掌握五種行政工作的數(shù)字化運營管理流程，結(jié)合企業(yè)的OA系統(tǒng)及微信公眾號小程序則可以將手頭上的工作化繁為簡、使管理工作做到透明、高效。同時，可以減少管理成本、提高工作效率，并使企業(yè)保持良好形象及可促進管理工作和水平的更加規(guī)范和提升。
相信大家都已經(jīng)知道“制度管人、流程管事”，而對于一家企業(yè)的重要職能部門-行政部來說，學(xué)會流程管理，可為企業(yè)運營的各項后勤保障工作提供極大的幫助，同時，也可有效地為其它部門提供及時的支持和服務(wù)。
01 行政管理部門的工作內(nèi)容
對企業(yè)而言，行政管理部門工作一般主要包含了辦公設(shè)備及公共設(shè)施的日常管理和維護；公文公告表單的管理；日常消耗品及固定資產(chǎn)的申購與發(fā)放；會議及活動的組織；企業(yè)環(huán)境衛(wèi)生管理；安全保衛(wèi)及突發(fā)事件管理；企業(yè)用車管理；企業(yè)文化建設(shè)以及對外關(guān)系的建立和維護等等。
02 移動互聯(lián)網(wǎng)時代的行政管理
那么，在新世紀(jì)的移動互聯(lián)網(wǎng)時代，傳統(tǒng)的行政管理又該有哪些變化呢？或者說有更好的管理辦法？很多人想到了“互聯(lián)網(wǎng)+”這個很火的一種新型管理模式，其中提及了數(shù)字化運營管理。
什么是數(shù)字化運營管理？
數(shù)字化運營管理是指在運營過程中，脫離傳統(tǒng)的方式，利用各種數(shù)據(jù)、智能工具來進行的管理，它包括制定內(nèi)容，總結(jié)分析，規(guī)劃戰(zhàn)略方向，通過新技術(shù)與數(shù)據(jù)能力重塑各行各業(yè)的各個環(huán)節(jié)，提升運營效率的方式。
隨著數(shù)字經(jīng)濟時代的到來，全國掀起了一股數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大浪潮，而作為傳統(tǒng)企業(yè)也將面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的考驗或體驗，有的企業(yè)已經(jīng)或正在實施數(shù)字化運營管理模式，比如采用新型ERP及OA辦公系統(tǒng)，為的是精簡企業(yè)的管理流程，提高工作效率，降低成本。
因此，移動互聯(lián)網(wǎng)時代的行政管理，可能更多注重落實到企業(yè)的數(shù)字化運營管理，確保企業(yè)的運營效率，提高企業(yè)的競爭力。
日本的稻盛和夫堅信：“如果不能掌握現(xiàn)在的數(shù)字，就不能準(zhǔn)確經(jīng)營，用數(shù)字經(jīng)營企業(yè)，企業(yè)一定能成功。”
行政管理的工作比較繁雜、瑣碎，有的仍然是比較傳統(tǒng)管理模式，比如日常接待、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等。但有的工作則可以采用更好的數(shù)字化管理來實現(xiàn)對管理工作的優(yōu)化改進，比如：物品申購、會議室管理、公文管理等等。
根據(jù)行政管理部門的工作內(nèi)容與職責(zé)，我們可以概括出五種主要管理工作，能夠采取數(shù)字化管理，實現(xiàn)對企業(yè)運營工作的更好支持和服務(wù)。
03 可采取數(shù)字化管理的5種工作
在企業(yè)工作多年，了解到企業(yè)行政管理中有五種可以通過數(shù)字化管理，實現(xiàn)對企業(yè)運營工作的支持和服務(wù)，主要包括如下五種：
其一：公文管理。公文管理包括了企業(yè)公告、文件、表單等與制度性相關(guān)的文件，其中文件的收發(fā)管理是行政部門的工作之一，而傳統(tǒng)的靠秘書或文員傳送文件的模式早已落后，因此，可以借助于現(xiàn)代IT信息化技術(shù)建立一個企業(yè)文件管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)對企業(yè)的公文發(fā)布與管理，既快捷方便，又安全高效。
其二：物品申購。物品申購可以說是任何一家企業(yè)都存在的一個日常工作，無論是辦公物品還是生產(chǎn)工具，都存在這個需求，傳統(tǒng)的依靠Excel手工操作進出物品管理的方式可能不太適應(yīng)。因此，建立物品申購系統(tǒng)，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，依次建立起部門、姓名、申購物品種類、物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、申購日期、要求到位日期、使用人、審批人、審批狀態(tài)等等關(guān)鍵信息將依照數(shù)字化信息系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，從而使物品申購管理工作事半功倍。
其三：設(shè)備管理。行政管理工作繁瑣，許多設(shè)備要進行轉(zhuǎn)移、維修或報廢等工作，傳統(tǒng)的管理方式往往管到最后，卻發(fā)現(xiàn)有些設(shè)備無緣無故不見了或者送外維修沒有跟進了等等問題，采用數(shù)字化可以精準(zhǔn)地實現(xiàn)對這些設(shè)備的跟蹤處理，使得設(shè)備管理工作輕松高效。
其四：會議管理。企業(yè)大大小小的會議基本每天都有，對于會議的預(yù)約及會議室管理則成了行政管理工作中的一項最頻繁跟進的工作，以前需要靠行政專人來負責(zé)登記預(yù)約會議室的使用，信息做不到透明化共享，往往造成多部門或多人重復(fù)預(yù)定或會議時間相沖突的情形，效率低下。因此，開發(fā)一套會議預(yù)約系統(tǒng)，使會議室的預(yù)約數(shù)據(jù)及時共享，資源有效分配，合理利用，則可以使企業(yè)的開會效率倍增，管理成本降低，意義重大。
其五：其它管理。之所以將其歸納為其它管理，是應(yīng)對行政管理工作的許多繁瑣工作，比如員工考勤管理、印章管理、用車管理、費用管理等等，這些與日常數(shù)據(jù)相關(guān)的管理都可以納入數(shù)字化運營管理中來，目的就是提高效率，規(guī)范管理，確保后勤保障工作的及時到位。
因此，掌握以上五種行政工作的數(shù)字化運營管理流程，結(jié)合企業(yè)的OA系統(tǒng)及微信公眾號小程序則可以將手頭上的工作化繁為簡、使管理工作做到透明、高效。
同時，可以減少管理成本、提高工作效率，并使企業(yè)保持良好形象及可促進管理工作及水平的更加規(guī)范和提升。
