你的主管問你：你通知了這個人沒有？
你回答道：已經(jīng)給他（她）發(fā)電子郵件了。
主管又問：那目前進展如何？
你回答道：他（她）沒有回我郵件，我不清楚?。。?/p>
......從現(xiàn)在開始，對不回郵件的人員，統(tǒng)統(tǒng)抓起來！
壹 . 引言
電子郵件是目前大多數(shù)企業(yè)或項目當(dāng)中用來進行相互溝通和聯(lián)系的主要工具，但據(jù)目前一項調(diào)查，在調(diào)查的總?cè)藬?shù)中，有64%的專業(yè)人士產(chǎn)生過被電子郵件造成緊張、混亂以及其它的不良后果。
普通的上班族每天平均要收到80封左右的電子郵件，伴隨著大量的郵件，很多信息容易被人忽略掉。
那么，怎么發(fā)郵件才能避免你出現(xiàn)這種情況？怎么寫郵件才能得到你想要的結(jié)果？下面的一些建議可以幫助你寫一封清晰、高效和成功的電子郵件。
貳 . 不要濫用電子郵件
我們在工作中面臨的一個重大壓力就是收到數(shù)量龐大的電子郵件，那么，當(dāng)你在準(zhǔn)備寫一封電子郵件之前，換位思考下，問自己：“這真的是有必要么？”
通信手段已經(jīng)從最初的單一化發(fā)展到現(xiàn)在的多元化，電子郵件不再是單一的溝通方式，你可以通過手機或者或者即時通信軟件來處理有可能需要一些來回反復(fù)討論的問題，甚至可以通過相關(guān)工具來確定不同類型的信息溝通渠道。
此外，電子郵件并不是你想象中的那么安全，特別是很多人想都沒有想就直接轉(zhuǎn)發(fā)郵件，所以要避免在電子郵件中共享敏感信息或者個人信息，特別似乎你不想關(guān)于你的個人信息和郵件信息滿天飛的情況下，就不要寫郵件。
如果你想傳達一個壞消息，如果有可能，那么請親自去轉(zhuǎn)達，這樣可以通過面對面的方式將同期、理解傳達給對方，用以彌補這個壞消息帶來的影響。
叁 . 用好主題行
報紙的大標(biāo)題有兩個功能：吸引你的注意力并對文章進行總結(jié)，這樣你就可以決定要不要去閱讀下面的內(nèi)容。那么你的電子郵件的主題行就應(yīng)該做同樣的事情。
空白主題行的郵件很容易被忽視或被認(rèn)為是“垃圾郵件”，所以總是要用一些精挑細選的話，來告訴收件人這個郵件是關(guān)于什么的。
如果你傳達的信息是一系列普通郵件之一，如每周一次的項目報告，郵件的主題行可能要包含日期來說明發(fā)送的時間，對于需要對方回應(yīng)的信息，你可能還要包括包含需要對方反饋的時間節(jié)點，如“在12月15日前答復(fù)?！?/p>
下面就是一個很好的例子，主題行提供了最重要的信息，收件人甚至無需打開電子郵件，他們只要在他們的收件箱的及時提醒上瞥一眼，就知道提醒你會議時間的提示。
差的郵件主題
主題：會議
好的郵件主題
主題：XXX評審會議于2016年8月14日上午10點在XXX會議室開始
另外，如果你有一個非常短的消息需要傳達，并且可以適合整個事情在標(biāo)題行中說清楚，那么讓收件人知道，他們并不需要打開電子郵件讓他了解整個信息。
短消息的郵件主題
主題：請在本周二前把銷售報告發(fā)給我，謝謝！
肆 . 保持消息簡明扼要
電子郵件，特別是商業(yè)郵件，需要明確和簡潔；保持你的句子簡短、重點突出；電子郵件的主體應(yīng)該是直接和翔實的，它應(yīng)該包含所有的相關(guān)信息。
不同于傳統(tǒng)的信件，發(fā)一封電子郵件和發(fā)幾封電子郵件的成本沒有什么區(qū)別，所以，如果你需要了解一些不同的話題與人溝通，可以考慮為每一個話題寫一個單獨的電子郵件，這樣使你的消息更加清晰有條理，同時也可以讓對方每次回復(fù)一個主題。
差的郵件內(nèi)容
主題：關(guān)于銷售報告的修改
張XX，你好：
非常感謝你上周發(fā)的報告，我昨天看了一遍，感覺第二章在銷售數(shù)據(jù)方面需要更詳細一些的信息，同時感覺語氣也需要更正式一些。
另外，我想告訴你我已經(jīng)在這周五和廣告部安排了一個會議，討論關(guān)于新廣告的宣傳，時間是上午的11點，到時候電話接入。
如果你有時間參加的話，盡快通知我。
謝謝！
王XX
好的郵件內(nèi)容
主題：關(guān)于銷售報告的修改
張XX，你好：
非常感謝你上周發(fā)的報告，我昨天看了一遍，感覺第二章在銷售數(shù)據(jù)方面需要更詳細一些的信息。
同時感覺語氣也需要更正式一些。
你能按照我的建議盡快修改么？
非常感謝，辛苦了！
王XX
（王XX接下來會發(fā)另外一封關(guān)于和廣告部開會的單獨郵件）
找到郵件中的平衡點非常重要，如果你不想有人用郵件轟炸你，你需要把關(guān)鍵點放到郵件中去，同時對段落或者要點進行編號，或者將信息分割成小塊來組織，便于對方閱讀和理解。
請注意下，在上面的好的郵件內(nèi)容中，可以看到王XX指定了她想要對方需要做哪些事情（這個例子中需要修改報告），如果你很容易讓對方看到你想要的東西，他們才有機會把東西給你。
伍 . 要有禮貌
人們通常認(rèn)為，電子郵件可以比傳統(tǒng)的郵件不那么正式。但是，你發(fā)送的郵件是你自己的專業(yè)精神、價值觀和注重細節(jié)的體現(xiàn)，因此需要具有一定的正式水平。除非你和對方非常熟悉，否則要避免非正式的語言、俗語、行話和不恰當(dāng)?shù)目s寫。
各種表情符號有時候可以闡明你的意圖，但最好只與你認(rèn)識的人適用。
以“此致”、“敬禮”、“感謝你的答復(fù)！”等信息作為郵件的結(jié)尾，因為收件人可能需要打印電子郵件或者與他人分享，所以，一定要有禮貌。
陸 . 檢查郵件內(nèi)容的語氣
當(dāng)我們面對面進行交流時，我們通過對方的身體語言、聲音語調(diào)、面部表情來評估自己的感受。電子郵件剝奪了我們的這個信息，這意味著，一旦當(dāng)人們誤解了我們的信息，我們也說不清。
你在選擇郵件中的語言時，句長、標(biāo)點符號和大小寫由于沒有視覺和聽覺的提示，可能會被對方誤解，下面的一個例子中，張XX可能認(rèn)為王XX感到沮喪或生氣，但是在現(xiàn)實中，她感覺良好。
差的郵件內(nèi)容
張XX，
今天下午5點前我需要你的報告，否則我就不能在最后的期限前完工了，
王XX
好的郵件內(nèi)容
張XX，你好：
感謝你對報告的辛苦付出，你能在今天下午5點前把最終版的發(fā)給我么？
這樣我才能在最后的期限前完工。
非常感謝！
王XX
靜下心來想想你的郵件時如何“感覺”情緒的，如果你的意圖和情感被人誤會，那么去找一個更加明確表達你想法的語句。
柒 . 校對
最后，在你電擊“發(fā)送”按鈕之前，花一點時間來檢查郵件的內(nèi)容，看拼寫、語法和標(biāo)點符號是否有錯誤。你電子郵件盡可能多的體現(xiàn)你的專業(yè)形象，是你穿的衣服的一部分，所以發(fā)出包含錯別字的消息看起來非常糟糕。
當(dāng)你在校對時，你還要注意下你的郵件長度，人們更愿意閱讀簡明扼要的電子郵件，而不愿意去看冗長、散漫的郵件。所以請確保你的電子郵件盡可能的短，當(dāng)然，前提是不能排除掉必要的信息。
