以科技項(xiàng)目驗(yàn)收為例。
一、確定驗(yàn)收日程
盡早確定驗(yàn)收日期，便于安排各項(xiàng)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。一旦確定后，可以按任務(wù)優(yōu)先級(jí)和時(shí)間順序進(jìn)行工作排期，特別要注意重要工作的檢查節(jié)點(diǎn)，有的要檢查、排練3次乃至更多。
同時(shí)，重要任務(wù)的人員、出席會(huì)議的項(xiàng)目方人員，也要及早規(guī)劃和提前通知、安排、協(xié)調(diào)到位，還要為臨時(shí)無(wú)法參會(huì)的既定人員準(zhǔn)備應(yīng)急方案。
二、精心準(zhǔn)備匯報(bào)
1、匯報(bào)ppt
一般用ppt匯報(bào)課題完成情況，包括課題立項(xiàng)情況、目標(biāo)任務(wù)、考核指標(biāo)和完成情況、技術(shù)創(chuàng)新、組織管理、財(cái)務(wù)管理、課題小結(jié)等。
ppt模板盡量選擇嚴(yán)謹(jǐn)一些的，不要過(guò)于花哨夸張。每頁(yè)幻燈片的字體字號(hào)盡量統(tǒng)一，動(dòng)畫如果要用盡量用簡(jiǎn)單的動(dòng)畫效果，除非要表達(dá)特別復(fù)雜的流程或結(jié)構(gòu)等。每頁(yè)幻燈片內(nèi)容和排版要適中，既不要過(guò)于簡(jiǎn)單、空隙太多，也不要過(guò)于復(fù)雜、密密麻麻。文字顏色與背景色搭配要恰當(dāng)，不要太接近以至于看不清楚。
要仔細(xì)斟酌幻燈片內(nèi)容的每一個(gè)字詞句，言簡(jiǎn)意賅，表詞達(dá)意準(zhǔn)確，要達(dá)到這種效果，需要下苦功夫，“推敲推敲”。
ppt現(xiàn)場(chǎng)匯報(bào)人要事先寫好演說(shuō)詞，切勿照搬照念幻燈片上的內(nèi)容，要有所不同，有所突出。然后按照演說(shuō)詞進(jìn)行演練，盡可能做到與幻燈片切換一致。對(duì)于講解起來(lái)不順口的，則可隨時(shí)修改，直到最為滿意。
之后邀請(qǐng)更多的相關(guān)或不相關(guān)的同事、領(lǐng)導(dǎo)、同行（專家）等來(lái)試聽，提指導(dǎo)意見或建議，不斷改進(jìn)，精益求精。
經(jīng)驗(yàn)來(lái)講，不到最后時(shí)刻ppt往往不能定稿。改來(lái)改去，有時(shí)候自己都不知道改了多少版本，所以極有必要為每次重大修改另存一個(gè)文件副本（版本），這樣可隨時(shí)回溯到所需的版本。
最后，驗(yàn)收會(huì)議前，根據(jù)參會(huì)專家數(shù)量，打印多份ppt，簡(jiǎn)裝也行，方便專家就近查看匯報(bào)中的數(shù)據(jù)或其他內(nèi)容。
2、產(chǎn)品演示
演示是非常重要的匯報(bào)環(huán)節(jié)，是課題成果的重要體現(xiàn)，因此一定要高度重視。演示望望在ppt匯報(bào)之后，也可以匯報(bào)中間穿插，具體根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和匯報(bào)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。
以實(shí)物成果演示最好，事先設(shè)計(jì)好驗(yàn)收步驟和演示講解詞，即演示腳本。操作什么的同時(shí)，嘴巴上介紹什么，要緊密配合，步調(diào)一致。如果一個(gè)人操作，一個(gè)人口頭介紹，則需要更多磨合練習(xí)，做到天衣無(wú)縫。
演示環(huán)境也極為重要，要固定設(shè)備，驗(yàn)收期間盡量不得調(diào)配改動(dòng)，穩(wěn)定壓倒一切?？蛇m當(dāng)準(zhǔn)備臨時(shí)緊急備用設(shè)備，作為替代演示環(huán)境。
3、驗(yàn)收資料
項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施中的各類管理文件、技術(shù)文件、用戶報(bào)告、財(cái)務(wù)資料等，都是驗(yàn)收必不可少的資料，要分門別類，統(tǒng)籌規(guī)劃、收集、整理好，實(shí)行清單管理。一般需要統(tǒng)一膠印，有條件的，給每本資料貼上標(biāo)簽、編號(hào)，則更為專業(yè)。
4、驗(yàn)收結(jié)論（草擬）
不要等驗(yàn)收會(huì)現(xiàn)場(chǎng)來(lái)打字驗(yàn)收結(jié)論，可以事先準(zhǔn)備一個(gè)草稿，供專家們參考選用。這樣既可以加快驗(yàn)收速度，又有利于把控會(huì)議進(jìn)程。
三、驗(yàn)收會(huì)議細(xì)節(jié)
1、會(huì)議室布置
桌、椅、紙、筆、茶杯、飲用水、紙巾和果盤等常規(guī)的就不說(shuō)了，投影儀、話筒、音箱也不說(shuō)了，有的還可以準(zhǔn)備拉一個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收相關(guān)的橫幅。
會(huì)議室還要準(zhǔn)備一些電源插座，供專家接筆記本電源、手機(jī)充電等。
專家桌上準(zhǔn)備驗(yàn)收會(huì)日程安排、項(xiàng)目驗(yàn)收匯報(bào)資料、公司宣傳冊(cè)之類的，供專家翻閱。
準(zhǔn)備一臺(tái)打印機(jī)在會(huì)議室或附近，可方便打印驗(yàn)收結(jié)論書。U盤當(dāng)然也是必要的。
2、相關(guān)細(xì)節(jié)
驗(yàn)收期間，專家可能會(huì)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱資料，資料管理負(fù)責(zé)人要能及時(shí)找到所需資料給專家看，相關(guān)內(nèi)容負(fù)責(zé)人還要在現(xiàn)場(chǎng)隨時(shí)準(zhǔn)備解釋、答復(fù)專家的問(wèn)題。所以精通資料所在位置很重要，避免發(fā)生現(xiàn)場(chǎng)找不到所需資料或無(wú)法解釋某些問(wèn)題的情況。
此外專家們也可能要盤點(diǎn)實(shí)物、生產(chǎn)環(huán)境，現(xiàn)場(chǎng)查閱財(cái)務(wù)軟件等，也需要做好充分的協(xié)調(diào)準(zhǔn)備。
用戶是課題成果的市場(chǎng)代表，事先邀請(qǐng)用戶參會(huì)、請(qǐng)用戶現(xiàn)身說(shuō)法有時(shí)候能起到關(guān)鍵作用。
驗(yàn)收期間，需安排拍照攝影，留下重要時(shí)刻的記憶，項(xiàng)目工作組成員也可合影留戀。
