公文函件分類應(yīng)用場(chǎng)景

一、函是什么

函用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間。不是上下級(jí)關(guān)系，就用函。

兩類單位之間特別容易混淆：一是平級(jí)單位；二是業(yè)務(wù)上歸對(duì)方管、但行政上不歸對(duì)方管的單位（比如學(xué)校找財(cái)政局批資金、醫(yī)院找衛(wèi)健委批項(xiàng)目）。對(duì)后者請(qǐng)示不能寫(xiě)——對(duì)方不是你的上級(jí)，你寫(xiě)請(qǐng)示等于認(rèn)錯(cuò)門(mén)；用函才對(duì)。

二、函分四種，按目的選

第一種：商洽函

什么時(shí)候用：跟對(duì)方商量事、要人、合辦活動(dòng)、協(xié)調(diào)時(shí)間。

怎么寫(xiě)：一函一事；結(jié)尾寫(xiě)“盼復(fù)”或“請(qǐng)函復(fù)”。

核心要點(diǎn)：商量的語(yǔ)氣，具體的事，不能夾帶無(wú)關(guān)內(nèi)容。

第二種：答詢函

什么時(shí)候用：搞不懂政策、文件、術(shù)語(yǔ)，向?qū)Ψ絾?wèn)個(gè)清楚（詢問(wèn)函）；對(duì)方問(wèn)了，你給出解釋（答復(fù)函）。

怎么寫(xiě)：?jiǎn)栆獑?wèn)得準(zhǔn)，答要答得明；結(jié)尾問(wèn)函寫(xiě)“盼即函告”，答函寫(xiě)“特此函復(fù)”。

核心要點(diǎn)：訴求精準(zhǔn)，回復(fù)直接。下級(jí)答復(fù)上級(jí)的重大詢問(wèn)，要用“報(bào)告”，不用函。

第三種：請(qǐng)批函

什么時(shí)候用：向業(yè)務(wù)主管部門(mén)申請(qǐng)審批（如申請(qǐng)辦學(xué)許可、資金劃撥、編制指標(biāo)）。對(duì)方有業(yè)務(wù)管轄權(quán)，但和你不是行政隸屬關(guān)系。

怎么寫(xiě)：開(kāi)頭講依據(jù)，中間擺申請(qǐng)事項(xiàng)，結(jié)尾寫(xiě)“請(qǐng)審批”或“請(qǐng)予批準(zhǔn)”。

核心要點(diǎn)：發(fā)函對(duì)象必須是真正的審批機(jī)關(guān)。寫(xiě)錯(cuò)對(duì)象，函就廢了。另外，批不批是對(duì)方的事，你不能先寫(xiě)“同意”。

第四種：告知函

什么時(shí)候用：只告訴對(duì)方一個(gè)結(jié)果或進(jìn)展情況，不需要對(duì)方回復(fù)或辦理。

怎么寫(xiě)：結(jié)尾寫(xiě)“特此函告”或“專此函達(dá)”。

核心要點(diǎn)：對(duì)方看完不用做任何事。但凡需要對(duì)方配合的，就別用告知函。

三、三個(gè)避坑要點(diǎn)

第一，函和請(qǐng)示不混。向上級(jí)報(bào)告或請(qǐng)求批準(zhǔn)，用請(qǐng)示；向不相隸屬的機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)，用函。

第二，答復(fù)詢問(wèn)要看對(duì)象。答復(fù)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)，用答詢函中的答復(fù)函；答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，用報(bào)告。

第三，審批權(quán)限不能寫(xiě)錯(cuò)。請(qǐng)批函寫(xiě)給誰(shuí)，必須先查法律或法規(guī)——審批權(quán)在誰(shuí)手里，就寫(xiě)給誰(shuí)。給錯(cuò)對(duì)象，發(fā)了也無(wú)效。

四、一句口訣

平級(jí)商量商洽函，問(wèn)事答事答詢函，業(yè)務(wù)審批請(qǐng)批函，單方告知告知函。