外賣，拆分下一步行動，有的人可能是打開美團，而有的人可能是先確定吃什么類型的東西。如果有多個下一步行動，則需要進行多個下一步行動的規(guī)劃。（下文doit操作指南介紹）
下一步行動：這個行動可以在兩分鐘內(nèi)完成嗎？通過一個“兩分鐘”來衡量這個行動是否立即執(zhí)行。其中“兩分鐘”只是一個泛指，表示的是你如果現(xiàn)在不執(zhí)行這個下一步行動而是重新將其放回收集箱，然后再走一遍這個流程所產(chǎn)生的維護成本。如果這個成本高于你立即執(zhí)行的成本，則立即執(zhí)行。如果不能再兩分鐘內(nèi)完成，則指派他人和延遲。這里的指派他人不是指我們派他人去完成這個下一步行動，而是我們需要等待其他人來執(zhí)行這個下一步行動，這個他人可能是你的下級，同事，領(lǐng)導(dǎo)，客戶，家人朋友等等。這里的延遲可以分為兩類，一類是需盡快完成的下一步行動，一類是需在指定時間完成的，放入日程表。
需要采取行動-否：如果不需要采取行動，則將這個任務(wù)進行歸類，將來也許，參考資料，垃圾。將來/也許清單是指以后可能會做的事（包括可能會查看的資料），而垃圾箱是此刻你判定對你現(xiàn)在和以后都沒有價值的東西就直接刪除，參考資料則是以后可以拿來參考的東西。
解釋完這個圖后可能還是有疑惑，那么從人類最喜歡的一步兩步按照順序來看下GTD到底是怎么運作的。
2、GTD流程圖五大步驟：收集 處理 組織 檢視 執(zhí)行
步驟一：收集
收集是整個系統(tǒng)的開端，將一切想到的東西都收集進收集箱，包括計劃啊，目標(biāo)啊，愿望啊，想法啊等等。從時間軸上劃分為固定收集和靈感收集。
固定收集是指固定時間做收集的東西，包括，日，周，月，年對應(yīng)的計劃。
靈感收集是指隨時隨地都在做收集的，因為靈感來得快去得也快，所以最好做好10秒內(nèi)收集。
收集過程中因為情境不同涉及到的工具可能會有所不同，可分為電子和紙質(zhì)的，電子的一般會有手機app，比如doit，記事本啊，相機啊，錄音機等；紙質(zhì)的一般會有筆記本啊，便簽紙啊，A4紙等等。
因為工具多，所以收集時需遵循一個“歸口原則‘。歸口原則的意思是所有在不同時段不同工具上紀(jì)錄的東西最后都要收集到一個工具上來，那就是doit，因為這個是最方便查看的。
步驟二：處理
處理這個環(huán)節(jié)相當(dāng)于是把收集箱中各種雜亂的任務(wù)通過處理變成非常規(guī)則的簡單可執(zhí)行的下一步行動。
通過五個問題來構(gòu)建處理器。
問題1：這是什么？（what）
問題2；需要近期執(zhí)行嗎？（when）
如果是，則進入問題3，如果否則列入將來也許清單or垃圾箱。
問題3：復(fù)雜嗎？（how）
如果是，則列入項目清單，通過項目清單分解成下一步行動。如果否，則列入下一步行動清單。
問題4：下一步行動可以在2min內(nèi)完成嗎？（now）
如果是，則立即執(zhí)行；如果否則進入問題5.
問題5：需要其他人介入嗎？（who）
如果需要，則列入等待清單，如果不需要，則列入下一步行動清單。
過程中一共形成4個下一步行動清單，第一個下一步行動清單（A）是后面所有清單的集合，也就是說通過處理流程，將所有任務(wù)分解成了下一步行動后，形成了不同種類的下一步行動清單。
步驟三：組織
組織的作用相當(dāng)于把同類的衣服收納進不同的柜子，組織的前提是數(shù)量多，因為組織也需要耗費時間，如果數(shù)量少到能夠一眼區(qū)分出他們的分類，那么就沒有必要進行分類。
組織的分類可有以下方式：項目化；日程；情境；優(yōu)先級。
項目化:將同一個項目下的下一步行動歸類；
日程:將自己對自己的承諾和自己對他人的承諾分別歸類；
情境:根據(jù)不同情境進行分類，情境的分類一般有物理空間：家里，辦公室，外出等；工具使用：手機，電腦，筆記本等；項目化分類：工作，生活，娛樂等。
優(yōu)先級:依據(jù)下一步行動的優(yōu)先級進行分類，優(yōu)先級會在項目內(nèi)和今日代辦中劃分，也就是說先在項目中劃分優(yōu)先級，再對今日代辦的所有下一步行動劃分優(yōu)先級。
步驟四：檢視
檢視是在時間維度上的收集、處理、組織。
檢視分為日檢視和周檢視，由此與日計劃和周計劃相對應(yīng)。
日檢視需要完成每日收集，每日處理和每日組織。也就是每日靈感收集，將靈感處理為下一步行動，為下一步行動設(shè)置情境，優(yōu)先級，日程。
周檢視需要完成每周收集，每周處理和每周組織。也就是制定周計劃，將周計劃進行分解導(dǎo)入doit，為下一步行動設(shè)置情境，優(yōu)先級，日程。
日檢視和周檢視的關(guān)系是，周檢視是制定每周所有的下一步行動清單，而日檢視是往每周行動清單中添加下一步行動，周檢視是水池，日檢視是進水水龍頭，我們的執(zhí)行就是出水水龍頭。
步驟五：執(zhí)行
執(zhí)行環(huán)節(jié)是制定和完成日計劃的過程。執(zhí)行四要素：情境 時間 精力 優(yōu)先級
制定日計劃前完成日檢視，然后查看下一步行動清單，預(yù)估情境，將適合當(dāng)日情境的下一步行動放入今日代辦，并查看時間是否在今日有效時間內(nèi)以進行調(diào)整。
二、個人管理三大系統(tǒng)
從時間軸上劃分為年，月，周，日。左邊是時間軸上的總結(jié)，分別對應(yīng)日志，周檢視，月復(fù)盤，年度成就事件（從日到年）；右邊是時間軸上的計劃，分別對應(yīng)年度目標(biāo)，月計劃，周計劃，日計劃（從年到日）。左右兩邊圍繞計劃和總結(jié)形成一個閉環(huán)，每個環(huán)節(jié)執(zhí)行到位的話，整個地球就能正常運轉(zhuǎn)起來。整個地球是目標(biāo)管理系統(tǒng)，而基于每天行動方面的周計劃，日計劃，日總結(jié)，周檢視是最基礎(chǔ)也是非常重要的行動管理系統(tǒng)，通過一步步完善行動管理系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)，即便是在你沒有目標(biāo)的情況下，也可以大大的提高你的執(zhí)行能力。有了運轉(zhuǎn)良好的行動管理系統(tǒng)，才能將目標(biāo)管理系統(tǒng)慢慢地運轉(zhuǎn)起來，所以行動管理非常重要。
第一駕馬車：目標(biāo)管理系統(tǒng)
目標(biāo)管理負責(zé)把控我們前進的方向，分為幾個維度：年目標(biāo)，月計劃，周計劃，日計劃。每一個維度往下分解得到下一個維度。
目標(biāo)管理的來源一般有工作，業(yè)余愛好，技能提升，身體素質(zhì)，投資理財?shù)鹊龋依ㄋ心阕约合胍龅氖虑椤?/p>
第二駕馬車：項目管理傳統(tǒng)
項目管理負責(zé)將目標(biāo)管理收集到的任務(wù)從縱向和橫向分解為多個可執(zhí)行的下一步行動?？梢酝ㄟ^縱向梳理流程，然后橫向分解每個流程的每個任務(wù)。
第三駕馬車：行動管理系統(tǒng)
行動管理負責(zé)提高我們做事的效率，行動管理的頂端來源于目標(biāo)管理里的計劃，特別是從周計劃分解到日計劃，計劃的數(shù)量和質(zhì)量都需要仔細思考，思考什么呢，自己的時間分?jǐn)?shù)，自己的精力值，每周的場景等，以此來安排周計劃和每天的日計劃。行動管理的根基是回顧，包括兩個工具：時間開銷和日志。時間開銷提供每日時間消耗的事實證據(jù)，日志對其進行記錄并據(jù)此進行反思，反思我們的計劃和執(zhí)行中的問題。時間開銷是日志的通過回顧我們對計劃進行調(diào)整，然后又回到行動管理這個系統(tǒng)。
目標(biāo)管理就像我們挑選吃到嘴里的食物，而項目管理就好像牙齒等將食物進行咀嚼拆分，而行動管理則是我們的胃，將被咀嚼后的食物進行消化。如果胃部不舒服，則會進行反饋，那么我們的大腦就會控制嘴切換食物。
三駕馬車如何協(xié)同運轉(zhuǎn)？以行動管理系統(tǒng)為核心，三個系統(tǒng)并駕齊驅(qū)。
行動管理系統(tǒng)核心：
周計劃：收集周維度的任務(wù)并拆分為下一步行動，根據(jù)情景優(yōu)先級等進行組織。
日計劃：以完成周計劃為目的，根據(jù)每日情景和自身精力，有效利用時間，將周計劃產(chǎn)生的下一步行動放入日計劃。
時間開銷記錄：有三個要素，時間、開銷、記錄。以任務(wù)為核心，用統(tǒng)一工具記錄完成每個任務(wù)消耗的時間（時間 開銷）。
日志：進行每日回顧，并選取一個事件進行反思，梳理出可執(zhí)行的下一步行動。
三、用doit制定計劃
收集：
收集箱：可以分為周收集和日收集。周收集是指在制定周計劃的時候?qū)⑺邢胍瓿傻娜蝿?wù)全部放入收集箱，日收集是指每日臨時想到的任務(wù)想法等。
處理：
如圖將一個任務(wù)加入到收集箱后，接下來點擊右鍵選擇轉(zhuǎn)化為項目，轉(zhuǎn)化為項目后，將項目拆分為下一步行動。
組織：為下一步行動選擇適宜的情景，確定好后拉到左側(cè)的情景（最必要情景）即可；然后為該項目下的所有下一步行動安排重要順序，每一個項目中建議只有一個最高重要性的下一步行動。
下一步行動：所有的下一步行動都來自于收集箱中的拆分，這里是所有下一步行動的集合。
執(zhí)行：
今日待辦：以周計劃為核心，根據(jù)每天的情景、精力、有效時間將周計劃拆分出的下一步行動拉入今日待辦。
檢視（日回顧收集處理組織）：
1.回顧：每日檢查當(dāng)日計劃完成情況，若還有未完成的根據(jù)任務(wù)必要性和完成所需的時間情景等考慮是否放入明日待辦。
3.組織：根據(jù)第二天的情景有效時間，預(yù)估自身精力，安排第二天的任務(wù)，將選中的下一步行動拉入明日待辦。
4.回顧：完善當(dāng)日時間開銷記錄和寫反思日志。從反思日志中梳理出的下一步行動放入收集箱中，再進行處理組織。
