零、前言

大約半年前，我在簡(jiǎn)書(shū)上發(fā)布了關(guān)于“微軟待辦（Microsoft To Do）”的短文之后，承蒙各位錯(cuò)愛(ài)，陸續(xù)有朋友聯(lián)系我，一起討論待辦事項(xiàng)清單工具和GTD相關(guān)的問(wèn)題，令我受益匪淺。

在和大家的交流過(guò)程當(dāng)中，我發(fā)現(xiàn)我曾經(jīng)走過(guò)的彎路，似乎有不少朋友也正在或即將重蹈覆轍。因此，針對(duì)其中最有代表性的問(wèn)題，我斗膽分享一些自己的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，希望能為探尋GTD工具和方法的各位，提供些許助益。

一、認(rèn)識(shí)誤區(qū)

我在接觸待辦事項(xiàng)清單工具之初，曾經(jīng)嘗試用待辦事項(xiàng)清單來(lái)管理和追蹤項(xiàng)目類任務(wù)的進(jìn)度?？墒牵欢螘r(shí)間之后，我發(fā)現(xiàn)清單并不如我想象中那么好用，依然有不少待辦事項(xiàng)留在清單中無(wú)法劃掉，而且這類事項(xiàng)還有越積越多的趨勢(shì)——到底是哪里出了問(wèn)題呢？

重新復(fù)習(xí)了GTD知識(shí)，再認(rèn)真對(duì)照我列出的清單，我才意識(shí)到，我的清單是一個(gè)大雜燴，里面既有模糊不清的目標(biāo)、沒(méi)有分解到位的任務(wù)，也有可以立刻執(zhí)行的行動(dòng)，難怪會(huì)出現(xiàn)清單膨脹的現(xiàn)象。

二、正確的打開(kāi)方式

前面提到目標(biāo)，任務(wù)和行動(dòng)。那么這三者分別是什么東西，之間的狗血?jiǎng)∏橛质窃鯓幽兀俊韵聻榧?4K自悟總結(jié)，各位不喜可跳過(guò)或查閱權(quán)威資料指正，僅接受輕微反駁：

目標(biāo)——需要達(dá)成的事項(xiàng)，可能需要持續(xù)若干天/周/月/年的努力。目標(biāo)的設(shè)定應(yīng)符合SMART原則。至于什么是SMART原則，知乎一搜一大把，就不在這里粘貼復(fù)制湊字?jǐn)?shù)了。

任務(wù)——為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)必須交付的階段性成果，每一項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)設(shè)置完成的時(shí)間期限。

行動(dòng)——為完成任務(wù)而實(shí)施的步驟。行動(dòng)應(yīng)有可操作性，盡量以動(dòng)詞開(kāi)頭，設(shè)置起止時(shí)間。

三、實(shí)踐

說(shuō)了這么多干巴巴的操作規(guī)程，來(lái)點(diǎn)實(shí)例吧。

目標(biāo)：

10月23日前，在知乎上寫一篇短文，“GTD：待辦事項(xiàng)清單與目標(biāo)、任務(wù)、行動(dòng)”。——特別說(shuō)明一下，其實(shí)真正寫這篇短文，并不需要那么長(zhǎng)的時(shí)間。為了方便說(shuō)明，借用過(guò)來(lái)，慢動(dòng)作播放一遍。

分解（目標(biāo)—任務(wù)—行動(dòng)）：

1. 準(zhǔn)備工作——3天

1.1 通讀參考資料，2020-10-12 ～ 2020-10-13。

1.2 定義標(biāo)題中所涉及術(shù)語(yǔ)，2020-10-13。

1.3 分解任務(wù)為行動(dòng)，2020-10-14。

1.4 記錄行動(dòng)至待辦事項(xiàng)清單，2020-10-14。

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2. 提綱編制——2天

2.1 規(guī)劃文章結(jié)構(gòu)（3～4個(gè)子項(xiàng)），2020-10-15。

2.2 基于文章結(jié)構(gòu)編制提綱，2020-10-16。

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3. 文章編寫——5天

3.1 基于提綱編寫文章，2020-10-19 ～ 2020-10-20。

3.2 檢查語(yǔ)句用詞，調(diào)整格式，插入圖片，2020-10-21。

3.3 定稿文章，2020-10-22。

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4. 文章發(fā)布——1天

4.1 再次審讀文章，2020-10-23。

4.2 發(fā)布文章，2020-10-23。

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行動(dòng)分解好之后，即可寫入待辦事項(xiàng)清單，以便督促自己按期完成。

四、可視化

用待辦事項(xiàng)清單，最大的缺陷就是，行動(dòng)持續(xù)時(shí)間，任務(wù)與行動(dòng)間的關(guān)系，以及當(dāng)前進(jìn)度表達(dá)不夠直觀。所以，我借用管理小型項(xiàng)目的甘特圖，把行動(dòng)和持續(xù)時(shí)間都放進(jìn)去。藍(lán)色色塊展示行動(dòng)起止日期，紅色豎條高亮出當(dāng)前日期。如果任務(wù)已經(jīng)完成，則用白色的“X”標(biāo)注。看到自己提前完成所有慢動(dòng)作，感覺(jué)很爽吧。

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再次感謝各位的關(guān)注，如果有興趣一起溝通交流待辦事項(xiàng)清單的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)直接簡(jiǎn)書(shū)留言，我會(huì)不定期查看。