這一章可算是后邊5-9章的概括，不過作者的各種吐槽讓這一章實質(zhì)上成了一個時間管理誤區(qū)大合集。
p37 我們：（1）收集引起我們注意的事務和信息；（2）理清每個項目的意義和相關(guān)措施；（3）組織整理結(jié)果，提出選項；（4）進行思考回顧；（5）選擇行動。這些階段共同構(gòu)成了我們生活中的橫向管理系統(tǒng)
這五個步驟，分別在后邊的5-9章細講。
p38 這幾個步驟的原理很簡單。可能你沒有察覺到，不過這確實就是我們習以為常的處理事情的方法。但是根據(jù)我的經(jīng)驗，大多數(shù)人在這5個階段中，都還有很大的效率提升空間。我們對工作流程的管理包括了5個環(huán)節(jié)，并且管理的效果通常取決于這五個環(huán)節(jié)中最薄弱的一環(huán)。
對于任務管理來說——時間管理要考慮任務的價值，我們這里先單純來說單個的任務——要進行改善，需要這么做：
第一步，熟悉GTD的橫向五步驟；
第二步，找到自己的五個步驟中的最弱的一環(huán)；
第三步，利用TOC的聚焦五步驟進行改善。
其中第三步，回頭專門寫一篇文。
這五個步驟會有哪些薄弱環(huán)節(jié)？作者的吐槽開始了：
p39 大多數(shù)人在收集階段存在著諸多紕漏。他們的大多數(shù)行動承諾只是想想罷了。
收集階段，不僅是如此，很多有價值的想法很可能轉(zhuǎn)眼就忘記，連想的機會都沒得。
正確：把腦海里想到的事情記下來，后續(xù)孵化成行動
錯誤：想法僅僅是想法，沒有做下一步的孵化。
錯誤：想法在腦海中一閃而過，轉(zhuǎn)眼就忘記了。
p39 許多人收集了大量信息，但未能……含糊的項目清單，實際上，這些清單上的待辦事項并未付諸行動，并且會使人們變得麻木。這些清單本身制造的壓力往往超過它們所能緩解的壓力。
很喜歡的一段，沒有搞清任務的意義和下一步行動，就是這樣的結(jié)果。說的太對了。
正確：把模糊的待辦事項轉(zhuǎn)化成清晰的下一步行動。
錯誤：在清單中的任務，由于沒思考清楚而無法很快執(zhí)行。
p39 另一些人……這個決定只停留在他們的大腦深處，無法在適當?shù)那樾蜗乱钥煽康男问郊右允┱?。……未能及時對其進行更新或充分利用?！憬⒐芾硐到y(tǒng)是為了讓它發(fā)揮作用，而不是單純?yōu)榱藫碛兴?/p>
組織和回顧。一個可靠的時間管理系統(tǒng)——如果有一個好的組織方式+好的回顧機制，就可以避免這種遺忘。
正確：任務管理系統(tǒng)中的任務可以得到關(guān)注
錯誤：任務管理系統(tǒng)中的任務被遺忘在系統(tǒng)的角落中，得不到執(zhí)行
p40 大部分關(guān)于行動和關(guān)注的決定都是由最新的和嗓門最大的事務促成的，并且是基于hope而不是trust。
關(guān)注時間管理的一個原因是，它不僅僅限于個人效能領(lǐng)域，也是組織管理的一個大問題。誰的嗓門最大，誰就能得到關(guān)注，哪個問題剛出現(xiàn)，馬上就去處理，這種應激性的行為方式，其實是很普遍的。作為管理者，如果是這樣的思維，那結(jié)果就是四處救火，最后卻發(fā)現(xiàn)沒解決根本問題，還是火災頻發(fā)。作為個人，也是一樣，生活被別人所左右，變得“沒時間”做真正有意義的事情。
正確：按照橫向五步驟、縱向五步驟的方式執(zhí)行，例如要判斷這件事情的意義，列出多種可能的執(zhí)行方式并從中選擇較好的一種。
錯誤：誰的嗓門大，就先做誰的事情，做的時候以最省事的方式為第一選擇。
p40 我發(fā)現(xiàn)，如果將這五個步驟分開來做，會取得更好的效果……許多人無法把工作安排的井井有條，主要原因是他們試圖一口氣完成這5個階段的工作。當他們坐下來開始列工作清單時，大多數(shù)人試圖按照重要性和緊急程度來羅列“最重要的事情”，但他們卻沒有擬訂任何具體的行動方案。
四象限工作法的愛好者受到了1萬點傷害。
正確：想到一件事情，先放到inbox留待分析。
錯誤：想到一件事情，馬上就開始做。
其實一次性把想法按照五步驟處理完也不能完全算是錯，只是作者不推薦。從我實踐的角度，稍微緩一下，可以把事情做得更好，立刻動手的話，很多時候做法并不周全，甚至做完了才會發(fā)現(xiàn)，這件事本不必去做。
在簡單介紹和誤區(qū)大合集之后，接下來的41-79頁就是五步驟的概述了。為避免和后續(xù)章節(jié)重復，我只選幾個片段寫一下。不過其實你會發(fā)現(xiàn)，接下來還是在繼續(xù)誤區(qū)合集:-)
p41 為了把大腦從那些低層次的、希望抓住一切事務的意識中解放出來，你必須百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少決定去做的事情。 p45 大多數(shù)人之所以并不把這些收集工具放在心上，是因為他們知道，這些工具所收集的事務并不完整。在他們的工作籃和大腦中，都存放著一部分未竟之事，因此，他們無法完全信任其中的任何一個。
正確：“未竟之事”100%存在系統(tǒng)
錯誤：部分存于腦海，部分存于系統(tǒng)
p47 數(shù)字革命使我們的生活更加便利，但大量隨機產(chǎn)生的待處理的新問題，其積壓趨勢卻在不斷加劇，……采用標準化的工具和手段來捕捉想法和信息就顯得尤為重要。
正確：提前想好什么時候用什么收集方式
錯誤：手頭有什么工具就用什么記錄，沒有的話，但愿在五分鐘后還能記得吧。（五分鐘后：我剛才想著一件很重要的事情，是什么來著……）
p48 阻礙任何事物的流動，會削弱在該領(lǐng)域的存在、更新和創(chuàng)造能力。（Blockage in the flow of anything undermines the ability to be present, fresh, and creative in that arena.）
如果要我用一個詞來評價使用了GTD方法以后的任務管理，我會用“流暢”。
流暢的意思，不是說任務整個過程所用的時間最短；
流暢的意思，也不是說中間過程一氣呵成沒有停頓；
流暢是說，任務從想法迸發(fā)，到最終事情達成想要的效果，中間的每一個過程都可靠，而且沒有阻力。
GTD：為達到無壓工作目的而開發(fā)的一套以提高可靠性、減少阻力為手段的任務管理方法
p49 許多人試圖把一切安排得井井有條，但是他們卻錯誤地直接整理那些收集到的、不完整的材料。你無法有效地組織和整理“材料”，你只能對它們進行收集和處理。分析和處理這些材料后產(chǎn)生的下一步行動，才是真正的組織整理的對象。
正確：把下一步行動歸類到#外出 #手機 這樣的情境標簽下
錯誤：把看到之后沒法立刻行動的“材料”直接放入情境標簽
p51 它是什么？這個問題并不愚蠢。
這是很容易被忽略的一步，我們很容易在還沒想清楚這個材料意味著什么的情況下，就開始分析這個是不是可執(zhí)行的，就導致“是否可執(zhí)行”的判斷會很容易出現(xiàn)偏差。
p53 你應該問一問自己是不是解決這個問題的最佳人選。如果答案是否定的，那就委托給一個合適的人員去辦理。
這也是很容易被忽略的一步，實際上，列出的每一個下一步行動，都應該先經(jīng)過這個思考的過濾之后，才可以放入情境清單。
p55 我是這樣給項目下定義的：任何一個（需要在一年內(nèi)完成，并且）需要多個步驟才能完成的任務。（I define a project as any desired result that can be accomplished within a year that require more than one step.）……我對項目如此定義的根據(jù)是：如果某項工作不能一步完成的話，那么，你就需要建立某種機制來提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒有建立這樣一個提醒機制的話，這件事情很有可能會回到你的大腦中，重新成為一個盤踞在你大腦中的懸而未決的問題，并時刻干擾你的工作。
不管是叫作項目也好，按我的習慣叫作多步驟任務也罷，我們還是關(guān)注下問題的實質(zhì)，也就是作者提到的如此定義的依據(jù)。
具體來說，如果一個任務，需要通過連續(xù)的多個行動才能完成，那就必須有這兩個要素：
1.Project：項目名稱（或者任務目標）
2.Action：項目中的行動
還有一個非必需的要素：
3.行動之間的關(guān)系
可以分為：有關(guān)聯(lián)關(guān)系（FS/SS/FF/SF/中途-開始），無關(guān)聯(lián)關(guān)系（平行）
項目是重點，也是難點，畢竟多步驟任務在我們的清單中實際上是占據(jù)了可觀的比例。很遺憾，雖然作者前后用了兩個章節(jié)（3、10）來寫項目，但即使加上GTDⅢ中的一章，篇幅仍然寥寥，內(nèi)容也不夠充分。我會把這個主題作為一個寫作的方向。
同樣遺憾，直到2017年，無論是什么軟件，不管是專業(yè)的項目管理軟件，還是OF、滴答之類的清單軟件，都沒能在輕量化項目管理這個方面做到優(yōu)秀。
p58 荒謬的是，數(shù)字世界已經(jīng)令參考和輔助材料的組織工作變得既簡單又復雜……最好的做法是盡量簡化你的數(shù)字信息存儲，并進行持續(xù)的回顧和清理。
數(shù)字歸檔的問題。同樣是一個值得展開來探討的話題。
從59頁到79頁，依然是五步驟的概述，其中還有些是后邊章節(jié)沒有提到的內(nèi)容，一起合并后以后章節(jié)去，第2章寫到這里。
任務管理水平的好壞，關(guān)鍵是看流暢度如何。流暢=可靠+沒有阻力。
