經(jīng)常有朋友問我，“三爺，你一個(gè)人要做兩份工作，還要帶娃，你的時(shí)間是如何管理得這么高效？”
仔細(xì)想了一下，好像我只要1天就可以做出一份課件，2個(gè)小時(shí)可以完成一份PPT，3個(gè)小時(shí)寫一篇文章......好像別人需要很長時(shí)間完成的事，而我卻很快。
去年我寫過一篇，《時(shí)間管理，不是管理時(shí)間，而是管理自己的心和大腦》，沒看過的朋友可以點(diǎn)開標(biāo)題去看一下。
今天，我想從另外一個(gè)角度，跟大家分享一下我的時(shí)間管理秘籍，那就是管理自己的邏輯思維。我的高效工作，真的完全是得益于我的邏輯思維。
那么，什么是邏輯思維呢？
看過《金字塔原理》的朋友都知道，金字塔原理有四個(gè)核心要點(diǎn)，分別是“結(jié)論先行、以上統(tǒng)下、歸類分組、邏輯遞進(jìn)”。
而我就是把這四個(gè)要點(diǎn)，形成了我高效工作的指導(dǎo)法則，不過我要稍微改一下：“洞察本質(zhì)、流程致勝、清單革命、要事第一”。
1.洞察本質(zhì)：從一堆繁雜事務(wù)中抓住本質(zhì)
著名咨詢公司麥肯錫，要求每一位咨詢顧問都掌握一項(xiàng)本領(lǐng)，就是能夠在30秒內(nèi)說清楚一件事，這就是著名的“電梯30秒法則”。
這個(gè)法則就是要求咨詢顧問具備強(qiáng)大的歸納、總結(jié)的能力，并且在商務(wù)溝通時(shí)要“結(jié)論先行”。
你可能會(huì)說，這還不簡單，不就是先說結(jié)論嗎？
是的，這個(gè)道理是“一聽就會(huì)”，但是絕對是“一用就廢”！
在我的知識星球里，我經(jīng)常給學(xué)員出這樣的題目，“請用100字以內(nèi)總結(jié)一下***文章”。而90%的學(xué)員都沒有抓住文章核心。
我從小語文就比較好，好像天生就具備歸納總結(jié)能力，不管是給我一篇文章、一份PPT、還是一本書，我都可以用最簡單的語言提煉總結(jié)。
日久天長的鍛煉這種能力，到了今天我突然發(fā)現(xiàn)，我好像開始有洞察問題本質(zhì)的能力了。
舉個(gè)例子，有一位客戶是給商場提供新零售解決方案的，需要我來幫他重新梳理一下，當(dāng)我打開他的PPT方案，看了10遍也沒看懂他的公司到底是做什么的......
你可以看幾頁他的PPT：
當(dāng)他給我電話說了半個(gè)小時(shí)之后，我問了一句“你到底是給商場提供什么方案？能否用一句話描述一下？”他沉默了......
后來，在我的各種提問之下，我們終于發(fā)現(xiàn)他的新零售方案就是幫助商場賺錢的，而商場的賺錢途徑無非就是兩個(gè)：要么訪客數(shù)，要么增加購買數(shù)。所以，我把他的新零售方案全部圍繞提升這兩個(gè)數(shù)據(jù)。
最終呈現(xiàn)的PPT方案非常簡單清晰，就是告訴商場老板，這個(gè)新零售方案如何幫你提升訪客數(shù)和購買數(shù)。
所以，與其蜻蜓點(diǎn)水的瞎忙，不如先訓(xùn)練電梯30秒能力，然后逐漸培養(yǎng)洞察本質(zhì)的能力，學(xué)會(huì)觀全局，并從全局中看到影響事物發(fā)展的最關(guān)鍵因素的能力。
2.流程致勝：知道什么工作需要遵循什么流程最高效
如果你做一件事情，總是被推翻重來，或者總是被卡在某個(gè)環(huán)節(jié)，那么你要注意，可能是做事的流程、順序、方向出了問題。
我一直認(rèn)為，正確的方向永遠(yuǎn)比努力更重要。我做任何工作，都會(huì)有自己的一套流程體系。
比如給客戶定制PPT，我的流程是五大步：
1）收集客戶資料：原始PPT文件、演講稿、圖片等；
2）對客戶提問：提前列好問題清單，逐個(gè)提問，搞清楚演講任務(wù)、背景、目標(biāo)等信息。
3）繪制PPT框架圖：出一張PPT思維導(dǎo)圖，先跟客戶討論P(yáng)PT思路和大概的內(nèi)容。
4）設(shè)計(jì)PPT風(fēng)格：思路通過之后再啟動(dòng)設(shè)計(jì)，先給客戶看幾頁設(shè)計(jì)風(fēng)格。
5）排版設(shè)計(jì)：設(shè)計(jì)風(fēng)格通過之后，再把所有的PPT頁面全部設(shè)計(jì)完成。
按照這樣的流程，基本上一周就可以完成一份定制PPT，包括邏輯、文案、設(shè)計(jì)一條龍服務(wù)。
這五個(gè)步驟，哪一步順序錯(cuò)了都會(huì)讓定制PPT的效率大幅下降。比如一開始沒有收集到客戶資料，直接就提問的話，那么提問的問題清單就不會(huì)那么有針對性，也有可能會(huì)遺漏掉一些關(guān)鍵問題和信息。再比如，如果是先排版設(shè)計(jì)，沒有事先跟客戶確認(rèn)風(fēng)格的話，后面很可能推翻重來。
還有很多工作我都是按照高效的流程順序來一步步操作，比如，就拿剛進(jìn)職場時(shí)寫會(huì)議紀(jì)要這件小事來說，我在開會(huì)前會(huì)去充分了解參會(huì)的人員職別、會(huì)議主題等關(guān)鍵信息，在會(huì)議中準(zhǔn)備好錄音筆等記錄工具，在會(huì)議后寫完會(huì)議紀(jì)會(huì)先去跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)無誤后再發(fā)給參會(huì)人。
所以，你可以想一想，你做每一項(xiàng)工作是否都遵循了高效的流程？可以把自己做事的流程圖畫出來，然后去復(fù)盤這樣的流程步驟是否最高效，如此以往才能找到最高效的工作流程。
3.清單革命：做過的工作歸納總結(jié)形成標(biāo)準(zhǔn)化清單手冊
日本前麥肯錫社長大前研一先生，可以說是我的邏輯思維啟蒙師父，我看過他的一系列著作，其中《思考的技術(shù)》這本書對我的影響最大。
他在這本書里寫過這樣一句話，“凡是我做過的事情，我不會(huì)再費(fèi)腦筋重復(fù)做第二遍，我會(huì)把做過的事情歸納總結(jié)成標(biāo)準(zhǔn)化清單手冊”。
這句話對我觸動(dòng)特別大，以至于后來我也模仿大前研一先生，每做完一件比較復(fù)雜的工作，我都會(huì)歸納成自己的工作手冊，下次可以直接拿來用。
比如，2015年我是公司員工年度活動(dòng)的總導(dǎo)演，當(dāng)耗時(shí)2個(gè)月策劃及執(zhí)行完這場活動(dòng)時(shí)，我就復(fù)盤畫了這樣一張思維導(dǎo)圖，把整個(gè)工作流程和涉及的重要事項(xiàng)羅列出來：
這樣下次需要再組織員工活動(dòng)，我就不用再擔(dān)心自己考慮事情不周全、或者思緒亂了。
再比如我在準(zhǔn)備線下課時(shí)，在印象筆記里就有這樣一份清單，只要每次按照這個(gè)清單準(zhǔn)備物料和文件，我就不會(huì)再擔(dān)心自己會(huì)忘記哪樣?xùn)|西，而且不需要再動(dòng)腦筋去想需要準(zhǔn)備什么。
所以，你可以想一想，自己的哪些工作可以去復(fù)盤、總結(jié)、提煉出標(biāo)準(zhǔn)工作手冊，比如做一次招聘可以把整個(gè)招聘流程和物料清單列出來，比如做辦公用品采購可以把產(chǎn)品需求清單歸納出來，甚至一些重要的談話場合也可以把談話內(nèi)容清單梳理一下。
4.難事優(yōu)先：最燒腦的工作放在自己精力最充沛的時(shí)間做
金字塔原理最后一個(gè)要點(diǎn)是“邏輯遞進(jìn)”，就是對要表達(dá)的內(nèi)容按照一定的邏輯進(jìn)行排序，比如重要性、職務(wù)級別、時(shí)間、流程等等。
推理到咱們職場工作，就是需要對每天的工作清單進(jìn)行排序，只不過具體怎么排序，時(shí)間管理四象限法則是要求按重要性和緊急程度來排序，這里我就不再重復(fù)分享，大家可以看之前寫的文章《告別996，從高效能的7個(gè)習(xí)慣開始（上篇）》。
這里我想著重分享按照工作內(nèi)容的困難程度進(jìn)行排序，并且把最困難的工作放在自己狀態(tài)最好的時(shí)間來完成。
比如，對于我來說，工作內(nèi)容困難程度的排序是：
1.寫書
2.寫文章
3.定制PPT與輔導(dǎo)學(xué)員制作PPT
4.開發(fā)課程制作課件、講課
5.批閱學(xué)員作業(yè)
6.咨詢與交流的溝通工作
7.行政事務(wù)類工作
寫書和寫文章是非常燒腦的工作，而且是需要一個(gè)人安靜的空間和完整的時(shí)間段，我都會(huì)安排在自己精力最充沛的清晨和上午來完成。
定制PPT與開發(fā)課件，不需要太專注的精力，我一般會(huì)用精力比較好的碎片時(shí)間來制作，比如我可以趁娃在上畫畫課的時(shí)間，我坐在教室外面的兒童游戲桌弄一會(huì)課件資料（別的父母都在刷手機(jī)，捂臉......）。
其他類似溝通、交流、采購、開票等雜事，我會(huì)在犯困的時(shí)間或者心情不好不想思考的時(shí)間來進(jìn)行。
以上，就是我的時(shí)間管理秘籍，總結(jié)一下就是16字方針：洞察本質(zhì)、流程致勝、清單革命、難事優(yōu)先。
今天的分享就到這里，如果對你有幫助，請?jiān)谙路搅粞宰屛抑雷约旱奈恼聨偷搅四悖x謝。
