從事行政崗位的朋友，基本上都有使用Word撰寫大型文檔的工作經(jīng)歷，在擬稿過程中，除了調(diào)整格式外，如何簡(jiǎn)單方便的進(jìn)行文檔層級(jí)編號(hào)，也就是各級(jí)子標(biāo)題，是相對(duì)比較重要的技巧。
一、情況和問題
隨著文檔篇幅的增加，根據(jù)我們采用的編號(hào)方式，或多或少都會(huì)出現(xiàn)一些問題，下面按編號(hào)方式分別進(jìn)行分析：
（一）手動(dòng)編號(hào)
相信手動(dòng)編號(hào)應(yīng)該是大多數(shù)人都會(huì)采用的方式，因?yàn)槠鋬?yōu)點(diǎn)很明顯：編序簡(jiǎn)單方便，沒有學(xué)習(xí)門檻和操作難度，只要會(huì)打字行。
手動(dòng)編號(hào)主要存在兩個(gè)方面的問題：一是會(huì)出錯(cuò)，畢竟人非機(jī)器，難免犯錯(cuò)；二是修改麻煩，需要手動(dòng)選擇序號(hào)再逐個(gè)修改。此外，格式也需要單獨(dú)統(tǒng)一修改。
（二）自動(dòng)編號(hào)
Word自帶的編號(hào)方式，經(jīng)過簡(jiǎn)單學(xué)習(xí)，大部分人都能上手使用，操作方式也較簡(jiǎn)單。分為編號(hào)和多級(jí)列表，其中，編號(hào)是多級(jí)列表的一部分。編號(hào)使用較簡(jiǎn)單，多級(jí)列表相對(duì)要復(fù)雜一點(diǎn)，但基本所有人都能學(xué)會(huì)。
自動(dòng)編號(hào)雖然方便，但同樣存在一些問題，最主要的問題就是編序結(jié)果不能完全符合我們的期望，當(dāng)文檔中存在多個(gè)編序?qū)蛹?jí)時(shí)，即便能熟練使用多級(jí)列表來自動(dòng)編號(hào)，也經(jīng)常需要手動(dòng)調(diào)整編序結(jié)果；其次，自動(dòng)編號(hào)的序號(hào)部分獨(dú)立于段落內(nèi)容，如果將自動(dòng)編號(hào)的段落復(fù)制到其它程序中，很容易丟失自動(dòng)編序結(jié)果。
基于以上的問題，自動(dòng)編號(hào)雖好，但除非有統(tǒng)一規(guī)范的格式要求，并且可以非常熟練的使用，大部分情況下大家都會(huì)采用簡(jiǎn)單直觀的手動(dòng)編號(hào)。
二、解決和改進(jìn)
為了解決手動(dòng)和自動(dòng)編號(hào)存在的問題，"公文處理助手"經(jīng)過不斷的探索和改進(jìn)，開發(fā)了編號(hào)工具相關(guān)功能，能較好的解決以上編號(hào)方面的問題，下面從使用者的角度出發(fā)，帶大家熟悉相關(guān)功能的使用，感受工具帶來和便利：
（一）手動(dòng)編號(hào)
針對(duì)手動(dòng)編號(hào)方式易出錯(cuò)、不易修改的問題，插件提供的解決方法是匯總審校、快速修改：
在插件的編號(hào)審校功能中，將按我們所選擇的文檔層級(jí)類型，通過自動(dòng)查找、分析提取，在列表中匯總顯示文檔中所有手動(dòng)編號(hào)段落，并且將編號(hào)和段落內(nèi)容拆分為兩列，使我們能夠清晰直觀的檢查手動(dòng)編序結(jié)果，點(diǎn)擊列表中的項(xiàng)目，可以快速查看相應(yīng)的手動(dòng)編號(hào)段落，還可以快速修改編序和段落內(nèi)容，再通過點(diǎn)擊保存修改按鈕，一鍵完成對(duì)文檔中所有手動(dòng)編號(hào)結(jié)果的修改。
此外，我們可以使用擴(kuò)展的自定義層級(jí)類別，通過設(shè)置各文檔層級(jí)的查找表達(dá)式，來自由定義我們要查看的手動(dòng)編號(hào)段落，同時(shí)支持通配符和正則兩種類型的表達(dá)式。
另外，針對(duì)標(biāo)書論文常用的純數(shù)字編序?qū)蛹?jí)類型，還可以一鍵自動(dòng)標(biāo)記錯(cuò)誤編序以供參考，使用起來很方便。
（二）自動(dòng)編號(hào)
針對(duì)自動(dòng)編號(hào)和多級(jí)列表編序結(jié)果不準(zhǔn)確的情況，插件提供的解決方法簡(jiǎn)單實(shí)用，打開編號(hào)工具窗口，列表中提供了大部分常用的編號(hào)形式，我們可以通過雙擊列表項(xiàng)來快速插入相應(yīng)形式的自動(dòng)編號(hào)，插入時(shí)會(huì)自動(dòng)計(jì)算序號(hào)，基本確保了序號(hào)的正確性，并且自動(dòng)調(diào)整編號(hào)段落的懸掛縮進(jìn)值，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的自動(dòng)編號(hào)懸掛縮進(jìn)效果。
在插件默認(rèn)參數(shù)設(shè)置下，插入的自動(dòng)編號(hào)與手動(dòng)編號(hào)的形式基本一致，我們也可以通過修改自動(dòng)編號(hào)的相關(guān)參數(shù)，來配置不同的編號(hào)方案，比如取消懸掛縮進(jìn)設(shè)置，調(diào)整首行縮進(jìn)的位置，各級(jí)別的起始序號(hào)，以及重新編號(hào)的策略等。
另外，勾選分級(jí)選擇選項(xiàng)，可以批量選擇全文或選區(qū)中指定級(jí)別的自動(dòng)編號(hào)段落，便于我們統(tǒng)一的調(diào)整自動(dòng)編號(hào)段落格式；勾選修改選項(xiàng)，可以快速查看、修改選區(qū)的自動(dòng)編號(hào)設(shè)置，并且通過勾選同級(jí)選項(xiàng)，可以修改選區(qū)所有指定級(jí)別的編號(hào)段落的設(shè)置。
點(diǎn)擊統(tǒng)一序號(hào)字體按鈕，可以應(yīng)用選區(qū)中首個(gè)自動(dòng)編號(hào)段落的自動(dòng)編號(hào)字體設(shè)置到全文或選區(qū)的所有同級(jí)編號(hào)項(xiàng)中。
（三）編號(hào)轉(zhuǎn)換
在插件的編號(hào)按鈕的下拉菜單中，還提供了一些和編號(hào)相關(guān)的功能，可以很方便實(shí)現(xiàn)手動(dòng)編號(hào)和自動(dòng)編號(hào)相互轉(zhuǎn)換、調(diào)整編號(hào)格式、對(duì)齊首行/懸掛縮進(jìn)等需求，也可以通過菜單在全或選區(qū)范圍內(nèi)來批量選擇各級(jí)編號(hào)段落
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