番茄工作法簡圖解——簡單易行的時間管理方法

作者：瑞典 諾特伯格

第一章 一次只做一件事

一次只做一件事

自己動手：為活動限定時間段，專注25分鐘休息5分鐘，是為自己設(shè)置界線

為何要用番茄工作法：番茄工作法是以動作為導(dǎo)向的，扭啟番茄鐘是動作，遵守鈴聲是動作，填寫今日代表表格是動作。習(xí)慣成自然，充分利用條件反射的力量。? 一天結(jié)束前要做三件事：記錄、處理和可視化 。? 將一件事拆分成小項目，使其更加清晰。? 番茄鐘7個以上的項目要進(jìn)行拆分，對項目進(jìn)行“定量預(yù)估”，并把預(yù)估當(dāng)承諾。? 流程管理，跟蹤階段就是在收集全天工作流程的真實數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)用于每日回顧，以改進(jìn)第二天的流程。

問自己：一次只做一件事

為什么讓你半途而廢？

在哪些地方讀書，更容易讓你集中精力？

你是怎樣逃避做無聊瑣碎事的？

通常哪類活動會讓你花費的時間超過預(yù)期？

你的時間是否經(jīng)常被事務(wù)型活動填滿，即使有更重要的事要辦？

第二章? 背景

基礎(chǔ)：好整以暇、正襟危坐、全神貫注的姿勢

大腦性能：

生物節(jié)律：通過執(zhí)行一套相同的動作和準(zhǔn)備程序，可以使大腦自我調(diào)節(jié)，進(jìn)入執(zhí)行某類事務(wù)的最佳狀態(tài)

時間是交替的也是持續(xù)的

心流：有一種精神狀態(tài)稱為心流，它具有以下特點：明確的目標(biāo)、集中、專注、自我意識消失、時間感扭曲、直接和及時反饋、能力水平與面對挑戰(zhàn)的平衡、個人控制感、工作本身的內(nèi)在獎勵、行為與認(rèn)知的合一。

在進(jìn)入心流階段之前，我扭啟一個番茄鐘，讓它稍后喚醒我，這樣我可以暫時換上戰(zhàn)略眼光，觀察全局，然后再次回到心流中——這就是節(jié)奏

激勵：激勵是一種生理活動加劇的狀態(tài)。一個可持續(xù)的步伐。

薄片：正確的決策是意識和直覺之間的平衡。為了作出正確決定，你需要簡化問題，使其至包含重要事實和你有足夠能力進(jìn)行分析的領(lǐng)域。

真正的挑戰(zhàn)在于建立一種簡單、透明、具有支持性、自我完善、有靈性的進(jìn)程。靈活性是基于我們跟蹤記錄的事實數(shù)據(jù)，不僅調(diào)整指標(biāo)數(shù)據(jù)還要改善我們自己。

問自己：

在一份耗費腦力的活動上你能專注多久？

你的私人生活和職業(yè)生活的節(jié)奏是怎樣的？

對于考驗記憶的游戲，你能玩得好嗎？

* 你上一次拖延是什么時候？為什么？

* 你做決定的時候是憑直覺還是憑意識？如何平衡？

第三章方法

番茄工作者的一天具有以下5個階段:

1* 計劃：在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動清單”）中提取最重要的活動，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當(dāng)天的自我承諾。

2* 跟蹤：確定當(dāng)天活動后，扭啟25分鐘的番茄鐘，從當(dāng)天活動的第一項開始進(jìn)行。在每個25分鐘的時間段（稱為一個番茄鐘）內(nèi)，你要收集一些過程指標(biāo)，比如計算遇到的中斷次數(shù)。

3* 記錄：在一天結(jié)束時，將當(dāng)天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數(shù)，就把中斷次數(shù)寫下來。

4* 處理：從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。例如，可以計算在每個25分鐘的時間段，平均遇到幾次中斷。

5* 可視化：最終你要將信息以某種方式組織起來，從中找出改進(jìn)流程的思路。如果你想獲得最適合現(xiàn)實情況的工作習(xí)慣，在自我調(diào)整過程中，基本上每天都要做這樣的回顧。在每天開始時，進(jìn)行計劃；每天結(jié)束時，進(jìn)行記錄、處理和可視化；在兩者之間，進(jìn)行對25分鐘周期循環(huán)的跟蹤。

戴明循環(huán)的4步為：計劃 — 執(zhí)行 — 評估 — 應(yīng)用。* 計劃（Plan）：定義預(yù)期的結(jié)果，以及達(dá)成它所需的流程。* 執(zhí)行（Do）：實施該流程。* 評估（Check）：對流程進(jìn)行衡量，比較實際結(jié)果與預(yù)期結(jié)果，找出差距。* 應(yīng)用（Act）：對差距進(jìn)行分析，找出問題根源，以圖改進(jìn)。

番茄工作法只需要一支鋼筆或鉛筆、一枚廚房定時器、三張白紙或橫格紙。

“現(xiàn)在就做”是一個很好的原則

將最重要的活動排到第一位，并全力以赴去做，有一種腳踏實地的安全感，否則注意力會一直被這樣的問題擾亂：“我現(xiàn)在真的在做最重要的事嗎？”在我的例子中，每天早晨我先縱覽整個積壓工作清單，選出最重要的一項活動，在一小段時間內(nèi)與它共舞，之后再重新評估它是否仍然是最重要的。我在心目中將“ 必須得做完”換成“從哪里開始”，將“這個項目很大很重要”換成“我可以走出一小步”。

在一天的開始，從我的“活動清單”表格中選出一些最重要的活動，填到“今日待辦”表格中。這就是計劃階段。

“活動清單”表格里的事情，別一股腦都抄到“今日待辦”表格里，要考慮全部做完的承諾是否合理。繼續(xù)練習(xí)不要停止，直到番茄鐘響鈴。然后繼續(xù)讀這本書。

制作當(dāng)下清單：是指我現(xiàn)在、此刻關(guān)注的事情。

休息：休息3-5分鐘，喝水、走兩步、伸個懶腰等等

放下：休息的時間不能思考上一個番茄鐘或下一個番茄鐘，不能打重要的電話，寫重要的郵件。

階段性休息：每4個番茄一組，休息15-30分

如何迅速進(jìn)入深度放松狀態(tài)？我是這樣做到的。

(1) 找一張舒適的椅子，或者在你辦公室有張沙發(fā)更好。

(2) 休息一開始就閉上眼睛，身體找到最能放松的姿勢。讓脖子、手臂、腿完全放松。

(3) 想象有一臺光掃描儀：一條明亮的水平線從頭到腳、從上到下緩緩移動。集中注意力在光帶所及之處的全部肌肉，讓它們進(jìn)一步放松。尤其注意眼睛，仔細(xì)地消除眼部的緊張。

(4) 想象有一個白色巨大的矩形輕輕地漂浮在空中，如果它消失了，沒關(guān)系。這只是一個引子，讓你放下對之前番茄鐘工作的思考。

(5) 當(dāng)休息完成后，輕輕睜開眼睛，啟動番茄鐘，專注，前進(jìn)。

行程：設(shè)置界限，確實有形的目標(biāo)，能激勵我完成工作。

已完成的活動：如果番茄鐘進(jìn)行一半，你當(dāng)前的工作已經(jīng)完成，就用剩下的時間進(jìn)行“過度學(xué)習(xí)”。過度學(xué)習(xí)，指達(dá)到熟練程度后，繼續(xù)學(xué)習(xí)或練習(xí)的行為。

抽象時間單位：基本承諾是，花上25分鐘，盡可能地努力做好，關(guān)鍵是在這一刻你盡全力了。

記錄和處理：制作記錄表格，來處理原始數(shù)據(jù)，找到其中規(guī)律，改進(jìn)

精進(jìn)：我是否需要讓活動更小型化，我是否遇到經(jīng)常性的困擾？在我的標(biāo)準(zhǔn)化活動和個人流程中，是否有不必要的開銷？

記錄跟蹤數(shù)據(jù)，在每天結(jié)束的時候進(jìn)行分析、觀察，基準(zhǔn)點是自己，在分析的基礎(chǔ)上改進(jìn)方法，是以自己為起點進(jìn)行的增量升級。

此時此地：在一天結(jié)束的時候?qū)ｉT分配一段時間和空間來進(jìn)行每日回顧，用以制定屬于自己的個人流程，

? ? ? ? ? ? ? ? 每天要有一個承諾：一個番茄鐘，一個活動，一個目標(biāo)！

問自己：方法

你是否有過一個長長的工作清單并深受其害？

你的精神獎勵是什么？

哪種計時器適合你？

你在工作中多久休息一次？

你在什么時間對工作習(xí)慣進(jìn)行反思？

第四章? 中斷

學(xué)會堅持

注意力缺乏癥候群:心理學(xué)和腦科學(xué)研究的新發(fā)現(xiàn)表明，并行處理和應(yīng)對干擾的能力都面臨同樣的瓶頸：工作記憶的容量有限。每一次干擾都會使我們的大腦工作臺上的原始信息丟失。當(dāng)注意力丟失時，找回它要付出昂貴的代價。

避免:既接受改變，又給你專注于履行承諾的時間，并且周流不息。

可持續(xù)發(fā)展的步伐：休閑（徹底放松）——工作（100%投入）——戰(zhàn)略（全局考慮）

中斷策略：內(nèi)部中斷和外部中斷

內(nèi)部中斷：接受、記錄并繼續(xù)。一旦番茄鐘啟動必須走到響鈴！對付內(nèi)部中斷，最佳策略是可視化、接受，然后納入計劃或刪除。

外部中斷：處理外部中斷的策略，由以下四步組成。(1) 告知： “我手頭有事，正忙?！?2) 協(xié)商： “周五再幫你做，行嗎？”(3) 計劃： 寫下活動名稱，稍后為它計劃未來的番茄鐘。(4) 答復(fù)： 按照承諾回電或答復(fù)，不然的話，下次別人就沒法信任你了。

問自己:中斷

* 你在工作中經(jīng)常被哪類中斷困擾？

* 當(dāng)有人拿毫不相干的問題煩你的時候，你會怎么做？

* 你如何保存靈光一現(xiàn)的新想法？

* 你在什么時間沒法專心做事？

* 你總是能夠記得按照承諾答復(fù)對方嗎？

第五章? 預(yù)估

測量和猜測：做計劃

活動清單表格中的預(yù)估

今日代辦是每日的承諾，要求所選的活動應(yīng)當(dāng)具有可行性。

在活動清單上寫上預(yù)估的番茄數(shù)（番茄數(shù)是可以修改的）

活動的規(guī)模：超過7個番茄鐘，就需要拆分這項活動。拆分的每項小活動在活動清單單獨占一行，各自設(shè)置預(yù)估值。小于1個番茄鐘的標(biāo)0，單獨占行。

選擇：在活動清單中選擇當(dāng)天的活動

定量預(yù)估誤差：第一次預(yù)估不準(zhǔn)，超時就需要進(jìn)行第二次預(yù)估圓圈標(biāo)識，第三次預(yù)估三角形標(biāo)識

昨日的天氣：利用歷史數(shù)據(jù)

記錄表格中的預(yù)估：一項活動被高估了3個番茄鐘（+3），有兩項活動被高估了2個番茄鐘（+2和+2），還有一項活動被低估了2個番茄鐘（-2）。把這些數(shù)字相加，“今日待辦”表格中預(yù)留的小方格比實際用量多了5個，即總體預(yù)估誤差為+5。

新增的第二列，用來記錄重新預(yù)估的次數(shù)。有多少行是畫圓圈的，即二次預(yù)估？有多少行是畫三角的，即三次預(yù)估？

繩子鼓緩沖區(qū):緩沖區(qū)活動清單，鼓今日待辦，繩子連著兩端，活動清單的量為今日待辦的10倍左右

問自己：預(yù)估

* 你通常能按照每天的計劃完成工作嗎？

* 你是否經(jīng)常修改自己的預(yù)期？

* 要將你承諾過的事情全部完成，你知道需要多久嗎？

* 你所預(yù)估的活動時間，最長要花多久？以天、小時還是分鐘計？

* 你所預(yù)估的活動時間，最短要花多久？以天、小時還是分鐘計？

第六章應(yīng)變

使用簡單工具:紙筆番茄鐘，方便調(diào)整

設(shè)置事務(wù)番茄鐘，用于處理特定事務(wù)

固定聲音和形狀，形成慣性

番茄鐘長短:根據(jù)你的的專注時間決定，每個時間長度堅持2周以上

休息時間長短:5分鐘，3個番茄鐘后長休息，15-20分

進(jìn)度表格:把活動清單做成進(jìn)度表格式，進(jìn)行跟蹤分析。

優(yōu)先級淘汰賽，對活動安排進(jìn)行排序

收件箱清零：1、從頂部開始，2、一次處理一件事；3、不允許將事情放回收件箱；委托他人的事，馬上委托

反復(fù)回顧：思想在頭腦里也需要出人頭地，和明星一樣，曝光次數(shù)越多，宣傳機會就越多。在學(xué)習(xí)期之后或事情發(fā)生后，在短時間內(nèi)做一次回顧或復(fù)習(xí)。一天后再次復(fù)習(xí)，一周后第三次復(fù)習(xí)，一個月后第四次復(fù)習(xí)，半年后第五次復(fù)習(xí)。

思維導(dǎo)圖日記:每日回顧時，在紙面中央，我畫一個簡圖代表今天的主題。我今天的主題是什么？我今天跟同事溝通最多的是什么？今天畫下最多×的活動，它們的關(guān)鍵詞是什么？我今天參加的會議有什么主題？我今天有沒有使用一些新工具和新方法？有很多的問題，和很多可能的答案，我只能選擇其中之一作為我今天的主題。我選擇腦海中跳出來的第一個念頭，它在某些方面非常突出。每個月的今日待辦表格和往常的每日思維導(dǎo)圖收在一起。每月一次，在下班前對上個月的一疊思維導(dǎo)圖進(jìn)行回顧，對所收獲的知識進(jìn)行復(fù)習(xí)。

問自己:應(yīng)變

* 你在哪些事務(wù)型工作中使用筆和紙？

* 你上班時在哪個時間段打電話和發(fā)電子郵件？

* 你通常多久休息一次？

* 你什么時候會長時間連續(xù)專注工作，而不休息？

* 你如何在工作中使用索引卡片？

第七章? 團(tuán)隊

限值時間的會議

跟蹤會議：

匹配節(jié)奏：彼此告訴對方，我休息時做些什么，估計需要多長時間

授權(quán)番茄鐘開始：確認(rèn)開始再開始

匹配番茄鐘長短：最好不要變化，至少一周內(nèi)從25分開始

臨時單飛：

團(tuán)隊文化：

問自己：團(tuán)隊

你們開會用多長時間？

在兩人搭配工作期間，你們多久休息一次？

在團(tuán)隊協(xié)同工作期間，你們多久休息一次？

哪些類型的工作不適合兩人搭配完成？

即使有人沒準(zhǔn)備好，你們的會議仍然會開始嗎？

目標(biāo)

番茄工作法是一套簡單的工具和流程，用以提升你個人和所在團(tuán)隊的生產(chǎn)力，從而做到：· 減輕時間焦慮· 提升集中力和注意力，減少中斷· 增強決策意識· 喚醒激勵和持久激勵· 鞏固達(dá)成目標(biāo)的決心· 完善預(yù)估流程，精確地保質(zhì)保量· 改進(jìn)工作學(xué)習(xí)流程· 強化決斷力，快刀斬亂麻