時間管理的方法有很多，主要有計劃管理、「四象限」法、ABC 分類法、GTD 等。

今天 AppSo 針對不同需求的人群，精心挑選了 3 種比較常用的時間管理方法，給大家做一個入門級介紹。

在開始之前，我們要修正一個很重要的觀念，那就是時間不可管理，可管理的是你自己。

很多書籍會教你如何去管理時間，比如早上適合讀書，所以早上要分配一個小時讀書，用這樣的方式去引導(dǎo)你把你的時間切割成 n 個時間塊，再填充內(nèi)容。當(dāng)規(guī)劃完了以后，你會覺得動力滿滿，仿佛世界在腳下。

但是，往往到最后，你會發(fā)現(xiàn)你可能連規(guī)劃的一件事都沒有完成。因為你從一開始就錯了，你沒辦法管理時間，時間不會因為你的安排而停下來等候你，她只會自顧自地不知疲倦地往前奔跑。

因此，你唯一能做的是管理自己，管理好自己的情緒，管理好自己的心態(tài)，管理好自己的行動。唯有如此，你才能完成每天規(guī)劃的任務(wù)。方法僅僅只是工具，你才是那個讓你自己成功的人。

時間管理是個偽命題，所以這里更為合適的說法應(yīng)該是任務(wù)分配技巧。但是，為了符合裝逼原則，我們還是把它叫做「時間管理」吧。

二話不說，貼心的 A 君先上圖，你符合或者喜歡哪種方法，就直接劃到那吧。

在開始正式的介紹之前，我們先牢記幾條重要的規(guī)則：

隨手記錄

一次只做一件事

從上往下做

每周回顧一次

能不能完成任務(wù)全看你自己

懶人目錄

紙筆記錄法

To-do List

看板式 GTD

結(jié)語

紙筆記錄法

由于紙筆記錄法不能很好地按場景（家里、辦公室、外面等）分類任務(wù)，故而推薦按「天」去規(guī)劃自己的任務(wù)，結(jié)合「子彈筆記法」對任務(wù)屬性做一個形式上的區(qū)分。想嘗試用紙筆記錄的朋友，需要完全靠自覺去查看每天的任務(wù)，還要記憶任務(wù)的時間節(jié)點。那么，具體應(yīng)該這么操作。

首先，準(zhǔn)備一個小本子作為記錄本。

1. 以「周」為整體，以「天」為單位，將一周任務(wù)分配到每天去

2. 每項任務(wù)要在結(jié)尾寫上 deadline

3. 為每項任務(wù)打上特殊標(biāo)記：

??。禾舫霎?dāng)天最重要、第二重要、第三重要的事情，分別在任務(wù)前面畫上 3 個、2 個和 1 個感嘆號，可以用顏色作區(qū)分

?@：在每項任務(wù)后面用「@」寫出相關(guān)責(zé)任人，比如寫完活動策劃后要交給領(lǐng)導(dǎo)看就在任務(wù)后方補一個「@ 領(lǐng)導(dǎo)」

?→：對于一些需要交接給其他人做的工作，可在任務(wù)后方寫上「→ 某人」

4. 完成任務(wù)后在任務(wù)前方打勾或劃掉該項任務(wù)

其次，準(zhǔn)備一個日歷，用來寫一些有固定日期的任務(wù)，比如「周三要跟老王開會」。

最后，每頁任務(wù)下方可以補多一個模塊是「KPT 日報」。

那么，工作流就是這樣：

1. 將任務(wù)分配到每天，每天不超過 5 個任務(wù)

2. 隨時記錄新任務(wù)

3. 每天早上查看一次日歷，了解今天有什么重要事情

4. 先完成截止日期不能延后的任務(wù)，再完成最重要的 3 件事，再完成剩下 2 件，不完成不下班

5. 下班前根據(jù)今日日程表填寫周報

6. 每周回顧一次全周內(nèi)容并做總結(jié)

To-do List

我們知道，在用上面的紙筆記錄法時，有幾個比較嚴(yán)重的問題：

調(diào)整任務(wù)順序、延后任務(wù)會讓記錄本變得很雜亂

無法主動提醒，無論是按時、按地點、重復(fù)

接到新任務(wù)后必須立刻補充任務(wù)信息、分配任務(wù)

以上三個問題，用軟件 + GTD 的收集箱即可解決，方法是 to-do List，就是一張待辦清單。

因為軟件中的任務(wù)可以隨時修改、調(diào)整順序，所以待辦清單法推薦以場景分配任務(wù)。假設(shè) A 君是一個兩點一線的可愛的小哥哥（啥？我就是?。?，那么就只有「在家里」、「在公司」、「在外面」這三種場景，接下來要這么做。

以 iOS 的提醒事項舉例。首先，新建四個列表：

在公司：專門填寫需要或者只能在公司完成的任務(wù)

在家里：專門填寫需要或者只能在家里完成的任務(wù)

在外面：專門填寫需要或者只能在外面完成的任務(wù)

Inbox：專門用來收集新任務(wù)

其次，分配場景，并補充任務(wù)信息。

1. 快速填寫任務(wù)到 Inbox 列表，比如「完成活動策劃」

2. 將 Inbox 中的任務(wù)分配到各個場景中，比如將下文 a 任務(wù)移動到「在公司」、b 任務(wù)移動到「在外面」

3. 增加一些符號修改任務(wù)正文：內(nèi)容包括可執(zhí)行任務(wù)、相關(guān)責(zé)任人、任務(wù)屬性（標(biāo)簽概念，用以回顧工作內(nèi)容）

完成下周的活動策劃 → 老王 # 活動：含義是要求老王完成下周的活動策劃

買 TF 口紅 @ 女朋友 # 滿滿的愛：含義是自己買完口紅要送給女朋友

4. 補充其他信息，比如添加時間提醒或地點提醒

為「活動策劃」添加時間提醒 —— 下周一 10 點，優(yōu)先級設(shè)為「!!」

為「買口紅」添加地點提醒 —— 萬象城，優(yōu)先級設(shè)為「!!!」

最后，就靜靜地等待到時間或到地點時，手機自動推送通知提醒該做什么事了。

那么，工作流就是這樣：

1. 將新任務(wù)都統(tǒng)一添加到 Inbox 列表中

2. 定期（比如每晚 8 點）分配任務(wù)到不同的場景下，并補充完整任務(wù)信息

3. 在不同的場景下按照優(yōu)先級從上往下單線程完成任務(wù)

4. 在工作時出現(xiàn)新任務(wù)的情況

無需在當(dāng)天完成：丟到 Inbox 列表中

需在當(dāng)天完成：補充任務(wù)信息，將任務(wù)放在合適場景下的合適位置

5. 完成某場景下的任務(wù)后，若時間充裕，可在 Inbox 列表中挑選可執(zhí)行任務(wù)

6. 每日回顧，每周總結(jié)。任務(wù)屬性就是在這個時候用的，將自己的任務(wù)按照 KPI、能力或者工作內(nèi)容劃分，方便回顧時搜索總結(jié)

看板式 GTD

在使用 to-do List 的過程中，我們會發(fā)現(xiàn)還有 2 個很嚴(yán)重的問題是任務(wù)無法細(xì)分和任務(wù)觀看耗時長。前者讓我們?nèi)笔ы椖坑^（無法從整體角度回顧自己的工作產(chǎn)出），后者增加我們的思考成本和使用耗時。

所以接下來，A 君將介紹一套看板式 GTD 流程，能夠解決上述兩個問題，也能貫徹 GTD 原則，讓你對自己的工作產(chǎn)出有一個全面的了解。

首先，讓我們先來認(rèn)識下 GTD 是什么，GTD 的流程是怎么樣的？

GTD 是 Getting Things Done 的縮寫，翻譯過來就是「把事情做完」，是一個管理時間的方法。GTD 的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然后整理安排并使自己一一去執(zhí)行。GTD 的流程是：收集、整理、組織、執(zhí)行、回顧。

其次，介紹看板式 GTD，這里以 Notion 為應(yīng)用軟件舉例講述具體的操作方法。

整個看板由「周一到周日」、「今天」、「已完成」、「Inbox」四大塊組成。

1. 周一到周日：周日晚 8 點規(guī)劃下周每天的任務(wù)，最多安排 3 件事。因為在當(dāng)日工作時必定會有突發(fā)任務(wù)

2. 今天：到公司后，將當(dāng)日任務(wù)已到此看板，增加印象，且方便在工作時查閱

3. 已完成：完成后，將任務(wù)移動到此看板

4. Inbox：放置新任務(wù)和未分配任務(wù)

5. 元素詳解：

任務(wù)標(biāo)題：填入具體可執(zhí)行「動作」；若為一個項目，則在下方拆分成多個子動作，且在任務(wù)后方添加該項任務(wù)的工作方向或?qū)€人能力的提升方向，如任務(wù)「完成活動方案」

Optional Due Date：根據(jù)實際情況，選擇添加任務(wù)截止日期和提醒時間。如一項任務(wù)（需要與他人協(xié)作）需要在周一做，周五截止，我會將任務(wù)拖到「周一」

看板，將截止日期設(shè)為周五，并設(shè)置提前一天提醒。完成自己的部分后，將任務(wù)拖到后面的看板待提醒他人

Tags：按照重要緊急程度劃分為四類「重要且緊急」、「精力充沛長時間」、「緊急」、「最后做」。因為在規(guī)劃任務(wù)時已經(jīng)考慮了任務(wù)場景、近期安排，所以按照緊急重要程度劃分，實際工作中只需按照任務(wù)順序執(zhí)行即可

??????重要且緊急：當(dāng)日最重要的任務(wù)，只有一項

????精力充沛長時間：能夠有大塊時間去完成的任務(wù)

????緊急：突發(fā)任務(wù)

??最后做：可以被滯后的任務(wù)

?Team：Assignees 所在部門或團(tuán)隊

Assignee：該任務(wù)相關(guān)負(fù)責(zé)人

KPI：任務(wù)屬性，比如活動、文案

Time Consuming：任務(wù)預(yù)估耗時，以番茄鐘記錄，1 個=25 分鐘

當(dāng)完成任務(wù)后，在 Time Consuming 預(yù)估耗時后方添加「實際耗時」，并在評論中寫出跟該項任務(wù)相關(guān)的細(xì)節(jié)，比如超時原因、存在問題，方便回顧時的自我改進(jìn)，而后移入「已完成」。

最后，回顧任務(wù)，梳理工作成果時，只需要篩選分類即可。

那么，工作流就是這樣：

1. 每周日晚：根據(jù)下周主要規(guī)劃，將「Inbox」中符合的工作內(nèi)容分配到「周一到周日」，并補充完整信息，如事項的重要緊急程度、責(zé)任人、預(yù)估耗時等。

2. 每天 10 點：打開 Notion，將今日工作內(nèi)容拉入「今天」看板。

3. 每天 10 – 18 點：

按照「今天」看板的任務(wù)順序嚴(yán)格執(zhí)行。

完成任務(wù)后，修改任務(wù)實際耗時，補充任務(wù)相關(guān)細(xì)節(jié)，移入「已完成」看板。

若有突發(fā)任務(wù)，先判斷截止日是否今天，不是則記錄到「Inbox」；是今天，則修改「今天」看板的任務(wù)。

在 18 點前完成當(dāng)天任務(wù)。

4. 每晚 22 點：

從「Inbox」中挑選符合當(dāng)周方向的任務(wù)，添加到「周一到周日」中。

寫日報，記錄今日成果。

5. 每周日 20 點前：可從多角度寫周報總結(jié)本周成果。

如此，雖然跟 GTD 作者提供的方法有細(xì)微的差別，但卻減少了 GTDer 常犯的一個錯誤 —— 在翻看任務(wù)信息時被工具吸引，專注地「玩」工具，而忘記工作。

另外，信息展示得很完善，一目了然，無需思考，所以在查閱任務(wù)的耗時上也急劇減少。

結(jié)語

文章到這里就要結(jié)束了，無論你是打算嘗試 A 君上面提供的方法，還是繼續(xù)自己的方法，務(wù)必要記住一個重要原則 —— 時間不可管理，可管理的是你自己。

只有認(rèn)識到這個原則，你才能堅持「時間管理」。管理你自己可不止包括管理任務(wù)，還包括管理你的內(nèi)心，如果你是一個沒有計劃的人，單單對于工作這件事來說，計劃比隨心更有效率。

現(xiàn)在，就拿起筆來寫下你的工作吧。