有人說，管理的工作內(nèi)容太多了：制訂計劃，督促實施，階段總結(jié)，等等。管理工作很多，但是總共只有兩類：一類是管人，一類是理事。上面所說的制訂計劃等都是屬于理事的范疇。我們經(jīng)常忽略了管人這個部分，其實這是管理工作中最主要的內(nèi)容。比如，管理者跟員工的談話內(nèi)容是，這月的銷售額完成了多少，客戶拜訪了幾個，這叫作理事。如果管理者問的是工作中有什么困惑的地方，這就屬于管人的范疇了。而在實際工作中，管理者與員工溝通的內(nèi)容，更多的是理事，而不是管人。
換句話說，我們在時間分配上，將更多的時間給了理事，而管人的時間分配得很少?？赡苁谴蠹腋杏X，管人是個慢活，不如理事來得直接、見效果。其實這是一個錯覺。
在時間管理的四種類型中，管人和理事分別屬于重要不緊急、重要且緊急的范疇。通常情況下，管理者最常見的做法是先做重要且緊急的事情——理事，做完之后會發(fā)現(xiàn)，怎么又出現(xiàn)了很多重要且緊急的事情？接著理事，于是一直保持著忙碌的狀態(tài)，而重要不緊急的事情——管人，則根本顧不上。
這種時間分配方式會造成一種后果。在團隊中，管理者業(yè)務能力是最優(yōu)秀的；但是由于沒有足夠的時間去培養(yǎng)員工，員工的能力很一般。那么這對管理者來講有什么壞處呢？
管理才能是以員工是否獲得成長來評判的。很多管理者在某個崗位待了很長時間，仍然沒有培養(yǎng)出所在部門的后備人才，這就意味著，只要離開管理者，該部門就無法正常運轉(zhuǎn)。換句話說，他只能待在這里，即使老板想提拔他也沒辦法。
管理者最重要的任務就是要培養(yǎng)、帶領(lǐng)員工成長。只有這樣，你才有升遷的希望，才能應對將來更加復雜的工作，整個團隊也會獲得快速擴張和發(fā)展。
傳奇CEO杰克·韋爾奇曾經(jīng)說過：“如果你認為一件事很重要，就一定要為它分配足夠多的時間?！眻F隊管理最重要的是管人，但是我們沒有為這件事情分配足夠多的時間，這無疑走錯了團隊管理的方向。
這樣看來，無論是對于團隊發(fā)展還是個人發(fā)展，管理者確實有必要改變自己的工作側(cè)重，從理事轉(zhuǎn)到管人上來，這樣才會避免重要且緊急的事情密集出現(xiàn)。
統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，一般的職業(yè)經(jīng)理人80%的時間都在處理重要且緊急的事情，而一個高效能的職業(yè)經(jīng)理人70%的時間都在做重要不緊急的事情。是否愿意花更多的時間在管人上，也成為管理者效能高低的重要衡量標準。
這個道理并不難理解。如果企業(yè)規(guī)模較大，管理者的日程通常都會比較緊湊，一些重要場合面臨的壓力會對日常工作產(chǎn)生一些影響。
某位管理者打算在下午兩點到五點做一件重要且不緊急的事情——跟某名員工談心，但是突然接到領(lǐng)導要來視察的通知，于是便將談心的安排往后拖，先去應付領(lǐng)導視察。
領(lǐng)導走后，這位管理者找來該員工談話，但是由于晚上有一場重要的商業(yè)談判，這位管理者在與員工談心時可能就沒有那么專心，效果也好不到哪里去。
試想一下，這位管理者雖然為“與員工談心”這件重要且不緊急的事情安排了一個完整的時間段，但是在其他事情的干擾下，這段時間產(chǎn)生的實際效率非常低下，并不能起到應有的效果。
在上述案例中，管理者最容易忽視的談心恰恰是最核心的工作內(nèi)容。如何保證在這段時間內(nèi)仍然集中精神，不被分神呢？
這就需要用到標準化的工具了。我們可以利用一些類似日程表的小工具，記錄下某個時間段要去做的事。比如，晚上7點到9點要開會，下午4點到6點要準備會議資料，等等。到了這兩個時間段，管理者就放下手頭其他事情，專注處理好這兩件事，除了兩個時間段之外，不再多花時間。如此一來，便會有效提升效率。
這種辦法是美國非常流行的一種高效工作方法——GTD（Getting Things Done，把事情做完）。GTD的核心理念是必須記錄下來要做的事，然后整理安排并讓自己一一執(zhí)行，大致分為收集、整理、組織、回顧和執(zhí)行五大步驟。
GTD流程圖
1 收集
將能夠想到的所有應該去做的事情羅列于“待辦事宜”中。待辦事宜的存在形式可以是實物性質(zhì)的文件夾、資料夾和紙張等，也可以是以數(shù)字形式存在的日程表。這一步的關(guān)鍵在于，將所有未來可能面臨的任務全部記錄下來。
2 整理
將進入“待辦事宜”的事項進行分類處理，定時清空。一般來講，類型分為“可以立即完成”與“不可立即完成”兩類。對于可以立即完成的事項立即處理，清空任務。對于不能立即完成的事項則進入下一步組織環(huán)節(jié)。對于一些參考資料類的信息，可以對其進行標記后分類存放。
3 組織
組織是GTD中最核心的規(guī)劃步驟，需要管理者綜合考慮各方面因素，制訂出相應的計劃。行動的組織可以分為行動清單、等待清單和未來清單三部分。
①行動清單，是指下一步具體的行動。如果下一步包含多個步驟，則需要細化成更為具體的工作，比如地點和時間等。這樣管理者就會了解應該做的工作。
②等待清單，是指委派別人去做的工作。
③未來清單，是指延遲處理未設置具體完成時間的計劃。
4 回顧
回顧是指每周都進行清單回顧、檢查和更新的步驟，確保GTD系統(tǒng)的正常運作，并保證下周計劃正常進行。
5 執(zhí)行
按照清單開始行動。
GTD的做法實際上是通過工具來防止“瞎忙”情況的出現(xiàn)。由于事先安排好了每段時間的任務并設置提醒，我們不會錯過任何事情，也不會因為擔心沒時間做一件事而影響其他事情的正常推進。
