郵件寫作，因?yàn)猷]件是職場中寫得最頻繁，也是最受忽略的，而它的質(zhì)量提升空間非常大，我要幫你升級(jí)為高段位的郵件作者。
用我的套路，你能在短短10分鐘內(nèi)，寫出一封戰(zhàn)勝80%同行的郵件。
下面我把郵件拆解開，從標(biāo)題、開頭、正文、訴求和結(jié)尾這幾方面，分別闡述。
標(biāo)題
用“呼喚你”和“愉悅你”的標(biāo)題
首先是標(biāo)題，好的標(biāo)題要達(dá)到呼喚你，愉悅你的效果。
比如這個(gè)標(biāo)題：
《12月3日的培訓(xùn)課程》
這種框架式標(biāo)題，無法呼喚到對(duì)方。他12月3日要是已經(jīng)有別的工作安排了，根本不會(huì)看郵件。
不如改為：
《12月3日——學(xué)習(xí)成為有效溝通者》
這個(gè)標(biāo)題更好，對(duì)方哪怕很忙，但凡他對(duì)這個(gè)話題感興趣，他也會(huì)仔細(xì)看郵件，時(shí)間都是可以擠出來的嘛。
再看這個(gè)例子，如果標(biāo)題是：
《5月12日會(huì)議紀(jì)要》
這屬于領(lǐng)導(dǎo)可看可不看的郵件，不如改為：
《5月12日會(huì)后行動(dòng)方案，請批示》
這樣寫的話，你不再是一個(gè)只會(huì)做記錄的秘書，你已經(jīng)向前邁出一步，做出了行動(dòng)方案。
看這個(gè)例子：
《Re:Re:Re:Re:部門會(huì)議的籌備》
這種前面有很多Re:Re:Re:的郵件標(biāo)題你發(fā)過沒有？已經(jīng)討論過很多輪的郵件，討論話題有進(jìn)一步的聚焦。
所以，你可以保留最后一個(gè)Re:便于以后查找，然后在前面做個(gè)正標(biāo)題，就是這一輪的話題，中間用分號(hào)隔開。
不如改為：
《年度明星員工；Re:部門會(huì)議的籌備》
分號(hào)前后兩個(gè)部分位置可以互調(diào)。
這就是標(biāo)題的寫法。
開頭三句要有溫度、有重點(diǎn)
接下來，郵件要寫開頭了。
將寫作目的放在開篇的前三句話中，?因?yàn)猷]件的那第四句話，已經(jīng)不算開頭了。
根據(jù)我在不同企業(yè)收集到的郵件樣本，我發(fā)現(xiàn)，開篇的問題往往不在于沒有開門見山，而是千篇一律的機(jī)器語言風(fēng)格。
溝通是需要暖場的，不要讓讀者每次都覺得他在和一臺(tái)機(jī)器溝通。尤其是那些今生和你只有郵件緣分，沒有見面緣分的讀者。?
請?jiān)陂_頭用一句話寫出你的個(gè)性，寫出你的感性智慧。
我記得休完產(chǎn)假回來上班后，收到的第一封郵件，是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)的，第一句話寫的是：
“祝賀你升級(jí)為媽媽，照片上的小寶寶快樂而健康。歡迎你回到我們的隊(duì)伍?！?/p>
我心里暖融融的。
后來我每封郵件的開頭構(gòu)思，花的時(shí)間最久。我提供一些版本供你參考：
嘿，剛剛的發(fā)言很精彩！ （這句話用在某次的電話會(huì)議之后的郵件開頭） 夏天的貴州很舒爽吧。 （這句話用在對(duì)方剛剛度假回來） 我上周的年會(huì)獲益匪淺，終于和你真人見到面啦。 （這句話用在參加完對(duì)方組織的年會(huì)后）
你看，都是短短的一句話。然后第二、三句馬上進(jìn)入主題。
“我給你發(fā)郵件，是想核實(shí)一下……”
這就是有溫度、有重點(diǎn)的郵件開頭的寫法。
正文用“三個(gè)凡是”的格式呈現(xiàn)
開頭寫完后，正文如何展開呢？內(nèi)容和格式分別有要求。
內(nèi)容的要求，就是我們上一講里提到的，TCS三步構(gòu)思法中的內(nèi)容要求，還記得嗎？你要提供所有必需的信息。?
必需，不是你想寫的，是讀者需要知道的，而且是所有他需要知道的。
這是一個(gè)很高的要求，如果你真的做到了，讀者自然會(huì)產(chǎn)生“雙向溝通”的感覺——你真懂我，我要的，你都給了。
當(dāng)你給領(lǐng)導(dǎo)提供某個(gè)商務(wù)餐會(huì)的信息時(shí)，如果你只說明時(shí)間、地點(diǎn)，那就不合格。他的所有必需信息，可能是：
他在上一個(gè)活動(dòng)結(jié)束后，能否趕得上這個(gè)餐會(huì)；
如果要趕，什么方式過去最快；
餐會(huì)有沒有重要嘉賓，是否值得他趕過去。
你看，這就是考察你對(duì)他人需求的敏感度和洞察力。
格式上如何做呢？請遵守“三個(gè)凡是”：
第一個(gè)凡是：凡是能分段就分。
你的思考以段落為單位。沒有邏輯是分不出段的。同時(shí)，也不要一句話一段，這也是沒有邏輯。
第二個(gè)凡是：凡是能做小標(biāo)題的，就做。
小標(biāo)題是路標(biāo)，降低了讀者的閱讀難度，同時(shí)防止他的閱讀思維不要脫軌。
做小標(biāo)題時(shí)，記得結(jié)構(gòu)平行。我來給你舉一組不合格的小標(biāo)題：
現(xiàn)行的合同條款 協(xié)商新條款 誰簽署合同
這三個(gè)小標(biāo)題結(jié)構(gòu)不平行，第一個(gè)是名詞短語，第二個(gè)是動(dòng)賓短語，第三個(gè)是句子。
怎樣改呢？改成結(jié)構(gòu)平行的短語。同時(shí)，我給你兩個(gè)小竅門：
第一個(gè)竅門是，?小標(biāo)題最好做成動(dòng)賓短語，動(dòng)賓結(jié)構(gòu)是人類語言中最有影響力、最有號(hào)召力的結(jié)構(gòu)。
歷史上留下印記的語言，都是動(dòng)賓。比如同盟會(huì)的“驅(qū)除韃虜，恢復(fù)中華，創(chuàng)立民國，平均地權(quán)”，迪士尼的“制造奇跡”等。
所以剛剛那三個(gè)小標(biāo)題可以改為：
回顧先行條款 協(xié)商新條款 確定簽署人
第二個(gè)小竅門是，?如果你要顯得很正式，那么遇到兩個(gè)字的動(dòng)詞，可以只保留一個(gè)字，力透紙背，更有氣勢。
比如：
“調(diào)整結(jié)構(gòu)”，寫成“調(diào)結(jié)構(gòu)”； “夯實(shí)基礎(chǔ)”，寫成“夯基礎(chǔ)”； “振興集鎮(zhèn)”，寫成“興集鎮(zhèn)”。
第三個(gè)凡是，凡是能列清單圖表的，就列。
清單圖表不僅對(duì)方容易閱讀，還能幫作者隱藏掉啰嗦的詞。所謂“一圖勝千文”，就是這個(gè)意思。
三個(gè)凡是不僅為文字創(chuàng)造出“留白”，讀者的眼睛需要休息，給他喘口氣；而且，把你結(jié)構(gòu)化的思維，視覺化給讀者看到，讀者表示很滿意。
擅于使用三個(gè)凡是的作者，不需要借助下劃線或粗黑體，就能將所要強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容得以強(qiáng)調(diào)，這就是優(yōu)雅的寫作。
如果你一定要使用下劃線或粗黑體，也不要同時(shí)一起使用，否則顯得過于絕望，像是沖讀者大喊。
最后，給你參考一份美國政府的公文。這是1976年和1977年的美國聯(lián)邦稅表的填表說明。孰優(yōu)孰劣，一看就知道了吧。
當(dāng)讀者能輕輕松松找到他想讀到的內(nèi)容時(shí)，他更容易按照你寫的去做。
這就是郵件正文的寫法：內(nèi)容上，提供“所有必需信息”；格式上，做到“三個(gè)凡是”。
立場要清晰，語氣要尊重
接下來，是訴求部分。高質(zhì)量的訴求，立場是清晰的，而語氣是尊重的。
對(duì)比一下：
第一種寫法： 請各位按時(shí)遞交表格，否則劉總會(huì)責(zé)備。 第二種寫法： 我期待在下午4點(diǎn)之前收到您的表格，尤其是王力和李譚譚二位。如果您實(shí)在忙不過來，請?zhí)崆案嬷?。我?huì)在3:00-3:30時(shí)段電話您，給予協(xié)助。
第一種寫法，不僅立場沒寫清楚，連具體幾點(diǎn)鐘要都沒標(biāo)明，語氣還強(qiáng)硬——“我告訴你，你小子別害我?！?/p>
而第二種寫法，時(shí)間點(diǎn)寫得清清楚楚，還將其中的兩個(gè)重要人物一一點(diǎn)名。同時(shí)，在措詞上，采取了讀者樂于接受的語氣。
觀察出他是怎樣寫出尊重的語氣來的嗎？用了兩個(gè)技巧：
第一個(gè)技巧是，把句子拉長。?
句子越短，越有力。如果是下行文，讓下面的人無條件執(zhí)行，那么可以用短句，比如“望參照執(zhí)行”。
如果是給同級(jí)的人寫郵件，希望對(duì)方心甘情愿地配合你，請拉長句子，一句話甚至可以寫成兩句話。
過去有學(xué)員這么寫：“我明天之前需要你的回復(fù)”，我告訴他，語氣不對(duì)，他立刻在后面加了個(gè)“OK?”這也不行啊，OK太短。
你可能是在一個(gè)愉悅的早晨，給對(duì)方寫了一個(gè)商量式的“OK?”但你不知道對(duì)方過了一天什么日子，他可能正滿懷心事地看郵件。你的“OK”，在他看來，可能是個(gè)暴風(fēng)驟雨式命令的“OK”。
請記住，訴求這個(gè)部分很敏感，我們前面提到的KISS原則，不適用這個(gè)部分。句子太短，本身就是一種簡單粗暴。
第二個(gè)技巧是，用問句把需求寫出去。
會(huì)用這種方式溝通的人，越顯得權(quán)力在握，越能影響到對(duì)方。比如，
不寫：“我周四下午需要和你約個(gè)電話會(huì)議”， 而寫：“請問周四下午你有時(shí)間做個(gè)電話會(huì)議嗎？”
溫和而堅(jiān)定地表達(dá)訴求，是自尊度高的人群的特定習(xí)慣。他們會(huì)把它看成一種理所當(dāng)然的職場禮儀，并對(duì)粗暴的表達(dá)方式產(chǎn)生發(fā)自內(nèi)心的排斥。
積極開放的結(jié)尾，引發(fā)真正的行動(dòng)
該寫結(jié)尾了。很多人郵件的結(jié)尾寫：
如果您有任何問題，請隨時(shí)和我聯(lián)系。
其實(shí)有更好的寫法。如果對(duì)方對(duì)你很重要，不是他來找你，而是你找他。你應(yīng)該在結(jié)尾處用心，讓你積極主動(dòng)的樣子，被他看見。
比如：
我會(huì)每周和您更新這個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程。 周一我會(huì)和您聯(lián)系，看看您是否有其他問題我可以協(xié)助解決。
另外，開放式結(jié)尾人人都喜歡。
比如：
我期待能和您在電話里進(jìn)一步討論。 歡迎您的建議。 盼探討。
郵件沒有“把他嘴堵上”這個(gè)功能，所以，積極而開放的結(jié)尾是好結(jié)尾，它能讓讀者再一次產(chǎn)生雙向溝通的幻覺，降低了你和他的信任成本。
本講小結(jié)
那么到這兒，我們的第二講要結(jié)束了。在這一講中，我教給你如何用套路快速成就一封高段位的郵件。
首先，?你學(xué)會(huì)了用標(biāo)題來達(dá)到“呼喚你、愉悅你”的效果。
接下來，?你知道了怎樣用有溫度、有重點(diǎn)的開門三句話，來加深你和讀者的緣分。
寫正文時(shí)，?你意識(shí)到，要提供讀者所有必需信息，并用“三個(gè)凡是”來安排格式。
在訴求部分，你學(xué)會(huì)了兩個(gè)文字處理技巧，也就是用長句子和對(duì)話式，來寫出清晰的立場、尊重的語氣。
在結(jié)尾處，?你了解到，積極而開放的結(jié)尾，能引發(fā)讀者真正的行動(dòng)。
課后作業(yè)
在職場上，郵件有時(shí)可以當(dāng)做短信來用，也就是說，你寫一個(gè)詞，或一句話即可。今天這一講，我是假設(shè)你把郵件真的當(dāng)做郵件來用。
請問，什么時(shí)候郵件可以當(dāng)做短信用，什么時(shí)候郵件是應(yīng)該當(dāng)做郵件來用？
