碎片化信息正在爆炸

你有沒有常常面臨這樣的情況：

每天要接受和發(fā)送多份電子文檔，但常常需要找一份很久以前的文件，卻怎么也找不到，浪費(fèi)了大半天的時(shí)間；

每天接受大量的郵件，95%以上的郵件其實(shí)跟你沒多大關(guān)系，而且也用不到，你想清理卻擔(dān)心以后需要查閱，不清理卻又占了郵箱的容量，偶爾真用到時(shí)，找起來也非常麻煩；

上司和客戶、供應(yīng)商、同事不斷將你拉到各種各樣的微信群里，隨時(shí)隨地詢問各種本來已經(jīng)在郵件或者會議上談過的問題，或者討論各種話題，有些很重要的信息，過兩天要用的時(shí)候，你卻忘了在哪個(gè)群里，導(dǎo)致你不得不花很多時(shí)間去翻或者搜聊天信息……

這就是典型的信息碎片化程度高的表現(xiàn)，其好處是，這些工具應(yīng)用讓溝通越來越便利，壞處是各種信息越來越呈碎片化，正在快速聚集成爆炸狀態(tài)。

日本作家泉正人在《超級整理術(shù)》一書中，提到過：據(jù)研究，一個(gè)現(xiàn)代商務(wù)人士，一天中會接觸到大約 190 條信息；一年中花在找東西上的時(shí)間，大約是 150 小時(shí)。

這些浪費(fèi)的時(shí)間，還是那還是差不多十年前的統(tǒng)計(jì)。放在現(xiàn)在這個(gè)越來越微信化溝通的時(shí)代，每天接觸的信息較10年前，更是大幅度倍翻，如果再管理不好它們，你每天浪費(fèi)在找信息和東西上的時(shí)間，也會倍翻。

如何在這個(gè)信息碎片化和爆炸化的時(shí)代，管理好他們，并保持有條理、高效、高質(zhì)的工作，就變成了一個(gè)越來越有挑戰(zhàn)的事情，乃至課題。

為什么碎片化的信息很重要？

要談這個(gè)話題，先弄清楚什么是信息。

對于職場中的人而言，跟工作有關(guān)的一切資料，其實(shí)都是信息。

比如，上司交代的某個(gè)任務(wù)，與同事之間的一小段對話，下屬無意間提到的某種需求，如一篇文章，一段微博，朋友圈的一某個(gè)分享，工作間隙忽然冒出來的靈感，工作中需要的一份文檔，一個(gè)表格，一份方案，一張圖片，都是信息，都有價(jià)值。

因此，無論是在個(gè)人的成長需要的知識、學(xué)習(xí)中需要的技能說明，或者每次工作的執(zhí)行的指示和指令，說穿了，其實(shí)都是對信息的處理。要么是把信息作為執(zhí)行對象，如寫方案，填表格；要么是把信息作為輔助資料，如果數(shù)據(jù)、表格、鏈接資料等等；要么是對工作有用，需要在某個(gè)環(huán)節(jié)將之補(bǔ)充進(jìn)來，納入思考，比如某個(gè)靈感，一些注意要點(diǎn)，某些需求，等等。

但在實(shí)際工作中，許多人對信息的管理，其實(shí)是非常薄弱的。我見過很多這樣的情況：

跟下屬或者同事交待一件事情，內(nèi)容比較多，他頻頻點(diǎn)頭稱是，寫到了筆記本上，備忘錄里，表示記住了，甚至你可能又發(fā)了郵件，發(fā)了微信提醒他，但他常常在執(zhí)行的過程中，總是會漏東漏西，漏掉一些關(guān)鍵點(diǎn)。

客戶在郵件中交代了某件事情，但總是喜歡拉個(gè)微信群又談，中間又加了一些項(xiàng)目和問題，過了兩天，跟進(jìn)的人回了微信中的信息，忘掉了郵件里交代的問題，或者回應(yīng)了郵件里交代的問題，經(jīng)常就找不微信中的信息了。更有甚者，直接忘了這回事，被指出之后才一臉恍然大悟：對喔，我忘了。

這樣以來，就會導(dǎo)致日常工作中，大量的時(shí)間和精力，都耗費(fèi)在了一些無意義的事情上面 —— 來回找信息，溝通，返工。

許多人的工作時(shí)間，就是這樣被一點(diǎn)點(diǎn)蠶食掉的，工作效率，也是這樣一點(diǎn)點(diǎn)被降低的。

因此，管理好信息，不丟漏、不重復(fù)、不拖拉、不偏題、及時(shí)、準(zhǔn)確、高效、高質(zhì)量回應(yīng)和完成，就變得非常的重要和必要。

建立適合自己的工作信息流

前面提到的問題如何破呢？這就需要我們對信息進(jìn)行管理。我將這個(gè)信息管理的運(yùn)作過程，叫做工作信息流。也就是說，在工作中，我們需要建立一套適合自己的信息管理體系，我將之稱為工作信息流。

怎么建立這個(gè)工作信息流呢？我認(rèn)為可以分四步：

■匯流

我們每天接受的碎片化信息很多，多，就容易亂，亂就需要整理，要整理，就要收集它們，因此，不能將它們留在原處。我將這個(gè)收集、匯總整理的過程，命名為匯流。

任何一個(gè)信息，我們都不能當(dāng)做一個(gè)單一的碎片處理，否則的話，效率就會太低下，而且容易形成盲點(diǎn)。

比如，客戶就某個(gè)產(chǎn)品，用郵件給我們提了一些問題。但這些涉及的問題，你需要組織內(nèi)部、兩家供應(yīng)商分別來解決。因此，除了發(fā)郵件給內(nèi)部和供應(yīng)商，你可能分別與不同的供應(yīng)商組建了不同的微信群、開了不同的會議討論。這樣以來，你除了郵件，就要在不同的群里面不斷溝通；有些問題雖然兩家供應(yīng)商分別能解決，這樣，信息至少是在兩個(gè)群、兩份不同的有幾件及內(nèi)部之間反復(fù)溝通，期間可能又夾雜著電話溝通。但你回應(yīng)客戶的時(shí)候，卻又需要將所有信息整合在一起。這是什么？這就是工作的碎片。

真正的問題還不在上面我所說的這種分散的溝通信息上，而在于如果你不處理他們，就讓兩三封郵件、幾次即時(shí)通、乃至現(xiàn)場的會議記錄、腦袋的想法、講電話記下的便利貼，全部都保持原樣，那工作當(dāng)然越來越雜亂，效率越來越低下。而這還只不過是一件工作而已，一天中，你會有很多件類似這樣的工作！

這種情況下，怎么來提升工作效率呢？最簡單有效的方法，就是將這些信息匯流，也就是全部集中在一起，不用為了一個(gè)問題，又是去翻郵件，又是去翻微信群記錄，又是去查找會議記錄。

那怎么才能做到將各種不同媒介和工具上的溝通信息匯在同一處呢？方法是，建立一個(gè)匯流平臺，將他們匯聚在一個(gè)可以同時(shí)容納它們的地方來即可。

比如，我用的是有道筆記，付費(fèi)的全功能那種。我在有道筆記上，將各種碎片信息集中，不管是郵件、微信群聊天記錄、會議記錄、自己的想法、電話記錄，同一個(gè)任務(wù)的所有碎片，全部匯總到同一則筆記中來。

比如，我會先將客戶的郵件放置到筆記的最頂端，然后把微信記錄、會議記錄、電話便簽記錄，嚴(yán)格按照按照時(shí)間線，直接復(fù)制，或者掃描、截屏、拍攝成圖片插入排列到下邊。這樣以來，我跟進(jìn)的時(shí)候，就只要看我的筆記就行了，不用反反復(fù)復(fù)在郵件、記錄、便簽、這群那群中穿來插曲，翻來翻去。

很簡單的方法是不是？但是，確實(shí)非常非常有幫助。自我接觸Onenote之后，我就一直貫徹執(zhí)行這種簡單的方法，只是后來更換成了更方便、功能更強(qiáng)大可以跨平臺使用的有道筆記而已。

應(yīng)用這種方法多年后，我自己實(shí)際體驗(yàn)到的優(yōu)點(diǎn)有幾個(gè)：

· 執(zhí)行任務(wù)時(shí)，不用回到信箱、微信、QQ、甚至腦袋里去找資料確認(rèn)，節(jié)省時(shí)間；

· 很少因?yàn)椴蛔⒁舛┑裟硞€(gè)碎片信息，從而導(dǎo)致工作斷層，或者某項(xiàng)重要的工作被耽誤；

· 清楚知道哪些碎片信息比較重要或緊急，應(yīng)該優(yōu)先執(zhí)行，哪些可以延后再弄，尤其是碎片很多時(shí)。

· 同一個(gè)任務(wù)中不同地方出現(xiàn)新的信息碎片時(shí)，只要匯集到同一個(gè)地方就行，不需煩惱碎片越多越雜亂。

而適合這樣統(tǒng)整匯流工作碎片和信息的工具，不僅是我上面提到的兩種，還有像大名鼎鼎的印象筆記等等。只要你理解了匯流的重要性和方法之后，你完全可以根據(jù)自己的喜好來選用合適的工具。

■整合

整合什么呢？自然是整合任務(wù)。

在任何時(shí)候，都要記住，記錄信息不是為了記住信息而記錄，而是為了凝聚專題和任務(wù)而記錄，這樣，你就不必會將信息撒在各處。

我上面提到的匯流方式，是時(shí)候?qū)⒏鞣N信息匯流到一個(gè)筆記（項(xiàng)目任務(wù)）中來。但我們在實(shí)際工作中，可能不僅僅只跟蹤一個(gè)專題，有時(shí)候，需要跟蹤很多類似的專題。

實(shí)際上，讓我們在工作中，比較多出現(xiàn)的情況是，我們常常會錯失很多重要的“相關(guān)”碎片，導(dǎo)致我們的工作或者專題一直無法有效推進(jìn)。

例如，很久之前，我想寫一本談成長的書。我搜集了一些素材，但是，寫著寫著，就卡主了，素材不夠，無法有效系統(tǒng)和快速推進(jìn)。后來，我就有意識搜集了一些素材和案例，素材是從閱讀中和實(shí)際工作時(shí)遇到的問題中提煉出來的，而案例就是工作中真正遇到的問題及解決思路和方案。我記得從寫第一個(gè)筆記是讀某篇文章有感，后來又寫了幾個(gè)案例用來給員工培訓(xùn)寫的，后來，我想，這些案例和筆記其實(shí)可以一直寫下去，于是按照工作中常見的8個(gè)大類的問題，搜集素材，陸續(xù)寫了60多個(gè)案例和筆記，前后的時(shí)間跨度有差不多三年的時(shí)間。在寫案例和筆記的時(shí)候，每個(gè)案例，其是都是一個(gè)碎片，但日積月累，按照大類匯流后，就形成了一定的主題，然后，我就發(fā)現(xiàn)，這些碎片整合后，其實(shí)可以寫一個(gè)本主題清晰的新書，于是，2015年元旦過后，我就開始動筆，在繁忙的工作之余，很快就完成了近20萬字的《慢成長》。

因此，所謂的“工作信息流”，不僅僅是在一個(gè)主題下，匯總郵件、微信溝通信息、會議記錄、電話備忘，解決某個(gè)具體小型項(xiàng)目和專題的話，實(shí)際上，如果有心的話，將完成的項(xiàng)目進(jìn)一步的匯流后，這種小型專項(xiàng)目和專題的匯集，也可能會慢慢積累形成一些新的大型項(xiàng)目。

■行動

不是要看碎片，而是要看行動。

收集工作信息碎片，將其統(tǒng)一管理固然重要，但重要的其實(shí)不是收集，而是碎片信息被整合和收集到同一主題下之后的規(guī)劃和行動。

因此，在收集信息的同時(shí)，要保持相應(yīng)的行動力。所以，任何一個(gè)人信息碎片進(jìn)來的同時(shí)，要思考和對應(yīng)“我應(yīng)該采取什么行動？”只有有了行動，工作信息才會如溪水一樣，潺潺流動，相應(yīng)的專題推進(jìn)也會自然而然順暢起來。

例如我在上篇文章（《怎樣列一份簡單、重點(diǎn)突出、易執(zhí)行的待辦清單》）中提到的完成改善提案案例的工作碎片信息，重要的不是你的日工作計(jì)劃中有了這個(gè)信息，而是你用行動完成了改善提案的案例搜集和整理工作，如此以來，早上出現(xiàn)在你的待辦事項(xiàng)清單中的這則碎片信息就不會再給你造成煩惱和困擾了，它只不過是個(gè)備忘而已。

因此，在搜集和處理碎片信息的時(shí)候，切記，行動更重要，可以用行動去代替碎片，當(dāng)你專注于行動的時(shí)候，其實(shí)不用再去管碎片信息，只在需要的時(shí)候確認(rèn)一下即可。比如完成改善提案這件事，你只是需要確認(rèn)一下，即可。

■排序

要做什么，不做什么，不是要分類，而是要排優(yōu)先次序。

當(dāng)我們完成以上三個(gè)步驟，把工作碎片匯聚成一個(gè)個(gè)行動方案后，不代表工作就完了，因?yàn)槲覀兊哪康牟皇窃诜诸愘Y料就完事，而是自己的工作信息流中，決定怎樣排出經(jīng)過碎片整合后工項(xiàng)目的優(yōu)先處理順序。

所以我們在搜集、整合工作信息流的過程中，無論是使用有道筆記也對，還是印象筆記也好，都是依照行動的優(yōu)先次序來分類的，在這個(gè)清單上，分類的目的除了整合不丟漏信息，還在于分解，我們從整合到筆記上的那一刻起，就要清楚，每天，每周，每月，自己要做什么，要處理哪些信息和問題，而不是分門別類好了信息，卻沒有考慮到行動的計(jì)劃周期。那樣，就變成了本末倒置，跟不分類整合一樣。

今天的話題，就談到這里，如果你對怎樣搜集和整理信息感興趣的話，可以參看我之前寫的《如何才能高效高質(zhì)量收集到自己需要的資料》，關(guān)于整理信息流的和使用有道筆記的心得體會和經(jīng)驗(yàn)技巧，我就在這里不展開談了，待改天有機(jī)會，我專門寫一篇來談?wù)勥@些話題。