緣起

因?yàn)槿~老師的100講得知了OmniFocus 這個(gè)軟件。因?yàn)檫@個(gè)軟件有點(diǎn)小復(fù)雜，所以自從下載了之后就沒(méi)怎么深入研究過(guò)。搞定三是我準(zhǔn)備養(yǎng)成閱讀習(xí)慣起，讀的第一本書(shū)，因?yàn)闀?shū)中提倡的方法和OmniFocus 的用法相契合。個(gè)人把搞定三自定義為OmniFocus 的使用說(shuō)明書(shū)。8月份用了三個(gè)星期讀完了戴維·艾倫的搞定三。為了使自己更好地運(yùn)用GTD理論管理好自己的生活和工作，決定系統(tǒng)地整理下自己閱讀搞定三獲得的讀書(shū)心得。

搞定三內(nèi)容梳理

??書(shū)中前面三章主講了GTD（get things done)的現(xiàn)象，本質(zhì)以及其迅速發(fā)展的原因。

GTD現(xiàn)象:把一套行為和反饋模式內(nèi)化成個(gè)人習(xí)慣，從而形成一種"把工作當(dāng)游戲，把生活當(dāng)事業(yè)"的狀態(tài)。

GTD本質(zhì):通過(guò)一種系統(tǒng)的流程幫助人們把注意力以必要的方式，在必要的時(shí)間，引向必要的地方，透過(guò)全局視角掌控全局。

GTD發(fā)展原因:方法易懂，合乎邏輯，易于實(shí)踐，適應(yīng)性強(qiáng)，適用范圍廣。

??余下章節(jié)主講運(yùn)用GTD方法進(jìn)行自我管理的兩個(gè)核心層面，即自主掌控和擺正視角。

核心一:自主掌控.

自主掌控分為五步:捕捉，明確意義，組織整理，深思，參與。

1.捕捉:隨時(shí)記下大腦里想到的事情。當(dāng)我們腦袋里想要做的事情太多時(shí)，我們很難集中注意力去做當(dāng)下應(yīng)該做的事。比如，吃飯時(shí)突然想到一個(gè)好的點(diǎn)子。下午兩點(diǎn)要打個(gè)電話(huà)給客戶(hù)，預(yù)約見(jiàn)面時(shí)間。四點(diǎn)要去機(jī)場(chǎng)接剛從國(guó)外回來(lái)的姐姐。七點(diǎn)和朋友約好去打球。當(dāng)某件事情困擾你時(shí)，把它外化，不要苦思冥想，大腦是用來(lái)產(chǎn)生想法的，而不是用來(lái)保存想法的。

捕捉想法時(shí)需要注意的地方:

?當(dāng)你記錄一個(gè)想法時(shí)，只記錄，不要思考解決辦法。先記錄下來(lái)，過(guò)后高效思考。

?捕捉你所能想到的一切事務(wù)?！び糜行蔚摹巴啊保üぷ骰@、電子郵件、筆記本、語(yǔ)音信箱）等捕捉引起你關(guān)注的所有事情，不要遺漏。把它們從短期記憶中轉(zhuǎn)移出去。用盡量少的收納工具，照顧到盡量多的需求。

2.明確意義:當(dāng)你完成第一步時(shí)，你就要對(duì)你記錄下來(lái)的想法明確其存在的意義。

你需要對(duì)你記錄下來(lái)的每件事問(wèn)三個(gè)問(wèn)題:

我要不要做這件事？

我要的結(jié)果是什么？

我能采取的下一步行動(dòng)是什么？

·如果不需要做，就丟棄，如果當(dāng)下不需要做，就保存以備今后執(zhí)行，或存為參考資料。

·如果需要做，你需要達(dá)到一個(gè)什么結(jié)果?；谶@個(gè)結(jié)果，你能采取的下一步行動(dòng)是什么，想清楚具體的下一步行動(dòng)：采用4d原則，即執(zhí)行（如果完成它不超過(guò)兩分鐘）、委派別人（在“等待”清單上追蹤）或者延后（列入行動(dòng)提示清單或收入行動(dòng)文件夾）。如果某個(gè)行動(dòng)不能完成，那么，把它的承諾視為項(xiàng)目，列入項(xiàng)目提示清單，關(guān)于項(xiàng)目，后面會(huì)提到。

3.組織整理:

明確意義后，把整理結(jié)果進(jìn)行分類(lèi)，這個(gè)分類(lèi)側(cè)重于行動(dòng)層面。

具體行動(dòng)分為三大類(lèi)，1.日程表的標(biāo)注的 2.越早執(zhí)行越好的 3.委派他人執(zhí)行的

日程表指具體到日期甚至?xí)r刻到硬性任務(wù)，包括預(yù)約，必須要做的事，已經(jīng)確認(rèn)日期的行動(dòng)和信息。

越快完成越好的行動(dòng)指沒(méi)有確切的完成時(shí)間要求，但越早執(zhí)行越好的行動(dòng)，這類(lèi)事務(wù)可根據(jù)情境劃分，比如，辦公室清單(必須在辦公室里完成的事務(wù)，下同)，家庭清單，任何地方清單，電腦清單，電話(huà)清單，議事清單，閱讀清單.等待清單(買(mǎi)了還沒(méi)到的東西),將來(lái)也許清單（將來(lái)可能會(huì)做或想做還沒(méi)做的事情)。

委派他人執(zhí)行的事務(wù)也可列在等待清單里，記得及時(shí)了解進(jìn)程就好。

4.回顧:

這一點(diǎn)講的就是檢視的重要性了。每天回顧日程表和行動(dòng)清單（也可在執(zhí)行時(shí)隨時(shí)查看）。

養(yǎng)成每周回顧的習(xí)慣，保持大腦清空、最新和具有靈活性。

必要時(shí)經(jīng)常查看目標(biāo)、價(jià)值觀和愿景等長(zhǎng)遠(yuǎn)關(guān)注的清單，保持項(xiàng)目清單全面、最新。

具體做法如下:

一事，問(wèn)自己三個(gè)問(wèn)題。要不要做，達(dá)到的結(jié)果，下一步行動(dòng)。確保安排事件，先有意義再有條理。

一日，感恩，進(jìn)一步收集及明確意義。確保要事優(yōu)先。

一生

跑道，雜事轉(zhuǎn)化的下一步行動(dòng)，用4D原則做重要緊急的，簡(jiǎn)單的只有一步的小事。

六個(gè)問(wèn)句

我要做些什么

我要的結(jié)果是什么? 類(lèi)似近期目標(biāo)

我的角色職責(zé)是什么

我的長(zhǎng)期目標(biāo)是什么

我的理想藍(lán)圖是什么

我呢為人宗旨是什么

5.參與:

下一步行動(dòng)是什么？這是明確具體行動(dòng)的萬(wàn)能問(wèn)句。

你需要根據(jù)場(chǎng)合，可支配時(shí)間和精力以及關(guān)注重點(diǎn)，做出行動(dòng)選擇。

由于前面的準(zhǔn)備工作充分，所以，你的行動(dòng)就具有很大的靈活性。

（整理和組織必須做得充分，才能使你確信對(duì)臨時(shí)事務(wù)的處理辦法是對(duì)的。）

定期回訪(fǎng)、重新調(diào)整你在生活和工作各個(gè)層面做出的承諾，括號(hào)里備注的時(shí)間為回訪(fǎng)也就是檢視時(shí)間。

·跑道——當(dāng)前行動(dòng)（每天）

·1萬(wàn)英尺——當(dāng)前項(xiàng)目（每周）

·2萬(wàn)英尺——當(dāng)前職責(zé)（每月）

·3萬(wàn)英尺——1~2年目標(biāo)（每季度）

·4萬(wàn)英尺——3~5年目標(biāo)（每年）

·5萬(wàn)英尺——事業(yè)、目標(biāo)、生活方式（1年以上）

核心二:擺正視角

要擺正視角，我們就必須從六個(gè)層面關(guān)注我們的生活，即上面提到的跑道以及一到五萬(wàn)英尺。

1.跑道:指要對(duì)項(xiàng)目或其他預(yù)期結(jié)果采取的具體的下一步行動(dòng)；要執(zhí)行的單次行動(dòng)。

·記錄的格式：日程表、行動(dòng)清單。

2.一萬(wàn)英尺 項(xiàng)目

項(xiàng)目指必須分為幾步才能完成的任務(wù)，例如做晚飯。時(shí)間節(jié)點(diǎn)通?？稍O(shè)置為6到12個(gè)月。也就是你一年內(nèi)需要或者想要完成的事務(wù)。

·格式：全部項(xiàng)目的總清單，項(xiàng)目計(jì)劃（項(xiàng)目細(xì)分很明確），對(duì)于項(xiàng)目清單的細(xì)致劃分，可以不斷地重復(fù)問(wèn)自己下一步行動(dòng)是什么。

注意記得每周抽出1到2小時(shí)進(jìn)行回顧，以便項(xiàng)目正常進(jìn)行。

3.2萬(wàn)英尺 職業(yè)范圍

2萬(wàn)英尺——關(guān)注和職責(zé)范圍。問(wèn)自己，你需要保持一種什么樣的狀態(tài)。

生活上，財(cái)務(wù)，健康情況，親情關(guān)系，家務(wù)活，休閑娛樂(lè)活動(dòng)等

工作上，個(gè)人發(fā)展，職業(yè)規(guī)劃，同事關(guān)系，本職工作等

記得每月進(jìn)行總結(jié)，思考自己想要保持的狀態(tài)。

4.三萬(wàn)英尺 目標(biāo):

3萬(wàn)英尺——具體的長(zhǎng)短期目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)愿景，我們?cè)诮窈?2~24個(gè)月希望實(shí)現(xiàn)什么，必須實(shí)現(xiàn)什么？

·格式：與合伙人、董事會(huì)、團(tuán)隊(duì)、家庭召開(kāi)外出會(huì)議；戰(zhàn)略規(guī)劃；每年召開(kāi)目標(biāo)設(shè)定和規(guī)劃會(huì)議；人生和家庭計(jì)劃。

記得每個(gè)季度，每年進(jìn)行總結(jié)和重新調(diào)整，如果實(shí)在不知道怎么做.個(gè)人建議，把自己當(dāng)作一個(gè)公司來(lái)打理，一個(gè)公司想要運(yùn)行下去，必須制定相應(yīng)的月度，季度乃至年度目標(biāo)，不然，無(wú)規(guī)則，不長(zhǎng)久。

5.四萬(wàn)英尺 愿景

所謂愿景，就是要把你想要達(dá)成的愿望想象成一幅景象。例如，五年后一個(gè)周日下午，你覺(jué)得自己在做什么？想象出一幅畫(huà)面，越詳細(xì)越好。圖像的刺激遠(yuǎn)比文字帶給我們的刺激效果好的多。

個(gè)人建議，不要回想如果當(dāng)初，多去假設(shè)以后，構(gòu)思未來(lái)，但要立足當(dāng)下。我從沒(méi)見(jiàn)過(guò)未來(lái)，現(xiàn)在就是未來(lái)，通過(guò)想象未來(lái)的美好，努力的活在當(dāng)下?？梢园言妇皩?xiě)在將來(lái)也許清單中。

6.五萬(wàn)英尺 宗旨與原則

這個(gè)層面多用來(lái)解決我們的困惑，因?yàn)樗o我們提供了生存的最終目標(biāo)和方向，體現(xiàn)了我們一生的核心價(jià)值觀。

當(dāng)我們對(duì)一件事情感到困惑時(shí)，宗旨和原則就會(huì)起到作用，問(wèn)下自己為什么要這么做，為了遵守我的原則，我不能做什么，可以做什么。

做出決策和執(zhí)行該項(xiàng)目的重要標(biāo)準(zhǔn)是什么？你的原則和宗旨是行動(dòng)決策的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)。

搞定三對(duì)OmniFocus 的使用啟示

因?yàn)槁?tīng)葉老師的課認(rèn)識(shí)到了OmniFocus 的強(qiáng)大，于是不惜重金換了蘋(píng)果，買(mǎi)了OmniFocus.不過(guò)，因?yàn)楣δ苓^(guò)于強(qiáng)大而無(wú)法下定決心深入研究。之前聽(tīng)葉老師的課把它放在了手機(jī)頁(yè)面觸手可及的地方，每天看著它時(shí)不時(shí)的就想點(diǎn)一下。終于有一天，我對(duì)自己的行為進(jìn)行了深刻的檢討。我覺(jué)得自己太可惡了，，浪費(fèi)生命可以，但怎么能浪費(fèi)下軟件的錢(qián)呢？！

我準(zhǔn)備根據(jù)搞定三設(shè)定一個(gè)能夠掌控自己生活的工具流程

手機(jī)Omnifocus的界面如下圖：

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

舉例

項(xiàng)目:我準(zhǔn)備用一周時(shí)間讀完一本書(shū).

收件箱:為了讀完這本書(shū)我需要做哪些事，把事情記錄在收件箱里，比如，我的下一步行動(dòng)是我需要先把這本書(shū)買(mǎi)下來(lái)。

已標(biāo)注:在收件箱里面的這些事情，我認(rèn)為比較重要的，我標(biāo)記出來(lái)。

檢查:用于GTD模型中的回顧。每天，每周，每月，每年。對(duì)你所要做的事情進(jìn)行回顧。這個(gè)項(xiàng)目里面我完成了哪些，還剩下哪些東西沒(méi)做。

附近和上下文：我一般不怎么用這兩個(gè)功能,所以沒(méi)太多話(huà)語(yǔ)權(quán)。

預(yù)測(cè):和日歷的功能相似。最近一周內(nèi)每天剩余需要做的事情的個(gè)數(shù)會(huì)顯示出來(lái)，紅色表示過(guò)去時(shí)、黃色表示進(jìn)行時(shí)、灰色表示還將來(lái)時(shí)。

當(dāng)你設(shè)置收件箱時(shí),可以根據(jù)事件發(fā)生的時(shí)間對(duì)事物設(shè)置提醒及到期時(shí)間，如果時(shí)間到了事件沒(méi)有完成，則可以推遲或者重復(fù)。對(duì)于一些需要詳細(xì)說(shuō)明的事件可以在注釋里添加備注，簡(jiǎn)直完美有沒(méi)有。

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

當(dāng)你點(diǎn)進(jìn)【項(xiàng)目】時(shí)，你可以在項(xiàng)目中【新建項(xiàng)目】、【新建文件夾】或【新建收件夾項(xiàng)】，它們?nèi)叩年P(guān)系是：文件夾包含項(xiàng)目，項(xiàng)目包含收件箱）

舉例:根據(jù)GTD方法可劃分的項(xiàng)目如下

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

下面屬于項(xiàng)目的細(xì)分

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

細(xì)分

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

再細(xì)分

圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App

看到這張圖，是不是對(duì)項(xiàng)目的設(shè)置有了一個(gè)大概的了解呢？

OmniFocus 的功能強(qiáng)大到覆蓋一生，所以，要根據(jù)個(gè)人情況慢慢摸索，逐步完善。不過(guò)，只要結(jié)構(gòu)清晰，設(shè)置一次，即可受益終身。