本文譯自前谷歌產品經理、現谷歌風投基金合伙人Ken Norton產品博客中的一篇文章，主要針對公司管理者介紹高效開會的技巧，作為產品經理的我雖沒有管理上的實權，但承擔的職責與管理崗部分相似，因此從中學習到很多。好貨不敢私藏，翻譯出來與大家共享。
對大多數團隊來說，會議是一天中最沒有效率的部分。然而太多聰明的腦袋陷在無休無止的會議中了。一個接一個會議，惡性循環(huán)，工作效率被嚴重削弱， 甚至靈魂都遭壓榨。
作為Google Calendar的前產品經理，谷歌人的開會技巧我是耳濡目染。作為Google Ventures（譯者注：Google于2009年3月成立的風險投資基金，尋找并幫助優(yōu)秀初創(chuàng)公司）的合伙人，我也曾與100多家創(chuàng)業(yè)公司共事，甚至發(fā)起過主題為讓會議更高效的研討會。參加過大大小小良莠不齊的會議之后，分享一些可以讓生活更美好的技巧。下面是我的建議：
1、干掉匯報會
會議時間表上最沒有價值的東西就是匯報工作的周會。你懂的，一群人圍坐在會議桌旁，所有人依次發(fā)言，簡直就是浪費時間，令人想起過去的時代，上級以此確保下級沒有偷懶。
其實絕大多數人的發(fā)言內容只和一兩個參會者相關，而其他人只好痛苦地等待輪到他們發(fā)言。干掉匯報會吧，代之以即時通訊應用、小型團隊站立會，甚至電子郵件列表。
2、推崇一對一會議
有多少上級忙于開會，卻不斷取消或重新安排與他們直接下屬的一對一會議？數量肯定非常驚人。一對一會議可以說是時間表上最重要的會議，你要意識到，一對一會議不是為你而開，而是為你的下屬。
作為一個上級，你要拍板、要掃清工作阻礙，還要幫助下屬感受到工作的愉悅與成就感。按照會議時間表與下屬一對一開會，是向下屬表明，他們是重要且受尊重的。
3、只能有一個會議主持人
會議主持人負責傳達會議目標與議事事項，確認參會者，安排后續(xù)工作以及發(fā)布會議紀要。應做到參會者心中皆無疑問：這個會是誰在開？除非主持人已確認，或者你自己來當主持人，否則別開這個會。
提早傳達會議目標與議事事項：會議要達成哪些決議，參會者是誰？每個人走進會議室，都應該清楚地他們來這兒是為什么、要達成什么?？梢怨膭钕聦儆媚_投票：如果一個會議沒有目標、主持人或議事事項，就拒絕參會。
4、會議時間表并未讓你變得重要
太多的高管認為整天忙于開會顯得他們很重要，要是會議時間表塞得滿滿當當，他們認為是一種榮耀。
要知道你是管理者，不是開會專家。這樣做只會讓你騰不出時間做其他事，團隊有事也找不到你。如果你不被需要，取消參會邀請或者離場，通常這也是團隊能力的證明。如果你準備發(fā)言，就提前知會主持人。
5、決議比會議時間表重要
如果需要緊急達成一項決議，就立馬召集參會者開會。營造緊迫的企業(yè)文化，快速制定決議，絕不爛尾。一份簡潔的會議時間表，還有另一個好處，你將騰出更多時間參與制定其他的臨時決議。
6、控制會議人數
最理想的參會人數應少于5人。研究表明，參會者超過7人，會議效率即開始下降。團隊應派出代表而不是傾巢出動來參會。如果你不知道怎么控制會議人數，那么重新思考你的會議目標或者各個擊破。
當然，大團隊或者公司的全體大會和每周慶祝會排除在外，比如Google的TGIF和Twitter的Tea Time（譯者注：TGIF上，Google 員工可以當面向主管提出大量與公司相關的問題，更不用說通過電子郵件或在咖啡廳提問了；Tea Time同理）。對于那些會，提前確認主持人，確保留有足夠多的開放問答時間。
7、考慮每場會議的機會成本
想想看，開這場會將讓公司花多少錢？比如說，一場2小時的會議，16個參會者，那就是32個人時，幾乎是一個員工一整周的工作時長（譯者注：汪汪汪？）。這場會議，是否比一個員工一整周的工作量更有價值呢？尋找顯性的方式提醒每個參會者會議的成本，比如一個鬧鐘。
8、珍惜參會者的會議時間表
考慮一下，你占用了團隊多少時間？向一個人借一小時，相當于問鄰居借一把梯子，你應該禮貌地請求他，如果用完了就趕緊歸還，并且說‘謝謝’。
永遠別開超過60分鐘的會議，嘗試設定30分鐘為默認值，你會為期間所能達成的決議感到驚訝。按時結束會議，快速離場，那么下一場會議的參會者就不用等了。尊重時間也是相互的，如果你是參會者，關掉筆記本與移動設備，準時出席。
9、升級爭議，不要阻止
在許多公司，升級爭議相當愚蠢。為什么不呢？管理者就是來解決爭議的。如果爭議放著不解決，將會導致工作推進受阻。一旦爭議發(fā)生，應該快速且謙遜地將其上報給能拍板的人。另外，一個健康的團隊，若會議決議與他們背道而馳，會遵循“雖然我不同意，但我堅決承諾執(zhí)行”的原則。
10、會議結束時，結束會議
你參加過多少會議聽見別人說“OK，我們還有20分鐘，該談些什么呢？”那很荒唐。如果你下班回家比平時少花20分鐘，會賴在路上不走么？如果早早地達成會議目標：干得好！結束會議，把時間交回給參會者。
11、清空會議時間表
有時候擺脫會議負擔的最好辦法是將會議時間表一筆勾銷、從頭開始。
我曾共事過的一家創(chuàng)業(yè)公司就是這樣做的。新年第一天，他們刪除了公司的每一場預定的會議。只有必要、有主持人與合適參會者的會議才會重新加入時間表。
所有人對這個辦法的效果大吃一驚。每周花費3個小時的工作匯報會被完全刪除，有些會議得到保留，但人數更少、時長更短。這家公司因此為員工騰出上千個小時，這些時間可以用來，你懂的，工作。
