2017.9.20 《番茄工作法詳解》之二“如何運用番茄工作法”

前面講的前言，現(xiàn)在就來看看怎么運用，其實還是比較簡單的，旁邊放一鬧鐘，調(diào)整好自己可以專注的時間，比如我選擇的是15分鐘，到時間后我就會暫停三五分鐘放空，讓自己的腦子休息一下，然后再繼續(xù)。慢慢的工作效率的確會有所提高。好了，話不多說，開始今天的分享。

還是強調(diào)一下，以下所有的文字：非，原，創(chuàng)！咱沒有那么好的文筆呀~~！

1事前準備

實施番茄工作法，準備的工具倒是挺簡單的。計時工具：可以是任何類型的計時工具，比如手機、手表、某些番茄工作APP、實體鬧鐘等；筆：選一款自己喜歡的；三張紙：分別是活動清單、今日待辦、記錄清單。

1）活動清單：列出最近你需要完成的全部事情。

2）今日待辦：從活動清單中整理出來，需要今天完成的事情。

3）記錄清單：用來記錄跟蹤在實施番茄工作法中的一些指標數(shù)據(jù)，可以通過這張記錄表格，進行每日的跟蹤分析。

當然，也可以用電腦軟件來進行這么一個過程，找到合適自己的就是最好的。

這里，對于三張紙我們需要具體了解下。

01）活動清單

活動清單就是列出最近你需要完成的全部事情。我們舉個例子，想想你在家要完成的活動，把它們?nèi)浵聛?，無論是否重要，不必考慮重要程度和優(yōu)先級，也不必寫出具體做法，只寫活動完成后的狀態(tài)。比如：

客廳整潔

買烹飪書

發(fā)電郵給西亞

言簡意賅就行了，最重要的是你自己能看懂，即使你今天寫下它們，一個月后回來看也能明白。一種好方法是，第一個詞代表活動的主題類型（事情雖多，總能歸類到幾種主題），后面第二個詞則明確表達想要實現(xiàn)什么。

將活動從上到下列出來，每行一個活動。如果你知道某件事必須在某個時間完成，也可以標上最后期限。如果晚上七點你要在家里請客，可以寫上“客廳整潔，7:00pm”。

02）今日待辦

顧名思義，今日待辦是指今天計劃要完成的事情，這個事情是從原先的活動清單里摘取的。

“今日待辦”表格是在時間段限定內(nèi)的承諾，某件事你今天不打算做，就別把它填進去。在這張表格中，只讓你看到今天可以達到的目標。相比之下，“活動清單”表格更像傳統(tǒng)的工作清單。它的容量沒有限制，一些錦上添花的事也可以填進去，不用擔心其重要程度，即使它永遠都排不到有限制性的隊伍里也沒關系。

區(qū)別“活動清單”（傳統(tǒng)工作清單）和“今日待辦”（所提取的承諾），這項必要的策略可以保證你做正確的事情，幫你明確目標，建立個人控制。

03）記錄表格

在紙面頂端寫下標題“記錄”。

看看你的工作日程表，有多少項目安排在昨天？例如辦公室會議等，在第一行填寫昨天的日期，日期右邊填寫項目個數(shù)；在第二行填寫前天的日期和數(shù)據(jù)。

之后對照你的記錄表格，算一算你每天平均安排了多少事。結(jié)果比你想的多了還是少了？你覺得日程表里的事應該更多還是更少呢？

2番茄工作法的5個階段

番茄工作者的一天具有以下5個階段。

※計劃：在一天的開始，從積壓的工作（稱為“活動清單”）中提取最重要的活動，填寫到“今日待辦”表格中。這就是你當天的自我承諾。

※跟蹤：確定當天活動后，扭啟25分鐘的番茄鐘，從當天活動的第一項開始進行。在每個25分鐘的時間段（稱為一個番茄鐘）內(nèi)，你要收集一些過程指標，比如計算遇到的中斷次數(shù)。

※記錄：在一天結(jié)束時，將當天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入“記錄”表格。如果你跟蹤了中斷次數(shù)，就把中斷次數(shù)寫下來。

※處理：從所記錄的原始數(shù)據(jù)中提取有用信息。例如，可以計算在每個25分鐘的時間段，平均遇到幾次中斷。

※可視化：最終你要將信息以某種方式組織起來，從中找出改進流程的思路。如果你想獲得最適合現(xiàn)實情況的工作習慣，在自我調(diào)整過程中，基本上每天都要做這樣的回顧。在每天開始時，進行計劃；每天結(jié)束時，進行記錄、處理和可視化；在兩者之間，進行對25分鐘周期循環(huán)的跟蹤。

針對上面的5個階段，我們來具體談下怎么去落實到實際中。

01）計劃

計劃是第一步也是最重要的一步，計劃沒做好，方向不正確，那么接下來的執(zhí)行結(jié)果一般都不會太滿意。做計劃過程，其實就是前面提到的做今日待辦表格，我們要注意加入今日待辦事項的番茄總數(shù)不能超過你今天可以完成的番茄數(shù)。從活動清單挑選今日待辦時需要考慮事情的優(yōu)先級，需要確保進入今日待辦的任何一個事情都是優(yōu)先級最高的。

02）跟蹤

跟蹤過程，是在記錄你執(zhí)行過程中的情況。跟蹤的內(nèi)容取決于你希望看到什么。剛開始使用番茄工作法時，只跟蹤每天完成的番茄鐘數(shù)就好。表格第一列可以是日期，第二列是番茄鐘數(shù)，每行代表一天，同一張“記錄”表格要用很多天。

這些跟蹤數(shù)據(jù)可以顯示你的工作方式，有助于成長。為什么我在工作上花了這么多工夫，但完成的活動這么少呢？可能是因為我勝利完成的25分鐘時間段太少。這是好還是不好呢？也許是好事，因為我可以花很多時間去幫助別人做事。無論如何，現(xiàn)在我有一個解釋，而且這個解釋是實事求是的。

03）記錄

這個不用多說，記錄就是在一天結(jié)束后，將當天收集的數(shù)據(jù)歸檔，寫入“記錄”表格。

除了按表格記錄數(shù)據(jù)外，適當回憶細節(jié)，尤其是中斷細節(jié)，計入改進空間。

可考慮用更加直觀的方式體現(xiàn)執(zhí)行情況，其目的是根據(jù)反饋出來的準確率提升估測能力，其中包括定性與定量：定性估測有助于減少不必要的任務的執(zhí)行，優(yōu)化時間精力的利用率；定量估測有助于減少焦慮，更準確地衡量任務進度。

04）處理

記錄階段之后是處理階段，就是讓這些抽象的數(shù)據(jù)變得言之有物。例如，你可以計算平均每項活動花費的番茄鐘數(shù)。如果數(shù)字很大，你就要試著拆分活動，使之成為更小、更易于管理的部分?；蛘吣憧梢杂嬎阋豁椈顒釉凇盎顒忧鍐巍北砀裢Ａ舻钠骄鶗r間，即從以下該活動到它得到處理的時間。計算結(jié)果也寫在“記錄”表格上。

05）可視化

可視化的過程就是精益求精的過程。精益是一種工作方法，是以改進為目標，對漸進變化的專注。例如，保持簡潔應該成為你的日常工作的一部分。你應該每天問自己：我是否需要讓活動更小型化？我是否遇到經(jīng)常性的困擾？在我的標準化活動和個人流程中，是否有不必要的開銷？

使用一套科學方法，有助于提醒我們進行工作改進。作者是這樣進行精進。首先，他將一個做法標準化；接著，以某種方式測量標準化的做法；然后，將測得指標與需求進行比較，也許為了滿足需求，他不得不改變做法；然后，再次進行測量；最后，將新的、改進后的工作方法標準化。這么說有些抽象，作者舉了一個具體的例子。比如，他打算將工作周期設為40分鐘。于是反復測量一天可以完成多少個周期，然后將數(shù)字與自己的預期進行比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)實際完成的周期數(shù)太少所以決定減少周期的長度為25分鐘。

記錄跟蹤數(shù)據(jù)，在每天結(jié)束的時候進行分析、觀察、基準點是自己。在分析的基礎上改進方法，是以自己為基點進行的增量升級。

3如何更好地休息

在番茄工作法中，休息是一件很重要的事。休息有什么需要注意的呢？

01）如何進行短暫休息

番茄工作法對5分鐘的休息有嚴格的要求。在休息中最重要的是放下，思考上一個番茄鐘或下一個番茄鐘的工作是不允許的。不要打重要電話，不要寫重要的電子郵件，這會給下一個番茄鐘造成額外壓力。

休息期間的目標是專注而高質(zhì)量的放松，讓大腦充分吸收過去25分鐘的腦力激蕩。

就休息的質(zhì)量來說，在5分鐘內(nèi)進行睡覺、溜達、喝水、看窗外等這類能讓大腦省心省力的方法更有用。

02）階段休息

每4個番茄鐘后，我們需要進行階段性休息，通常消遣時間為15-30分鐘，你可以利用這段時間來清理辦公桌，去一趟咖啡機那，或者到喜歡的社交網(wǎng)站轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)。你甚至可以看一眼電子郵件收件箱，但是不要開始寫任何重要的回信。回復重要電子郵件應當和其他活動一樣列入計劃。

短期工作之間，用休息和獎勵作為點綴，能促使你全天保持一個可持續(xù)的步伐，而且日復一日。

4休息完之后干什么

休息完之后你需要從全局的角度考慮，是繼續(xù)前邊的工作還是切換下一項番茄鐘，這取決于各項事情的重要程度。每當開始一個番茄鐘，都要重新評估，從剩下的待辦列表中選擇最重要的事情做，這樣可以保證一直在做重要的事情。而在番茄鐘期間，不要進行這方面的考慮，一旦開始一個番茄鐘，就應該一心撲在當前在做的事情上。

通過以上說明，小休息和大休息到底要做什么其實因人而異，概括起來有這么4點建議。

01）休息要具有獎賞的意義

有些朋友抱著更充實的目的，休息期間就去鍛煉身體，比如拉伸、平板支撐等等，雖然出發(fā)點是好事，但是對于多數(shù)人來說這并不是獎賞，那就意味著，其實休息時段心靈并未放松，再回到工作狀態(tài)，疲憊的心靈就容易焦慮。

所以，休息時的行為要具有獎賞的意義，要感受到愉悅才好。

02）休息不要打斷工作狀態(tài)

休息的目的是放松心靈，減低焦慮，但是不能徹底放松，徹底的放松就容易打斷工作狀態(tài)。番茄工作法本來就是通過心里契約減低焦慮煥發(fā)工作狀態(tài)，如果休息時段把好不容易喚起的工作狀態(tài)給打斷了，那就背道而馳了。

所以雖然是休息，但是適可而止，尤其是小休息，適可而止。

03）小休息建議

站起來倒杯水、偷瞄幾眼漂亮的女同事、聽首歌、冥想、聊天、看幾眼微信等等，愉悅而不刺激的活動。

04）大休息建議

散散步、走出工作環(huán)境活動下、小憩一下（條件允許）、聊聊天、打個輕松的電話等等，總之是離開工作放松心靈。

總之，番茄工作法的目的是培養(yǎng)專注的狀態(tài)，所以不要過于死板，也不能違反原則。

【思考】

1. 你是否有過一個長長的工作清單并且深受其害？

2. 你的精神獎勵是什么？

好啦，帶著這兩個小問題，我們結(jié)束今天的分享嘍。

也許大家會覺得內(nèi)容有些多，那么，吸收精華吧~！

回見。