時間管理有很多種方法，GTD（Getting Things Done）就是其中一種，也是目前比較受歡迎的一種。時間管理其實(shí)不是讓你真的去管理時間，而是通過合理的規(guī)劃，讓你在有限的精力與時間下，有效地完成任務(wù)，并且有最大的產(chǎn)出。讓每個團(tuán)隊(duì)成員做好時間管理，對于整個團(tuán)隊(duì)的效率提高也是大有裨益。群策在設(shè)計(jì)的時候深度思考了時間管理的問題，將系統(tǒng)打造成GTD理論的實(shí)踐者。
GTD系統(tǒng)由五條核心原則組成：收集、處理、組織、執(zhí)行、回顧。
收集
收集指的是將所有需要跟進(jìn)的事情最快地收集在一起，放在一個收集箱里。在生活中我們都會有自己的inbox，也許是一個備忘記事本，也許是一個軟件，也許只是命名為“待辦事項(xiàng)”的文件夾。
在群策里，我們通過【隨時記錄】這樣一個特點(diǎn)來踐行這一原則。在群策里，任何時候你想記錄信息，都可以通過【新建】按鈕或者【劃詞新建】來記錄需要跟進(jìn)的事情。
?處理
處理是指將你收集到的全部信息進(jìn)行處理，區(qū)分優(yōu)先級，判定需要開始跟進(jìn)的時間，以便下一步跟進(jìn)。
在群策里，除了直接建一個任務(wù)外，可以將文章變?yōu)槿蝿?wù)，或者劃詞將選中部分快速變?yōu)槿蝿?wù)。任務(wù)可以標(biāo)記截止時間、增加標(biāo)簽進(jìn)行分類、標(biāo)記優(yōu)先級。
組織
組織主要分成對文檔資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。
等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃等。而下一步清單則是具體的下一步工作；每個需要多于一個實(shí)際的行動才能達(dá)到目的的事就是一個“項(xiàng)目”，應(yīng)該使用跟蹤以及周期性的回顧來確保每個項(xiàng)目都有一個下一步的行動進(jìn)行下去。
在群策里，我們支持以群組的方式建一個項(xiàng)目，所有該項(xiàng)目的行動任務(wù)都在該群組里發(fā)布并跟進(jìn)。關(guān)于未來計(jì)劃或者不需要任務(wù)進(jìn)度的計(jì)劃，我們可以用日程來記錄，比如2015的10.1-10.7，我計(jì)劃去日本出游。這樣一個事件首先目前還不會發(fā)生，另外任務(wù)狀態(tài)并不重要，主要還是給自己以及團(tuán)隊(duì)成員一個提醒，以便事先安排好項(xiàng)目工作，于是我們就可以創(chuàng)建這樣一個日程。
關(guān)于文檔管理，群策的每一個群組，都有一個文件板塊，所有的資料都在這個位置，并且支持全局搜索。不僅可可以搜索文件名稱，還支持搜索文件內(nèi)部的內(nèi)容，只要是非加密文檔。
執(zhí)行
執(zhí)行就是按照所編輯每份清單以及清單上的時間、優(yōu)先級開始行動了。前面的步驟都是為了在你做事情的時候，使它變得簡單、容易、有趣的話，讓你比較不會拖延、或者被太多的瑣事所分心。
群策里每個群組有單獨(dú)的任務(wù)列表，每個人也有自己的任務(wù)列表?？梢栽凇疚业娜蝿?wù)】里查看自己的任務(wù)完成情況，這樣每天要做什么事情，就很有條理了。
回顧
按時回顧自己的列表。如果你沒有及時整理和回顧每天的信息和行動，那么整個GTD系統(tǒng)就是毫無用處的。通過回顧，指定計(jì)劃，或者了解項(xiàng)目進(jìn)度，從而使自己總是走在時間的前面，而不是被動地被安排。
群策最強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)就是將所有溝通統(tǒng)一于一個平臺，包括分享、任務(wù)、項(xiàng)目等，目的就是為了一切有跡可循，方便隨時回顧?；仡櫟姆绞娇梢酝ㄟ^查看對應(yīng)的項(xiàng)目、人、關(guān)鍵字搜索等等查到對應(yīng)的內(nèi)容/項(xiàng)目。
另外我們還將艾賓浩斯記憶法植入系統(tǒng)，針對加入你加入收藏夾的內(nèi)容周期性提醒你去回顧，這樣反復(fù)多次，才能保證你記住那些內(nèi)容。
要想所有的事情都井井有條，需要把所有的事情都放在GTD系統(tǒng)中，而且所有的事情都及時更新到最新的狀態(tài)。剛開始GTD時，會很難執(zhí)行下去，但是一定要堅(jiān)持，否則事情的積累，只會讓你的整個GTD系統(tǒng)處理過程堵塞，最后使你失敗放棄。
其實(shí)群策也一樣，很多人在試用群策的時候，用了一兩天就擱置一邊了，還沒有感受到這個工具給團(tuán)隊(duì)工作帶來的裨益就放棄了，這樣是沒有辦法高效利用群策為您的團(tuán)隊(duì)服務(wù)的。
信任一個產(chǎn)品，就應(yīng)該花足夠的時間和精力去試用，可以嘗試以最低成本試用，比如投入一個團(tuán)隊(duì)或者一個項(xiàng)目，將相關(guān)的工作全部交給它，讓它幫你管理。經(jīng)過一段時間，你一定會有意想不到的收獲。
