從事公文寫作，準(zhǔn)確把握公文的功能特點(diǎn)是應(yīng)有之義。
“法定性”“實(shí)用性”是兩個(gè)根本特點(diǎn)。
“法定性”。
具有法定作者。公文雖由個(gè)人所寫，但大多為“代機(jī)關(guān)立言”。其法定作者為發(fā)文機(jī)關(guān)。公文姓“公”，就是這個(gè)道理。概括起來(lái)，公文是法定作者在法定范圍內(nèi)行使職權(quán)制定和發(fā)布的。
具有法定格式。公文在格式上具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)。公文是為履行職責(zé)而制定的，每個(gè)文種都有特定的功能以及具體的格式。公文的格式，由文種功能決定，也來(lái)源于歷史、文化和傳統(tǒng)。寫作公文時(shí)，不能隨意變動(dòng)和標(biāo)新立異。公文格式規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能有效保障公文能夠準(zhǔn)確表達(dá)法定作者意志，確保公文處理和執(zhí)行能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、有效、科學(xué)，提升公文作用發(fā)揮的效率。公文的格式，既包括公文本身的格式，包括文種、文頭、標(biāo)題、主送、抄送、作者、日期、附件、印章以及用紙尺寸、字體規(guī)格等，還包括公文產(chǎn)生及發(fā)揮作用的過(guò)程，包括起草、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、繕印、用印、登記、分發(fā)、存檔以及跟蹤、督導(dǎo)、反饋等程度。如果缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的格式和程序，不但會(huì)導(dǎo)致公文寫作隨意化，更重要的是會(huì)導(dǎo)致公文傳遞及處理隨意化，達(dá)不到公文行文的目的。
具有法定效能。公文是法定機(jī)關(guān)履行公務(wù)的重要工具，體現(xiàn)法定機(jī)關(guān)意志，表達(dá)法定機(jī)關(guān)主張，代表法定機(jī)關(guān)的法定權(quán)威，具有行政指導(dǎo)和行政指揮的作用。公文具有約束性，一經(jīng)頒布，就具有法定效力，不執(zhí)行或違反有關(guān)固定，就要受到追究和問(wèn)責(zé)。相同的文章，通過(guò)公文發(fā)出和在普通媒體上刊發(fā)具有截然不用的效力。比如著名的小平同志南方講話，一經(jīng)中央文件形式下發(fā)，意味著這篇文章從一個(gè)前領(lǐng)導(dǎo)人的署名談話轉(zhuǎn)變?yōu)橹醒氲囊庵?，是兩個(gè)完全不同的社會(huì)化形態(tài)和法律效力。
“實(shí)用性”
必須真實(shí)。以實(shí)用為目的，帶有任務(wù)性，必須反映客觀事務(wù)，內(nèi)容要求實(shí)事求是，用事實(shí)和道理表明觀點(diǎn)，依據(jù)以及引用材料和數(shù)據(jù)必須真實(shí)，傳達(dá)的方針政策必須從實(shí)際出發(fā)。
必須實(shí)用。公文在行文上必須明明白白、清清楚楚，使人一看就知道要做什么，怎么做。行文莊重得體，語(yǔ)句準(zhǔn)確規(guī)范，不產(chǎn)生歧義。還要注重時(shí)效性，圍繞公文處理問(wèn)題，必須做到迅速及時(shí)。
“深與淺”，公文的功能特點(diǎn)
公文者，深者得其深，淺者得其淺。文章者，經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事。文以載道、文以輔政。理論和實(shí)踐，是虛與實(shí)、認(rèn)識(shí)與行動(dòng)的關(guān)系，是一個(gè)硬幣的兩面。實(shí)中有虛，現(xiàn)象中有本質(zhì)，發(fā)展變化中有規(guī)律；虛中有實(shí)，理論是對(duì)實(shí)踐的總結(jié)和概括。
如果“實(shí)”代表一個(gè)人走路，“虛”就是告訴你往哪兒走，怎么走？
如果“實(shí)”代表工作，“虛”就是告訴你為什么做，怎么做？
從深的方面講，公文具有反映事務(wù)本質(zhì)屬性和規(guī)律性的認(rèn)知價(jià)值，具有解決各種自然、社會(huì)、思想問(wèn)題的應(yīng)用價(jià)值，具有體現(xiàn)社會(huì)進(jìn)步和人格升華的思想價(jià)值和滿足人類心靈和情感的審美價(jià)值。一個(gè)機(jī)關(guān)不重視公文，必然不重視理性思維，不善于總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不能正確處理務(wù)實(shí)和務(wù)虛的關(guān)系，無(wú)法做到通觀全局、抓住重點(diǎn)，見(jiàn)微知著、未雨綢繆，積累經(jīng)驗(yàn)、提高水平，開(kāi)拓進(jìn)步、創(chuàng)新發(fā)展。
從淺的方面講，公文是各級(jí)機(jī)關(guān)的辦事工具，是機(jī)關(guān)的“耳目”“喉舌”，連接各方的“紐帶”，機(jī)關(guān)工作軌跡的“憑證”，是機(jī)關(guān)各種信息的表現(xiàn)者和承載者。具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，宣傳和教育，聯(lián)系和關(guān)照，依據(jù)和憑證，規(guī)范和制約等具體作用。實(shí)際工作中，不少工作需要文字來(lái)推動(dòng)；不少精神需要文字來(lái)傳遞；不少經(jīng)驗(yàn)需要文字來(lái)總結(jié)。
我們無(wú)意拔高公文的作用。一篇公文的作用，必須放到具體的、現(xiàn)實(shí)的環(huán)境中去考量，甚至可以說(shuō)絕大多的公文作用十分有限。但作為理性思考的承載者，公文卻是理性觀察、理智思考相關(guān)業(yè)務(wù)的思維結(jié)晶，是對(duì)工作、對(duì)實(shí)踐本質(zhì)、規(guī)律和系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和把握。作為從業(yè)者，不可不察！
