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在昨天的讀書筆記中介紹了如何發(fā)現(xiàn)時間黑洞以及如何避開時間黑洞。今天來介紹一個時間管理理論——四象限法則。
所謂四象限法則就是把事情按照重要和緊急兩方面的不同程度進(jìn)行劃分，基本上可以分為四個象限：重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。如下圖
2.
很多人可能聽說過四象限法則，但是并不能完全掌握以及很好地應(yīng)用這個法則，或者說已經(jīng)使用了這個法則，但是并沒有取得很好的時間管理成效，這是為什么呢？
因?yàn)榇蠹覜]找到應(yīng)用此法則的至高心法。至高心法是什么呢？其實(shí)很簡單，就是知道如何評估一件事情的重要程度和緊迫程度。
那問題又來了，如何評估一件事情的重要程度和緊迫程度呢？
作者建議要先找到自己的職業(yè)價值觀，簡單來說就是在職業(yè)生涯中，對你最有意義、最重要的事情，比如通過工作獲得的成就感或者工作的經(jīng)濟(jì)報酬等等。職業(yè)價值觀就是我們評估一件事重要程度的標(biāo)準(zhǔn)。
而緊迫程度就是任務(wù)的截止時間。
雖然我們搞清這兩點(diǎn)后就可以自如地使用四象限法則了，但是大家可能還會發(fā)現(xiàn)，使用了四象限法則后，工作和生活仍然很忙碌啊，而且好像效用也不是很大么。這是因?yàn)榇蠹移毡榘褧r間和精力放在第一象限和第三象限。
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你可能會問，它們都是最迫切需要解決的事情啊，難道不應(yīng)該立即去辦嗎？作者認(rèn)為，這恰恰就是大部分人，時間管理效率低下的原因。他們天天就像救火隊員一樣，哪邊著火就往哪邊跑，來回奔波，被自己的忙碌所感動，其實(shí)沒有抓住主要問題，最終導(dǎo)致做了很多無效努力。
那到底應(yīng)該怎么在四個象限上分配時間和精力呢？我們先來分析一下四個象限。
第一象限是重要而且緊急。什么是重要且緊急的事情呢？比如處理某媒體對公司的負(fù)面報道、為孩子填報高考志愿等。這些事情我們必須馬上去做，否則后果將非常嚴(yán)重。但是我們同時也應(yīng)該思考，真的有那么多重要而且緊急的事情嗎？
第二象限是重要但不緊急。重要但不緊急的事情包括編寫公司下季度的工作計劃、制定家庭的投資理財策略、參加課程培訓(xùn)等等。但是需要注意的是，這些事情雖然看起來不緊急，但如果置之不理，就會發(fā)展成重要而且緊急的事情。作者在書中舉了這樣一個例子，你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了兒童牙刷這個細(xì)分市場還沒有被競爭對手占領(lǐng)，但是你將制定針對這個市場的產(chǎn)品策略放在第二象限而遲遲不處理，結(jié)果某一天你逛超市的時候發(fā)現(xiàn)，哇，競爭對手的兒童牙刷已經(jīng)投放市場了。這時，定產(chǎn)品策略的事情就轉(zhuǎn)移到了第一象限，變得重要而且緊急。可見，對待這個象限的事情，即使沒有立即去做的必要，也至少要做一份時間計劃表。對于這個象限的事情，我們要考慮的是，如何避免使更多的事情進(jìn)入令人討厭的第一象限？
第三象限是不重要但緊急。不重要但緊急的事情我們常常遇到，比如辦公室里的突然來電、臨時會議等等。這個象限里的事情會占用我們大量的時間，但產(chǎn)生的效益卻非常有限，很可能忙了半天但是一點(diǎn)效果都沒有。很多人都會錯誤地認(rèn)為緊急的事情就是重要的，但其實(shí)‘緊急’和‘重要’一點(diǎn)關(guān)系都沒有。在這個象限，我們應(yīng)該思考一下，我們?nèi)绾伪M量減少第三象限的事務(wù)？
第四象限是不重要而且不緊急。自律性不強(qiáng)的人常常沉迷于這一象限的事物，比如看無聊的電視節(jié)目、一個人閑逛等等。因?yàn)檫@些事情又輕松又有趣。但如果過多地沉迷在這個象限，我們的價值就會大打折扣。所以想一想，我們在工作中是否有必要進(jìn)入這個象限？
好了，經(jīng)過分析，四象限圖就變成了這樣
4.
我們已經(jīng)知道了如何在四個象限分配時間和精力，接下來就要列出一份事務(wù)清單，然后逐項(xiàng)放到四象限中。在書中小強(qiáng)列出了這樣一份清單：
1 .臨時參加技術(shù)研討會。
2 .幫助同事解決寫程序時遇到的技術(shù)難題。
3 .領(lǐng)導(dǎo)安排寫一個項(xiàng)目說明文檔。
4 .對產(chǎn)品進(jìn)行全面的測試。
5 .看《火影忍者》連載漫畫。
6 .打若干用于溝通的電話。
7 .編寫產(chǎn)品銷售策略。
8 .通過網(wǎng)絡(luò)收看NBA轉(zhuǎn)播。
9 .安撫憤怒的客戶。
10 .歸檔自己的所有重要文件。
11.和領(lǐng)導(dǎo)一起去參加產(chǎn)品推介會。
12.給辦公室領(lǐng)A 4打印紙。
13.解決產(chǎn)品出現(xiàn)的嚴(yán)重問題。
面對這樣一份清單你是否也覺得無從下手，不知道怎么把這些事項(xiàng)放到四象限中？小強(qiáng)也這樣覺得，所以他的導(dǎo)師老付建議他給清單中的事務(wù)分類。
按照什么標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類呢？就是我們之前提到過的兩點(diǎn)至高心法，一個是以職業(yè)價值觀為標(biāo)準(zhǔn)劃分的重要性，也就是“輕重”，另一個是根據(jù)截止日期判斷的緊迫性，也就是“緩急”。最后再按照自己的意愿給所有的任務(wù)標(biāo)出‘高’、‘中’、‘低’三種優(yōu)先級別。
你看，改造后的清單變成了這樣
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怎么樣？輕重緩急以及優(yōu)先級別一目了然吧？現(xiàn)在可以把事務(wù)放到四象限中了。然后就開始處理這些事務(wù)吧。
你可能還是會說，到底應(yīng)該先處理哪些事情呢？還是有點(diǎn)糊涂啊。
那最后再介紹一下作者處理四象限事務(wù)的原則。
第一象限的事情立即去做，因?yàn)槲覀児ぷ髦械闹饕獕毫碜杂诘谝幌笙?，我們生活中的主要危機(jī)也來自于第一象限。第一象限就是一片‘雷區(qū)’，我們進(jìn)入這個象限的次數(shù)越少越好。
第二象限的事情有計劃去做。之前已經(jīng)說過了，第二象限的事情如果置之不理，就很有可能進(jìn)入第一象限，事實(shí)是第一象限中80%的事情是來自于第二象限的。所以對于第二象限的事情要進(jìn)行任務(wù)分解并制定時間表，然后嚴(yán)格按照時間表完成。也就是說，我們應(yīng)該把精力集中在第二象限。
第三象限的事情交給別人去做。第三象限的事情是我們無效忙碌的原因，所以能夠交給別人的事情，最好放權(quán)交給別人去做，或者委婉地拒絕這類事情。而把精力集中在第一、二象限上。
第四象限的事情盡量別做。雖然第四象限的事情最輕松、最有趣，但是它們除了給你片刻的輕松和樂趣，真的不能為你的人生帶來任何價值，做多了真的是在浪費(fèi)生命。
按照這個原則，四象限圖就變成了這樣
現(xiàn)在你是不是已經(jīng)完全掌握使用四象限原則的秘笈了呢？我們來回顧一下這篇文章的主要內(nèi)容，在這篇文章中我和大家分享了什么是四象限法則、四象限法則的至高心法、如何在四個象限分配時間和精力、怎樣分類事務(wù)清單以及處理四象限事務(wù)的原則。
四象限法則是時間管理的入門法則，可以大大提高我們的工作效率，接下來的幾天就實(shí)踐一下這個法則吧，明天我將為你介紹如何逃離第三象限。
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