1.待跟蹤事項的類別
我們看一下，最終從組織整理的角度，我們那些待跟蹤、待辦的事項，到底可以分為幾個類別。
作者告訴我們：“可以分為七類”。
之所以分為七類，是因為我們在歸攏材料的時候說過：“你所有歸攏到一起的材料當(dāng)中，肯定有一個部分是垃圾，垃圾就丟到了垃圾箱”。
所以除了它之外還有7類需要跟蹤跟管理的事情。
第一類，項目清單；第二類，項目的輔助資料；第三類，日程表；第四類，下一步行動清單；第五類，等待清單；第六類；參考資料，第七類，將來/也許清單。
這就是七類不同類別的事項，先不用了解每個類別到底代表什么意思，應(yīng)該把什么事情歸入其中。
作者強調(diào)了一個原則：保持不同類別事項彼此之間界限分明。
這點特別重要，如果你忽略了這個分類流程，把不同種類的事情列入同一個清單，就會特別不想干這些事情，會對這些事情無動于衷。
比如，日程表里記錄的都是一些必須在指定日期完成的工作，如果你把日程表里的工作寫到下一步行動清單里面，就不再依賴日程表了，必須頻繁看你的行動清單，以免漏掉這個工作。
所以，如果你沒有把事情放到一個正確的類別里，這幾個類別之間混淆的話，并不能幫助你提升時間管理的效率，會造成很多無意義的思考和停頓。
我們看一下，到底應(yīng)該怎么樣組織整理？
我們把工作欄清空、處理以后，會得到幾個清單和文件夾，注意，最終你的手上剩下的，只有這些清單跟文件夾，沒有別的東西。
2.日程表
我們對行動的提示信息可以分為兩類：一類是需要在一個指定時間里執(zhí)行的行動提示信息，比如我下周二要看演唱會；另外一類是應(yīng)該盡快完成的行動提示信息。
日程表負(fù)責(zé)的就是第一類行動提示信息。
作者在這給了一個提示，這個提示對我是非常有用的。
我之前做事情確實有這樣一個習(xí)慣：也會用到日程表，但我的日程表里面列的都是一些沒有明確完成時間的任務(wù)。
比如，我會想當(dāng)然把第二天覺得自己能夠完成、需要做的事情，都列到我的待辦事項清單里面。
但實際上，我很難第二天把這些事情都做完，很難讓這些事情如期完成。
然后，我就把這些未完成的事情，轉(zhuǎn)移到后天的待辦事項清單里面。我的待辦事項清單里面，就一直有一堆事情往后挪動。
作者說：“你千萬不要這么做，要把你的日程表當(dāng)成一個神圣不可侵犯的領(lǐng)域，絕對不能把那些沒有硬性時間要求的事情寫入其中，不然的話，你的日程表里的行動就會變得不清晰！”?
如果我們按照作者的規(guī)則，安排我們的日程表的話，剩下的自然就是那些沒有苛刻時間要求的行動。
我們看一下沒有苛刻時間要求的行動，應(yīng)該怎么樣組織和整理，但先要記得日程表記錄的只是一些有硬性時間要求、在特定時間做的事情。
3.下一步行動清單
下一步行動清單是每天任務(wù)的來源，你所有的行動提示信息都應(yīng)該記在這里，它跟日程表一起構(gòu)成我們每一天行動管理核心的一個結(jié)構(gòu)。
昨天，咱們在“處理”步驟的時候已經(jīng)了解到，有些事情兩分鐘之內(nèi)就可以完成，那么你就馬上去完成就可以了。
還有一些事情可以委派給別人完成，那么你就交給別人。
那些兩分鐘以上才能夠完成的，并且沒有辦法指派給別人完成的行動，都應(yīng)該記在某一個地方，記在我們的下一步行動里面。
類似于我們要給年會做個方案，要給誰打電話談一談某個事情，這些都不是兩分鐘以內(nèi)能完成的，這類行動的數(shù)量可能非常多，有20個到30個，甚至50個，你應(yīng)該怎么辦？
可以把它們完全納入下一步行動清單里面，這樣的話，你什么時候有空都可以瀏覽。
當(dāng)然也可以把它們分類，實際上，你的下一步行動還是可以細(xì)分的，比如工作的問題，生活的問題。
這就是下一步行動清單，它是每天要做的事情來源。
4.等待清單
等待清單就比較好理解了，是用來跟蹤那些交給別人完成的事情。
這個清單非常實用，我立馬就用到了我的工作當(dāng)中，因為很多事情，我交給別人完成，但是我不知道別人完成得怎么樣。
有的時候，我交給他，確實輕松了，自己不用干了，但是他忘了，然后，我時常需要分出注意力想一想，他有沒有做這個事情，做得好不好。
作者告訴我們：“你可以把這類事情，放到等待清單上，這個清單上的內(nèi)容是那些，你不關(guān)心過程只關(guān)心結(jié)果，或者由別人負(fù)責(zé)的事情。”
你的任務(wù)就變成，根據(jù)需要定期回顧這個等待清單，檢查一下完成情況，并且作出決定，是不是需要做一些事情來推動這個事情往前走。
可能我們生活當(dāng)中有些事情不是完全可以委派給別人的，是需要在別人跟自己之間來回轉(zhuǎn)移的。
所以，有一個事情，可能一會在等待清單，一會在下一步行動清單，可能等到別人給了自己某一個材料之后，就要進(jìn)行一個行動了，比如，別人給了我方案，我就要做審批，所以它有可能是來回移動的，這是等待清單的功能。
5，項目清單
項目清單實際上昨天也說過了，它提醒你都有哪些項目在手上，這個項目本身是不可被執(zhí)行的。
作者一直反復(fù)強調(diào)，你不能說：“我要執(zhí)行一個項目，這個項目是做一個讀書課程”。
這個項目是分為很多步驟的，不能執(zhí)行這個項目，但是能夠執(zhí)行的是行動。
項目清單可以讓你宏觀地看一下各個項目的進(jìn)度，并且保證各個項目都在自己的掌控當(dāng)中沒有遺漏，向著正確的方向前進(jìn)，這就是項目清單的功能。
這個項目清單，首先不用把每個項目按照重要性、大小排序，另外，這個項目清單里也不包含每個項目的執(zhí)行方案、執(zhí)行細(xì)節(jié)，它就是一個清單而已。
我有這么多項目要做，那這個清單可以讓你經(jīng)常查閱，以確保你對每個項目都制定出了非常恰當(dāng)?shù)南乱徊叫袆臃桨浮?/p>
6.項目輔助資料
說到這，大家發(fā)現(xiàn)沒有？你的一個項目可能會存在幾個地方。
第一，可能會在這個項目清單里面，被列舉在其中。
第二，因為這個項目本身是一個多步驟的行動，它的下一步行動，在下一步行動清單里面，是每天執(zhí)行時候的一個參考，是每天任務(wù)的來源。
第三，項目的輔助資料。你可以把它想象成一個文件夾。比如我要做一個讀書會，肯定要看很多書的資料，一些電子書，我必須存在這個項目的輔助資料下面。
在這作者提了一點，也非常有啟發(fā)。他說：“很多人會把項目的輔助資料當(dāng)成項目的行動信息，或者當(dāng)成項目的提示信息”。
大多數(shù)人工作的時候都喜歡這樣，把一些項目的資料放在桌面上，那么桌面上的文件夾就天天提醒你在這個項目上工作，這就是把項目的支持文件當(dāng)成了行動的提示信息。
問題是：這些項目所需要的下一步行動和等待的任務(wù)都還不明確，包含在成堆的文件和郵件里面，你需要從里面挖掘出具體的下一步行動是什么。?
所以，這些項目的輔助資料只是大量等待處理的材料，而不是具體的下一步行動，它會不斷地催你，趕快行動、跟進(jìn)、做決定。
所以，當(dāng)你每天具體工作的時候，看到這個文件就特別討厭，這些文件是你最不愿意打開的東西，然后你對這些文件慢慢地就會麻木，它對你來講就只會成為負(fù)擔(dān)。
所以這是一個很有用的提醒，確實是我們很多人的壞習(xí)慣。
7.將來/也許清單
將來/也許清單里面記錄的是，當(dāng)我們對自己的大腦進(jìn)行大掃除的時候，發(fā)現(xiàn)的那些不確定什么時候進(jìn)行的事情，比如學(xué)英語、寫一部懸疑小說等等，這些都可以放到將來/也許清單里面。
8.參考資料
參考資料之前也說過了，不需要你采取什么行動，它就是一個參考資料，但是日后你可能會想看，你就把它歸檔，把它存儲就好了。無非就是你要不要存，以及你存儲的系統(tǒng)能存多少，存的和不合理的問題。
所以，以上就是我們講的整個GTD系統(tǒng)，最后輸出的幾個表單和文件夾。
發(fā)現(xiàn)了沒有？印證了我前面說的話：“在這樣的處理方式之下，你最終得到的就是幾個表單和文件夾，這些表單包括下一步行動清單、將來/也許清單、項目清單、等待清單、日程表，那么文件夾包括你的項目輔助資料和參考資料?！?/p>
以上就是我們在組織整理的過程當(dāng)中，輸出的幾個文件夾和清單。
發(fā)現(xiàn)沒有？我們的人生，剩下這幾個文件夾跟清單，整理完了之后，還是很清爽的。
9.定期回顧
組織整理之后，GTD的第四個步驟叫回顧，一定要定期回顧，保障你的系統(tǒng)可以有效地運行。
回顧的內(nèi)容就是你的所有的清單，每天需要回顧的是兩個。
第一個，你的日程表。
日程表記錄的是必須在哪個時間完成的事情，所以，你一定要每天看一看，有什么必須要在今天完成的沒有，可能是我在幾天之前記錄下的。
那么，現(xiàn)在我們?nèi)粘瘫淼奶嵝压δ芤呀?jīng)比較完善了，實際上已經(jīng)沒有必要每天回顧了，就讓它做提醒就可以了。
第二個，你需要每天看下一步行動清單。
因為，你只有看了，才知道要干什么。
完成對日程表的查看之后，你就應(yīng)該去看下一步行動清單。這一類清單的內(nèi)容是一些預(yù)先確定下來的具體行動，一旦時間允許就應(yīng)該馬上去實施。
除了每天回顧之外，你還應(yīng)該做每周的回顧，每周的回顧特別重要。
作者說：“這是成功的關(guān)鍵因素，一切需要采取行動的事情，我們都應(yīng)該進(jìn)行定期回顧，讓我們的大腦可以不再花費精力，隨便地回憶和回想這件事情?！?/p>
所有懸而未決的事情，包括項目清單、現(xiàn)行項目的規(guī)劃、下一步行動、等待處理的清單、將來/也許清單，都應(yīng)該每周回顧一次，然后你自己也能夠得到一次機會，確認(rèn)大腦無牽無掛，并且過去幾天的零星瑣事已經(jīng)被收集起來了、處理了、組織起來了。?
這個真的特別有用，我在每周日的晚上，也就是每周一之前，就會做一個每周回顧、下周計劃。
我發(fā)現(xiàn)這個可以幫助你把大腦清理干凈，也可以幫助你以一個輕松的心情進(jìn)入下一周。
因為我們大多數(shù)人都有這樣一個體驗：經(jīng)過了幾天特別忙碌的工作之后，我們就會進(jìn)入一個失控狀態(tài)。
我們的事情太多了，這沒有什么大驚小怪的，你不要說：“我不工作了，一定要停下來整理一下，保證我的整個系統(tǒng)是井然有序的”。
沒有必要，但為了保證它能夠正常運轉(zhuǎn)，我們每周檢查一次、回顧一次就可以了！
在每周回顧的時候，你需要干以下幾個事情。
第一，收集跟加工處理所有的材料，回顧你整個系統(tǒng)，更新各類表單，做到徹底清楚、實時完整。
大多數(shù)人沒有能夠真正擁有一個特別好的完善的系統(tǒng)，他們之所以沒有辦法從回顧當(dāng)中有收獲，是因為沒有辦法做到總攬全局，總是很模糊的感覺好像還有一些事情沒有想到。
但是一個完善的系統(tǒng)會形成一個良性循環(huán)，你建立的系統(tǒng)越完善，你就越依賴它，你越依賴它，你的大腦被解放的程度就越深，你就越有動力堅持維護(hù)這個系統(tǒng)的運行。
其實很多時候，我們也建立了一些管理時間的系統(tǒng)，但是用著就不用了，為什么？因為它沒有效果。
不過作者建議的每周回顧時間跟我習(xí)慣的不一樣，他建議的是：每周五下午留出兩個小時的時間，專門用于每周回顧。
之所以選擇這個時間，有下面三個原因：
第一，對這一周的事物，可能在周五的時候，你的記憶還比較新，能夠讓你進(jìn)行完整的反思和回顧。
第二，如果你在回顧的過程中發(fā)現(xiàn)必須跟別人聯(lián)系，就可以在周五聯(lián)系，畢竟這個時間還算是一個工作時間，你沒有必要到了周末再跟人家聯(lián)系。
我確實有這個問題，我周日回顧的時候，會給同事發(fā)微信，實際上這是一個非常不好的習(xí)慣。
第三，周五回顧的一個好處就是，可以清理自己的大腦和辦公桌，讓自己把煩心事都拋到腦后。然后安心享受周末的休閑時光，達(dá)到作者在本書開始的時候所描述的那種狀態(tài)：輕松地時候，什么事情都不想。
