三、工作整理：不想累死自己，就要學會把工作變簡單
（一）不想累死自己，就要學會把工作變簡單
技巧1：說重點、講結論，選時機。
技巧2：壞消息，越壞越要提早匯報。
（二）漂亮的書面報告是怎樣煉成的
技巧1：一目了然的標題。
技巧2：從結論開始寫。
技巧3：以條例的方式說明理由。
技巧4：說明背景，補充數(shù)據(jù)、圖片或圖表。
（三）會議，會議，開不完的會議
如果會議無法得出結論、做出決定，又或者決定后不能切實實行，那么無論花上幾個小時開會討論都沒有意義。
（四）別小看“反復做”的力量
工作中，“重復做”也會讓你爆發(fā)出驚人的力量，尤其是在遇到困難的工作時。把困難的工作分解，一次只做一部分，重復做，再困難的工作也能完成。
（五）靠譜的工作計劃
通常來說，倘若你的工作不那么順暢，多半遇到了“天敵”——勉強、浪費、亂來、不完善、遺漏、錯誤。
“勉強”會形成惡性壓力，讓效率不增反減；“浪費”會增加時間、精力的投入，造成浪費；“亂來”與“不完善”是有勇無謀的舉動，絕對成不了氣候；“遺漏”和“錯誤”不但讓你做白工，更可能直接導致你的工作任務失敗，需要付出無法想象的努力才能彌補，甚至無法彌補。
對于上表中的問題，如果你的很多答案都是肯定的，那么你就需要重新思考你的計劃了。你的現(xiàn)有工作計劃很可能不靠譜，你需要重新做一份靠譜的工作計劃。
所謂靠譜的“工作計劃”，簡單地說包括兩部分——“流程”和“截止期限”。流程，是在一定時間交出成果的方法以及工作順序。而流程中的所有工作都必須在幾小時或幾天內完成，都有個“截止期限”。流程與截止期限密不可分。
工作能力強的人會先思考清楚：什么時候開始，什么時候結束。這兩個問題能夠幫助我們明確“截止期限”。接著再決定：用什么方法做，和誰一起做，照什么順序做。這三個問題能夠幫助我們明確“流程”。
需要注意的是，在估計“什么時候開始”“什么時候結束”時，最好能多估計2成左右的時間。
“buffer”這個單詞的意思是“緩沖器、緩沖區(qū)”，就像電腦有暫存空間一樣，為了在緊要關頭能夠游刃有余、應付自如，在工作上我們也必須為自己預留緩沖時間。
（六）如何妥善處理工作行程沖突
通常來說，當重要工作和緊急工作同時出現(xiàn)時，應該優(yōu)先處理重要工作。
方法1：思考是否能兩者兼?zhèn)洹?br>
方法2：先完成重要工作，再處理緊急工作。
方法3：向領導或者交付工作給你的人確認，與之商量。
需要注意的是，緊要關頭時，即使重要工作也要暫時放下。
（七）挑挑揀揀，管理你的工作行程
所謂列表，就是把你手頭上的工作全部列出來，之后，按工作的重要程度重新排序。
方法1：根據(jù)自己的職位決定哪些事先做，哪些事后做。
方法2：與任務無關的行政工作，留到閑暇時再做
方法3：活用便利貼，輕松管理工作日程。
便利貼能夠帶來莫大的幫助。只要將待辦事項分別寫在便利貼上，再貼在辦公桌上即可。就算先后順序有變動，只要配合情況調整便利貼的順序就好了，非常輕松。
便利貼能夠帶來莫大的幫助。只要將待辦事項分別寫在便利貼上，再貼在辦公桌上即可。就算先后順序有變動，只要配合情況調整便利貼的順序就好了，非常輕松。
（八）重要工作從事前商議開始
事前商議是一種非常重要的工作管理方法，能夠幫助我們更加順利、更有效率地進行重要工作。
（九）復雜東西簡單化，簡單東西要量化
工作能力強的人通常會將具體時間、完成數(shù)量、達到什么質量要求等貫穿在工作的過程中。
用力做事只是把事情做對，而用心做事才能把事情做好。
（十）早早開始，使工作變簡單的真諦
方法1：起床后，立刻沖個熱水澡。
方法2：吃飯時“一心多用”，快速進入狀態(tài)。
方法3：不要讓雜事占用了你寶貴的晨起時間。
針對這種情況，首先，你可以事先決定穿著——從襯衣、西褲、皮鞋到領帶、襪子、胸針等都要一一準備好。你可以提前準備好一周的穿著，也可以在頭天晚上睡覺前準備好。
其次，你應該選擇夾層較多的公文包，把名片夾、記事本、便利貼、筆、手表、鑰匙、皮夾、交通卡等都分門別類地放進公文包里，每樣東西都有自己應該待的地方，需要時就到公文包里相應的地方去取就可以了，非常方便。
（十一）集中處理瑣事
人就是這樣，往往忽視要達成的目標或者忘記要達到的預期效果，而把精力全部集中在隨時發(fā)生的事情或活動上，遇到什么事情就去處理什么事情。終日忙忙碌碌而漫無目的，漸漸形成了自己不良的生活習慣。被瑣事牽著鼻子走，讓人趨于活動型而不是效果型。
不是去支配工作，而是被工作所左右；把動機誤作成就，把活動誤作成果。這樣自然就大大降低了工作效率。為了避免這種情況發(fā)生，要學會將各種隨機的或是固定的小事件放到一起集中處理。
英國哲學家羅素說：“假使人們在決定一些瑣事上不浪費太多的時間，那么他們一定能完成更多的事情。人們往往因為拼命想把每一件小事都做得完美無瑕，而在大事上一事無成?！?br>
對于一些無關緊要的生活小事，最快的決定就是最好的決定，應該把寶貴的時間用在最值得花費的地方。所以，我們在處理瑣碎小事的時候，一定要盡快將其歸類，待到合適的時間再一并處理，而不要遇見一件就去處理一件，將大好的時間無端浪費掉。
那么，如何才能夠更好地將瑣事集中起來處理，使得自己的工作更加高效呢？
①快刀斬亂麻。遇到瑣碎小事要立刻確定它的價值以及合適的處理時間，不要磨磨蹭蹭，浪費時間。
②一定要按照事情的輕重緩急來做事?，嵥樾∈虏⒉灰欢ň褪菦]有任何價值的無聊之事，若遇到重要的小事，也要在第一時間去處理。
③不要吹毛求疵。很多時候，這些瑣碎小事并沒有太大的價值和意義，所以不要花費大量時間在上面，力求做到完美，那樣只是在浪費時間。
④即使是小事，若是固定的，也要寫進日程表或計劃表。
⑤不要把時間浪費在胡思亂想上，而要立即行動。
⑥磨刀不誤砍柴工，處理前一定要明確方法。
⑦杜絕無意義的電話。
⑧如果會議時間過長，適當做些事情，不要把時間浪費在冗長而無意義的會議上。
⑨注重結果并不意味著花費大量時間。
⑩認真工作，盡量不要返工。
（十二）警惕！別被郵件絆住了腳
選擇適當?shù)臅r間處理郵件，就不會隨時被打斷工作思路，就能將主要精力放在重要工作上，不至于“撿了芝麻，丟了西瓜”。具體地說，每天下班或者午休開始之前處理電子郵件都不錯 。
郵件里所包含的信息即使重要，也不一定是最緊急的，完全沒有必要。時時刻刻惦記著回復與查收郵件。很多郵件可能跟你并沒有直接關系，你實在不必把時間浪費在這上面。
那么，如何才能更好地處理電子郵件，提高工作效率呢？
①要快速弄清楚電子郵件所表達的意思和包含的重要信息。
②不適合用電子郵件討論的事宜，要學會采取更有效的方法。
③采用更好的溝通平臺進行討論。
④適當過濾垃圾郵件。
⑤弄清楚該郵件與自己的關系——直接還是間接，有關還是無關，進而采取恰當?shù)拇胧?，和自己沒有直接關系或是不明其意的郵件直接忽略。
⑥對方希望自己做什么或是希望對方做什么，一定要表達得清晰明了。
⑦需要領導來決策的郵件立刻轉發(fā)，并通過有效的方式來提醒領導。
⑧創(chuàng)建良好的文字結構。
⑨有效編輯郵件，給人清爽的感覺。
⑩有效跟進。
（十三）總結工作經(jīng)驗，找出做事竅門
如果不對一天的工作進行工作總結，也許你總是很忙，但是在忙什么、困難在哪里、如何改進、哪些是不必要的事情、哪些經(jīng)驗教訓是可以汲取的，我們都無法有一個清醒的認識，簡單的機械勞動基本上無法提高工作效率。
善于思考、常做總結可以使我們全面、系統(tǒng)地了解以往的工作情況，正確認識以往工作中的缺點，明確下一步工作的方向，這樣會少走彎路、少犯錯誤、提高工作效益，使零星的、膚淺的、表面的感性認識上升到全面的、系統(tǒng)的、本質的理性認識上來。尋找出工作和事物發(fā)展的規(guī)律，然后掌握并運用這些規(guī)律，就可以提高領導的管理水平，培養(yǎng)出更多理論與實踐相結合、具備工作能力的干部。那么，如何做好工作總結、提高工作效率呢？
①要善于抓住重點，所謂重點就是工作中取得的主要經(jīng)驗或發(fā)現(xiàn)的主要問題，抑或探索出來的客觀規(guī)律。
②重視調查研究，熟悉實際情況。
③總結經(jīng)驗是提高自己的重要方法。任何單位或個人在開展工作時都有自己的一套不同于別人的方法，經(jīng)驗體會也各有不同。寫總結時，在充分占有材料的基礎上，要認真分析、比較、突出重點，不要停留在一般化上。
④熱愛本職工作，熟悉崗位任務。
⑤經(jīng)驗體會是從實際工作中，也就是從大量事實材料中提煉出來的，一旦形成，又要選擇必要的材料予以說明，這樣經(jīng)驗體會才能具有實用價值。
⑥堅持實事求是的原則，自己的經(jīng)驗總結，日后也是自己要用的。
⑦總結的文字要做到判斷明確，就必須用詞準確、用例確鑿、結論不含糊。簡明則是要求在闡述觀點時，做到概括與具體相結合，切忌籠統(tǒng)、累贅，做到文字樸實，簡潔明了。
⑧重點在出經(jīng)驗、找規(guī)律，方便以后使用。
有人說過：要想總結寫得好，必須總結做得好；要想總結做得好，必須工作做得好。這應該是寫總結的經(jīng)驗之談。好的總結是在做好工作的基礎上寫出來的。
每天的小結將是筑起你成功堡壘的一塊塊磚頭，日積月累、高效有序的工作狀態(tài)將會讓你輕松自在。
