作者介紹：

本文作者是來自臺灣寶島張永錫先生，目前是時間管理講師。曾向美國時間管理大師大衛(wèi).艾倫（David Allen）學習GTD（Getting Things Done）時間管理系統(tǒng)，已經于兩岸舉行近60屆時間管理公開班，并為騰訊、聯(lián)發(fā)科、Google中國與北京清華大學MBA等知名企業(yè)與學術機構提供時間管理培訓。

上周到某企業(yè)進行第二個月的讀書會，主題是清空“收件匣”，收件匣就是捕捉各種雜事后存放的地方。

在數(shù)位時代，有各種的雜事，例如：跑入腦中的靈感、對他人的承諾、電子郵件、各類的文件、檔案或書籍，自己也會寫下日記，我們需要建立一個系統(tǒng)，完整捕捉對自己有用的雜事。一方面建立各種清單把工作往前推進，另外一方面，要建立資料庫，儲存工作及生活有用的資料。因此有必要建立一個收件匣系統(tǒng)，我逐步發(fā)展出一個收件匣系統(tǒng)，通用于大多數(shù)的人們，我稱為“NEED收件匣系統(tǒng)”。

N，Note?就是筆記。

E，Email，就是電子郵件。

E，就是E化的文件，例如：網頁資料、PDF等。

D，Diary，也就是日記。

“NEED收件匣系統(tǒng)”可以幫助收集各種雜事，接著加工成行動，搭配我們之前提到的FAST原則與每天吃青蛙的習慣，逐步搭建一個滴水不漏的時間管理系統(tǒng)。

1. N，Note?就是筆記。

“我今天的青蛙是完成每周檢視（weekly review），我覺得這一次還不能做到完整的每個高度檢視，因為各個inbox有太多累積的東西，需要開個專案來清理，不過今天還是清空了Notability的手寫記錄，覺得開心。

今天在Facebook的社團中看到李侑龍分享他清空筆記本的句子，也為他開心。因為，他已經逐步養(yǎng)成清空收件匣的習慣。Notability也是我很喜歡的數(shù)位涂鴉筆記，用來捕捉自己的靈感及對他人的承諾。

以前也寫過一篇文章：Apple的軟實力Notability?使用心得分享，還請參考。

李奧納多·達文西是個非常喜歡做筆記的人，他的筆記中，有飛鳥、馬匹的動作素描，有許多機械（甚至是戰(zhàn)爭武器）的設計，也有許多對美學、設計、工程的想法。這也讓我想到，一個善做筆記，并且時時整理的人，自然可以擁有許多的創(chuàng)意，實踐在生活中的許多地方。

2. E，Email，就是電子郵件。

“清空電子郵件的收件匣，當然，那是每天一定要做的?！?/p>

說這句話的是好朋友黃鐘毅，他經營一個兩岸知名的部落格“電腦玩物”，也是《Evernote超效率數(shù)位筆記術》、《Evernote 100個做筆記的好方法》兩本Evernote專書的作者，和我一樣對于研究生產力的理論及工具樂此不疲。

上周六，我們一起參加一個生產力相關的社群活動，他說了上面這段話，讓人印象深刻。那到底清空電子郵件收件匣有何好處呢？

首先，可以降低壓力，清空收件匣不是“已讀不回”，而是能立刻回的事情立刻回，等下回的信放入行動清單（我是放到OmniFocus中，鐘毅放到Google Tasks中）。

其次，清空收件匣讓我們確認每一封信都看過了，并作放到適當?shù)牡胤?，就算暫時沒辦法回，也不會緊張。

最后，由于收件匣空空的，一有新的信件近來，也能夠立刻判斷如何處理，不會一大堆信件擠在收件匣中，忍不住就去開其他的信件，浪費許多時間。

3. E，就是E化的文件，例如：網頁資料、PDF等。

惠敏法師是時間管理同好郭在民先生研究所的老師，雖然他是位修行人，卻能運用電腦工具來管理新聞、文章與佛典，建立個人的數(shù)位資料庫，他用的工具就是Evernote（內地稱為印象筆記）。他說：

在2011年1月，我得知有一種名為Evernote的具備網路服務功能的記事本軟體，已經近乎我夢寐以求的“隨時?when-ever?隨地where-ever”(可以說是名副其實的?ever-note)可以如實地記錄與創(chuàng)作的“阿賴耶識”記事本。

這個他口中“阿賴耶識”（梵文：??????????，ālaya-vij?āna）記事本的神奇工具，可以借由“筆記夾”與“標簽”的功能管理大量E化的文件，并且可以隨身攜帶，云端同步，這也是我自己目前建立個人資料庫的工具。

當我們見到重要的網頁和PDF，就要能夠立刻保存，進而逐步建立自己個人資料庫，這樣才能在數(shù)位時代當個優(yōu)秀的知識工作者。

4. D，Diary，也就是日記。

自己是從2006年閱讀日籍作者佐藤傳著作《晨間日記的奇跡》一書后，開始寫數(shù)位日記，到目前已經九年。

基本上，我還是維持晨間日記三大原則，早上寫日記，九宮格寫日記，打字寫日記，放在《億萬富翁為你加薪20%》里面介紹的“成功日記”加到原來晨間日記模板，每天記下你成功完成的五件事，更讓我長期地養(yǎng)成寫日記的習慣。

我們介紹的前三個收件匣，都是數(shù)位的工具，方便大家捕捉冷冰冰的知識及想法，但是晨間日記卻是可以寫下我們和他人的互動及情感，讓生命更加豐富，也確保我們身心更加平衡，也很建議大家養(yǎng)成這個習慣。

結語：

NEED這四個收件匣，幫助我擷取生活中大大小小的事情，讓我心情非常輕松，不怕找不到自己收集的東西。

最近參與了一個內觀十日禪修，出來后，也養(yǎng)成每天早上靜坐的習慣，這件事最重要的是讓我內心更加安頓。其實，把雜事放到收件匣系統(tǒng)中也是如此，借著檢討內心及外界搜集來的知識庫，才能知道自己學到什么？有沒有進步。

收集到這些雜事之后，我們還要更進一步，把這些雜事加工成行動，放入行動清單之中，這是我們以后會討論的事情。