? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?- 摘 要 -
作為職場人的你，提起開會是不是馬上聯(lián)想到?jīng)]完沒了的叨叨，各種無聊的數(shù)字和員工昏昏欲睡的表情？
今天我們就來教你怎么避免開會踩雷，6招秒變會議專家~
先來看幾個場景：
場景一：每天早會，員工們面無表情，管理者念著一串串數(shù)字，慷慨激昂地宣導(dǎo)昨天賣了多少，今天要賣多少；
場景二：每周例會，每個部門負責人對著報表念業(yè)績，再念計劃，其他人玩手機開小差，然后領(lǐng)導(dǎo)反饋問題和分配任務(wù)。然而，下周同樣的問題，依然沒變化；
場景三：說好的2:00開始，總有人姍姍來遲，發(fā)言永無止境，拖到下班，所有人都麻木了；
場景四：會議上，不同部門的人爭起來，各執(zhí)己見，互不讓步，其他部門的人內(nèi)心在吐槽，跟我有什么關(guān)系，默默做吃瓜群眾。領(lǐng)導(dǎo)也任其發(fā)展，最后時間到了，領(lǐng)導(dǎo)說，下次再議；
怎么樣，是不是特別熟悉？
開會似乎已經(jīng)變成零售人的痛點，好像不是為了解決問題，只是為了應(yīng)付上級或者流程。
但是實際上會議質(zhì)量其實是一種衡量你的管理水平的體現(xiàn)。而提高會議效率的關(guān)鍵，在于領(lǐng)導(dǎo)者的認識和組織。
為什么開不好一個會呢？
列幾個常見的雷區(qū)，你也可以想想你參加的會議踩了幾個雷？
1. 開會沒有邊界，什么話題都能扯上半天；
2. 沒有規(guī)則，有人遲到有人玩手機有人打電腦；
3. 組織者或者某些參與者把會議變成個人秀；
4. 不相關(guān)的人參加會議，全程神游；
5. 與會者不知道開會要干嘛，會議跟自己有什么關(guān)系，一臉懵逼導(dǎo)致討論無法深入；
6. 領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常臨時叫所有人開會，打斷大家工作，也沒有準備，一片混亂；
7. 懼怕沖突，誰都不敢暴露真正問題，會議表面一片祥和，實際沒有任何結(jié)果。
等等等等
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?什么叫開會？WHAT
回到底層邏輯，先來理解什么叫開會。
百度百科對開會的釋義是：“召集若干人議事；多人聚集于一定處所議事”
這真的是開會嗎？至少我理解的不是一個有效的會議。也正是這種錯誤的理解導(dǎo)致，70%的會議都是無效的。
真正的會議應(yīng)該是“為事而開”，有目標，有準備，有組織，有結(jié)果。用更少的時間，獲得一個想要的結(jié)果。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?為什么要開會？WHY
在準備開會之前，先問自己兩個問題。避免自己變成一個大家都討厭的會議狂魔。
Q1: 這個會議必須開嗎？
有沒有別的溝通方式呢？比如如果只是傳遞消息，郵件，微信，電話都可以，而開會成本太高。如果遇事就開會，不僅浪費大家的時間，也會打斷大家的工作，甚至影響士氣。
在極客公園大會上，雷軍曾說“我們希望小米是一家小公司……我們辦了一個不洗腦、不開會的公司。我們一年365天只開了昨天上午三個小時的會……對，我最煩開會了”。
Q2：此次會議的目的和你想要的效果是什么？
比如你開一場早會，目的和理想的效果是什么？想要每個人有好的呈現(xiàn)，迸發(fā)出新的火花，還是讓領(lǐng)導(dǎo)了解大家的工作狀態(tài)？
如果不想清楚你的目的，不圍繞你的目標去設(shè)計和組織會議，最終會議就會平淡無奇，每個人按部就班的陳述，其他人打瞌睡。會議結(jié)束也沒有任何改變。
而當你清楚會議的目的和理想的效果，后面的一切規(guī)劃就會變得簡單。
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?怎么開會？HOW
先送你三星的開會法則，“八個凡是+三個公式”，
敲黑板！??！小本本要記起來哦：
1. 凡是會議，必有準備
2. 凡是會議，必有主題
3. 凡是會議，必有紀律
4. 凡是會議，會前必有議程
5. 凡是會議，必有結(jié)果
6. 凡是開會，必有訓練
7. 凡是開會，必須守時
8. 凡是開會，必有記錄
1. 開會+不落實=零；
2. 布置工作+不檢查=零；
3. 抓住不落實的事+追究了不落實的人=落實。
首先設(shè)計好你的會議，
記住！不召開沒有準備的會議。
一，明確會議的結(jié)果
先想明白你要的結(jié)果是什么。不僅僅只是表面呈現(xiàn)的結(jié)果，比如大家交流某項工作，更重要的是，你期待通過會議大家有什么樣的改變，達成什么樣的共識，或者得出什么樣的解決方案。
先想明白你的目標和期待，再做后續(xù)的設(shè)計會讓后面的規(guī)劃更加簡單。
二，怎么設(shè)計會議流程才能達到你要的結(jié)果
設(shè)計會議流程是會議的起點。一場會議是否開得好和你設(shè)計的思路有很大關(guān)系。
明確會議目的之后，提前計劃為保證這場會議的順利進行，需要籌備哪些具體的工作。
比如需要詳細列出所有需要準備的事項以及可能面臨的問題，并且把這些事項做一個優(yōu)先級的排序，來指導(dǎo)接下來的具體籌備工作。
具體安排會議的時候也要拿出詳細的時間表，每個時間段的負責人，要的結(jié)果，具體的流程。
另外，充分發(fā)揮你的想象力，怎樣能讓開會變得有趣一點？有沒有出乎意料的方式來開場和散會？能不能有視頻，圖片，音樂等來激發(fā)想法？如何制造機會讓個人分享想法，彼此建立聯(lián)系？開會不止給人們提供機會完成某件事，也是打造團隊文化的好時機。
還要注意控制會議時間，以及每一項任務(wù)的具體時間。研究顯示：兩個小時的會議效果，其實一個小時也能達到。
三，誰來開會？
Becca參加過很多場跟自己沒有什么關(guān)系的會議，組織者只是按部就班地組織會議，來了一堆并不想?yún)⒓拥膮?。最后會議變成幾個人的討論，其他人的走神。
參加會議的人越多，效果一般越差，因為要照顧智商低和走神的人。而拋開智商因素，認真聽的人也不多。
所以會議前想明白誰需要參加，你的會議才能達到你要的結(jié)果。其他沒有關(guān)系的人絕對不要拉來參加。
能三個人談的問題就絕不叫第四個人來。Facebook的扎克伯格甚至規(guī)定：開會只能定一張Pizza，人多了就餓著。
PS，會議前組織者提前跟與會者以及將會被會議結(jié)論影響的人聊一聊，會對建立信任，挖掘他們需要，以及幫助會議順利展開非常有好處。
四，設(shè)計會議規(guī)則，明確會議職責
規(guī)則包括遲早，早退，不專心的懲罰等等。
柳傳志曾講過聯(lián)想開會的規(guī)則：“聯(lián)想開會，誰遲到的話罰站一分鐘；會議正開的時候停下來默哀式的讓你站一分鐘，這實際是個非常難過的事兒。這件事情從1990年開始一直執(zhí)行到今天，只要有一定做。包括我自己遲到也被罰過三次”。
會議職責也是需要提前劃分和溝通好的，包括但不僅限于：
主持人
時間提醒員
會議記錄者
輔助者
五，確保與會者提前知道自己需要了解和準備的信息
包括但不僅限于，會議的目的，議程，會前需要做的準備，時間，自己為什么需要參與等。
會議前確保準備書面的會議議程，與每位與會者分享。不知道議程的參會者會更容易在會議中走神，迷失方向。
六，提前準備
提前準備好發(fā)言稿、PPT，會上需要的打印材料，輔助工具和破冰道具等等。
以上就是開會前的設(shè)計，如果你也希望以后的會議都能生動又有趣，記得轉(zhuǎn)發(fā)和收藏文章喲
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