我們都想做一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，但是很多項(xiàng)目經(jīng)理常陷入問題的泥淖中出不來。計(jì)劃有問題、人員能力不足、進(jìn)度趕不上、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、客戶不滿意，項(xiàng)目開始不到一個(gè)月，項(xiàng)目經(jīng)理被各種問題纏的透不過氣來，自己亂了陣腳只想趕快逃離
如果遇到這種情況，項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該再去糾結(jié)每個(gè)問題的具體情況，而應(yīng)該項(xiàng)目經(jīng)理自身出了什么岔子。作為項(xiàng)目經(jīng)理首先要清楚項(xiàng)目管理要管什么，要怎么管，有什么標(biāo)準(zhǔn)。如果沒弄清楚這些問題，就盲目的憑經(jīng)驗(yàn)去執(zhí)行項(xiàng)目，必定會(huì)出現(xiàn)一團(tuán)糟的情況。
舉個(gè)簡單的例子，你要舉辦公司年會(huì)，如果不做策劃直接就做，可能快到年會(huì)跟前了，發(fā)現(xiàn)遺漏了部分參加人員，年會(huì)流程沒有敲定，物料缺了一兩樣，場地大小沒有和酒店敲定等等問題，再著急去處理很容易就出現(xiàn)混亂的情況。這是因?yàn)?，舉辦年會(huì)需要做哪些事，怎么做，做成什么樣，你統(tǒng)統(tǒng)不知道。這個(gè)時(shí)候執(zhí)行力強(qiáng)并不是好事。
所以，要想做一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，首先要知道項(xiàng)目管理要管些什么。簡單的說，項(xiàng)目管理要管五個(gè)過程組和九大知識(shí)領(lǐng)域。五大過程組是根據(jù)項(xiàng)目周期劃分的，具體指：項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、結(jié)尾。九大知識(shí)領(lǐng)域是在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要用到的知識(shí)模塊，具體是直接關(guān)系到項(xiàng)目執(zhí)行的：進(jìn)度管理、范圍管理、成本管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理；及與人相關(guān)的團(tuán)隊(duì)管理、客戶服務(wù)、沖突管理和溝通管理。PMBOK里還提到一個(gè)整合管理，因是九大知識(shí)的融會(huì)貫通就不單獨(dú)討論了。
項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。鑒于項(xiàng)目的這個(gè)定義，我們不難看出項(xiàng)目具有獨(dú)特性、臨時(shí)性、多目標(biāo)性、生命周期性及資源消耗性等特性。也就是說，不管是在工作中還是生活中，符合這些特性的活動(dòng)，都可以看作是項(xiàng)目。如第一章我們提到的，廣告設(shè)計(jì)、產(chǎn)品開發(fā)、工程施工、策劃方案、一次旅行、考試、運(yùn)動(dòng)等，都可以當(dāng)作一個(gè)項(xiàng)目來執(zhí)行，從而提高成功的概率。
與此同時(shí)，在這些項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成的過程中，都或多或少存在項(xiàng)目管理的問題。大部分人在執(zhí)行的時(shí)候，更多的關(guān)注事情本身，而不是事先對(duì)事情做好計(jì)劃、控制、監(jiān)督等工作，然后再一步步達(dá)成。一般來說，小事情我們完全可以通過以往的經(jīng)驗(yàn)和我們自身的能力來完成，比如洗衣服，并不需要作計(jì)劃、控制等。但一旦事情較復(fù)雜，牽涉的資源、周期比較多，就需要用項(xiàng)目管理來幫助我們達(dá)到目標(biāo)了。不如，新人想要一個(gè)完美的婚禮，如果沒有事先做好婚禮策劃及安排好督導(dǎo)，婚禮現(xiàn)場一定會(huì)亂成一鍋粥。
跨區(qū)域、跨領(lǐng)域、跨年的大型項(xiàng)目，更需要通過項(xiàng)目管理，讓事情變得有秩序有條理，從而成功完成項(xiàng)目。所以，在項(xiàng)目中我們需要運(yùn)用相關(guān)的知識(shí)、技術(shù)和工具來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。為了達(dá)到這一目標(biāo)，前人通過實(shí)踐總結(jié)出項(xiàng)目管理的特征和規(guī)律，并形成知識(shí)領(lǐng)域、技術(shù)和工具。這就是項(xiàng)目的五大過程組和九大知識(shí)領(lǐng)域。這一章，我們會(huì)重點(diǎn)討論項(xiàng)目的五大過程組。
項(xiàng)目管理的五大過程組
一個(gè)完整的項(xiàng)目周期，可以大致分為概念、開發(fā)、實(shí)施與收尾。在項(xiàng)目一開始時(shí)，我們首先對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行性研究，接著進(jìn)行成本分析，并把結(jié)果做成一份報(bào)告，交于出資人或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。但在實(shí)際工作中，特別是在公司自主開發(fā)的項(xiàng)目中，常常在只有一個(gè)項(xiàng)目的想法與概念時(shí)，就立即投入開發(fā)了。接著若想成功開發(fā)一個(gè)項(xiàng)目，必須要有項(xiàng)目計(jì)劃書、預(yù)算、以及詳細(xì)的工作分解計(jì)劃，這就是項(xiàng)目的開發(fā)階段。
在項(xiàng)目實(shí)施階段，我們需要有直接可執(zhí)行的工作包與已獲得批準(zhǔn)的預(yù)算，如果沒有，基本上項(xiàng)目已經(jīng)失去控制了。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束實(shí)施，我們會(huì)召集參與項(xiàng)目的關(guān)鍵人員，召開項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議，來討論項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)組織過程產(chǎn)物等。
在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中，我們把項(xiàng)目管理工作分為五個(gè)過程組：啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控與收尾。在項(xiàng)目啟動(dòng)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理要特別要注意對(duì)組織環(huán)境及項(xiàng)目干系人的分析；在后續(xù)的四個(gè)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理要重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目的控制。在計(jì)劃的時(shí)間、成本及質(zhì)量范圍內(nèi)完成項(xiàng)目，并使雙方都滿意，是項(xiàng)目控制的目標(biāo)。
美國項(xiàng)目管理學(xué)院（PMI）將項(xiàng)目管理定義為：項(xiàng)目管理是在在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中協(xié)調(diào)人力，物力，參與目標(biāo)，運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)來指導(dǎo)和實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的范圍、成本、時(shí)間、質(zhì)量和預(yù)定目標(biāo)的藝術(shù)。
而現(xiàn)代行業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理將傳統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)與行業(yè)的專業(yè)知識(shí)相結(jié)合，團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的多樣性只是現(xiàn)代項(xiàng)目經(jīng)理所面臨的兩個(gè)挑戰(zhàn)。
項(xiàng)目管理基礎(chǔ)涉及傾向于在項(xiàng)目之間普遍的原則和過程，美國PMI（項(xiàng)目管理研究所）定義了項(xiàng)目管理的五個(gè)階段：
啟動(dòng)：項(xiàng)目經(jīng)理從創(chuàng)建和評(píng)估業(yè)務(wù)開始，以確定項(xiàng)目的可行性，然后與利益相關(guān)者一起，開發(fā)了項(xiàng)目章程或項(xiàng)目啟動(dòng)文檔；
規(guī)劃：規(guī)劃包括創(chuàng)建一個(gè)供所有人關(guān)注的全景圖，項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)稱為項(xiàng)目管理計(jì)劃的正式文檔來指導(dǎo)項(xiàng)目的執(zhí)行和控制。它包括范圍、成本和進(jìn)度的基準(zhǔn)以及范圍聲明文檔，在文檔中列出了項(xiàng)目目標(biāo)、可交付成果和關(guān)鍵里程碑。項(xiàng)目計(jì)劃的其他部分包括工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、溝通計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃等。
執(zhí)行：通過執(zhí)行來讓工作開始，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將獲得分配的資源來執(zhí)行計(jì)劃和任務(wù)，設(shè)置跟蹤流程，并不斷的更新計(jì)劃，按照合同管理和采購管理要求，做好記錄。
監(jiān)控：項(xiàng)目性能監(jiān)控通常與執(zhí)行相結(jié)合起來，通過測量項(xiàng)目進(jìn)度和性能以確保項(xiàng)目正在按照計(jì)劃實(shí)施。
關(guān)閉：當(dāng)項(xiàng)目完成時(shí)要及時(shí)關(guān)閉，項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行檢驗(yàn)，并輸出最終的成果列表，其中包括項(xiàng)目報(bào)告；
1．項(xiàng)目的啟動(dòng)過程
項(xiàng)目的啟動(dòng)過程是奠定一個(gè)項(xiàng)目基調(diào)的過程，直接關(guān)系到一個(gè)項(xiàng)目的成功，所以尤為重要。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，我們要確定項(xiàng)目的范圍，制定項(xiàng)目章程、任命項(xiàng)目經(jīng)理、確定約束條件與假設(shè)條件等工作。項(xiàng)目的可行性研究與分析是項(xiàng)目啟動(dòng)階段最重要的內(nèi)容，有些公司也把這一工作叫做項(xiàng)目需求分析。
需要注意的是，很多項(xiàng)目執(zhí)行人員都是把技術(shù)分析當(dāng)作是這項(xiàng)活動(dòng)的核心，這是不對(duì)的，我們應(yīng)該以商業(yè)目標(biāo)作為項(xiàng)目可行性研究和分析的核心。因?yàn)?，?xiàng)目真正的成功是實(shí)現(xiàn)其商業(yè)目標(biāo)，而僅僅是完成實(shí)施。明確的商業(yè)目標(biāo)是項(xiàng)目的宗旨，更是投資人關(guān)注的對(duì)象。所以項(xiàng)目管理人員，應(yīng)以實(shí)現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤分析為重點(diǎn)，并要提供科學(xué)合理的評(píng)價(jià)方法，以便未來能對(duì)其進(jìn)行精確的評(píng)估。
2．項(xiàng)目的規(guī)劃過程
項(xiàng)目的計(jì)劃過程對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行與管理，有非常重要的意義。在這一階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要通過項(xiàng)目的明確范圍、任務(wù)分解、資源分析等，制定出一個(gè)科學(xué)的項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃。這不僅能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作得以有序的開展，也讓我們?cè)趯?shí)施過程中有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，并通過對(duì)計(jì)劃的不斷修正與完善，使項(xiàng)目后面的計(jì)劃更符合實(shí)際，更能準(zhǔn)確的指導(dǎo)項(xiàng)目工作。
很多項(xiàng)目經(jīng)理在計(jì)劃階段過于謹(jǐn)慎，力求把項(xiàng)目計(jì)劃做的盡可能的準(zhǔn)確，但在實(shí)際執(zhí)行中，項(xiàng)目并不是完全按照計(jì)劃去執(zhí)行，計(jì)劃會(huì)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況不斷優(yōu)化。計(jì)劃是一種管理手段，項(xiàng)目管理者通過項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行資源配置和時(shí)間管理。
在項(xiàng)目中，根據(jù)不同的內(nèi)容有很多計(jì)劃，比如項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、資源計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃、溝通計(jì)劃、采購計(jì)劃等，也就是說項(xiàng)目不同的管理工作，在執(zhí)行之前都需要制定計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃制作水平，直接反應(yīng)項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平。
3．項(xiàng)目的執(zhí)行過程
項(xiàng)目的執(zhí)行，是項(xiàng)目的主體過程，前面項(xiàng)目的啟動(dòng)及規(guī)劃做的再出色，沒有切實(shí)執(zhí)行下去就是空談。就像很多人年初做的計(jì)劃一樣，逃不掉無疾而終的命運(yùn)。項(xiàng)目的執(zhí)行具體包括項(xiàng)目的前期工作、范圍變更、記錄項(xiàng)目信息、激勵(lì)組員，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目范圍及目標(biāo)等。
在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，最重要的內(nèi)容就是項(xiàng)目信息的有效溝通，以保證信息及時(shí)的傳遞。信息傳遞的方式有很多種，常見的比如日常例會(huì)、周會(huì)、日?qǐng)?bào)、周報(bào)等。溝通的內(nèi)容包括，項(xiàng)目的進(jìn)度、遇到的問題、需要的支持等，以保證項(xiàng)目質(zhì)量、時(shí)間目標(biāo)的一致性。
4．項(xiàng)目的監(jiān)控過程
項(xiàng)目管理的監(jiān)控過程，是保證項(xiàng)目完成交付的有力保障。其具體的工作簡單的說，就是要把執(zhí)行結(jié)果與計(jì)劃對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并及時(shí)采取糾正措施，使項(xiàng)目順利進(jìn)行。
在項(xiàng)目監(jiān)控過程中，我們首先要盡力使實(shí)際執(zhí)行結(jié)果符合計(jì)劃，若實(shí)在相差太大無法糾偏，再考慮修改計(jì)劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。作為項(xiàng)目經(jīng)理，切不可在項(xiàng)目一開始不符合計(jì)劃時(shí)，就想著要修改計(jì)劃，這樣只會(huì)讓計(jì)劃形同虛設(shè)。
換句話說就是，修改計(jì)劃的前提是項(xiàng)目符合期望的目標(biāo)。監(jiān)控的主要內(nèi)容有：范圍變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀態(tài)報(bào)告及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等。
5．項(xiàng)目的收尾過程
很多項(xiàng)目管理人員忽視了項(xiàng)目收尾的重要性，一個(gè)項(xiàng)目的收尾，并不是客戶結(jié)款就結(jié)束的了，更不是對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目產(chǎn)生完整的文檔。囫圇的收尾會(huì)讓我們丟掉很多寶貴財(cái)富，有的項(xiàng)目經(jīng)理做過20個(gè)項(xiàng)目依然不知道同類型的項(xiàng)目如何有效管理，而有的項(xiàng)目經(jīng)理做了幾個(gè)項(xiàng)目后，便知道此類項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)及容易出現(xiàn)問題的地方，這就是項(xiàng)目收尾做的好壞的差別。
完整的項(xiàng)目收尾不僅包括對(duì)最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，收回項(xiàng)目余款，項(xiàng)目組織過程產(chǎn)物整理歸檔，更包括召開項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，解散項(xiàng)目組成員。即項(xiàng)目收尾包括項(xiàng)目合同收尾和行政收尾。
另外，要尤其重視未能實(shí)施成功的項(xiàng)目收尾工作，不成功項(xiàng)目的收尾工作比成功項(xiàng)目的收尾工作更有價(jià)值，也更難，我們要通過收尾工作將失敗的教訓(xùn)提煉出來，以防止同類的問題再發(fā)生。
項(xiàng)目收尾的形式有召開發(fā)布會(huì)、表彰會(huì)、公布績效評(píng)估等，可根據(jù)項(xiàng)目的大小自由決定，一切以最終的結(jié)果為標(biāo)準(zhǔn)。在重大的項(xiàng)目收尾時(shí)，也會(huì)對(duì)項(xiàng)目做審計(jì)，也有很多項(xiàng)目是無需審計(jì)的。
以上，簡單的介紹了項(xiàng)目的五大過程組，給大家一個(gè)簡單的概念，接下來我們會(huì)對(duì)這五部分的工作進(jìn)行深入的說明。
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