討論范圍僅限于工作范疇的電子郵件。
無論微信、釘釘普及度到達何種程度，在近些年不太可能替代“郵件”在工作中的地位。
既然在職場中，使用電子郵件是最頻繁的一種溝通方式，怎么發(fā)郵件就顯然是一個重要的事情。
讓我們順著一封郵件的格式，一起聊聊，怎么發(fā)郵件。
標題##
簡明扼要，切記冗長。
收件人##
發(fā)之前仔細想明白，這封郵件有沒有必要發(fā)？需要發(fā)給誰？
在草擬一封郵件之間，得想明白，需要發(fā)么？這個問題看似簡單，實則非常關鍵。
不少員工，無論事無巨細，均以郵件的方式來匯報、告知、通知相關人員，其實這給其他人帶來的干擾是巨大的，就其郵件內容來看，不少情況根本就是自己掌握即可，無需告知和匯報，這樣的郵件類同垃圾郵件，長期以往，你的郵件很容易被淹沒在別人的郵箱列表內，而你的個人形象及認知度也會被降低。
某些郵件的內容和你有關，你也得想想，該不該你來發(fā)？比如你歸屬某個部門、某個項目組，類似周報或者項目達成的好消息，雖然你是第一時間獲知，也很想讓大家第一時間知道，不過卻不一定由你來發(fā)，除非你得到明確的授權。因為由其負責人或者領導授權的人來發(fā)送，顯得比較正式及收件人感受到重視及隆重。
郵件相對于來說，是比較正式的溝通方式，所以非必要的情況下，主動發(fā)送郵件務必慎重。不能因為電子郵件幾乎沒有成本，而隨意發(fā)送?？梢赃@么比方：針對職場新人，假設某件事情，重要到你認為一定需要提筆來寫信，哪么你就發(fā)吧。
需要發(fā)給誰，同等重要。
很多人，因為想溝通的事情，不清楚應該給誰提交，反正增加一個收件人幾乎沒有成本，所以眉毛胡子一把抓，容易群發(fā)很多人（作為發(fā)布通知及轉發(fā)文件的除外）。其實這恰恰會降低了你這封郵件的重要程度。設想：某個收件人看到了，收件人列表居然有那么多人，第一反應，這事兒反正有人會去處理的，我就不用關注了。
除非必要，盡量減少群發(fā)，這是非常重要的一個原則。如果你想告知其他人，盡可能采用主送某人，抄送其他人。
郵件抄送 CC##
抄送和主送，同等重要。
除非必要，不要增加無關的人參入其中。
設想一下會議，所有收件人就是收到通知來開會的人，也就是必須要應該了解你這封郵件內容的人，而抄送者就是可以選擇發(fā)言或不發(fā)言的與會人員，主送人員應該就是必須做出答復或聽取你匯報的人員。
很多時候，你主送的人員會根據你郵件內容來轉發(fā)其他相關人員，這個選擇權給到了他，而你在這之前，如果抄送了其他人，就剝奪了他的選擇權。這里面附有一個尊重的意義。
郵件密送##
盡可能少用，最好不用。除非你喜歡偷偷地告密，而職場中這類人比較容易受到排擠。不要以為密送，就沒人知道了，在郵件服務器端，都會留下痕跡來的。
郵件正文##
如果是發(fā)給第一次接觸的人，最好先簡要介紹一下自己。如果你在郵件簽名檔已經有詳細的公司、職位、電話等，這一步可以省略。
當正文寫完了，發(fā)現(xiàn)內容很長，建議你在開頭附加一段正文概要。一般只需要一到兩句話，字體加黑。這樣一來，如果別人沒有時間，不想讀長郵件，讀這兩句就明白你的要點，收件人根據需要再選擇是否詳讀。不要以為所有收件人都有很多時間來讀你的郵件的。
同樣，如果附件眾多，或者文檔巨大，建議你把需要重點闡述的附件內容，也在正文中羅列一二。
語言選擇應該正式、禮貌，不必耍幽默、抖機靈，不要指責、罵人，不要涉及隱私，盡可能就事論事，擺事實講道理，對事不對人。
郵件內容務必琢磨再三，尤其在點擊發(fā)送前，最好自己讀一下，不能有任何錯別字。
牢牢記?。?strong>郵件正文，既不是寫小說，也不是寫散文，更不是網絡跟帖。
格式盡量采用簡明扼要的文本顯示模式，盡可能避免各種顏色，各種表情，花里胡哨。原因就不贅述了。
PS：強烈建議使用 markdown 語言來寫郵件正文
回復##
如果是主送給你的，或雖然群發(fā)，然而正文中不僅 @ 了你，而且提及了你負責的部分，盡可能的回復，哪怕只回復“收到”。
回復的時候，盡可能加上回復的時間。
如果你在回復時，改動了主送人或抄送人郵件列表，回復的正文開頭，如果能：
+丁某某、李某某 , -吳某某
這樣，所有參與的收件人，一目了然知道加入了誰，減少了誰。不用去看長長的郵件名單，也能很快掌握信息。
尤其回復有很多收件人的大組郵件，需要慎重，盡可能不要回復全部。
附件##
養(yǎng)成一個好習慣，寫正文之前，先把附件帶上。
經常會收到郵件的時候，沒多久又收到一份，強調，上封郵件忘記發(fā)附件了。這樣顯得你很不用心和專業(yè)，起碼你是粗心了吧？
所有的附件，盡可能采用通用模式，比如 PDF、OFFICE 格式文檔等等，如有一些特殊格式的，最好轉換為圖片或通用軟件能打開的，實在不行，附上軟件的下載地址，會顯得你異常體貼。
附件的尺寸盡可能的小，移動互聯(lián)網時代會有不少人使用手機來查收郵件，太大的文件會給對方的流量帶來不小的負擔?？s小文檔尺寸的工具有很多，學習一下沒壞處。
發(fā)送##
發(fā)送前，從頭至尾，包括附件，再仔細閱讀一遍。再點擊發(fā)送。
心急手快的人，建議你選擇一款可以 undo sent的郵件軟件。
互聯(lián)網時代的職場，電子郵件即是工具，也好比你的衣著，是你的形象。認真點有好處。
