該做哪些工作，不該做哪些工作？如果該做，應(yīng)該以怎樣的順序去完成？對(duì)于每一個(gè)需要完成的工作，又該如何提升其效率？我們即使知道工作的效率和速度很重要，卻還是因?yàn)楣ぷ鬟M(jìn)展緩慢而痛苦不堪，找不到解決方法。
曾在麥肯錫工作14年的作者赤羽雄二，一個(gè)人同時(shí)負(fù)責(zé)7——10個(gè)項(xiàng)目。獨(dú)立創(chuàng)業(yè)后，同時(shí)能夠參與數(shù)家企業(yè)的經(jīng)營(yíng)改革，每年舉辦的演講超過50次……作者能夠完成如此龐大工作量，關(guān)鍵就在于他的工作哲學(xué)：“思考的速度可以無限加快”和“工作的速度可以無限提升”。
作者赤羽雄二在《零秒工作》一書中不僅提出了提升工作速度的基本觀念， 還詳細(xì)解 說了“零秒工作術(shù)”的具體做法，更根據(jù)多年經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出提升工作效率的諸多方法，如凡事?lián)屜纫徊阶龊脺?zhǔn)備，讓工作進(jìn)入良性循環(huán)，在電腦中錄入200——300個(gè)常用詞匯；利用白板提升會(huì)議效率，等等。有了這樣的工作方法，工作中再?gòu)?fù)雜的問題也能迎刃而解。
下面我們就一起來看看“零秒工作術(shù)”提高工作速度的8個(gè)原則。
原則1 ?首先形成整體印象
要想提升工作速度，首先對(duì)于該項(xiàng)工作必須有整體印象。所謂整體印象是指最終的成果是什么，為了取得最終的成果需要考慮怎樣的要素、需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效等綜合因素。
一旦有了整體印象，就能清楚判斷哪個(gè)部分是最重要的，哪個(gè)部分不那么重要，哪個(gè)部分是必須認(rèn)真對(duì)待的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，哪個(gè)部分是危險(xiǎn)的過渡階段。這樣一來，諸如過分細(xì)致地工作、一開始便在不那么重要的本應(yīng)暫緩的工作上浪費(fèi)過多時(shí)間等情況就可以避免，同時(shí)還能在全面分析風(fēng)險(xiǎn)因素的基礎(chǔ)上，致力于提升工作速度。上司也會(huì)更加放心，團(tuán)隊(duì)中經(jīng)驗(yàn)較少的成員在對(duì)工作形成了整體印象后，也都能順利完成各自的任務(wù)。
原則2 ?工作不要過于細(xì)致
為了盡快推進(jìn)工作，不應(yīng)該過于細(xì)致。當(dāng)然細(xì)致本身是件好事，但重要的是“不要過于細(xì)致” 。
關(guān)于這一點(diǎn)，對(duì)一部分人來說，在思維上必須得有徹底的轉(zhuǎn)換才行。有的人深信“細(xì)致—定就是最好的”，這樣的人在任何一家公司里面都是存在的，他們甚至反對(duì)干脆利落地完成工作。這樣的人會(huì)身體力行地反對(duì)迅速完成某項(xiàng)工作，或在上司、其他部門的領(lǐng)導(dǎo)面前添油加醋地發(fā)表反對(duì)意見，加以阻撓。如果你就是這樣的人，可以嘗試著這樣思考：其實(shí)在有些場(chǎng)合下，不那么細(xì)致地完成工作可能反而會(huì)帶來一些好處。
當(dāng)然真正重要的核心部分的工作必須認(rèn)真細(xì)致地完成，但是其他的部分如果也按照同樣的細(xì)致程度來緩慢推進(jìn)的話，那么不管有多少時(shí)間都是不夠用的。在很多情況下，“細(xì)致”并不是顧客的要求，而是有可能是工作者不仔細(xì)思考便著手工作的結(jié)果，希望大家能夠時(shí)常意識(shí)到這一點(diǎn)。
原則3 ?掌握工作的要領(lǐng)
要想提升工作速度，掌握工作的要領(lǐng)是一種有效手段。
所謂掌握工作的要領(lǐng)是指，把握完成工作所必需的要點(diǎn)，在減少時(shí)間浪費(fèi)的同時(shí)推進(jìn)工作。因?yàn)檎莆樟艘c(diǎn)，所以心情相對(duì)比較放松，在把握工作各要素的整體平衡的同時(shí)，能夠充分應(yīng)用PDCA管理循環(huán)。因?yàn)榘丫χ饕旁诹藨?yīng)該重視的部分上，所以能夠確保最終的成果質(zhì)量，也不用擔(dān)心出現(xiàn)被大量工作逼得手足無措的情況。
原則4 ?形成良性循環(huán)
為了提升工作速度，應(yīng)當(dāng)讓工作中的各個(gè)部分都進(jìn)入良性循環(huán)。所謂良性循環(huán)是指在推進(jìn)工作的時(shí)候，工作本身朝著良好的方向自然發(fā)展的狀況，另外，周圍的相關(guān)人士會(huì)不斷協(xié)助自己，各種各樣的好事也會(huì)接踵而至。
要想形成上述的“良性循環(huán)”，需要掌握這樣幾個(gè)訣竅：
第一點(diǎn)，重視團(tuán)隊(duì)和成員，重視彼此之間的溝通，這樣才能使業(yè)務(wù)良性發(fā)展。
第二點(diǎn)，一旦形成了良性循環(huán)，則應(yīng)當(dāng)讓良性循環(huán)進(jìn)一步加速朝著更好的方向發(fā)展。
第三點(diǎn)，實(shí)際上我們也不應(yīng)當(dāng)過于主動(dòng)地促進(jìn)良性循環(huán)的形成。
良性循環(huán)就如同在初春撒下的許多種子，用不了多久就會(huì)自然地萌芽。如果刻意地想要形成某種良性循環(huán)，往往會(huì)適得其反。工作前的準(zhǔn)備和鋪墊也很重要，良性循環(huán)往往在它必然會(huì)形成的時(shí)候自然出現(xiàn)，猶如水到渠成。
原則5 ?對(duì)改善方法本身做改善
任何人，在任何工作中，都希望通過一些改善方法來更加有效地推進(jìn)工作。在經(jīng)過這個(gè)階段之后，人們還會(huì)意識(shí)到“對(duì)改善方法本身做出改善”，或者是“尋找特別的改善方法”，讓工作速度進(jìn)一步提升。不要局限于“少許的改善方法”，而要尋找更加徹底的“特別的改善方法”。
在日常生活中堅(jiān)持不懈地做某種特別的改善，工作速度便會(huì)不斷提升，工作質(zhì)量也會(huì)相應(yīng)提高，還能形成從整體上來判斷事物的意識(shí)。通過與眾不同的努力，積少成多，漸漸地就會(huì)產(chǎn)生巨大的差異。
并且，這種努力對(duì)人的精神也是非常有益的。因?yàn)樽约核鶉L試的努力和他人明顯不在同一個(gè)維度，這件事本身就是一種鼓勵(lì)。從結(jié)果來看，這樣也更容易形成良性循環(huán)。周圍的人更加信賴自己，自己也就能更加輕易地收集到各種信息，并且不需要花費(fèi)過多的精力便能維持這份努力。到了這個(gè)地步，工作就和個(gè)人興趣所帶來的樂趣相差無幾了。
原則6 ?凡事提前
在迅速推進(jìn)工作方面極其重要的一點(diǎn)，就是將能夠完成的工作全部提前完成。所謂“全部提前”是指，即便是計(jì)劃中的工作，只要是在能夠完成的范圍之內(nèi)，都盡量提前一些完些完成。提前完成會(huì)讓人更加輕松，時(shí)間上也更加充裕，讓人冷靜地以更加全面的視角來推進(jìn)工作。心中感到輕松的同時(shí)，大腦也會(huì)變得更加靈活。
總是在快要臨近截止時(shí)間時(shí)才完成工作的人，可能根本就沒有考慮過提前完成這件事。但是如果每次都是“臨近截止日期”才能完成工作，那么就會(huì)因?yàn)檠矍暗墓ぷ鞫肿銦o措，也無法先發(fā)制人，在計(jì)劃發(fā)生偏離的時(shí)候甚至連挽回的機(jī)會(huì)都沒有，根本不可能形成什么良性循環(huán)，并且還很難得到他人的協(xié)助。心中的壓力會(huì)越發(fā)沉重，身心都陷入疲憊的境地。
原則7 ?凡事先行一步
凡事都比人先行一步，對(duì)人的精神是非常有益的。凡事先行一步是指“比別人先行思考應(yīng)當(dāng)前行的方向”“比別人先行調(diào)查應(yīng)該調(diào)查的信息”“主動(dòng)設(shè)定會(huì)議內(nèi)容 ?等等。換句話說，在別人注意到問題并采取行動(dòng)之前，你不知不覺間就已經(jīng)進(jìn)人先行一步的狀態(tài)。
哪怕只是比別人先行半步也好。你只需要比別人稍微早一些采取行動(dòng)，便能充分地發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)能力。因?yàn)樵谌魏吻闆r下，人們總是愿意追隨那些比自己先踏出一步的人。人們會(huì)向你請(qǐng)教經(jīng)驗(yàn)，你也能獲取不少新的信息，在這樣的狀態(tài)下更容易找準(zhǔn)最佳方案，還能進(jìn)一步發(fā)揮自己的領(lǐng)導(dǎo)能力。能夠成功發(fā)揮出領(lǐng)導(dǎo)能力的人，愿意與之共事的伙伴也會(huì)不斷增加，于是工作速度便得到進(jìn)一步的提升。
原則8 ?盡量避免返工
在工作中，返工的情形也是時(shí)有發(fā)生的。花費(fèi)了不少時(shí)間，工作有了較大進(jìn)展的時(shí)候，突然意識(shí)到制作資料的方向是錯(cuò)誤的，這樣的事情很常見。此外，人們還經(jīng)常在工作的過程中才意識(shí)到與推進(jìn)工作的前提條件發(fā)生了偏離。
雖然這些情況是無法完全避免的，但我們?nèi)匀幌Ｍ軌虮M量避免發(fā)生。返工不僅是花費(fèi)多余的時(shí)間，還會(huì)導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)的士氣大幅下降，讓工作重新回到正軌也并不容易。一旦發(fā)生了返工的情形，有時(shí)候還會(huì)不斷拖慢進(jìn)度，甚至到最后也無法挽回已經(jīng)產(chǎn)生的損失。作為領(lǐng)導(dǎo)者，自信和勇氣都會(huì)受到影響，而成員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的信賴感也會(huì)大幅下降。
那么該怎么做才能避免這樣的返工呢？
如果是初次接手某項(xiàng)工作，則應(yīng)該先向周圍有經(jīng)驗(yàn)的同事多多請(qǐng)教，理解工作的整體流程，確認(rèn)好哪個(gè)部分會(huì)容易出現(xiàn)遺漏。前輩員工對(duì)于大部分工作都有順利完成或者失敗的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)，當(dāng)向他們學(xué)習(xí)所有能夠?qū)W到的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于風(fēng)投企業(yè)或者是個(gè)體經(jīng)營(yíng)者而言，這樣做同樣也是有必要的。即使公司內(nèi)部沒人有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，公司外部還有不少同行業(yè)的前輩，主動(dòng)向他們請(qǐng)教的話，一定能學(xué)到不少知識(shí)。
圖片來自網(wǎng)絡(luò)，在此為感。
我是余小魚，認(rèn)真生活的小女子一枚，行走于家庭與職場(chǎng)，寫寫書評(píng)，講講故事，聊聊人生，再談?wù)勔宦纷邅淼男那椋奥仿?，但求落幕無悔。喜歡我，就關(guān)注我吧！
