1. 哪些情況下必須匯報(bào)工作？（6種情況）
追隨松下幸之助30年的江
口克彥在《我在松下三十年—上司的哲學(xué)下屬的哲學(xué)》這本書中曾經(jīng)指出：“對(duì)于上司來(lái)說(shuō)，最讓人心焦的就是無(wú)法掌握各項(xiàng)工作的進(jìn)度……如果沒(méi)有得到反饋，以后就不會(huì)再把重要的工作交給這樣的下屬了。所以要知道，雖然只是一個(gè)簡(jiǎn)單的匯報(bào)，卻能讓你得到上司的肯定?！?/p>
《哈佛學(xué)不到》的作者馬克.麥考梅克曾說(shuō)：“誰(shuí)經(jīng)常向我匯報(bào)工作，誰(shuí)就在努力工作—相反，誰(shuí)不經(jīng)常匯報(bào)工作，誰(shuí)就沒(méi)努力工作。”
曾經(jīng)有人說(shuō)，如果你想報(bào)復(fù)一個(gè)人，只需要阻礙他及時(shí)匯報(bào)工作就行了。既然匯報(bào)工作如此重要，究竟在那些境況下必須匯報(bào)工作呢？
A. 做好工作計(jì)劃時(shí)，立即向上司匯報(bào)
工作計(jì)劃做好時(shí)，立即向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，避免大方向上出現(xiàn)問(wèn)題。這樣可以讓領(lǐng)導(dǎo)了解計(jì)劃內(nèi)容，提出合理化建議或意見(jiàn)。而且領(lǐng)導(dǎo)可以審時(shí)度勢(shì)，從大局出發(fā)指出計(jì)劃的問(wèn)題所在，做出有益而有效的修改，避免你在工作開(kāi)始后做無(wú)用功。
B. 工作進(jìn)行到一定程度時(shí)
工作進(jìn)行到一定程度，要保證上司對(duì)我們的工作進(jìn)展、遇到難題等有所了解，這樣上級(jí)才會(huì)心中有數(shù)或給予支持和幫助。如果等到事情結(jié)束才跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，萬(wàn)一出現(xiàn)錯(cuò)誤，此時(shí)已無(wú)法挽回。因此，在工作進(jìn)行中，要適時(shí)跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)展。
C. 工作中出現(xiàn)意外時(shí)
當(dāng)工作出現(xiàn)意外時(shí)，我們要及時(shí)匯報(bào)，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持和幫助。領(lǐng)導(dǎo)有人脈和資源，一般解決問(wèn)題能力更迅捷，我們切不可隱瞞意外，釀成無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。
D. 需要作出超權(quán)限的決策時(shí)
我們必須要清楚，凡是自己權(quán)限以外的事情必須請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)橐粊?lái)我們表示對(duì)上級(jí)的尊重，二來(lái)我們自己不必承擔(dān)不必要的責(zé)任。不要再自己權(quán)限以外說(shuō)任何大話，權(quán)限外的事情記得回復(fù)別人時(shí)說(shuō)：“我請(qǐng)示下領(lǐng)導(dǎo)，再給您回復(fù)”
E. 出錯(cuò)了，及時(shí)匯報(bào)
出錯(cuò)了，匯報(bào)越及時(shí)，越有價(jià)值，越能避免更大的錯(cuò)誤。如果延誤匯報(bào)時(shí)機(jī)，有可能損失慘重。古往今來(lái)，報(bào)喜不報(bào)憂的心態(tài)，釀成的巨大災(zāi)難不勝其數(shù)。
F. 工作完成后及時(shí)匯報(bào)
工作結(jié)束，要把整個(gè)活動(dòng)的具體情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)?？梢詤R報(bào)在活動(dòng)中自己哪些能力得到了鍛煉，哪些做的好，需要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)；哪些是存在問(wèn)題的，需要改進(jìn)的，以及如何改進(jìn)等等。
工作完成后，一定要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)知道你的成長(zhǎng)與進(jìn)步。同時(shí)，把反思及感悟告訴領(lǐng)導(dǎo)，這樣更利于領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)你更大的任務(wù)和工作。要贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任和滿意，工作完成后的匯報(bào)必不可少。
2. 工作匯報(bào)的六原則
A. 行動(dòng)在領(lǐng)導(dǎo)前面
行動(dòng)在領(lǐng)導(dǎo)前面，意味著我們匯報(bào)工作時(shí)，不但能達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)的要求，還要超過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)期。
匯報(bào)工作時(shí)，我們應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度要求自己。懂得換位思考，提供給領(lǐng)導(dǎo)意料之外的收獲。
比如，張三和李四同為某公司的員工。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)張三說(shuō)：“幫我調(diào)查下，咱們生產(chǎn)牙膏的銷量情況？”張三迅速跑到樓下超市，并進(jìn)行兩個(gè)小時(shí)的觀察。回來(lái)后跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)：“領(lǐng)導(dǎo)好，通過(guò)我近兩個(gè)小時(shí)的觀察，咱們的牙膏共賣出10支。”領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)：“購(gòu)買者的年齡分布如何？男女比例如何？”張三啞口無(wú)言，不得不返工繼續(xù)調(diào)查。
然而，李四也收到了同樣指示，他走進(jìn)樓下超市，開(kāi)始用筆和紙記錄消費(fèi)者行為。經(jīng)過(guò)兩個(gè)小時(shí)，李四來(lái)到領(lǐng)導(dǎo)身旁。并匯報(bào)說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)好，通過(guò)我今天近兩個(gè)小時(shí)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)咱們公司的牙膏共賣出10支，在所有牙膏品牌中排名第二。我分析了排名第一的牙膏產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)它們牙膏封面設(shè)計(jì)吸引力強(qiáng)且口味多樣，我們公司以后可在文案策劃和口味多樣化上努力。我還發(fā)現(xiàn)，購(gòu)買牙膏的大部分是年輕人，且以女生居多，占80%。我想咱們以后可以增加兒童牙膏及老年人專用牙膏，并可在男士市場(chǎng)開(kāi)拓上加大力度?！?/p>
結(jié)果可想而知，李四幾年后升為市場(chǎng)銷售經(jīng)理。因?yàn)槔钏男袆?dòng)走在了領(lǐng)導(dǎo)前面，把領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有明示但對(duì)公司有利的數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)與分析。
B. 注意匯報(bào)時(shí)機(jī)
匯報(bào)時(shí)機(jī)，對(duì)一個(gè)人匯報(bào)的成果影響重大。有些人，有問(wèn)題就隨意找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。殊不知你的任性，會(huì)一次次惡化在領(lǐng)導(dǎo)心中的印象。
匯報(bào)時(shí)機(jī)分為兩方面：A. 周幾匯報(bào)？ B. 一天中哪個(gè)時(shí)間段匯報(bào)？
加拿大心理學(xué)家德比.莫斯考維茨曾做過(guò)一個(gè)研究，根據(jù)人一周的行為規(guī)律畫出一幅一周工作節(jié)律圖。她認(rèn)為，人的一周是有規(guī)律性的。周一到周五，工作節(jié)律大不相同，一周的前半部分，人的精力旺盛，態(tài)度和行為比較激進(jìn)；一周的后半部分，人的精力逐漸下降，卻也更易通融。
所以，據(jù)一般性統(tǒng)計(jì)調(diào)查我們可以選擇在周二或周五進(jìn)行匯報(bào)工作，這樣領(lǐng)導(dǎo)更易跟你產(chǎn)生互動(dòng)與溝通。當(dāng)然，這只是一般規(guī)律，具體問(wèn)題還需察言觀色。總之，在領(lǐng)導(dǎo)心情愉悅時(shí)，匯報(bào)效果更佳。
一天中哪個(gè)時(shí)間段匯報(bào)更好？實(shí)踐證明，早上10點(diǎn)多是找領(lǐng)導(dǎo)的最好時(shí)間，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)剛處理完緊急要?jiǎng)?wù)，騰出時(shí)間休息，心情比較放松。此時(shí)，找領(lǐng)導(dǎo)更容易得到傾聽(tīng)與包容。
千萬(wàn)不要在下班前找領(lǐng)導(dǎo)，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)一天的忙碌或下班后還有私事處理。此時(shí)你突然出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)面前，只會(huì)令領(lǐng)導(dǎo)心煩。
C. 掌握領(lǐng)導(dǎo)性格
不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，我們的匯報(bào)方式會(huì)有所不同。
如果你的領(lǐng)導(dǎo)是吹毛求疵型，當(dāng)你匯報(bào)時(shí)一定要注意措辭和表達(dá)方式。如果領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)你，千萬(wàn)不要自暴自棄，要明白這是領(lǐng)導(dǎo)的一貫作風(fēng)。虛心接受領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，努力挖掘領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)背后的需求，爭(zhēng)取下次匯報(bào)時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)喜歡的方式匯報(bào)。當(dāng)然，吹毛求疵型領(lǐng)導(dǎo)可能每次都會(huì)挑毛病，不過(guò)我們自己不要恐慌，要努力在每次匯報(bào)中提升自己。
我將會(huì)在下個(gè)部分，具體講解跟六種不同性格領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)策略。
可見(jiàn)，當(dāng)面對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，我們需要有不同的匯報(bào)心態(tài)與技巧。當(dāng)我們第一次向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或不了解領(lǐng)導(dǎo)性格時(shí)，可以提前咨詢老員工，從而更好地把握匯報(bào)的主動(dòng)性。
D. 適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格
領(lǐng)導(dǎo)具有兩種不同的風(fēng)格，分為傾聽(tīng)型和閱讀型。只有掌握了領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，我們才能更好匯報(bào)工作。
傾聽(tīng)型，即隨即應(yīng)變能力強(qiáng)，面對(duì)事情能馬上想出對(duì)策解決，而且考慮周到，一擊即中；閱讀型，即通過(guò)文字表達(dá)感情更舒服，更傾向于在頭腦里對(duì)比各種方法和可能，不會(huì)匆忙下決策。
由此可見(jiàn)，面對(duì)傾聽(tīng)型的領(lǐng)導(dǎo)，我們更適合口頭匯報(bào)工作；而面對(duì)閱讀型領(lǐng)導(dǎo)，我們更適合寫一份工作匯報(bào)。
比如，艾森豪威爾總統(tǒng)是閱讀型領(lǐng)導(dǎo)，而不是傾聽(tīng)型。當(dāng)統(tǒng)帥的時(shí)候，他在發(fā)布會(huì)之前，會(huì)讓助手把記者的問(wèn)題寫出來(lái)，所以他能掌控全局。而面對(duì)發(fā)布會(huì)上的現(xiàn)場(chǎng)口頭陳述時(shí)，他便語(yǔ)無(wú)倫次。面對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)，我們應(yīng)該主動(dòng)提交書面的工作報(bào)告，而非口頭陳述。
適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格，對(duì)我們來(lái)說(shuō)尤為重要，它決定了領(lǐng)導(dǎo)能否聽(tīng)懂你的需求并正確給出意見(jiàn)。同時(shí)不正確的匯報(bào)風(fēng)格，會(huì)令領(lǐng)導(dǎo)心煩意亂。
E. 重結(jié)果，少細(xì)節(jié)
當(dāng)我們匯報(bào)時(shí)，先跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)結(jié)果，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)詳情時(shí)，我們?cè)俳o細(xì)節(jié)。切莫一味談細(xì)節(jié)，令領(lǐng)導(dǎo)頭暈?zāi)X脹。
比如，領(lǐng)導(dǎo)交給張三1項(xiàng)任務(wù)，去總部領(lǐng)取一份文件。結(jié)果張三坐公車到總部，正趕上保管文件的李四在開(kāi)會(huì)。等了一個(gè)多小時(shí)會(huì)議結(jié)束，張三找到了李四，并向其領(lǐng)取文件。結(jié)果李四說(shuō)，文件落在家中，需要明天帶回。
此時(shí)，張三匆匆跑回公司向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。“領(lǐng)導(dǎo)好，今天真是太不湊巧，坐公車堵在路上，到達(dá)總部又等李四1個(gè)多小時(shí)。這還不算啥，見(jiàn)到李四后，他竟然把文件落家了。領(lǐng)導(dǎo)您看這一上午把我跑得夠嗆，汗流浹背?！北緛?lái)領(lǐng)導(dǎo)就急需文件，聽(tīng)了你一頓啰嗦且并未帶回文件，心情更加煩躁，最后你只能被領(lǐng)導(dǎo)轟出辦公室。
此時(shí)，我們應(yīng)該匯報(bào)重點(diǎn)，細(xì)節(jié)等詢問(wèn)后再陳述。
比如，“領(lǐng)導(dǎo)好，今天文件沒(méi)能取回，李四把文件落家了。如果文件急需，我聯(lián)絡(luò)李四，跟他回家去取，您看怎樣？”領(lǐng)導(dǎo)可能輕松說(shuō)道沒(méi)關(guān)系，明天再去也無(wú)妨或者讓你直接執(zhí)行解決方案?？傊?，領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)對(duì)你發(fā)怒。
重結(jié)果，少細(xì)節(jié)，這是節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的表現(xiàn)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想知道詳情時(shí)，我們?cè)俑嬷?xì)節(jié)，這樣領(lǐng)導(dǎo)會(huì)對(duì)我們更加信任。
F 匯報(bào)頻率取決于企業(yè)文化
每日匯報(bào)還是每周匯報(bào)，這全無(wú)定論，取決于你的領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)文化。
比如很多日韓企業(yè)都有早請(qǐng)示晚匯報(bào)的習(xí)慣，但歐美企業(yè)則不是，因?yàn)闅W美企業(yè)大多以人為本，公司氛圍開(kāi)放民主。
進(jìn)入一個(gè)公司，我們要先觀察自己的領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)文化，然后再采取相應(yīng)的匯報(bào)頻率。
3. 向六種不同性格領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào)策略
A. 謹(jǐn)慎冷靜型
這樣的領(lǐng)導(dǎo)喜歡一絲不茍的工作作風(fēng)，他們喜歡一份詳細(xì)的工作報(bào)告，下屬交給他的工作計(jì)劃越詳細(xì)越好。
跟這種領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，你需要考慮全面，思考細(xì)致，做方案時(shí)把方方面面都考慮進(jìn)去。
B. 妥協(xié)懦弱型
這種領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有主見(jiàn)，容易聽(tīng)從別人的意見(jiàn)。他很容易聽(tīng)從下屬的意見(jiàn)，同時(shí)也容易受到別人的影響而動(dòng)搖。
跟這種領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，除了多向領(lǐng)導(dǎo)闡明自己的觀點(diǎn)之外，還可讓持相同觀點(diǎn)的其他同事向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言，以支持自己的觀點(diǎn)和計(jì)劃。
C. 外向豪爽型
這種領(lǐng)導(dǎo)很少生氣，他會(huì)欣賞辦事細(xì)致的下屬，也不反感不拘小節(jié)的人。他事事表現(xiàn)的外向豪爽，但你也不要因此自鳴得意。
跟這樣的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，不要用表面來(lái)評(píng)估而是要注重自己實(shí)際工作能力，匯報(bào)時(shí)不管如何，要匯報(bào)出自己的工作水平。
D. 吹毛求疵型
這種領(lǐng)導(dǎo)雞蛋里挑骨頭，百般挑剔。如果不想被搞得心情煩悶，就不要太介意他的批評(píng)，吹毛求疵是他的習(xí)慣。
跟這樣的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，要保持冷靜分析能力。如果領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的有道理，那就按他的要求去做；如果屬于無(wú)理要求，那就不要太在意，因?yàn)椴皇悄悴粔騼?yōu)秀，而是他的性格與行為模式所致。
E. 性格頑固型
這種領(lǐng)導(dǎo)固執(zhí)己見(jiàn)，剛愎自用。他聽(tīng)不進(jìn)下屬的意見(jiàn)，堅(jiān)決讓下屬按照自我意愿處事，一旦下屬有反對(duì)他的意見(jiàn)，他就大加呵斥。
跟這樣的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，要把握自己平和的匯報(bào)語(yǔ)氣。要明確工作的目的不是為了某個(gè)人，而是為了團(tuán)隊(duì)，領(lǐng)導(dǎo)有錯(cuò)誤時(shí)要委婉地提出建議。
F. 脾氣暴躁型
這種領(lǐng)導(dǎo)脾氣易怒，情緒容易失控。這種領(lǐng)導(dǎo)常為了小事大發(fā)脾氣，有時(shí)公開(kāi)批評(píng)下屬，讓下屬難以忍受。
跟這樣的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，我們要善于察覺(jué)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火的規(guī)律與原因，從而在正常匯報(bào)的情況下，避免踩入雷區(qū)。
4. 書寫工作匯報(bào)策略及案例講解
可以使用KPT原則。KPT是來(lái)自于日本的一種工作記錄方法，由三個(gè)部門組成：
Keep：當(dāng)前你正在做的事或項(xiàng)目的正常描述
Problem：你所遇到的問(wèn)題
Try：你準(zhǔn)備要嘗試的解決方案。
KPT三部分就組成了一份清晰明了的工作匯報(bào)。這樣匯報(bào)既能體現(xiàn)你當(dāng)前的工作狀態(tài)，又能層次分明地向領(lǐng)導(dǎo)傳遞工作困難與你的工作能力。
案例講解：
張三剛?cè)牍疽粋€(gè)月，領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行月度工作匯報(bào)，張三苦思冥想，終于完成了一份厚厚的工作報(bào)告，內(nèi)容是這樣子的：（圖）
領(lǐng)導(dǎo)好，我是張三，今年8月份加入公司。這個(gè)月我感到非常充實(shí)，學(xué)到很多有用知識(shí)。工作不同于上學(xué)，進(jìn)入公司這天起我便主動(dòng)鉆研，努力掌握基本工作流程。下面我將陳述下一個(gè)月的工作情況：
完成了某某項(xiàng)目，完成了相關(guān)文件的驗(yàn)收；學(xué)習(xí)了某某書籍，掌握了基本工作技巧；開(kāi)展了某某科研，鞏固了某某技術(shù)。
這一個(gè)月，收獲很大，謝謝領(lǐng)導(dǎo)和同事的幫助，接下來(lái)我會(huì)繼續(xù)努力，爭(zhēng)取早日成為公司的棟梁之才！
這樣的文字匯報(bào)，引不起領(lǐng)導(dǎo)的任何重視，我們應(yīng)該怎么辦呢？
1. 當(dāng)前你正在做的事
眾所周知，跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，第一件事需著重匯報(bào)你正在做的事，否則領(lǐng)導(dǎo)會(huì)感覺(jué)你無(wú)所事事。
正如原文的小軍，介紹了很多項(xiàng)目和學(xué)習(xí)經(jīng)歷，這一塊內(nèi)容必須要有。但他缺少介紹自己在項(xiàng)目中負(fù)責(zé)的內(nèi)容、所獲新知和項(xiàng)目的閃光點(diǎn)。
比如小軍可以這樣匯報(bào)：完成了某某項(xiàng)目，在項(xiàng)目中我負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)不同科室之間的糾紛，并把問(wèn)題集中上報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理。這個(gè)項(xiàng)目鍛煉了我人際交往與溝通能力，為未來(lái)的項(xiàng)目總協(xié)調(diào)積累經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，這個(gè)項(xiàng)目是我們公司首次接手國(guó)外項(xiàng)目，做好將有利于我們公司拓寬國(guó)際市場(chǎng)，意義重大。
如此報(bào)告后，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)看到小軍是一個(gè)懂得學(xué)習(xí)的好員工，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也看到了小軍在整個(gè)項(xiàng)目里的成長(zhǎng)，由衷感到欣慰。而且，小軍把整個(gè)項(xiàng)目的背景意義介紹一番，讓領(lǐng)導(dǎo)明白公司項(xiàng)目運(yùn)作情況?？梢哉f(shuō)，這樣完整的工作內(nèi)容匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)察覺(jué)到小軍的異人之處。
2. 你所遇到的問(wèn)題
很多員工在匯報(bào)時(shí)，只報(bào)喜不報(bào)憂，其實(shí)這樣不利于自我成長(zhǎng)。
公司人員眾多，領(lǐng)導(dǎo)很少知道你的困惑。此時(shí)我們可以利用工作匯報(bào)的機(jī)會(huì)，向領(lǐng)導(dǎo)陳述項(xiàng)目所遇到的問(wèn)題及自己的困惑。這樣匯報(bào)后，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)感到你是一個(gè)善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及積極上進(jìn)的員工，相信日后必能獨(dú)當(dāng)一面。
然而這塊內(nèi)容小軍并沒(méi)有匯報(bào)，也是沒(méi)能引起領(lǐng)導(dǎo)重視的一大原因。
比如小軍可以這樣匯報(bào)：當(dāng)然，任何項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中難免會(huì)有困惑。參與這個(gè)項(xiàng)目中，我有時(shí)感到力不從心。作為新人的我，不知怎么調(diào)動(dòng)大家的積極性并按時(shí)提交資料。每次都是我去催促，其他科室不耐煩的加以回復(fù)。這是目前在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，我遇到的最大困惑。
如此匯報(bào)后，首先，領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)小軍是善于發(fā)現(xiàn)和思考問(wèn)題的好員工；其次，提出恰當(dāng)?shù)膯?wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)能感覺(jué)到他在項(xiàng)目上的用心。
3. 你準(zhǔn)備要嘗試的解決方案
第二步給出問(wèn)題后，接著我們要給出解決方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。
一般要給出三個(gè)方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇：最可行的方案、最大膽的方案和最可能失敗的方案，并對(duì)每個(gè)方案進(jìn)行必要的利弊分析。
比如小軍繼續(xù)匯報(bào)說(shuō)：最可行的方案是發(fā)送郵件時(shí)我抄送項(xiàng)目經(jīng)理，并態(tài)度友善的告訴大家項(xiàng)目的緊急性，望大家準(zhǔn)時(shí)處理；最大膽的方案是我給每個(gè)人打電話，及時(shí)催促他們提交文件；最可能失敗的方案是我直接抄送他們領(lǐng)導(dǎo)，讓直屬領(lǐng)導(dǎo)也知曉項(xiàng)目的緊迫性，客觀上給他們壓力。
分析利弊：如果大家都是負(fù)責(zé)任的員工，最可行的方案不僅可以順利完成項(xiàng)目而且大家相處很愉快，很容易建立長(zhǎng)期友好的人際關(guān)系，但對(duì)于某些不愿合作的員工，可能一直推脫找借口。最大膽的方案，對(duì)于一些愛(ài)忘事的員工比較有效，但容易遭到別人厭煩，而且不以項(xiàng)目經(jīng)理的名義，人微言輕；最可能失敗的方案，可能對(duì)一些一直消極合作的員工效果好，畢竟有他們直屬領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督，但易得罪人，不易建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。
我知道領(lǐng)導(dǎo)您當(dāng)過(guò)多年項(xiàng)目經(jīng)理，關(guān)于以上三個(gè)方案，還望您提一點(diǎn)建議。這樣，咱們科室以后執(zhí)行項(xiàng)目會(huì)更加高效，謝謝領(lǐng)導(dǎo)。
如此匯報(bào)后，首先，領(lǐng)導(dǎo)比較喜歡，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)喜歡做選擇題，并給出他的意見(jiàn)；其次，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)感到被需要和被尊重，使領(lǐng)導(dǎo)心里幸福滿滿；最后，小軍落筆在科室上，充分考慮雙方共同利益，使領(lǐng)導(dǎo)更易接受。
5. 口頭工作匯報(bào)策略及案例講解
口頭匯報(bào)時(shí)：1.明確信息類別 2.表述中心思想 3.分類有序匯報(bào)
1. 明確信息類別
首先明確領(lǐng)導(dǎo)需要的信息類別，避免詞不達(dá)意。
將信息分為三類，分別是記述信息、評(píng)價(jià)信息和規(guī)范信息。搞清信息的不同歸屬，對(duì)于我們匯報(bào)來(lái)說(shuō)大有裨益。
記述信息是指描述事物的情況和現(xiàn)象本身，不包含判斷好壞的信息； 如農(nóng)夫山泉容量是500ml
評(píng)價(jià)信息指表達(dá)某一情況或現(xiàn)象好壞的信息；如農(nóng)夫山泉很好喝
規(guī)范信息表示要求事物應(yīng)有的狀態(tài)以及人應(yīng)采取的行動(dòng)，如提議、建議等。如你應(yīng)該買一瓶農(nóng)夫山泉
2． 表述中心思想
在跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，需首先向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)結(jié)論和中心思想。這樣領(lǐng)導(dǎo)才能抓住重點(diǎn)，使匯報(bào)清晰、有條理。
3 分類有序匯報(bào)
如果要跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的信息太多時(shí)，可將內(nèi)容進(jìn)行分類并按一定的邏輯順序進(jìn)行匯報(bào)。如時(shí)間、重要性程度等。
案例講解：
你作為項(xiàng)目經(jīng)理，領(lǐng)導(dǎo)咨詢你項(xiàng)目進(jìn)展情況，你站在領(lǐng)導(dǎo)面前開(kāi)始了匯報(bào)：
“領(lǐng)導(dǎo)好，由于是項(xiàng)目初期，業(yè)主不斷添加新要求，使得項(xiàng)目工作量不斷加大。而且土建室可用的人力資源有限，工作進(jìn)度一直落后。最近，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部又出現(xiàn)了點(diǎn)小摩擦，電器工程師就工作任務(wù)的劃分產(chǎn)生了分歧，正在跟業(yè)主協(xié)調(diào)。其外，工藝工程師家里突發(fā)急事，雖采取了應(yīng)急人員的調(diào)用，但替換的工程師效率明顯不如以前。最終導(dǎo)致項(xiàng)目有點(diǎn)滯后，不過(guò)領(lǐng)導(dǎo)放心，我們會(huì)在下個(gè)月努力追趕回來(lái)。”
領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)到你的匯報(bào)，昏昏欲睡過(guò)后一頓暴怒。本來(lái)在項(xiàng)目起始階段，由于工作范圍和人員之間尚未形成密切配合，進(jìn)度落后極易產(chǎn)生。但你的這段匯報(bào)，使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你工作能力產(chǎn)生了懷疑，進(jìn)而你的加薪升職遙遙無(wú)期。
應(yīng)該如何正確匯報(bào)呢？
【案例】
A. 明確信息類別
領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)項(xiàng)目進(jìn)展情況，顯然是詢問(wèn)我們?cè)u(píng)價(jià)信息。
B. 表述中心思想
案例中，我們需要首先表達(dá)中心思想，并給出一個(gè)評(píng)價(jià)性的結(jié)論。我們可以這樣說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)好，總體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目沒(méi)有預(yù)期進(jìn)展得那樣好。不過(guò)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)放心，我們下個(gè)月定會(huì)努力趕回來(lái)?！?/p>
C. 分類有序匯報(bào)
我們接著對(duì)理由和原因進(jìn)行分類，且按一定邏輯順序表達(dá)。我們可把原因歸結(jié)為外部因素和內(nèi)部因素，然后按不同專業(yè)順序進(jìn)行匯報(bào)。
你可以這樣說(shuō)：“外部原因上來(lái)說(shuō)，由于處于項(xiàng)目初級(jí)階段，業(yè)主方經(jīng)常會(huì)添加新要求，故項(xiàng)目總在變更中艱難前行；不過(guò)，我們項(xiàng)目?jī)?nèi)部也有自己的原因，比如土建室人力資源有限、電氣室正在協(xié)調(diào)范圍及工藝室負(fù)責(zé)人臨時(shí)家中有事?！?/p>
最終回答匯總?cè)缦拢骸邦I(lǐng)導(dǎo)好，總體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目沒(méi)有預(yù)期進(jìn)展得那樣好。不過(guò)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)放心，我們下個(gè)月定會(huì)努力趕回來(lái)。造成項(xiàng)目滯后的原因主要分為外部和內(nèi)部?jī)纱笠蛩?。首先，從外部原因上?lái)說(shuō)，由于項(xiàng)目處于初級(jí)階段，業(yè)主方經(jīng)常會(huì)添加新要求，故項(xiàng)目總在變更中艱難前行；其次，我們項(xiàng)目?jī)?nèi)部也有自己的原因，比如土建室人力資源有限、電氣室正在協(xié)調(diào)工作范圍及工藝室負(fù)責(zé)人臨時(shí)家中有事。望領(lǐng)導(dǎo)給予批評(píng)與指示！”
