“優(yōu)秀的寫手都懂得如何與人溝通。他們使事情變得易于理解，他們善于換位思考，懂得抓重點、砍枝節(jié)，這些都是合格的應聘者身上應該具備的特點?！?/p>
盡管這個出自倡導創(chuàng)新商業(yè)思維的暢銷書《重來》的段子早已被中外網文引用了千百遍，我還是要拎它出來晃一晃。而且，晃完之后還要告訴你，想了解一個人會不會換位思考，不用看Ta的長篇大作，也不用讓Ta到你跟前奮筆疾書，只要瞄一眼Ta發(fā)過來的電子郵件標題，你就可以心中有數了。
郵件標題竟有這般奇效？確實不假。有一次，我需要做一個項目調查公司內26個二級辦事處的租賃情況，于是發(fā)郵件給這些辦事處的相關經辦人。我的郵件標題是這樣寫的：
請配合- 全國二級辦事處租賃信息收集
在收到的26封回復郵件中，有幾封的標題與眾不同，它們是這樣子的：
請配合- 全國二級辦事處租賃信息收集- 重慶
請配合- 全國二級辦事處租賃信息收集- 哈爾濱
標題的細微差別讓我覺得很貼心。由于我平時與這些回復者中的大部分人接觸不多，光從他們的電子郵件地址難以分辨是哪個城市的辦事處發(fā)來的回復。在郵件標題上標明城市名稱，不但讓我快速識別此郵件的來源，在統(tǒng)計回復情況時也方便很多。
對于這種在細節(jié)中為對方考慮，主動把信息進行精細化處理的做事方式，不少職場勵志帖子稱之為“專業(yè)”。我覺得“專業(yè)”一詞也太濫用了些，大包大攬大小通吃，反而讓不懂門道的人搞不清“專業(yè)”的具體含義。其實，這種行事方式就是一種懂得“換位思考”的表現(xiàn)。正如上面提到的《重來》金句所說，能寫的人善于換位思考，懂得與人溝通，而不是把他們籠統(tǒng)地描述為“做事夠專業(yè)”。
“換位思考”之于為人處世、工作生活的重要性已無需我多言。日常工作之中，那些讓你一看便知道寫郵件之人不懂換位思考、不擅書面溝通的郵件標題比比皆是。在上周三開這第一講時，我便在微博上抖了一批出來。這些反面教材，都是我在平時的工作中收集而來的。
有的標題短的令人匪夷所思 ——
- hi
- help
- Tinny簡歷
有同學說，這樣的標題，咋一看，還以為是垃圾郵件。
有的標題長得令人無力吐槽的 ——
- dear Candice 我已經跟XXX電話溝通，請XXX重新審批XXX公司XX辦事處2014年Q4的房租和物業(yè)費，請將她的簽字掃描件給我，添麻煩了！祝福您！
- 緊急！dear XXX, 關于XX辦事處的房租付款申請，請審批附件，詳情如下，謝謝您！
- RE Re RE Re Re RE Re RE Re RE Re RE 電腦故障
頭兩個啰嗦冗長的郵件標題霸道地橫在Inbox里面，看得人心煩。后面那個連續(xù)12個RE的標題，顯然是頻繁地用郵件對答“電腦故障”這件破事。難道發(fā)件人不知道除了郵件之外，還有其他更快更有效的溝通方式嗎？而且這個向IT求助的發(fā)件人還把這堆郵件一個不落地抄送我，暈！
還有的標題讓人嚇一跳，打開里面的內容一看卻不是那么回事——
- 批量理賠不予立案通知書（MsYe注：這是保險公司發(fā)給我的，原因是我有幾份醫(yī)療保險的理賠單里沒有附上藥品清單，因此被保險公司退回。）
- 整理26個辦事處的合同?。∕sYe注：這是某同事與另一個同事磋商如何整理合同的郵件）
- 2014年3月26日XX大廈電梯年度檢查通告（MsYe注：這是行政部群發(fā)給員工的，告訴大家當天該辦公樓的電梯不能如常運行，將分批投入使用。）
這些文不對題的郵件，輕則讓收件人懶得打開，重則讓收件人產生誤會。比如第二個《整理26個辦事處合同！》，看那架勢還以為發(fā)件人命令收件人干活，其實發(fā)件人在征求收件人的意見。
從上面的例子可以看出，郵件標題確實能反映一個人的換位思考能力。那么，怎樣才能寫出像模像樣、有型有范的郵件標題呢？
首先，你需要知道郵件標題的作用是什么。
郵件標題的根本作用在于快速地讓收件人知道：這封郵件與Ta有什么關系。通過郵件標題提供的信息，收件人迅速地判斷如何處理這封郵件，無外乎下面三種方式中之一：
1）馬上打開閱讀；
2）先擱著，有空再讀；
3）不管它，懶得讀；
其次，你需要知道郵件標題對你的工作產生什么影響。
上周三晚的微博課上，有很多同學說：“看到糟糕的郵件標題根本不想打開，即便打開了也沒耐心讀下去?！憋@然，標題的失利就是郵件的失效。郵件作為一種溝通工具，它的第一使命就是準確到位地傳遞信息。要是你發(fā)的郵件讓對方毫無閱讀興趣，那么這次溝通就宣告失敗。你不得不苦思冥想，四處求助，才能把事情搞定。本來一封郵件就可以辦妥的事情卻要多費周折，難怪那些不擅長寫郵件的人動不動就喊工作壓力大。
最后，你需要知道郵件標題的正確書寫方式。
郵件標題有三個主要特點：1.內容簡短；2.重點突出；3.訴求清晰。具有這三個特點的標題，可以讓收件人一看便知這封郵件所為何事，需要Ta做些什么。因此，郵件標題不是隨意安給郵件的抬頭，而是統(tǒng)領郵件全文的關鍵詞。對郵件標題的選取，就是對郵件內容的提煉。
根據郵件的目的，標題模式可分為以下四類：
一，該郵件僅供對方知悉或參考，對方無需回復。
FYI - XXX （For Your Information即“請知悉”，XXX是郵件內容的關鍵詞）
FYR - XXX ( For Your Reference即“請參考”）
二，該郵件需要對方的意見或參與，希望對方盡快回復。
Pls comment - XXX （即“請?zhí)釋氋F意見”）
Call for your input to XXX ( 即“請輸入某些信息”）
三、該郵件需要對方采取行動，希望對方盡快配合。
[Action Required] Please XXX （即“請配合采取什么行動”）
[Urgent] Pls respond by XXX （即“事情緊急，請在某時刻前回復”）
四、該郵件的性質特殊，需要對方額外注意。
[Important] XXX （即“重要事項”）
[Confidential] XXX （即“保密事項”）
[Update] XXX （即“最新消息”）
好了，郵件標題就講到這里，本周三晚上我們來聊聊一種令人尷尬的情況——對方不回復你的郵件。看過《商務寫作要領第一講：為什么發(fā)出的郵件不受重視？》的同學可能會說，這個問題不是已經說過了嗎？對方不回復就立即用其他方式聯(lián)系Ta，要么打電話，要么發(fā)微信啥的。沒錯，但你可曾經歷過某些特殊的情景或關系，就算你知道對方的電話或微信，也不可以直接打電話或發(fā)微信詢問對方。這是一種怎樣的情況，該怎么辦，我們周三晚再討論吧。
