橫向管理：控制和維持所有和你有關(guān)的活動(dòng)

　　橫向管理分為五個(gè)步驟：收集、處理、整理、檢查、行動(dòng)。

　　1.收集階段：填充工作籃

　　要了解需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。因?yàn)橹挥羞@樣，你才能夠開(kāi)始恰如其分地推進(jìn)加工處理的過(guò)程。為了把你的大腦從那些層次較低的、希望抓住一切的意識(shí)中解放出來(lái)，你必須認(rèn)識(shí)到，所謂的“真正地抓住了所有的事情”，事實(shí)上，它們只代表著那些你必須處理的事情。而在將來(lái)的某個(gè)時(shí)間，你還將處理和回顧這些事情。

　　(1)百分之百地捕獲一切“未盡事宜”

　　為了消除“桶上的一切漏洞”，你需要尋找和搜集一切符號(hào)或者代表物，臨時(shí)的代表任何個(gè)人生活中或工作上的事物，重大的或細(xì)小的，迫在眉睫的或無(wú)關(guān)緊要的，那些你認(rèn)為應(yīng)該有別于當(dāng)前狀況的事情，以及在你內(nèi)心深處希望多多少少有所改觀的情況。

　　把你所有沒(méi)有完成的事情100％的搜集完整。請(qǐng)注意：是100％，而不是99％！如果你希望你真的過(guò)上沒(méi)有壓力的生活，希望你的頭腦不是經(jīng)常用來(lái)搜索還有哪些事情沒(méi)有完成，希望你的管理體系是確實(shí)可靠不會(huì)疏忽任何東西的，那么你需要把你是staff搜集完整。

　　(2)收集工具

　　有幾種類(lèi)型的工具，包括科技含量較低的工具和高科技手段，均可用于收集那些你尚未完成的工作。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料：

　　實(shí)實(shí)在在的工作籃

　　紙制的記事簿

　　電子記事簿

　　錄音設(shè)備

　　電子郵件

　　(3)影響成功收集的因素

　　遺憾的是，僅僅擁有一個(gè)工作籃，這本身并不能充分地發(fā)揮它的功能。大多數(shù)人確實(shí)選擇了這種或那種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地處于失控狀態(tài)。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件：

　　每一個(gè)懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)于你的收集系統(tǒng)之中，而不是在你的大腦里。

　　你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，夠用即可。

　　你必須定期地清空這些設(shè)備。

　　2.處理階段：清空工作籃

　　比如，你的文件筐里面需要簽字的文件，你的電腦上的N次貼，你的郵箱里面需要回復(fù)的郵件等等，甚至包括你需要去買(mǎi)的雜志。接下來(lái)你需要對(duì)你所有搜集出來(lái)的東西進(jìn)行處理，某些事情是你需要采取行動(dòng)的，比如買(mǎi)雜志，同時(shí)你需要決定這個(gè)事情你是自己做最好，還是交給別人來(lái)做比較好。某些事情你是不需要行動(dòng)的，那你就可以直接把他們劃掉。

　　3.整理階段：建立好清單

　　整理階段是對(duì)處理的結(jié)果進(jìn)行細(xì)化，對(duì)需要采取行動(dòng)的需要分為幾個(gè)類(lèi)別，所有可以在兩分鐘之內(nèi)處理完畢的就馬上動(dòng)手去做。如果兩分鐘之內(nèi)不能處理完畢，就把他在事務(wù)清單中寫(xiě)下來(lái)。

　　在GTD里面有一個(gè)概念叫Context，比如有些事情你必需在電腦邊完成，你就可以準(zhǔn)備一份“電腦”的清單，那么當(dāng)你在電腦邊上的時(shí)候，你就可以只需要看這一份清單就可以了。你還可以有一個(gè)電話清單，把所有需要通話的人名、電話號(hào)碼和一些備注信息都寫(xiě)下來(lái)，那么當(dāng)你有時(shí)間的時(shí)候你就可以把這些電話一個(gè)一個(gè)的打完。你甚至可以準(zhǔn)備一個(gè)關(guān)于你老板的清單，所有需要向你老板請(qǐng)示、匯報(bào)和討論的東西都可以寫(xiě)下來(lái)，這樣當(dāng)你碰見(jiàn)你的老板的時(shí)候你就可以一次性完成（給你的老板留下一個(gè)精干的好印象吧！）還有一些事情是必需在特定的時(shí)間或者日期完成的，那么這些事情你就不能僅僅列入事務(wù)清單中，可以應(yīng)該列入日歷中了。在GTD中，日歷被看作是“圣土”，只有這種事情才能寫(xiě)進(jìn)日歷中。對(duì)于某些參考資料，你不需要采取什么行動(dòng)，但是你要放在一個(gè)你垂手可得的地方。對(duì)于不需要行動(dòng)的，就如同上面所述，應(yīng)該馬上扔進(jìn)垃圾箱，但是對(duì)于可能在將來(lái)需要處理的事情，你需要放進(jìn)一個(gè)“將來(lái)/也許”的事務(wù)清單中。

　　4.檢查階段：回過(guò)頭看看

　　回顧是經(jīng)常被忽略但是卻異常重要的環(huán)節(jié)，如果你要保持你的管理體系是始終有效的，你需要經(jīng)?；仡櫵?，把以完成的任務(wù)刪除，并加入新的任務(wù)和事務(wù)。

　　回顧的內(nèi)容和時(shí)機(jī)

　　如果你按照我所推薦的方法建立起個(gè)人的組織管理系統(tǒng)，擁有一個(gè)“工作任務(wù)”清單、一個(gè)工作日歷、“下一步行動(dòng)”清單和一個(gè)“待處理”清單，你大概就別無(wú)他求了。

　　這其中，你瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了。它會(huì)提醒你這一天里“緊要而艱巨的任務(wù)”。然而，這并不意味著這些白紙黑字寫(xiě)出來(lái)的就是那些最為重要的事情。其實(shí)，它們只不過(guò)需要我們切實(shí)地行動(dòng)起來(lái)。在任何時(shí)候，如果你對(duì)需要處理的事情和動(dòng)手的時(shí)機(jī)都了如指掌的話，你也就為隨時(shí)隨地地調(diào)整創(chuàng)造了有利條件。一旦你圓滿(mǎn)完成了工作日歷中的某一項(xiàng)工作（一個(gè)會(huì)議，一個(gè)電話和報(bào)告的定稿），接下來(lái)立即投入檢查那些未盡的事宜將是一個(gè)極好的習(xí)慣。

　　完成對(duì)工作日程表的例行檢查以后，你很可能去查看“下一步行動(dòng)”清單。這類(lèi)清單記載著一些已得到預(yù)先確定的工作的詳細(xì)目錄，一旦時(shí)間允許，就可以啟動(dòng)實(shí)施。如果你是按照地點(diǎn)對(duì)任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)整理的（“在家”，“在計(jì)算機(jī)旁”，“與喬治會(huì)面時(shí)”），這樣一來(lái)，這種安排只有在相應(yīng)的環(huán)境中才會(huì)發(fā)揮效力。根據(jù)你的需要，經(jīng)常地回顧你的清單，把它們趕出你的大腦。“工作任務(wù)”、“等待處理”和“將來(lái)某時(shí)/也許”，這些清單應(yīng)該根據(jù)你的具體需要經(jīng)常查閱，避免它們給你造成工作中的混亂。

　　5.行動(dòng)階段：選最佳方案

　　搜集整理了半天，沒(méi)有最后一步行動(dòng)永遠(yuǎn)是白搭，GTD對(duì)你在某一時(shí)刻下到底先做哪些事情提出了四條標(biāo)準(zhǔn)的建議：

　　你當(dāng)前的context怎么樣？

　　你有多少時(shí)間可以用來(lái)做接下來(lái)的事情？

　　你有多少精力？

　　優(yōu)先級(jí)是什么樣的？

　　縱向管理：管理某一個(gè)單一事件的深入考慮和追蹤

　　縱向管理也分為五個(gè)階段：定義目的和原則、結(jié)果展望、頭腦風(fēng)暴、組織管理和下一步行動(dòng)。做任何事情，都需要先確定目標(biāo)，沒(méi)有目標(biāo)而采取行動(dòng)如同沒(méi)有方向的航行。定義完成目標(biāo)之后，你需要對(duì)你的結(jié)果進(jìn)行展望，這樣的好處一是可以鼓勵(lì)你采取行動(dòng)而不是總是在等待之中，二是可以使你注意到你的細(xì)節(jié)并進(jìn)行捕捉和聯(lián)想。第三步是頭腦風(fēng)暴，一個(gè)很熟悉的詞語(yǔ)了就不用再多介紹了。之后需要對(duì)頭腦風(fēng)暴的結(jié)果進(jìn)行組織管理，明確重要部分和細(xì)化，然后開(kāi)始采取下一步的行動(dòng)。

這本書(shū)斷斷續(xù)續(xù)讀了半個(gè)月，談的就是時(shí)間管理。

時(shí)間本來(lái)不能管理，不對(duì)嗎一天一共有24小時(shí)呀。

不懂時(shí)間管理之前我就想，每一天還用認(rèn)真度過(guò)嗎，時(shí)間也不會(huì)為不認(rèn)真的人停下來(lái)呀。有必要認(rèn)真度過(guò)嗎？于是我依然虛度時(shí)間，每天的效率很低，心情也起起伏伏，讀了這本厚書(shū)，現(xiàn)在得出的心得是，有必要。

這本書(shū)作者艾倫談的是如何讓自己認(rèn)真度過(guò)每一天。

認(rèn)真安排好每一天，執(zhí)行自己的計(jì)劃任務(wù)，將來(lái)的好處是讓人的心理壓力更少，心情更放松。

下面我從5個(gè)方面談一下這本書(shū)的給我的啟發(fā)。

1時(shí)間管理對(duì)心理的影響

2用什么方式執(zhí)行下一步行動(dòng)任務(wù)才好

3如何理解立刻執(zhí)行的任務(wù)

4核查清單重要么

5其他方法技巧

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1時(shí)間管理對(duì)心理的影響

有2方面的影響，第一是心理放松，第二是心理充實(shí)。

先說(shuō)放松方面。

正確管理事務(wù)以后，我可以獲得內(nèi)心的放松。心理壓力感焦慮感減少不少。

我過(guò)去的情況：例如去年3月，我在很多地方記錄過(guò)我的想法，因?yàn)槲艺娴南胪瓿伤麄?。我把事?wù)記錄在本子里，日記里，便簽上，電腦筆記本里，當(dāng)然還有腦子里。

不過(guò)我的事務(wù)真的多，每天要記錄5-8個(gè)想法，一個(gè)星期就50個(gè)左右的想法。

對(duì)于這些想法我什么都想現(xiàn)在做，但是什么都做不了。因?yàn)槲抑牢也荒苋^六臂。我的處理結(jié)果是，只挑選1-2個(gè)認(rèn)真做。其他的怎么辦，我騙自己讓他們留著吧，反正不會(huì)丟失，于是這些想法無(wú)法變成行動(dòng)，我對(duì)它們的興趣越來(lái)越低，埋沒(méi)在我的腦海里了。

無(wú)奈的是，以后想找筆記也找不到。就這樣，事后再想起來(lái)，我就感到無(wú)奈和壓力。

更嚴(yán)重的是，關(guān)鍵是有的重要緊急點(diǎn)子變得不重要，我因此造成損失感到后悔，我也對(duì)其他事務(wù)沒(méi)了興趣，我感到對(duì)自己一種內(nèi)疚感。

如果改善了時(shí)間管理能力呢？

我不再錯(cuò)失機(jī)會(huì)，不再感到自責(zé)無(wú)奈后悔遺憾。

剛才談了心理第一個(gè)效果-放松。第二個(gè)效果是心理充實(shí)。

什么是空虛呢？

我過(guò)去的情況：安排好的一天事情沒(méi)有做，反而做了自己認(rèn)為其他更重要的事情。結(jié)果呢，雖然忙碌了一天，但是卻感到空虛。為什么？因?yàn)樽蛱彀才诺氖虑楦緵](méi)好好做呀，因此我感到莫名其妙的空隙。

處理方法：嚴(yán)格按照安排好的任務(wù)執(zhí)行，大腦中只有需要做的一件事和突然想到的一個(gè)點(diǎn)子。因?yàn)榇竽X同時(shí)存在2個(gè)事情以上就會(huì)難受，所以我對(duì)新點(diǎn)子的想法是，立刻判斷，是2分鐘完成呢還是不能完成？如果能立刻完成，就去做，如果不能，就趕緊放到收集箱里以后再處理。

這就是我處理大腦空虛的辦法。

涉及到如何收集點(diǎn)子，最好專(zhuān)門(mén)有時(shí)間處理。注意在收集想法的時(shí)候不要去評(píng)判好壞。更好的做法是，收集時(shí)候不評(píng)判同等對(duì)待。

下面講解第二點(diǎn)，2用什么方式執(zhí)行下一步行動(dòng)任務(wù)才好？

下一步行動(dòng)要和時(shí)間提醒分開(kāi)。照顧好每日日程表任務(wù)，抓好下一步行動(dòng)分類(lèi)清單。

談?wù)剤?zhí)行順序：采用后進(jìn)先出順序，就是說(shuō)從上到下，見(jiàn)到一個(gè)任務(wù)執(zhí)行一個(gè)任務(wù)，不挑剔，不跳過(guò)。

最后要結(jié)合各種情景，便于行動(dòng)效率，都有什么分類(lèi)呢？前面帶！符號(hào)。他們有！電話！在電腦旁邊！外出事宜！在辦公室！在家里！議事日程！閱讀回顧

這里不容易理解的有在！在電腦旁邊！議事日程！閱讀回顧

！在電腦旁邊=在線的情況+不需在線的情況。作者的本意并非讓使用者斷網(wǎng)，而是在戶(hù)外容易沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)。遇到任務(wù)還要判斷是否需要網(wǎng)絡(luò)就費(fèi)神了，現(xiàn)在就做好這樣的分類(lèi)。

！議事日程

艾倫想讓人知道，情景分類(lèi)并非只能按照地點(diǎn)，如果需要和某人溝通很多事務(wù)，如果沒(méi)有分類(lèi)就容易遺漏。這時(shí)候，我們就按照人物連接給任務(wù)加上相關(guān)人員情景分類(lèi)。

！閱讀回顧

看來(lái)我比較籠統(tǒng)了，收集箱的資料1分鐘可看完并判斷是否歸檔。如果超過(guò)1分鐘的閱讀量呢？還是需要采用閱讀回顧的清單分類(lèi)。這里是情景分類(lèi)，貼標(biāo)簽就可以。

我過(guò)去的做法是：分解后，設(shè)置讓任務(wù)每天提醒我。而且挑選容易做的。為什么呀？因?yàn)槲遗峦?。而且想先做容易的更舒適一些。這聽(tīng)起來(lái)可以理解，不過(guò)如果有超過(guò)20個(gè)任務(wù)呢，每天都要做嗎？也沒(méi)這么多精力呀。

現(xiàn)在我認(rèn)真體會(huì)下一步行動(dòng)的含義，應(yīng)該叫做，沒(méi)有時(shí)間要求的任務(wù)，但是也要錯(cuò)開(kāi)日程表任務(wù)去執(zhí)行。

好吧，現(xiàn)在看來(lái)，有好幾個(gè)今日清單要改到下一步行動(dòng)里。

第三點(diǎn)談的是，如何理解立刻執(zhí)行的任務(wù)

能立刻執(zhí)行的需要設(shè)為高優(yōu)先級(jí)。

有2個(gè)環(huán)節(jié)需要立刻執(zhí)行的動(dòng)作。第一是在收集時(shí)候產(chǎn)生的想法。第二，清理收集箱時(shí)候遇到的。

當(dāng)收集的時(shí)候遇到重要緊急的事情，請(qǐng)不要等待歸如下一步或日程表里，我們需要開(kāi)綠燈，跳過(guò)處理流程立刻執(zhí)行。

這事情既然緊急，那也別判斷需要幾分鐘了，先做完為好。

第二個(gè)情況，清理收集箱時(shí)候遇到的。

如果事務(wù)只需要2-5分鐘，完成，不用等了，放入下一步立刻行動(dòng)。

為了做好分類(lèi)，就給他貼一個(gè)2分鐘任務(wù)標(biāo)簽。

過(guò)去我怎么做的：沒(méi)有2分鐘任務(wù)的概念。能做什么就做什么。

現(xiàn)在：我也不能保證貫徹2分鐘任務(wù)法。但是我可以對(duì)部分明確的周期任務(wù)進(jìn)行時(shí)間預(yù)估分類(lèi)。

第四點(diǎn)，核查清單重要么

核查清單，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是檢驗(yàn)單。例如外出要帶的物品，總是那么多，于是可以準(zhǔn)備一個(gè)外出核查清單。

對(duì)于項(xiàng)目管理，也可以采用核查清單。

對(duì)于突發(fā)的人事變動(dòng)和人生變化，可以用核查方式在思想動(dòng)蕩期間也少失誤。

總的來(lái)說(shuō)，核查清單有三種類(lèi)型，臨時(shí)的，特殊的和永久的。

你的核查清單用過(guò)哪種？

我只在外出前用過(guò)臨時(shí)的核查清單?，F(xiàn)在我可以更經(jīng)常采用核查清單。

讓我再補(bǔ)充一點(diǎn)，其他方法技巧

如何處理收集箱不需要采取行動(dòng)的事項(xiàng)。

這種事情一般是資料。

對(duì)于收集的資料只需要三種處理方式，刪除、在日程表或?qū)?lái)也許醞釀的，1分鐘歸檔完成的。

我過(guò)去如何做的，我直接用印象筆記收藏再看，現(xiàn)在怎么做？放收集箱判斷再歸檔？我想這可以做到。

收集工具越少越好。

過(guò)去我用過(guò)5種以上的工具，的確不好管理，容易遺忘。

現(xiàn)在我采用的有g(shù)td軟件，紙張和手機(jī)便簽。不過(guò)我的收集管理意識(shí)也沒(méi)那么高。

定期清理將來(lái)也許清單。

我沒(méi)定期清理的意識(shí)。將來(lái)也許也30多個(gè)了。慚愧。

網(wǎng)絡(luò)上能找到的資料就刪除。

哇，艾倫你知道現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的資料多得數(shù)不清。然而對(duì)于那么一點(diǎn)點(diǎn)大浪淘沙的資料，我再扔回去的話，可能找不回來(lái)了。我還是歸檔吧。謝謝你的好意。我會(huì)認(rèn)真向你學(xué)習(xí)的。

總結(jié)，這本書(shū)搞定系列的第一冊(cè)，大部頭，總體評(píng)價(jià)，8分。

對(duì)我的價(jià)值評(píng)分，6.5分。書(shū)中大篇幅講解概念思維，還缺少工具方法支撐，不足之處在所難免。

現(xiàn)在gtd軟件這么多，手帳工具這么多，也不好選擇的。戴維艾倫大哥，你用什么gtd軟件，給我們推薦一個(gè)唄。

熱心人幫忙把這問(wèn)題轉(zhuǎn)告給他吧。謝謝你哦。

1.收集階段(Collect)：歸攏材料（一切引起我們注意的事務(wù)和信息）

最重要的技巧是把一切事務(wù)趕出大腦，趕跑焦慮和壓力，所以需要百分之百地捕獲一切“未盡事宜”，放置在收集系統(tǒng)中，而不是大腦里。關(guān)鍵原則一，養(yǎng)成正確的收集習(xí)慣。

工具可以是工作籃、紙質(zhì)和電子記事簿、錄音設(shè)備、電子郵件，不過(guò)工具數(shù)量越少越好，夠用即可。而且，必須定期清空收集系統(tǒng)**。

2.處理階段(Process)：清空工作籃，對(duì)材料進(jìn)行處理確定下一步行動(dòng)

關(guān)鍵原則二，確定下一步行動(dòng)。

3.組織整理(Organize)：建立好清單，對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行有效的組織整理

在工作流程圖的外圍，是8個(gè)獨(dú)立的處理方向，包含了“材料”經(jīng)過(guò)處理后可能遇到的所有情況。將它們綜合在一起，就構(gòu)成了一個(gè)完整的系統(tǒng)。

對(duì)于一切事務(wù)，你需要：一個(gè)項(xiàng)目（任何一個(gè)需要多步驟才能完成的任務(wù)）清單、一個(gè)保存資料的儲(chǔ)存歸檔系統(tǒng)、一個(gè)日程表、一個(gè)下一步行動(dòng)清單、一個(gè)等待清單、一個(gè)將來(lái)/也許清單。

4.檢查回顧(Review)：確定下一步行動(dòng)方案，保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行

維持該系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵是每周回顧，回顧最頻繁的為日程表、下一步行動(dòng)清單和項(xiàng)目清單。

5.執(zhí)行階段(DO)：選擇最合適的行動(dòng)，直至最終完成工作

選擇行動(dòng)方案的三種方法

a) 確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)“四標(biāo)準(zhǔn)法”：情境、時(shí)間、精力、重要性。

b) 評(píng)估每日工作“三分類(lèi)法”：執(zhí)行事先安排好的工作、處理突發(fā)事件、安排自己的工作。

c) 總體檢視工作的“六層次二”：5萬(wàn)英尺以上：人生；4萬(wàn)英尺：3-5年的展望；3萬(wàn)英尺：1-2年的目標(biāo)；2萬(wàn)英尺：責(zé)任范圍；1萬(wàn)英尺：當(dāng)前的項(xiàng)目、目標(biāo)；跑道：目前的行動(dòng)。

GTD流程5個(gè)階段一定要分開(kāi)完成，不能混在一起。整個(gè)流程的完美程度取決于鏈條上最薄弱的那個(gè)環(huán)節(jié)。

控制項(xiàng)目的縱向管理項(xiàng)目計(jì)劃##

自然式計(jì)劃模式的5個(gè)階段###

1.定義目標(biāo)和原則：定義目標(biāo)就是思考為什么，賦予我們干勁和方向感；原則界定了我們行動(dòng)的限制因素和行為標(biāo)準(zhǔn)。

思考“為什么”的好處：

界定成功、建立決策標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)配資源、激發(fā)動(dòng)機(jī)、闡明重點(diǎn)、拓寬選擇

2.展望結(jié)果：闡明結(jié)果，聚焦

關(guān)鍵原則三，關(guān)注結(jié)果。

3.頭腦風(fēng)暴/集思廣益：捕捉一切想法，不判斷、不質(zhì)疑、不評(píng)估、不批判；追求數(shù)量，不求質(zhì)量

4.組織整理：明確事件的重要組成部分，按照構(gòu)成要素、先后順序、重要程度整理分類(lèi)，足夠詳細(xì)的描述

5.明確下一步的行動(dòng)方案：決定如何分配和再分配各種資源，以推動(dòng)工作的順利進(jìn)行

以上是2017年1月中旬我讀戴維.艾倫的《搞定：無(wú)壓工作的藝術(shù)》一書(shū)的讀書(shū)筆記。

有時(shí)候厲害的不是人的智商，而是一套切實(shí)可用的方法系統(tǒng)。事務(wù)管理的關(guān)鍵就是解放大腦。

作者：悠然遇見(jiàn)南山

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