當(dāng)我們繼續(xù)為尋找更多空間而努力的時(shí)候，我發(fā)現(xiàn)每間辦公室的架子和桌子都堆滿了文件，而且?guī)缀跛械臋n案柜都滿的快掉出來了。

檔案柜永遠(yuǎn)是供不應(yīng)求，文件夾總是不夠，存檔永遠(yuǎn)太費(fèi)時(shí)，影印機(jī)旁總是占了個(gè)人，很明顯的我們?nèi)狈σ粋€(gè)文件保存政策。

很多公司都有一個(gè)不成文的規(guī)定，要求員工將所有寫下或收到的文件引用起來。如果你問為什么他們會(huì)回答，「也許哪一天我會(huì)需要這份寶貴的文件」，「老板也許會(huì)要一份影本」，「把它留存起來，以防萬一?！?/p>

但是，這么做牽涉到的成本，包括印印郵寄影本、閱讀和存檔(更別說他們所占用的空間了)。讓這個(gè)政策變得很昂貴。

更諷刺的是，那些文件一旦建檔以后，我們就很少翻閱了。

員工們不敢輕易丟棄影本的主要原因，是擔(dān)心日后會(huì)橫生法律枝節(jié)，我們公司也不例外，大部分的員工都不知道文件應(yīng)該保存多久。

公司的總法律顧問，決心要解決這個(gè)問題。他將好幾百頁的記錄"保存法規(guī)和指導(dǎo)原則"簡(jiǎn)化成兩頁，然后把這一份摘要分送給部門主管。

他還建議所有沒有規(guī)定需要保存或是不常用的文件都應(yīng)該撕毀或燒掉(確定機(jī)密文件不會(huì)落入競(jìng)爭(zhēng)者的手中)。

一年之后，他的做法更進(jìn)一步，他建議每一個(gè)部門定期舉行「除草大會(huì)」，將早已沒有價(jià)值的文件處理掉。

"除草"做的最好的人，可得一面《金除草獎(jiǎng)》，還有一頓兩人共享的晚餐。