起因

進(jìn)入雙臣已經(jīng)一個(gè)月時(shí)間，也了解了公司大概的情況。隨著企業(yè)建設(shè)需求的不斷升級(jí)，更為簡化員工的工作，避免重復(fù)工作的，提高辦公效率， 我們的企業(yè)也要對(duì)信息化不斷升級(jí)。從公司目前情況分析，對(duì)公司的信息化方面有了如下的建議。

目前公司存在的問題：

1. 單據(jù)流存在問題：
   1.1 單據(jù)易丟失，資料無法長期保存。查找不便，對(duì)于原件的查找不利。
   1.2 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析復(fù)雜。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析目前只能靠人為輸入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。但是財(cái)務(wù)系統(tǒng)為事后系統(tǒng)，出了事情再找它，為時(shí)已晚！
2. 溝通工具存在的問題：
   2.1 公司目前使用的溝通工具主要為微信和QQ，微信在移動(dòng)端使用，而QQ則專注于PC端，兩者數(shù)據(jù)傳遞不方便。
   2.2 微信端數(shù)據(jù)存在于個(gè)人手機(jī)，數(shù)據(jù)容易丟失并且不利于數(shù)據(jù)安全管理。
   2.3 現(xiàn)有的溝通工具除去電話以外,沒有工具能實(shí)現(xiàn)確認(rèn)對(duì)方收到消息的功能，讓雙方能夠確定對(duì)方的意見，確保溝通通暢并且有據(jù)可依。
3. 信息數(shù)據(jù)的問題：
   3.1 信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的終端：包括且不限于公司的電腦，筆記本，個(gè)人使用的辦公筆記本以及手寫筆記本。造成信息孤島的形成。我們手上有很多大家需要的數(shù)據(jù)，卻因未互相共享而導(dǎo)致信息的丟失，最終導(dǎo)致誤判和決策失誤，對(duì)公司造成損失。
   3.2 結(jié)果則會(huì)導(dǎo)致老員工的離職造成企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)的流失；一些涉及機(jī)密的敏感信息在傳統(tǒng)的知識(shí)管理模式下，缺乏權(quán)限控制被泄露出去；新員工無法快速獲取相關(guān)工作學(xué)習(xí)資料，掌握職位工作內(nèi)容。
   3.3 由于信息在不同人手上，造成信息核對(duì)困難。
4. CRM/電話系統(tǒng)問題
   4.1 電話系統(tǒng)我接觸的不多，只是看到了每個(gè)組長的權(quán)限，所以若有以偏概全請見諒
   4.2 目前電話系統(tǒng)主要信息有如下幾個(gè)：
   a. 坐席名稱
   b. 呼出分鐘數(shù)量，次數(shù)
   c. 平均通話時(shí)長
   d. 錄音在線播放與下載功能
   4.3 所以我看到的問題就有：有錄音功能，未看到錄音分析功能；總分鐘、平均時(shí)長、成交量的交叉維度分析。

處理方式和解決辦法：

1. 對(duì)于單據(jù)流的問題。
   1.1我們需要一套辦公系統(tǒng)，主要用于部分固化流程的數(shù)據(jù)化。我們傳統(tǒng)的流程中的請假、人員變動(dòng)、報(bào)銷等流程可以固化下來進(jìn)行自動(dòng)化處理。
   1.2 有數(shù)據(jù)才有分析。當(dāng)流程導(dǎo)入成功以后，則對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，則可以出具相應(yīng)的報(bào)表，讓決策者處于決策中，而非處于數(shù)據(jù)的海洋里。
   1.3 數(shù)據(jù)化信息后可以減少紙質(zhì)信息傳遞提升效率：你無法每天任何時(shí)候都對(duì)事情進(jìn)行簽字確認(rèn)。但是數(shù)據(jù)化以后可以。
2. 信息確認(rèn)與傳達(dá)的問題。
   2.1 我們需要一個(gè)工具，能夠及時(shí)確實(shí)所有信息送達(dá)情況，并且重要數(shù)據(jù)務(wù)必到達(dá)。即使消息未被確認(rèn)也可以將其傳遞給其他人。
   2.2 目前可以通過使用釘釘來解決，它可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)用內(nèi)通知、短信通知、電話制動(dòng)通知三種類型通知，并且會(huì)有是否消息被查看的提示。用來做公司通知和任務(wù)分配很有效果。
3. 數(shù)據(jù)孤島的處理方法：
   3.1 容量大的固化型存儲(chǔ)數(shù)據(jù)：照片、視頻、長期不會(huì)變動(dòng)的ppt等數(shù)據(jù)?？梢栽诠驹O(shè)計(jì)一個(gè)存儲(chǔ)服務(wù)器將之存儲(chǔ)并共享。共享服務(wù)器可以按部門人員分類，每人針對(duì)不同的資料庫可以有不同的權(quán)限。包括修改、刪除，查看等。
   3.2 存儲(chǔ)在個(gè)人手上的公司數(shù)據(jù)：在存儲(chǔ)服務(wù)器中開設(shè)對(duì)應(yīng)人的賬戶，該賬戶將對(duì)應(yīng)一個(gè)私人存儲(chǔ)庫，可以存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并且本人有權(quán)限將其共享。如果個(gè)人離職則將賬戶上交并初始化密碼，將資料分發(fā)給對(duì)應(yīng)權(quán)限人員即可。
   3.3 局域網(wǎng)數(shù)據(jù)與廣域網(wǎng)（移動(dòng)端）數(shù)據(jù)結(jié)合的問題？？
   4.電話系統(tǒng)的一些建議：
   4.1 電話系統(tǒng)可以做成每人一個(gè)帳號(hào)/每個(gè)組一個(gè)帳號(hào)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端的操作。
   4.2 對(duì)操作者實(shí)現(xiàn)權(quán)限控制，即每個(gè)人只能看到自己管理的座席人員信息。
   4.3 實(shí)現(xiàn)銷售漏斗功能，和案場結(jié)合實(shí)現(xiàn)從預(yù)約客戶到成交整個(gè)流程的分析。
   4.4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)看板功能：可以開發(fā)管理者和銷售人員兩套不同的展示報(bào)表，比如銷售區(qū)域放置一個(gè)每組即時(shí)銷售數(shù)據(jù)的顯示器/電視，讓每個(gè)人都知道自己組目前的情況，增加戰(zhàn)斗力。
   4.5 錄音文件的時(shí)長過濾和批量下載功能。可以做一個(gè)過濾器過濾低于多少秒的錄音不下載，然后剩余的可以打包統(tǒng)一下載，方便培訓(xùn)使用。