1）微信屬于碎片化溝通，容易遺漏關(guān)鍵信息
前幾天，我與一家高科技公司的老板聊天。
他說，他們公司的年輕員工們，大部分都是輕郵件，重微信。甚至有很多員工，現(xiàn)在只會(huì)用微信溝通，已經(jīng)不會(huì)寫郵件了；什么內(nèi)容，都往微信上一發(fā)了事，就連跟客戶溝通，都懶得打字，在微信上用語音一通講了事。
結(jié)果，今年春節(jié)后短短一個(gè)月不到的時(shí)間，他就損失了幾百萬。
原因是，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的哥們用微信跟人家溝通，沒有用郵件與對(duì)方確認(rèn)。結(jié)果漏了客戶后面發(fā)到微信里的幾句關(guān)鍵內(nèi)容，傳達(dá)錯(cuò)了數(shù)據(jù)，做出來的產(chǎn)品，全變成了廢品。
2）商務(wù)溝通中，郵件仍然是必用項(xiàng)
“還有很多活寶，我看他們?cè)谖⑿爬镆矞贤ú磺宄?。于是讓他們寫封郵件去溝通，居然有很多人不會(huì)寫郵件，有些倒是努力寫了，我一看，簡(jiǎn)直亂七八糟，還不如干脆在微信里講呢，唉……”
我聽他講了半天，簡(jiǎn)直像在聽笑話，還真覺得有些啼笑皆非。
確實(shí)，現(xiàn)在用微信這種幾乎24小時(shí)在線的即時(shí)溝通工具溝通，效率提升了很多，也讓溝通的成本變得越來越小，與客戶之間的對(duì)話，變得容易了很多。
郵件這種“古老”的工具，似乎變得越來越落后，越來越跟不上時(shí)代。但即使如此，郵件在商務(wù)溝通中，實(shí)際上還是占據(jù)著非常重要的份量。
一份正式的邀請(qǐng)，一次重要的商務(wù)會(huì)晤，你不能只是在微信里打幾行字，或者留一段語音就完事。很多時(shí)候，你還是得寫一封準(zhǔn)確且有效率的郵件才行。否則，對(duì)方可真就會(huì)覺得你太沒有誠(chéng)意了，太不專業(yè)了。
并且目前微信聊天記錄造假成本太低，不能作為法律層面的證據(jù)。因此涉及到具體商業(yè)內(nèi)容的溝通，還是使用郵件溝通更合適。
3）郵件更加規(guī)范，大大降低了溝通風(fēng)險(xiǎn)
實(shí)際上微信的語音溝通，正在變成溝通中的新的障礙。語音溝通存在太過于瑣碎的信息傳遞，太過于散亂的觀點(diǎn)表達(dá)，以及過于及時(shí)而缺乏梳理和沉淀的信息傳遞。在談?wù)摴聲r(shí)，反而會(huì)帶來新的隱患，使得嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確的信息表達(dá)變得支離破碎，缺乏邏輯，更容易被誤解。
我們不得不承認(rèn)，就溝通的完整與準(zhǔn)確性而言，微信式的溝通遠(yuǎn)不如一封精準(zhǔn)而有效率的郵件來得有效和有價(jià)值。
因此，不管是從商務(wù)需要還是個(gè)人表達(dá)的角度講，學(xué)會(huì)寫商務(wù)郵件的技巧，變得非常重要和必要。
其實(shí)，對(duì)于復(fù)雜事情的溝通，不只是我，很多商務(wù)人士都不喜歡在微信中溝通。即便是有些客戶喜歡用微信溝通，也還是希望在復(fù)雜事情的溝通結(jié)束后，能收到一封準(zhǔn)確描述事件的郵件，以便對(duì)所討論的問題進(jìn)行確認(rèn)。
毋庸置疑，用電子郵件來進(jìn)行商務(wù)方面的溝通，可以避免很多錯(cuò)誤和誤解，也更加保險(xiǎn)，并容易追溯。
2 寫出高效溝通郵件的一條基本原則
在閱讀和撰寫商務(wù)郵件的溝通中，我得出的第一條經(jīng)驗(yàn)就是：
相較于禮數(shù)周全，不如簡(jiǎn)單且明確化溝通內(nèi)容與重點(diǎn)。
商務(wù)郵件不是寫文章，文采是次要的。對(duì)于對(duì)方和自己來說，用最短的時(shí)間確認(rèn)溝通的所有重點(diǎn)，才是第一要滿足的目的。
因此，在寫郵件的時(shí)候，簡(jiǎn)短而完整才是我們真正需要掌握的技巧。
但這并非說，寫郵件就連基本的禮儀都不要了。不管任何時(shí)候，該遵守的禮數(shù)，還是要遵守的。
特別是第一次寫郵件給客戶時(shí) ，或者第一次與還不曾有過交往的人和客戶接洽時(shí)，這點(diǎn)就顯得尤為重要了。
坦白說，此時(shí)過與不及都不好。
太精簡(jiǎn)，對(duì)方會(huì)覺得你提供的信息太少，難以判斷，不知如何回應(yīng)，可能會(huì)干脆不理你；太啰嗦，反而會(huì)詞不達(dá)意，堆積的信息過多，也可能使得對(duì)方抓不到重點(diǎn)，出現(xiàn)其它的誤解。
3 能讓你年薪翻倍的，7個(gè)寫郵件法則
以下是我總結(jié)的商務(wù)郵件撰寫中需要注意的7個(gè)法則。注意這是能讓你年薪翻倍的一些技巧，一般人都不告訴他，今天只講給職場(chǎng)一年級(jí)的鐵桿粉絲聽。希望你讀了之后能學(xué)以致用，明年年薪翻翻。
好了，干貨來了。
法則1：郵件標(biāo)題表達(dá)清楚主題
郵件的標(biāo)題是讓對(duì)方快速了解，這封郵件用途的第一重要信息。
不管對(duì)方是決定立即打開，還是決定過段時(shí)間再說，或者干脆刪掉了事，都與郵件主題所表達(dá)的意思有密切關(guān)系。
好的標(biāo)題，不僅能讓對(duì)方清楚知道你的來意，還可以有效增加對(duì)方打開郵件的幾率。
下面是我寫郵件標(biāo)題時(shí) ，總結(jié)的一些經(jīng)驗(yàn)和原則，希望對(duì)你有用：
1）提到對(duì)方
不管是對(duì)方的名字、職位還是尊稱，我喜歡在第一封郵件的標(biāo)題中提一下。
這樣做的目的，是讓對(duì)方相信，我的郵件不是廣告郵件，不至于因?yàn)檎`判而立即刪除。
另外一方面，也是表達(dá)我特意寫給他看的意思。一般這種情況下，對(duì)方都會(huì)打開看看。
2）寫上自己公司的名字
雖然郵件的列表中，也會(huì)顯示寄件者的名字，但如果交往不夠頻密的話，對(duì)方可能對(duì)寄件者沒有印象，自然也就對(duì)寄件者所在的公司沒有印象。
注明自己的公司，一方面，可以讓他快速知道是哪家公司寫的郵件；
另外一方面，可以表明自己的來信立場(chǎng)，讓對(duì)方感覺到這是一封正式來信，從而建立起信任感來。
3）開門見山，直奔主題
商務(wù)郵件，一定要有主題，而且最好開門見山，立即表明來意，不必繞彎。否則反而會(huì)適得其反，降低對(duì)方閱讀的意愿。
那到底標(biāo)題應(yīng)該怎么寫呢？
比如，我邀請(qǐng)一位行業(yè)專家來講課，標(biāo)題是這樣寫的：
標(biāo)題：匯創(chuàng)達(dá)科技邀請(qǐng)XX科技王總工講授未來5年×××技術(shù)發(fā)展方向與展望
當(dāng)然，這是給自己相對(duì)陌生，沒有太多交往的人寫商務(wù)郵件。如果是相對(duì)熟悉的人，或者有過多次交往的人。我可能就會(huì)省略掉對(duì)方公司的名字，避免啰嗦和“多此一舉”。
法則2：目的清晰，要素完整
我認(rèn)為一封好的郵件，開頭最好結(jié)論先行，以始為終，以便閱讀者快速掌握你要表達(dá)的內(nèi)容和意思。
要做到以始為終，就得把結(jié)論寫在開頭，描述清楚郵件的核心重點(diǎn)是什么。
這樣即便對(duì)方因?yàn)闀r(shí)間很忙，或者被雜事打擾，甚至他沒有太多時(shí)間讀郵件，只是匆匆掃一眼，他也會(huì)明白并記得我講的什么。
繼續(xù)以前面的郵件為例：
寫完標(biāo)題后，便要開始正文了。
開頭第一段，我一般會(huì)這樣寫：
王總工，您好：
我是匯創(chuàng)達(dá)科技××部總監(jiān)古爾浪洼，想邀請(qǐng)您在2017/1/6來深圳匯創(chuàng)達(dá)科技股份有限公司舉辦一場(chǎng)兩個(gè)小時(shí)左右的技術(shù)講座，向晚輩們分享您對(duì)于未來5年××技術(shù)發(fā)展的方向與展望。
我認(rèn)為先說結(jié)論并不會(huì)失禮，相反還能讓對(duì)方節(jié)省時(shí)間。
另外，在一開始就講清楚我是誰，我為什么寫這封郵件，把人、時(shí)、事交代清楚，有助于對(duì)方快速判斷，既不會(huì)浪費(fèi)他的時(shí)間，也不會(huì)讓他產(chǎn)生誤解和誤判。
法則3：條例重點(diǎn)，一目了然
在郵件中與其長(zhǎng)篇大論，不如直接條例重點(diǎn)。
尤其是在商務(wù)郵件溝通中，更應(yīng)該在開頭第一段結(jié)束后，就把重點(diǎn)羅列出來。
寫商務(wù)郵件時(shí)，千萬不要長(zhǎng)篇大論，更不要把重點(diǎn)穿插在長(zhǎng)長(zhǎng)的郵件中間，或者內(nèi)文段落中。這樣不僅自己表達(dá)起來很散亂，對(duì)方閱讀起來也很費(fèi)力，容易錯(cuò)失重點(diǎn)。
相對(duì)于在郵件中沒有用太多的寒暄之詞，或者文縐縐的各種謙辭。我倒是覺得未能把重點(diǎn)內(nèi)容突出出來，或者分條羅列清楚，要讓對(duì)方去替你整理，那才是真正的失禮。
怎么條列重點(diǎn)呢？接著上面的內(nèi)容，舉例如下：
1.希望您以上月中旬在行業(yè)協(xié)會(huì)演講內(nèi)容為主題即可（您關(guān)于×××未來發(fā)展的方向和展望給我啟迪良多，非常希望我的同仁也有機(jī)會(huì)聽到您的演講）
2.請(qǐng)問您的酬勞費(fèi)如何計(jì)算為妥？
3.請(qǐng)您幫忙確認(rèn)，兩小時(shí)時(shí)間足夠嗎？如需要調(diào)整，多長(zhǎng)時(shí)間合適？
4.希望您能在講座結(jié)束后，多預(yù)留30分鐘現(xiàn)場(chǎng)回答聽眾提問。
如此以來，對(duì)方收到郵件之后，就能很明確的知道應(yīng)該采取哪些行動(dòng)，應(yīng)該回答哪些問題，需要做些什么樣的準(zhǔn)備。
這才是真正節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。
法則4：補(bǔ)充資料也用條列式
如在正文溝通重點(diǎn)結(jié)束后，還有需要補(bǔ)充的資料，建議也采用類似正文的條列式，附在正文后面。
這樣對(duì)方閱讀起來會(huì)覺得同樣貼心。
接著上面的內(nèi)容，舉例如下：
以下為從廣州到深圳匯創(chuàng)達(dá)科技的相關(guān)出行資料，供您參考：
1.可從廣州南站搭乘高鐵至光明城站，我會(huì)去高鐵站接您；
2.我們可擔(dān)負(fù)您來回的高鐵及計(jì)程車費(fèi)用（請(qǐng)保留好單據(jù)，以便我們的財(cái)務(wù)進(jìn)行核銷）；
3.我是您的忠實(shí)粉絲，非常期待能邀請(qǐng)您來我司講課。
期待您的答復(fù)。
古爾浪洼敬上
當(dāng)然你也不必像我一樣，非要搞這么死板的數(shù)字來羅列重點(diǎn)。但無論如何，重點(diǎn)都要清晰明了，不要讓對(duì)方到處替你找重點(diǎn)。
法則5：節(jié)省字?jǐn)?shù)，內(nèi)容能短則短
為什么要節(jié)字?jǐn)?shù)？?jī)?nèi)容多短合適？
節(jié)省字?jǐn)?shù)，句子盡量短，讀起來明快；句子過長(zhǎng)，就會(huì)顯得啰嗦，容易出現(xiàn)詞不達(dá)意的情況。
怎樣才能節(jié)省字?jǐn)?shù)呢？盡可能把握以下原則：
1.精簡(jiǎn)形容詞
2.使用主動(dòng)句
3.主詞明確簡(jiǎn)短，最好放開頭
4.使用簡(jiǎn)潔動(dòng)詞
例如下面兩句對(duì)比，第二句就比較簡(jiǎn)短：
1）很抱歉要麻煩您，如果可以的話，最好能做一份PPT格式的講稿
2）請(qǐng)您提供一份PPT格式講稿（抱歉要麻煩您）
如果需要一些語氣上的補(bǔ)充，可以用（）補(bǔ)充在后面，其實(shí)也不失禮。
另外，我也提到郵件要盡量短，多短合適呢？
當(dāng)然不能一句就結(jié)束，但如果可以表達(dá)清楚的話，建議盡量不超過20行（也就是半屏）。半屏是電子表達(dá)和閱讀的最佳閱讀篇幅，不用滾動(dòng)鼠標(biāo)便可以閱讀完。
當(dāng)然也可以長(zhǎng)些，但過長(zhǎng)超過一屏（要滾動(dòng)兩次鼠標(biāo)），容易讓閱讀者失去耐心，從而降低讀完的可能性。
法則6：段落分明，焦點(diǎn)明確
當(dāng)然，商務(wù)郵件的寫法不必全是我上面所說的格式，不一定非要1、2、3、4……往下羅列數(shù)字，也可以采用類似下面我用到的為開頭的表達(dá)方式和變通格式。
但不管如何變，以下幾個(gè)原則則是共通的：
1）每一段焦點(diǎn)要明確，在一段里不要包含太多重點(diǎn)，避免重點(diǎn)失焦；
2）同類型重點(diǎn)要?dú)w納在相連的段落里，不要跨幾個(gè)段落后，又回頭講與前面相連的重點(diǎn)；
3）需要對(duì)方行動(dòng)的內(nèi)容，與給對(duì)方參考的、閑聊的，要分開不要混在一起。
這樣的郵件，才是精準(zhǔn)的溝通內(nèi)容。
法則7：需要修改的附件，盡量使用云端存儲(chǔ)方式
為什么？三個(gè)理由：
1）要修改時(shí)，不需要重新寄送郵件，避免混亂；
2）不用擔(dān)心對(duì)方的郵箱空間不夠，收不到附件；
3）可控制查看附件的權(quán)限。
本文是作者多年工作與寫商務(wù)郵件的心得，希望對(duì)你有用。同時(shí)也祝福你，能快速融匯貫通我說的這些技巧，并縱向和橫向展開。
