在工作中電子郵件是必不可少的通訊工具，盡管即時(shí)通訊軟件目前在工作中也起到了非常重要的作用，但是電子郵件仍然具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，我從業(yè)以來(lái)每天都面臨著處理各種電子郵件，但是我也發(fā)現(xiàn)很多朋友和同事，對(duì)如何書寫一封高效的工作電子郵件不是十分明確，今天寫的這篇文章就把我的工作電子郵件書寫建議分享給經(jīng)常使用電子郵件的同事，或者是剛剛邁入工作單位的朋友。大家共勉之。

一、重點(diǎn)突出的郵件標(biāo)題

郵件標(biāo)題是郵件的重要部分，你需要用一句話概括郵件的內(nèi)容和意圖。如果是一封非常有針對(duì)性的郵件，可以直接使用關(guān)鍵字和一句話的說(shuō)明作為標(biāo)題，如果是比較泛華的，或是需要討論的某個(gè)不確定的問題，可以使用”關(guān)于xxxx的討論/說(shuō)明”等來(lái)作為標(biāo)題。下面我舉幾個(gè)例子：

• 栽樹小農(nóng)民-2015年終工作總結(jié)
  說(shuō)明：發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的年終總結(jié)，直接姓名作為關(guān)鍵字，然后是年份和工作總結(jié)，收件人收到郵件后一下就能知道某某的工作總結(jié)已經(jīng)交了。根本不需要打開郵件，或者看發(fā)件人的地址來(lái)判斷是誰(shuí)的工作總結(jié)
• 關(guān)于某某項(xiàng)目投標(biāo)的討論
  說(shuō)明：有些郵件內(nèi)容可能不太容易概括，或者內(nèi)容比較雜亂，這時(shí)候可以考慮這種標(biāo)題，收到這種標(biāo)題的郵件，我通常的做法是，標(biāo)記為稍后閱讀。
• 某某部門-國(guó)慶節(jié)- XX 比賽活動(dòng)方案
  說(shuō)明：這種是面向一個(gè)群體的通知類郵件，第一個(gè)關(guān)鍵字既能讓部門外的人看到這是某個(gè)部門的郵件，也能提醒到部門的每個(gè)人，這是他們應(yīng)該關(guān)注的郵件。第二個(gè)關(guān)鍵字可以表明這是與假期相關(guān)的，可以不影響到你當(dāng)前的工作。

二、分清收件人和抄送人

郵件能被送達(dá)到收件人，同時(shí)也能被送達(dá)到抄送人，他們的區(qū)別想必大家都知道，一個(gè)是郵件的直接對(duì)象，一個(gè)只是郵件的知情者。所以大家應(yīng)該把這兩者分開，不要一股腦的全部放到收件人里。我的原則是：
收件人：需要明確通知的、或者需要讓對(duì)方采取行動(dòng)的
抄送人：需要知道有這件事情的、或者需要告訴對(duì)方我正在處理這件事情的

三、善用郵件列表(maillist)

如果可以，請(qǐng)為你經(jīng)常聯(lián)系的人或者團(tuán)隊(duì)、部門建立郵件列表，方便快速的發(fā)給這些人，而不至于漏掉某個(gè)同事。當(dāng)然郵件列表是需要維護(hù)的，包括新增人員或者有人離職了，都要及時(shí)更新郵件列表。防止郵件遺漏和信息泄漏。

四、哪些人應(yīng)出現(xiàn)在郵件抬頭

我覺得收件人里的人都要出現(xiàn)在抬頭里，當(dāng)然你也可以使用一個(gè)統(tǒng)稱來(lái)替代，例如某某部門。抄送人不應(yīng)該出現(xiàn)在抬頭里。

五、采用清單方式羅列問題

清單方式羅列問題，既能增強(qiáng)自己對(duì)問題的認(rèn)識(shí)，也能讓收件人更清楚的知道你所表達(dá)的。

六、每行的文字不要太長(zhǎng)

郵件中每行的文字不宜過(guò)長(zhǎng)，要在適當(dāng)?shù)奈恢脫Q行，避免產(chǎn)生橫向的滾動(dòng)條，這樣最右側(cè)的文字還需要通過(guò)向右滾動(dòng)才能看到。影響閱讀效果。

七、使用字體式樣突出關(guān)鍵字

現(xiàn)在的郵件客戶端都是支持富文本編輯的，大家要善用這個(gè)特點(diǎn)，把郵件的關(guān)鍵字、重要語(yǔ)句通過(guò)文字加粗、設(shè)定字體顏色或背景色達(dá)到突出顯示的目的。例如的某個(gè)位置說(shuō)明需要某位同事做什么時(shí)候，這時(shí)候就可以寫成：“請(qǐng)xxx做什么事情”。這樣收件人就能立刻看到自己的名字，明確自己的任務(wù)。

八、表格中重要的列放到左側(cè)

如果要再郵件中插入表格，那么請(qǐng)把表格中重要的列放到左側(cè)，保持最重要的信息在最容易看到的位置上，提高閱讀效率。

九、即使是附件類郵件，也請(qǐng)撰寫正文

如果你只是想通過(guò)郵件發(fā)送一個(gè)附件文檔，這時(shí)候很多人可能添加完附件后就直接發(fā)送了。這是個(gè)不好的習(xí)慣，我建議在正文中最簡(jiǎn)單的寫下：“關(guān)于xxx信息，請(qǐng)查收附件，謝謝！”，這樣做一是提醒收件人想要的東西在附件里，二是防止附件在傳輸過(guò)程中損壞，或者丟失，以至于收件人不知道這是封關(guān)于什么的郵件。

十、不要忘記署名

最好不要忘記在郵件末尾添加上你的姓名和聯(lián)系方式。當(dāng)然強(qiáng)烈建議你提前做好自己的郵件簽名。