寫(xiě)郵件應(yīng)該是現(xiàn)代辦公族必備的一項(xiàng)基本技能了。
然而，寫(xiě)好一封得體的電子郵件，卻并不是人人都具備的能力。
很多人只知道郵件是來(lái)傳達(dá)信息的，而缺乏對(duì)內(nèi)容的有效組織，導(dǎo)致閱讀體驗(yàn)極差。
這類(lèi)郵件每日大量填充在我們的收件箱中，需要耗費(fèi)很多的時(shí)間來(lái)重新消化理解，
因此，寫(xiě)好一封得體的電子郵件，實(shí)在很有必要。
由于不同公司或者行業(yè)，其郵件的細(xì)節(jié)存在些許不同。
因此，本文僅羅列一些通用性的規(guī)則，以幫助大家提升郵件的質(zhì)量。
一、寫(xiě)郵件的正確順序
撰寫(xiě)一份郵件的正確順序應(yīng)該是：附件→正文→主題→地址欄
前段時(shí)間給技術(shù)發(fā)一份prd文檔，樂(lè)滋滋在正文著重寫(xiě)下“詳情請(qǐng)見(jiàn)于附件”幾個(gè)大字。
結(jié)果不到1分鐘，技術(shù)就在電話(huà)那頭咆哮了：你丫的附件在哪個(gè)角落？
這種事情出現(xiàn)得多了，也就慢慢學(xué)乖了。
任何需要帶上附件的郵件，請(qǐng)記住，一定要優(yōu)先上傳，避免出現(xiàn)缺漏的尷尬局面。
同樣，地址欄一定要最后才能填寫(xiě)。
多少郵件災(zāi)難是來(lái)自大腦短路剎那的一個(gè)點(diǎn)擊：關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)未抄送、正文未及潤(rùn)色而漏洞百出、附件沒(méi)有帶上等等。
如果過(guò)早填入地址欄，一旦誤點(diǎn)發(fā)送，后面的解釋就有點(diǎn)麻煩了。
所以，一定切記，郵件地址欄放到最后填寫(xiě)。
二、注意附件的命名
一般來(lái)說(shuō)，完整的附件名應(yīng)該是：”序號(hào)”+“附件名”+“姓名“+”時(shí)間“
序號(hào)是針對(duì)附件數(shù)量較多時(shí)才采用的。當(dāng)你的附件數(shù)量達(dá)到兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，就可以給附件編號(hào)，比如：附件1、附件2、附件3...
附件名就是文件內(nèi)容簡(jiǎn)概了，讓人一眼就能了解大意。
姓名一般是發(fā)件人的名字，當(dāng)然，也有可能是編寫(xiě)該文件負(fù)責(zé)人的姓名。
時(shí)間就是你發(fā)郵件的當(dāng)天日期了。
以上四個(gè)部分并非嚴(yán)格要求，視情況局部調(diào)整即可。
為什么我們需要按照這個(gè)格式來(lái)填寫(xiě)附件名呢？
我們知道，郵件是寫(xiě)給別人看的。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者同事看到你的郵件時(shí)，也許他會(huì)下載下來(lái)留待有空再看。
當(dāng)電腦密密麻麻都只是這樣抽象的文件名時(shí)，他需要思考這個(gè)附件是什么時(shí)候收到的，是哪位同事發(fā)的。
所以，為了減少不必要的麻煩，還是標(biāo)注清晰一點(diǎn)為好。
此外，當(dāng)附件數(shù)量較多時(shí)，比如達(dá)到5個(gè)以上，你還需要在郵件正文用表格或者項(xiàng)目符號(hào)羅列清晰。
三、嚴(yán)格把控郵件正文的內(nèi)容
一份得體的郵件正文，其主要規(guī)范如下：
1、合適的稱(chēng)謂
關(guān)于用Dear還是Hi，在不同行業(yè)、不同類(lèi)型的企業(yè)，存在著很大的差異。
一般來(lái)說(shuō)，關(guān)系較為親近、比較熟悉的同事之間，用Hi更隨意一點(diǎn)，距離感較小。
而關(guān)系相對(duì)陌生的同事或者商務(wù)來(lái)往，用Dear套套近乎也是不錯(cuò)的選擇。
當(dāng)然，這里沒(méi)有一個(gè)絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，大家拿捏不定，可以參考同事或領(lǐng)導(dǎo)的稱(chēng)謂。
2、相關(guān)項(xiàng)目背景介紹
很多時(shí)候，我們的郵件是要發(fā)給很多的同事，其目的在于讓相關(guān)部門(mén)同事了解此事。
比如，我們新增了一個(gè)需求，郵件需要抄送給活動(dòng)組、市場(chǎng)組、客服組、推廣組等
也許很多同事并非直接參與，這時(shí)候你的郵件就需要在正文開(kāi)端，簡(jiǎn)單介紹一下相關(guān)的項(xiàng)目背景了，幫助不了解的同事建立一個(gè)清晰的認(rèn)知，避免一頭霧水。
3、結(jié)論先行，突出重點(diǎn)
建議大家在組織正文內(nèi)容的時(shí)候，按照金字塔原理來(lái)構(gòu)思。
先提結(jié)論，再解釋細(xì)節(jié)。
這樣做的好處是充分考慮同事的閱讀需要。畢竟大家都很忙，誰(shuí)也沒(méi)空看你在郵件里寫(xiě)小作文。
舉個(gè)栗子：
簡(jiǎn)歷轉(zhuǎn)化率上增幅度異常
29號(hào)的簡(jiǎn)歷轉(zhuǎn)化率達(dá)到102%，偏離最近30天的平均值92%，數(shù)據(jù)曲線異常，初步估計(jì)是注冊(cè)人數(shù)出現(xiàn)了.....
4、對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分段，多用短句來(lái)表述，增加閱讀性。
我相信，誰(shuí)也受不了一大段冗長(zhǎng)的長(zhǎng)文本內(nèi)容。
如果你的郵件內(nèi)容非常豐富，請(qǐng)務(wù)必組織好內(nèi)容的呈現(xiàn)方式。
把一段上百字的郵件正文，拆成幾段易于理解的小段落。
再把段落中那些冗長(zhǎng)的句子，拆成一系列短句。
5、慎用顏色和加粗
一般來(lái)說(shuō)，正文中最好不超過(guò)三種顏色?？捎玫念伾屑t色（表示重要、緊急）、綠色（表示良好、順利）及黑色。
其他的顏色慎重選擇。
同時(shí)，切記加粗不要濫用，過(guò)分強(qiáng)調(diào)就是沒(méi)有強(qiáng)調(diào)。
6、善用圖表
圖表因其清晰的結(jié)構(gòu)而有更好的閱讀體驗(yàn)。
因此能用圖表來(lái)表達(dá)的內(nèi)容絕對(duì)不用文字。
我們需要有圖形化展示內(nèi)容的意識(shí)，讓其他人方便快捷地獲取信息。
任何遲滯閱讀的作法都是不可取的。
四、用新聞標(biāo)題的手法寫(xiě)主題
工作中，我們每天都會(huì)收到大量的郵件。
如果每次都需要查看全文，那時(shí)間浪費(fèi)得有點(diǎn)可惜了。
因此，為了照顧別人寶貴的工作時(shí)間，不給人添亂子，還是好好斟酌一下郵件的主題吧。
郵件主題的寫(xiě)法，可以參考新聞標(biāo)題的操刀方式，用一句話(huà)表達(dá)核心訴求。
比如：
關(guān)于××事宜的通知、數(shù)據(jù)異常，簡(jiǎn)歷轉(zhuǎn)化率下降20%、××廣告投遞請(qǐng)求。
有時(shí)候，為了突出某個(gè)關(guān)鍵詞，可以用“【】”符號(hào)來(lái)突出。
比如我們給技術(shù)發(fā)需求文檔，就會(huì)在附件中表明：【產(chǎn)品需求】職位列表頁(yè)新增自動(dòng)加載交互樣式
有時(shí)候還可以在主題前面加上【緊急】字樣，以示重要性。
當(dāng)然，這種情況盡量少用，以免大家感到緊張。
需要注意的是，一份郵件只能有一個(gè)主題，交代一件事情。
千萬(wàn)不要在同一份郵件同時(shí)說(shuō)幾件事。
這樣做的目的，還是為了方便同事后續(xù)的查找。
五、選擇你的發(fā)件對(duì)象
當(dāng)前面的事情均已辦妥，最后一步就是選擇收件人了。
這里需要注意兩點(diǎn)：
1、注意收件人的擺放位置，按照title的大小從先至后，不要亂了順序；
2、注意發(fā)送與抄送的區(qū)別。直接相關(guān)人，必須用發(fā)送。非直接相關(guān)人，僅是讓對(duì)方知道這件事，用抄送狀態(tài)。
郵件是我們?nèi)粘贤ǖ囊豁?xiàng)書(shū)面語(yǔ)言。
尤其是大公司，在跨部門(mén)合作及權(quán)責(zé)界定中，郵件扮演著非常重要的位置。
因此，熟悉郵件寫(xiě)作的常見(jiàn)規(guī)則，提高溝通的效率，值得我們每個(gè)人花費(fèi)時(shí)間去提升。
