先舉一個(gè)非常簡(jiǎn)單的例子
課上，教授在桌上放了一個(gè)玻璃罐子，然后從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進(jìn)罐子里的鵝卵石。教授把石塊放完后問(wèn)他的學(xué)生：“你們說(shuō)這個(gè)罐子是不是滿的?”，“是。”所有的學(xué)生異口同聲地回答。教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子，把它們從罐口倒下去，搖一搖，問(wèn)：“現(xiàn)在罐子是不是滿了?”大家都有些不敢回答，一位學(xué)生怯生生地細(xì)聲回答：“也許沒(méi)滿?！苯淌诓徽Z(yǔ)，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢倒進(jìn)罐子里，然后又問(wèn)學(xué)生：“現(xiàn)在呢?”“沒(méi)有滿!”全班學(xué)生很有信心地回答說(shuō)。是的，教授又從桌子底下拿出一大瓶水，緩緩倒進(jìn)看起來(lái)已經(jīng)被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的玻璃罐。
一個(gè)平常的玻璃罐就這樣裝下了這么多東西，但如果不先把最大的鵝卵石放進(jìn)罐子，也許以后永遠(yuǎn)沒(méi)機(jī)會(huì)把它們?cè)俜胚M(jìn)去了。
這是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的例子。提問(wèn)：大家從這個(gè)例子中有什么領(lǐng)悟？生活中那么多事情，其實(shí)都可以像往這個(gè)玻璃罐里放東西一樣，先按級(jí)別分類(lèi)，再確定先后順序。
時(shí)間管理是一個(gè)最基本的習(xí)慣
時(shí)間管理是一個(gè)很大的話題。首先我認(rèn)為，在自身時(shí)間管理上做得好的人，才能在更大的時(shí)間管理上做好。說(shuō)到自身時(shí)間管理，首先，能安排好自己有規(guī)律的作息時(shí)間，這個(gè)對(duì)我們來(lái)說(shuō)，是最基本的時(shí)間管理。也許我們因?yàn)橐恍┨厥庠蚧蛘呋顒?dòng)，導(dǎo)致熬夜到很晚，從而導(dǎo)致第二天早上很晚才起來(lái)，這可以理解，但是，這并不是一個(gè)長(zhǎng)期或持續(xù)的的作息。
所以，不管對(duì)生活還是工作，時(shí)間管理都是一個(gè)最基本的習(xí)慣。
時(shí)間管理的困境
無(wú)法管理外在的要求
管理者最大的困擾就是，太多來(lái)自外界的干擾，隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。管理者工作其實(shí)是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說(shuō)，管理者的工作有很大的一部分就是需要與別人互動(dòng)，外界的干擾就是管理者工作的一部分。你可以排定某些時(shí)段做為你的工作空擋，當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí)，告訴他，你這會(huì)兒忙著呢，不急的話兒，在你的空擋時(shí)間再來(lái)詳談。我們也要避免自己在空擋時(shí)間去打擾別人，因?yàn)榇藭r(shí)很可能正是別人的工作時(shí)間。
無(wú)法控制周?chē)母蓴_
周?chē)姸喔蓴_因素，嘈雜聲、零食、溫度、氛圍、壓力、其他人的對(duì)話、其他人的自言自語(yǔ)都是諸多的影響因素。
事情的四個(gè)級(jí)別
我們繼續(xù)拿學(xué)校舉一些例子，來(lái)看一件事情可能被分為的四個(gè)級(jí)別：
A級(jí)別：時(shí)間又緊、又具有挑戰(zhàn)性、又非常重要的事情。如即將到來(lái)的考試必須多花時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。很多人懼怕A級(jí)別的事情，覺(jué)得太復(fù)雜，要耗費(fèi)太多的精力，同時(shí)因?yàn)榕吕щy完不成或者完成得不完美而采取逃避的態(tài)度。
B級(jí)別：很重要、但在時(shí)間上沒(méi)有特別要求。這一級(jí)別的事情當(dāng)前不需要馬上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遺忘，在最后關(guān)鍵時(shí)刻演變成A級(jí)別事件，如兩周前老師布置的期中檢查作業(yè)。
C級(jí)別：時(shí)間上緊迫、但并不是很重要的、可以請(qǐng)別人代勞的事情，如取快件，可以請(qǐng)同學(xué)順便去取。
D級(jí)別：時(shí)間上不緊迫也不是很重要的事情，有些可以請(qǐng)別人做；有的可以降低標(biāo)準(zhǔn)；有的必須要做則放在零碎時(shí)間中進(jìn)行完成，如在校園中游蕩看美女。
時(shí)間管理方法
傳統(tǒng)時(shí)間管理法的核心：以“急”為重
低效的管理者大多陷入了傳統(tǒng)時(shí)間管理，天天處理“急事”，天天救火，在焦頭爛額的同時(shí)，內(nèi)心深處還會(huì)出現(xiàn)一種“忙”的“成就感”！從而也就深陷其中而不能自拔，加上“成就感”作怪，把本來(lái)可以不“急”的事情也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹薄笔隆?/p>
高效時(shí)間管理法的核心：先輕重，后緩急
在考慮行事的先后順序時(shí)，應(yīng)先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”，也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。
四象限圖（核心）：
橫坐標(biāo)是緊急，縱坐標(biāo)是重要。
- 第一象限是重要又急迫的事。
舉例：諸如線上事故、處理即將到期任務(wù)等等。
本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。
- 第二象限是重要但不緊急的事。
舉例：建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)等。
荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。
這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無(wú)限變少，不再瞎“忙”。
- 第四象限是緊急但不重要的事。
舉例：電話、會(huì)議、突來(lái)訪客都屬于這一類(lèi)。
表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。
- 第三象限屬于不緊急也不重要的事。
舉例：上網(wǎng)、看小說(shuō)、聊天等。
簡(jiǎn)而言之根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、四象限來(lái)回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第三象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。而且，有一個(gè)說(shuō)法，在工作時(shí)間做這些事情，是對(duì)公司和自己的工資極不負(fù)責(zé)任的（這個(gè)不是我現(xiàn)在的觀點(diǎn)，而是我在之前公司聽(tīng)到的覺(jué)得說(shuō)得很在理的話）。
現(xiàn)在大家不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請(qǐng)注意，在劃分第一和每四象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為重要的事。其實(shí)二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第四象限。
時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急（第二象限）的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事，但又沒(méi)有及時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開(kāi)展工作。所以為什么我們的會(huì)議都需要有日程安排。
GTD（可選）
沒(méi)時(shí)間去研究，我用的工具最后可以分享。
GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與執(zhí)行五個(gè)步驟：
收集
就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱(chēng)為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來(lái)，放入inbox中，inbox具體形式多種多樣。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，因?yàn)榇竽X記憶是不可靠的，記錄下所有的工作 。
整理
將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類(lèi)，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織 。
組織
個(gè)人感覺(jué)組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來(lái)/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來(lái)/某天清單則是記錄延遲處理且沒(méi)有具體的完成日期的未來(lái)計(jì)劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。
GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作 。
回顧
回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過(guò)回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來(lái)一周的計(jì)劃工作。
執(zhí)行
現(xiàn)在你可以按照每份清單開(kāi)始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來(lái)選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來(lái)行動(dòng)。
時(shí)間管理的幾條黃金定律
分配而不是管理時(shí)間
時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事。
改變你的想法
兩種對(duì)待時(shí)間的態(tài)度:“這件工作必須完成，但它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動(dòng)手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。
遵循20-80定律
生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問(wèn)題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。我們應(yīng)該花最多時(shí)間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。
安排“不被干擾”時(shí)間
每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可以抵過(guò)你一天的工作效率，甚至有時(shí)侯這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。
嚴(yán)格規(guī)定完成期限
“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。
做好時(shí)間日志
你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來(lái)，早上出門(mén)(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時(shí)間，搭車(chē)花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶(hù)花了多少時(shí)間……把每天花的時(shí)間一一記錄下來(lái)，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。
學(xué)會(huì)列清單
把自己要做的每一件事情都寫(xiě)下來(lái)，這樣做首先能讓你隨時(shí)都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長(zhǎng)長(zhǎng)的list時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生緊迫感。（TB任務(wù)及時(shí)間點(diǎn)的重要行）
同一類(lèi)的事情最好一次把它做完
假如你在做紙上作業(yè)，那段時(shí)間都做紙上作業(yè)；假如你是在思考，用一段時(shí)間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時(shí)間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時(shí)，你會(huì)熟能生巧，效率一定會(huì)提高。
時(shí)間管理工具
我的工具
TB管理工作中的任務(wù)，Meeting管理日程和會(huì)議
Evernote分類(lèi)記錄自己的一些思路和想法
wunderlist記錄一些待辦和幾個(gè)字能提醒自己但是很容易忘記的，一閃而過(guò)很容易忘記的
蘋(píng)果calendar記錄私人的日程和具體時(shí)間點(diǎn)要做的事情，TB相關(guān)任務(wù)和日程也可以同步進(jìn)來(lái)
最后：真的是好記性不如爛筆頭，想到什么一定要馬上記下來(lái)
