問題描述
今天要講的，是關(guān)于賬務(wù)追蹤，表格結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的問題，如果你是財(cái)務(wù)人員，一定不要錯(cuò)過。
小櫻同學(xué)，是個(gè)剛?cè)肼?年的職場新人，也是一個(gè)財(cái)務(wù)的新手，公司業(yè)務(wù)量非常的大，每天都有處理不完的賬務(wù)追蹤數(shù)據(jù)，下面是她向我求助的表格，大家猜猜，她的問題是什么？
圖片太寬，沒看出來嗎？我再來幾張局部的特寫。
1- 合同信息
2- 發(fā)票開票信息
3- 收款記錄
4- 月度統(tǒng)計(jì)信息
以上這些數(shù)據(jù)，從A列開始，一直往右排列，排到了AR列，共計(jì)44列，天吶！
這樣你的思路應(yīng)該清晰了一些吧，小櫻同學(xué)反饋的問題是：
數(shù)據(jù)列太多，各個(gè)數(shù)據(jù)列查看起來很麻煩。
開票、收款等記錄，橫向排布，統(tǒng)計(jì)麻煩。每次老板讓匯總數(shù)據(jù)的時(shí)候，比如按月統(tǒng)計(jì)收款金額，和待還款的合同有哪些？每次都要一個(gè)個(gè)篩選，篩到晚上11點(diǎn)。
做財(cái)務(wù)的你，是不是也遇到過類似的問題，是不是也有這樣的老板？
不過拉登師傅告訴你：小櫻同學(xué)反饋的問題，只是表面的現(xiàn)象，根本的原因是表格結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)錯(cuò)誤。錯(cuò)誤的把數(shù)據(jù)表，用匯總表的結(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)出來。只滿足了閱讀的需求，沒有考慮到數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的過程，這也是大部分人，設(shè)計(jì)表格的一個(gè)通??！
問題分析
接下來，我們來仔細(xì)看一看，這個(gè)表格的問題，到底是什么？
數(shù)據(jù)層次混作一談。
關(guān)聯(lián)字段被拆分，失去了對應(yīng)關(guān)系。
沒明白吧，沒有關(guān)系，下面是詳細(xì)的說明。
1. 數(shù)據(jù)層次混作一談。
我們先思考一下，這個(gè)財(cái)務(wù)表格的目的是什么？是針對廠商的貨款進(jìn)行追蹤，大致的流程是這樣的。
針對第3個(gè)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)在追賬的過程中，有可能需要跟進(jìn)很多次，才能完成把所有的款項(xiàng)都追回來。相應(yīng)的形成多筆的開票、收款記錄。
在這個(gè)過程中，有兩個(gè)數(shù)據(jù)信息流：合同和收款。
合同數(shù)據(jù)
每個(gè)合同代表一個(gè)訂單，我們可以根據(jù)合同的編號(hào)，建立一個(gè)清單，記錄所有廠商的訂單信息，這些信息包括：訂單日期、合同金額、商品名稱、商品數(shù)量等信息。
這一點(diǎn)在原表格中，是沒有問題的。
收款數(shù)據(jù)
收款對應(yīng)著合同中的金額，但是針對金額較大的合同，廠商可能無法一次付清，這樣同一個(gè)合同，可能會(huì)有多筆的收款記錄。
同樣的，我們可以對這些多筆收款記錄，建立一個(gè)清單，記錄收款的信息，這些信息包括：收款日期、收款金額、收款對應(yīng)的發(fā)票、收款方式等等。
它的結(jié)構(gòu)，與合同清單應(yīng)該是一樣的，一行數(shù)據(jù)代表一次收款記錄，收款信息對應(yīng)第1行的字段。
但是問題表格中，在設(shè)計(jì)的時(shí)候，犯了兩個(gè)嚴(yán)重的錯(cuò)誤。
每1筆的收款記錄，本應(yīng)該隨著行縱向延展的，被設(shè)計(jì)成了橫向的列數(shù)據(jù)。導(dǎo)致無法針對收款記錄進(jìn)行篩選。
一個(gè)合同對應(yīng)多筆收款記錄，這種1對多的多級(jí)數(shù)據(jù)，被設(shè)計(jì)到了同1行中。數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)方向發(fā)生交叉，合同是縱向延展，而收款記錄是橫向延展，給數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)造成了障礙。
上面這兩個(gè)問題，總結(jié)成一點(diǎn)，就是：用閱讀的思維，把統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)成了，一個(gè)匯總表格。
2. 關(guān)聯(lián)字段被拆分，失去對應(yīng)關(guān)系
既然錯(cuò)誤是把數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)成了閱讀型的匯總表格，那么正確的，統(tǒng)計(jì)型的數(shù)據(jù)表格，應(yīng)該是什么樣子的呢？
你要記住一點(diǎn)，面向數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的表格設(shè)計(jì)，都是縱向的行數(shù)據(jù)。這類表格通常是一個(gè)一維的數(shù)據(jù)表，它有兩個(gè)永遠(yuǎn)都不會(huì)變的特征：
第1行，永遠(yuǎn)都是標(biāo)題（也叫字段）。
從第2行開始，下面的每一行數(shù)據(jù)（注意是行，是自上而下的，不是列），代表一條記錄。
每1條記錄里，都完整了保存了每個(gè)字段的信息。
每1列，是這個(gè)字段（比如說金額）包含的所有收款信息的金額。
如果你了解過ACCESS，SQL等數(shù)據(jù)庫知識(shí)，你應(yīng)該對這類表格結(jié)構(gòu)也不陌生。
在這個(gè)方面，問題表格又犯了一個(gè)錯(cuò)誤，相同字段的數(shù)據(jù)（比如金額），因?yàn)槭湛钣涗浀臋M向設(shè)計(jì)，被分割到不同的列當(dāng)中。連基本的篩選都無法實(shí)現(xiàn)。
解決方案
要解決這么多的問題，最最關(guān)鍵的，就是要梳理清楚數(shù)據(jù)信息的類別。然后我們按照下面的步驟，一步步修改表格。
分析數(shù)據(jù)的層級(jí)
根據(jù)數(shù)據(jù)層級(jí)，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)型表格
根據(jù)數(shù)據(jù)表格，建立透視表，輸出閱讀型數(shù)據(jù)
1. 分析數(shù)據(jù)層級(jí)
正如前面我們所分析的，這個(gè)賬務(wù)追蹤表格的數(shù)據(jù)，就分為兩類：合同記錄和收款記錄。
因?yàn)闊o論是合同還是收款記錄，都會(huì)有多筆的記錄，同時(shí)合同數(shù)據(jù)，是收款記錄的上一級(jí)，一個(gè)合同可以對應(yīng)多筆收款記錄。所以我們把分別為合同、收款記錄，建立單獨(dú)的表格。
2. 建立數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)型表格
所謂的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)型表格，就是簡單的一維表格（你可以翻看前面的文章，回憶一下一維表格的特點(diǎn)）。我們把所有對應(yīng)的信息，都橫向的放在數(shù)據(jù)標(biāo)題中，設(shè)計(jì)出下面的兩個(gè)表格。
收款明細(xì)
合同匯總
這樣數(shù)據(jù)全部設(shè)計(jì)成了縱向的延展，就可以輕松的使用篩選、統(tǒng)計(jì)公式，或者透視表來統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)了。
3. 輸出閱讀型數(shù)據(jù)
回過頭來，再看問題的表格，大概可以猜測出，老板想要的信息了。
輸出合同匯總表格，可以快速篩選出，待還款的合同，以及對應(yīng)的單位。
輸出按發(fā)票統(tǒng)計(jì)的，收款狀況。
根據(jù)時(shí)段，輸出統(tǒng)計(jì)每個(gè)月、或者每年的收款狀況。
針對上面的這個(gè)3個(gè)需求，現(xiàn)在只需要使用sumifs函數(shù)，以及透視表技巧，就可以快速的的統(tǒng)計(jì)出出來了。
不啰嗦了，咱們直接看輸出后的結(jié)果。
改善輸出
接下來，就是閱讀型數(shù)據(jù)的輸出結(jié)果。
1. 合同匯總表
【合同匯總表】中，使用SUMIFS函數(shù)，以【收款明細(xì)】表為數(shù)據(jù)源，動(dòng)態(tài)匯總每個(gè)合同的收款狀態(tài)，如果收款100%，就會(huì)自動(dòng)標(biāo)記為綠色。
2. 統(tǒng)計(jì)各合同應(yīng)收、預(yù)收狀態(tài)
使用透視表，以【收款明細(xì)】為數(shù)據(jù)源，只要折疊或展開“單位名稱”字段，就可以輕松的，按單位、或者按合同統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前應(yīng)收款，或預(yù)收款的狀態(tài)。
圖中，紅色表示預(yù)收款，黑色表示待收款額度。
3. 按時(shí)段統(tǒng)計(jì)收款狀況
同樣的，基于【收款明細(xì)】表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，使用“創(chuàng)建組”功能，可以輕松的是實(shí)現(xiàn)，按月、按年統(tǒng)計(jì)收款金額。
今天的案例呢，邏輯上有點(diǎn)復(fù)雜。但處理這類問題的中心思想很簡單。降低數(shù)據(jù)的維度，減少數(shù)據(jù)方向交叉，盡量使用一維表。
