K.I.S.S.是一種溝通風(fēng)格，Keep It Simple, Stupid， 用簡單明了的方式進(jìn)行表達(dá)，讓傻瓜都能懂你的意思。隨著電子郵件應(yīng)用的日益頻繁，它演變成商務(wù)郵件的必備寫作風(fēng)格 - Keep It Short & Simple，即『短小精悍，簡約鮮明』之意。
為啥郵件要簡短，寫長一點(diǎn)不好嗎？
繁忙的商務(wù)人士每天收到大量郵件，沒時(shí)間也沒必要逐個(gè)打開仔細(xì)閱讀。他們只挑與自身職責(zé)相關(guān)度大的郵件看，那些看似與其業(yè)務(wù)關(guān)系不大的郵件會(huì)直接被他們忽略。給這些大忙人寫郵件時(shí)，你得意識(shí)到——寫郵件的目的不是展示你的文筆辭藻，是向?qū)Ψ絺鬟_(dá)信息或訴求。因此，發(fā)出去的郵件必須能抓住收件人的注意力，并讓他迅速接閱讀其內(nèi)容理解其用意。
Time is money，誰有閑工夫看你繞彎子。那些充斥著無關(guān)重要的內(nèi)容、敬語、套話、辭藻的郵件，會(huì)直接被收件人無視。不僅如此，收件人還有可能對你的職業(yè)素養(yǎng)產(chǎn)生懷疑：這個(gè)人怎么沒有business sense呀，寫這么啰嗦的郵件干嘛？
把郵件寫得簡練一點(diǎn)，有難度嗎？
有人表態(tài)：有，如果我寫得短，別人就看不懂我寫些什么了。一個(gè)主管對我說，他在建議一名下屬把郵件寫簡練些時(shí)對方不假思索地這樣回答。此話一出，讓站在一旁的供應(yīng)商忍不住撲哧一笑。
據(jù)我觀察，郵件冗長的現(xiàn)象在職場中屢見不鮮。究其原因，寫長郵件的人不是刻意拼湊字?jǐn)?shù)加長篇幅，而是真的不知道怎樣才能寫出簡潔明了的文字。因此，無需細(xì)讀郵件的內(nèi)容，光看郵件的篇幅，就能輕易判斷出發(fā)件人的專業(yè)能力。那些大段大段寫郵件的人，通常是職場新人或能力平庸之輩。
怎樣把郵件寫得『短小精美』呢？
在這里，我要給寫不出K.I.S.S郵件的人開一盞小方。盡管它不是萬能神藥，卻能幫助你理清思路、組織語言、提煉內(nèi)容，讓你的郵件言簡意賅、便于閱讀。而且，這個(gè)方子對常見的英語商務(wù)郵件寫作很有幫助。
郵件的主要結(jié)構(gòu)分為5部分：
Greeting 與收件人打招呼
Purpose 表明寫郵件的意圖
Details 具體的情況說明
Future Action 需要采取的行動(dòng)
Closing 結(jié)束語
Greeting
問候語的格式是Dear ________，把對方的稱謂寫在橫線的位置。如果你認(rèn)識(shí)對方，就直接寫Ta的名字。如果你知道收件人是誰，就寫其職位或頭銜：Dear HR Manager 或 Dear Customer Service。也可以簡單地寫：Dear Sir 或 Madam.
Purpose
第一行開門見山地表明你的目的或意圖。有些事務(wù)繁多或節(jié)奏急促的人一看到這行寫得含糊其辭，或者看起來與之關(guān)系不大就沒耐心往下讀。因此，這一行應(yīng)該寫一個(gè)能夠抓住讀者眼球的簡單句子，而不是一大段啰啰嗦嗦的開場白。比如使用這樣的開頭語：I am writing to ask about the sales position posted on 51job.com.
Details
第二段寫上你需要告知收件人的情況或者你的訴求。請始終使用簡潔的表達(dá)方式進(jìn)行書寫，詞匯盡量簡單，語句盡量簡短。如果需要傳達(dá)的信息比較多，則要用表格、序列符號或者段落小標(biāo)題等方式，分門別類地將內(nèi)容展示處理，不要長篇大論地描述。請記住，密密麻麻一大段文字的商務(wù)郵件看起來很煩人。
Future Action
第三段寫上你期待收件人做些什么，或者告知Ta你的行動(dòng)計(jì)劃。不擅長寫郵件的人經(jīng)常忽略這一點(diǎn)。他們可能認(rèn)為：我已經(jīng)寫得夠清楚了，你該干嘛干嘛吧。又或者寫到這里他們已經(jīng)絞盡腦汁了，不知還需要寫些什么，一封郵件便草草結(jié)束。結(jié)果，收件人看完郵件之后就沒有然后了，而發(fā)郵件的人還在焦急地等待著對方的回復(fù)。
如果這里確實(shí)沒有需要注明的事項(xiàng)，就這樣寫吧：Please contact me if you have any questions.
Closing
英文信函中結(jié)束語的寫法要視你和收件人之間的熟絡(luò)程度而定。對于普通的商務(wù)郵件，通常寫這些字眼：Sincerely, Best Regards, Regards.
最后請不要忘記在每個(gè)段落之間空一行。這么一來，清晰俐落的布局，讓文面更悅目，讓閱讀更便捷。
下面，咱們來看看用上述方法寫出來的郵件是什么樣子的——
Dear Customer Service,
I'm writing about a problem I had with my iPhone.
The iPhone was purchased on January 15, 2010 and the phone crashed on November 15, 2010. It crashes and reboots continually. I tried resetting and restoring the phone, but none of those actions solved the problem. The phone is less than a year old and is useless.
Please let me know by the end of this week how I can take care of this problem. If I don't hear from you, I will visit one of your retail stores next week.
Respectfully,
Kelly Flynn
@職場教練MsYe 推出新版微博公開課【商務(wù)寫作要領(lǐng)】
沿用歷時(shí)8個(gè)月的微博課 #白領(lǐng)基本功# 的授課模式：
職場案例 + 網(wǎng)友討論 + 導(dǎo)師精講
逢周三晚上9點(diǎn)開新課
讓你的思路更清晰、表達(dá)更有力！
