什么樣的會議組織讓你腦洞大開？
怎么樣的角色發(fā)揮讓你有巔峰體驗？
什么樣的工具讓你愛不釋手？
在正文開始之前我們先來看個最近風(fēng)靡全球的一個小故事：
一、開場故事：
有一天，觀音菩薩造訪，先找到小黑，問他是否愿意駝唐僧去取經(jīng)？不過事先說明，要經(jīng)過18年，走十萬八千里路，還要經(jīng)歷九九八十一難，可能會有性命之憂；但如果取到了真經(jīng)，就可以成佛，長生不老。
小黑心想，路途如此遙遠(yuǎn)漫長，這太危險了，又苦又累，還有性命危險，不如白天在家里拉拉磨，晚上還可以吃上個好晚餐，睡個香甜覺，于是就拒絕了觀音的要求。
隔壁小白聽到了，想到那美好的前景，受點(diǎn)苦算什么，他愿意去拼一拼，就答應(yīng)了觀音的要求，陪唐僧西天取經(jīng)，走了十萬八千里路、歷盡磨難后，終修成正果。
其實(shí)小黑是一頭騾子，每天繞著磨盤轉(zhuǎn)啊轉(zhuǎn)，它走過的路也有十萬八千里，然后他累死了。
其實(shí)，現(xiàn)實(shí)生活中，有很多小黑，BOSS 布置一個會議任務(wù)，不知如何去做，給一個指令就只做這一步，原本有10天寬裕的時間，結(jié)果東搞西搞，BOSS推一步他就動一步，非要推到最后一天，到最后草草開完這次會議，可想而知，會議開得不怎么樣！
而且直接給公司丟掉好多單子，BOSS很生氣, 招來一頓臭罵，小黑也只能忍氣吞聲，怕丟了這份“安穩(wěn)工作”，還是默默在自己崗位上干著機(jī)械的工作，沒有成長，得不到BOSS重視，看著別人升職加薪 ，而與自己無緣...
而此時生活中的小白呢，接到任務(wù)，尤為興奮，哇 終于可以大展拳腳了，是一次很好展示自己、鍛煉能力的機(jī)會！而且還能把自己所學(xué)得以運(yùn)用！
小白通過自己極致努力，這次會議組織的非常漂亮，獲得了人生的巔峰體驗，不僅為公司獲得好幾個大單子，而且被直接提拔為公司的會務(wù)總監(jiān)，前途一片光明！
小白到底是怎么來運(yùn)作一場會議的呢？
在開始之前，小白來了個三問
“一場高效有結(jié)果的會議”
---我要不要做？
---我要的結(jié)果是什么？
---我的下一步行動是什么？
尼瑪，BOSS布置的任務(wù)，能推嗎 ，不干得下崗了，必須干！而且還要干得漂亮！
我要的結(jié)果是一場高效有掌聲有單子刷刷砸過來的會議！
我的下一步行動是：
1.跟BOSS溝通，“此會作甚”
2.組建會務(wù)戰(zhàn)隊
3.確定會議主旋律
4.喊隔壁老王來案例分享，喊隔壁蘇大大來助陣...
經(jīng)過一番三問之后，小白(高效能人士)已經(jīng)有初步的想法，接下來正式進(jìn)入主題，掌聲有請今天的主角大人---《如何組織一場高效能會議》
二、如何組織一場高效能會議
特別說明：今天介紹的會議系統(tǒng)以線上會議為主，當(dāng)然對線下的 統(tǒng)籌會議 、生產(chǎn)協(xié)調(diào) 、質(zhì)量會議、營銷會議等都很好的參考價值，如能做到舉一反三，也能大大提升會議效能！
（一）會前：
臺上一分鐘臺下十年功。任何一場成功的演出和會議，背后都需要做好充足的準(zhǔn)備。
還記得帕累托的20/80法則嗎？會前的工作做好，那就意味著整個會議你完成了80%。
會前主要分為三步：
1、搭班子：搭會議智囊班子
組建本次會議的智囊班子，主要人員包括：BOSS，會議總統(tǒng)籌，策劃等人員（角色名字叫法各不同），建議3-5人組成高效決策團(tuán)隊即可。
一場會議是否成功，這個智囊團(tuán)發(fā)揮很重要作用，俗話說：高度決定...
2、定主流：即確定主題與流程
這個智囊團(tuán)，采用目標(biāo)導(dǎo)向、頭腦風(fēng)暴等方式，討論確定出會議主題、會議目的、會議流程、會議亮點(diǎn)設(shè)計等
會議主題基本確定后，結(jié)合確定會議舉辦的時間、地點(diǎn)、參會對象等。
總之，這個過程需要這幾個智囊團(tuán)的小伙伴全勤全心參與，尤其是會議總統(tǒng)籌，在整個環(huán)節(jié)中尤為重要。
3、賦團(tuán)隊：完善運(yùn)轉(zhuǎn)團(tuán)隊并賦能
當(dāng)確定了會議的主題、時間、地點(diǎn)、參會對象后，接下來就是完善會議運(yùn)轉(zhuǎn)團(tuán)隊并賦能，那我們來看下會議中一般都有哪些角色（不同的會議配置不同，可以根據(jù)情況增減）
一般線上會議角色主要有：統(tǒng)籌策劃 、主持人、時間大臣、錄音大臣、排麥大臣、記錄大臣、文字推送、宣傳大臣、DJ大臣等
下面按照角色依次給大家介紹一下，并在會前2天至少一輪的彩排。
統(tǒng)籌策劃：運(yùn)籌帷幄、決勝千里！
(1)協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源,與團(tuán)隊共享信息。
(2)組建籌備團(tuán)隊，并賦能各個角色。
(3)組織策劃主題、起草并持續(xù)優(yōu)化流程。
(4）制定時間軸，并推進(jìn)任務(wù)進(jìn)展（可以運(yùn)用每日青蛙）
(5）參與彩排，給予反饋建議。
(6）參與會后總結(jié)，不斷精進(jìn)。
(7)有應(yīng)急救火方案。
(1)(2)(3)(5)(6)項為基礎(chǔ)項，后面幾項是加分項。
主持人：整場會議的靈魂人物，氣氛節(jié)奏把控指揮官！
（1）提前準(zhǔn)備完整版會議主持稿。
（2）提前試麥（有時候軟件升級會導(dǎo)致操作方式改變的情況，提前試麥應(yīng)萬變）
（3）完成1次以上其他成員參與情況下的彩排。
（4）提前了解流程，把握節(jié)點(diǎn)，與參會的關(guān)鍵人員做事先充分溝通。
（5）激情高能專注主持會議，靈活應(yīng)變各種突發(fā)情況。（每個人分享時抓關(guān)鍵字和重點(diǎn)，用自己的語言提煉一下進(jìn)行總結(jié)，把握會議氣氛和節(jié)奏等）
（6）有應(yīng)急救火方案。
（7）參與會后總結(jié)，不斷精進(jìn)。
（1）（2）（3）項為基礎(chǔ)項，后面幾項是加分項。
時間大臣：時間控制中樞
（1）確定時間提醒方式（a聲音提醒 ：音樂、定時器、敲打聲等b文字提醒 c提醒原則：清晰而不打擾 ）
（2）參與1次以上有反饋的試麥。
（3）制作每個環(huán)節(jié)時間節(jié)點(diǎn)表，并與籌備組人員共享。
（4）補(bǔ)充：時間短的，如分享時間3分鐘/人，那在 剩余30秒提醒一次，3分鐘時間到提醒一次；時間長的， 如 分享時長有20分鐘，可以在剩余10分鐘節(jié)點(diǎn)提醒一次，剩余5分鐘節(jié)點(diǎn)提醒，時間到提醒；（備注：如果主講人有時間要求的提醒，可以協(xié)助幫忙）
（1）（2）項為基礎(chǔ)項，后面幾項是加分項。
排麥大臣：秩序控制中心
（1）會前收集所有參會人員的聯(lián)系方式（電話、微信至少其一）
（2）會前一天溫馨提醒發(fā)言人員
（3）會前當(dāng)天提前15分鐘聯(lián)系確認(rèn)
（4）會中發(fā)言嘉賓排麥確認(rèn)，確保按時按序上麥。（建議用文字形式排麥，舉例：下一位請“”某某某“”準(zhǔn)備，收到請回復(fù)666）
（5）制作每個環(huán)節(jié)時間節(jié)點(diǎn)表，并與籌備組人員共享。（根據(jù)會議流程表和分享參與人數(shù)和分享時間，列出每個分享的時間點(diǎn)，便于參會人員根據(jù)輪到的時間進(jìn)行有效的參與會議）
（1）（3）（4）項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
記錄大臣：美好回憶記錄中心
（1）會前收集發(fā)言稿
發(fā)言稿收集小技巧：
推薦使用石墨 編輯好發(fā)言稿收集的框架，發(fā)送至群里或私信給個人收集發(fā)言稿，大大提升收集發(fā)言稿效能！
（2）會后整理完善發(fā)言稿并提交至籌備群
（3）會議記錄內(nèi)容要求高的要有：會議時間地址、會議完整版的流程 、實(shí)際參會人總數(shù)等
（4）整理精簡版的金句文章，方便會后宣傳。
（5）補(bǔ)充：工具推薦：石墨文檔（多人實(shí)時在線編輯軟件）；訊飛（錄音及語音轉(zhuǎn)換文字軟件）；YY、易錄、印象筆記（錄音軟件）。
（1）（2）項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
錄音大臣：聲音傳播中心
（1）錄制當(dāng)天會議的全部內(nèi)容
（2）以最快的時間提交至籌備群
（3）分段錄制，制造專屬
彩排片段；會議當(dāng)天的分段錄制；會后總結(jié)錄制等
（4）補(bǔ)充：推薦工具：YY，易錄，印象筆記，喜馬拉雅（在YY開會的首選YY錄音，YY錄音需要電腦版才可以）
（1）（2）項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
文字推送：屏幕氛圍編織中心
（1）試麥且會前操作一遍。
（2）會議中抓取關(guān)鍵精彩句子，文字形式推送至屏幕中。
（3）會前拿到發(fā)言稿，對發(fā)言稿有初步了解。
（4）發(fā)言完畢10秒之內(nèi)把精彩句子呈現(xiàn)。
（1）（2）項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
宣傳大臣：吹響會議號角，鏈接你我他！
（1）會議前3天制作完整海報或視頻
（2）會前1-2天全覆蓋地大肆宣傳
（3）會后宣傳引發(fā)更深更多影響
（1）（2）項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
DJ大臣：氣氛烘托強(qiáng)力援手
（1）提前準(zhǔn)備好開場暖場退場音樂
（2）參與彩排
（3）總結(jié)復(fù)盤
（1）（2）項為基礎(chǔ)項，其他項是加分項
（二）會中：
所有工作人員提前15分鐘進(jìn)入會議房間，做所有會前準(zhǔn)備：
1.測試自己的網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備情況，如有特殊情況及時解決，如果解決不了馬上其他人員補(bǔ)位。
2.DJ的會前音樂，便于進(jìn)房間的人知道聲音是正常的。排麥大臣聯(lián)系分享嘉賓提前上線，提醒分享嘉賓分享時間和分享時長。
3.統(tǒng)籌或排麥大臣確認(rèn)所有人員到場
時間到，會議DJ切換主持人出場音樂，然后主持人登場正式開啟會議。
所有工作大臣專注自己的工作，并與同伴高效協(xié)作。
主持人在主持中需要注意語調(diào)，有親和力，忌報幕員式的主持。
主持過程中集中精力，仔細(xì)聽分享嘉賓的分享內(nèi)容，并抓取分享重點(diǎn)，高度概括分享的內(nèi)容。
過渡自然，根據(jù)整場會議的進(jìn)度適時調(diào)控時間，如果時間緊就一兩句，如果時間充足可以稍微多一些串詞。
會中的應(yīng)急預(yù)案：
1有分享嘉賓不能及時上麥分享，分享嘉賓信號不好，或者分享嘉賓中途掉線，還有分享嘉賓超時的提醒，統(tǒng)籌或排麥大臣臨時調(diào)整會議流程等。
2.備選主持，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其他主持掉線或者網(wǎng)絡(luò)原因，必須及時補(bǔ)位。
3.會議正常進(jìn)行中，如果排麥大臣發(fā)現(xiàn)有的分享嘉賓聯(lián)系不上，或者出現(xiàn)特殊情況，排麥大臣需要及時告知主持人，主持人臨時調(diào)整發(fā)言順序，避免尷尬的無人分享局面。
會議結(jié)束后，會議DJ播放收尾音樂，正式會議到此結(jié)束。
（三）會后：
會議結(jié)束后，錄音大臣及時將會議錄音分享出來，
記錄大臣根據(jù)會議中的記錄、以及嘉賓分享稿和錄音整理出來會議記錄，并分享出來。
更為重要的環(huán)節(jié)，那就是參會的所有服務(wù)大臣需要繼續(xù)留下召開一個會后會，及時總結(jié)本次會議的舉辦。
嘉許做得好的地方，指出下次需要提升的地方，使到下一次的會議更加卓越。（推薦蘋果洋蔥法）
這些都是非常寶貴的經(jīng)驗，建議用文字記錄下來，便于交接分享給下次會議的籌備人員。
最后補(bǔ)充：
傳承做好很有必要，每次會議過程邀請下次或下下次的組織者提前來參與整個過程，對其提升幫助非常大。
三、案例演示（待完善）
線上會議的案例演示
畢業(yè)典禮活動案例演示
馬拉松活動案例演示
四、愛不釋手的工具推薦
培養(yǎng)高效能思維，從一個簡單的工具開始。
主持人推薦使用工具：訊飛，印象筆記
記錄大臣推薦使用工具：石墨，印象筆記，百度云，堅果云等
錄音大臣推薦使用工具：YY，易錄，印象筆記，喜馬拉雅等
宣傳大臣推薦使用工具：
圖片：美圖秀秀，拼貼趣，微商水印，黃油相機(jī)，天天P圖等
視頻：易企秀,VUE,Quik,推趣，逗拍，小影，初頁，彩視，八角星，快剪輯，iMovie,巧影APP等
DJ大臣使用工具：YY，專業(yè)外置的音響等
五、感謝
感謝葉武濱導(dǎo)師《葉武濱時間管理進(jìn)階》小黑與小白故事支持
感謝金魚《組織一場高效會議的武功秘籍》參考
感謝蘇海明《如何開好線上小組會-角色與分工》參考
感謝文章破萬頭腦風(fēng)暴團(tuán)隊：呂曉靜、萬鴻、吳宜航、垚舒、李珊珊、蔡冬軍、應(yīng)偉琴、黃霞、鮑毅、孫萍萍、戴娟、歐天飛、劉菲等朋友提供好點(diǎn)子
感謝曾敏、鮑毅對文章中句詞的矯正與修改
感謝吳豆豆、徐蘇萍在配圖與排版方面給予幫助
感謝桂林簡書技術(shù)的支持
感謝本文2.0升級過程中提供幫助與支持的其他所有朋友們
作者：玉峰1314
來源：簡書
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