? ? ? ?入職第一天，老板拿來一堆厚厚的歷史數(shù)據(jù)資料，并扔下一句話說：趕快把VLOOKUP函數(shù)?和數(shù)據(jù)透視表?自己研究研究，一定要學會，不然以后有你的苦日子了！
? ? ? 于是一臉懵逼的我就開始了和VLOOKUP函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表天天打交道的日子，也在這種反復(fù)的使用中深深體會到了掌握它們給工作帶來的便利。今天就通過案例講解的方式和大家詳細地分享下VLOOKUP函數(shù)、數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用的基本原理和方法。
本文內(nèi)容概覽
VLOOKUP函數(shù)：單條件精確查找及注意事項、多條件精確查找、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)構(gòu)建、模糊查詢
數(shù)據(jù)透視表：創(chuàng)建、數(shù)據(jù)計算、創(chuàng)建組、切片器
一、VLOOKUP函數(shù)
對數(shù)據(jù)進行查詢調(diào)用是職場一族在日常工作中經(jīng)常要涉及到的內(nèi)容，而VLOOKUP函數(shù)則是這項工作中使用率最高的函數(shù)。它的基本使用規(guī)則是什么呢？
? ? ? ?VLOOKUP函數(shù)公式的基本結(jié)構(gòu)是不是很容易就記住了呢，同時提醒大家尤其是初學者，如果第四參數(shù)為FALSE，則精確匹配，如果為TRUE，則模糊匹配。
☆?功能一：VLOOKUP函數(shù)單條件精確查找：最基礎(chǔ)最常用最直接
? ? ? ?如下圖所示的“人事信息表”中，我們要通過【姓名】列中對應(yīng)的姓名，來實現(xiàn)匹配身份證號信息。如果信息量少，我們自然可以對比復(fù)制粘貼，而涉及到大量信息的查找匹配時，我們就得用VLOOKUP函數(shù)了。
? ? ? ?針對這個問題，應(yīng)該怎么寫VLOOKUP函數(shù)呢？先看動畫演示，再具體分析。
? ? ? 具體操作步驟：在這里，我們直接應(yīng)用VLOOKUP函數(shù)進行查找匹配，你要能正確的寫出VLOOKUP函數(shù)，相應(yīng)的問題也就迎刃而解：
? ? ? ?1. 單元格內(nèi)輸入函數(shù)公式：半角狀態(tài)下，=VLOOKUP，Excel會自動顯示函數(shù)，方便書寫。如果對VLOOKUP的函數(shù)不熟悉，就可以點擊編輯欄左側(cè)的fx，彈出函數(shù)提示對話框。
? ? ? ?2. 第一個參數(shù)（查找值）：我們的任務(wù)是通過查找兩表中相同的姓名，在另一表中自動匹配上身份證號信息，因此要查找的值就是姓名，也就是要查找的單元格O2。
? ? ? ?注：在這里采用相對引用，因為查找值和單元格是同時變化的。
? ? ??3. 第二個參數(shù)（查找范圍）：查找的姓名所在的列作為查找范圍的第一列，要匹配的身份證號信息所在的列為最后一列，中間有數(shù)據(jù)的部分即為數(shù)據(jù)范圍（必須的數(shù)據(jù)部分）。在本例中，數(shù)據(jù)范圍為$B$2:$G$21。因為查找范圍是確定的，所以一定要用絕對引用，相對引用會引起查找范圍區(qū)間的變化，導(dǎo)致匹配結(jié)果不準確，一定要牢記！
? ? ? ?注：絕對引用快捷鍵請按F4
? ? ? 4. 第三個參數(shù)（要查找的第幾列數(shù)據(jù)）：查找的姓名所在的列作為查找范圍的第一列，往右邊數(shù)，一直數(shù)到要匹配的身份證號信息所在的列是第幾列。在本例中為第6列
? ? ? 5.第四個參數(shù)（精確還是模糊）：精確查找，參數(shù)為0
? ? ?公式寫完之后，進行公式的自動填充：雙擊公式所在單元格右下角
☆?功能二：VLOOKUP函數(shù)多條件精確查找：添加輔助列，條件之間用&
? ? ? 具體操作步驟及注意點：
? ? ? 1. 因為需要根據(jù)姓名和性別兩個條件進行查找匹配，首先在姓名前添加輔助列，對應(yīng)單元格內(nèi)進行文本填充，如單元格B2，填充為=C2&D2，向下依次填充
? ? ? 2. 用&進行多條件連接，本例中為P2&Q2
? ? ? 3.?輔助列作為查找范圍首列，確定數(shù)據(jù)范圍和列數(shù)
? ? ? 4. 通常用于多條件才是唯一查找值的場景
☆?功能三：VLOOKUP函數(shù)+輔助列+相對引用實現(xiàn)小型數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)創(chuàng)建
? ? ? ?VLOOKUP函數(shù)+輔助列+相對引用?可以構(gòu)建小型數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，如上例中，我們可以通過輸入姓名，實現(xiàn)性別、民族、部門、籍貫等多項信息自動顯示，具體演示如下：
? ? ? ?具體操作步驟及注意點：
? ? ? ?1.要通過查找姓名實現(xiàn)性別、民族、部門、籍貫、身份證號碼等信息的自動匹配和呈現(xiàn)，就要確保三點，一是要查找的值即姓名所在的單元格絕對引用，這樣才能保證都是通過姓名匹配性別、民族、部門、籍貫、身份證號碼等信息；二是查找范圍要包含上述所有信息項在的區(qū)域，絕對用用；三是保證性別、民族、部門、籍貫、身份證號碼等對應(yīng)的列動態(tài)變化，依次是2,3,4,5,6
? ? ? ?2.?輔助列用于實現(xiàn)性別、民族、部門、籍貫、身份證號碼等對應(yīng)的列動態(tài)變化
☆?功能四：VLOOKUP函數(shù)的模糊查詢：替代多重if的作用
? ? ? 如下圖中要實現(xiàn)對應(yīng)成績與對應(yīng)等級的匹配，就可以通過VLOOKUP函數(shù)實現(xiàn)
? ? ? √ 原理：從小到大升序排列；模糊查詢即區(qū)間查詢，取區(qū)間所匹配的數(shù)值
二、數(shù)據(jù)透視表
? ? ? 數(shù)據(jù)透視表是一種可以快速匯總大量數(shù)據(jù)的交互式方法，是進行數(shù)據(jù)查詢、分類匯總、數(shù)據(jù)計算?的利器，功能十分強大。那么如何創(chuàng)建和使用呢？
☆ 基于工作表數(shù)據(jù)掌握數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建方法
? ? ? 如下圖所示的“人事薪酬信息表”中，我們希望查看不同部門不同職務(wù)的工資分布情況
? ? ? 這個問題就涉及到了數(shù)據(jù)的分類和匯總問題，這恰恰是數(shù)據(jù)透視表的強項。那么怎么創(chuàng)建呢？先看動畫演示，再具體分析。
具體操作步驟：
? ? ? ?1. 在數(shù)據(jù)表中任意選中某個單元格—【插入】—最左側(cè)【數(shù)據(jù)透視表】
? ? ? ?2. 在彈出的【創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表】對話框中選取數(shù)據(jù)表的范圍，一般情況下，Excel會自動識別數(shù)據(jù)區(qū)域范圍，如不需要修改，單擊確定完成創(chuàng)建。
? ? ? ?3. 完成上述操作后，會在新的空白sheet中形成數(shù)據(jù)透視表工作區(qū)。數(shù)據(jù)透視表字段列表面板由兩部分組成，上半部分顯示了數(shù)據(jù)源表中的所有字段，也就是列標題，下半部分則是由【數(shù)據(jù)報表】（篩選維度）、【列標簽】、【行標簽】、【數(shù)值】（具體統(tǒng)計數(shù)據(jù)）這四個窗口組成的矩陣。
? ? ? 4. 根據(jù)分類、統(tǒng)計的需要，我們可以在字段列表中選定該字段并按住鼠標左鍵拖放到下方的矩陣窗口中，完成數(shù)據(jù)透視表布局，并進行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計。
☆ 數(shù)據(jù)透視表：提供多種統(tǒng)計方式
? ? ? ?除了常見的求和?和?計數(shù)（上例就是采用計數(shù)的方式），透視表也允許使用平均值、最大值/最小值、標準差、方差?等統(tǒng)計方式。
? ? ? ?操作方式簡單：在數(shù)值區(qū)域中單擊鼠標右鍵，在【值匯總依據(jù)】中選擇即可。
☆ 數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建組應(yīng)用：報表統(tǒng)計利器
? ? ? 如下圖中，我們使用數(shù)據(jù)透視表對不同日期下員工的休假情況進行了統(tǒng)計。如果我們想按照每月來統(tǒng)計查看休假情況，應(yīng)該如何操作呢？
? ? ? 具體操作方法：在某個日期上單擊鼠標右鍵—在右鍵菜單中選擇【創(chuàng)建組】命令，進入【組合】對話框。設(shè)置“起始于”和“終止于”對應(yīng)的數(shù)值，一般Excel會自動獲取。設(shè)置步長為“月”，單擊確定。之后我們可以通過數(shù)據(jù)透視表選項調(diào)整布局，使得閱讀更加方便。
? ? ? ?同樣，這個我們也可以用于季度、年齡分段、工資分段等的統(tǒng)計。
☆ 數(shù)據(jù)透視表切片器：數(shù)據(jù)聯(lián)動
數(shù)據(jù)透視表切片器是一種什么樣的存在呢？我們先通過動畫演示感受一下
? ? ? 在這里，我們通過數(shù)據(jù)透視表的切片器工具實現(xiàn)了數(shù)據(jù)之間的聯(lián)動，在本例中，通過切片器，我們可以輕松地查看什么人在什么休假類型上休了多少天
? ? ? ?具體插入切片器的方法：選中數(shù)據(jù)透視表任意單元格—數(shù)據(jù)透視表選項——插入切片器
? ? ? 也請大家關(guān)注文集Excel常用技巧，與大家一起共同成長學習。
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