如果你總是忙忙碌碌卻還是有一大堆工作等著去做，如果你做每件事情都覺得困難重重、麻煩不斷，那么今天所要講的書將會幫助到你。

今天要講的書是《搞定1:無壓工作的藝術》，源于本書英文書名（《GETTING THINGS DONE》）的GTD系統(tǒng)，已成為全球數(shù)千萬人在學習、使用的管理個人事務的最佳工具。

本書的作者戴維·艾倫是時間管理大師，作為一名行政管理培訓專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經驗，被譽為在提高工作效率方面最具建樹和影響力的思想家之一，并且一直擔任甲骨文公司、世界銀行、L.L.Bean戶外用品專賣郵購公司和QVC購物頻道等企業(yè)的高級管理顧問。

《搞定1》主要提供了應對如今工作界限不再清晰、工作職責不斷變化的挑戰(zhàn)的方法。本書的這兩套方法，完全基于兩個目的:(1)收集所有需要處理的事情（現(xiàn)在的、以后的、某一時間的、大的、小的、不大不小的），把他們統(tǒng)統(tǒng)置于一個脫離大腦意識的、條理分明的、可靠的系統(tǒng)中；（2）訓練自己在獲取任何“輸入信息”（也就是接手任何任務）的前期就進行分析和決策，以確保在任何時候，都擁有一套可以執(zhí)行或重新協(xié)調的“下一步行動計劃”。

這里我們主要講橫向管理工作，分為五個步驟:收集、處理、整理、回顧、行動。對工作進行橫向管理是把一天里任何一件能夠吸引注意力的事務管理起來，做到在處理工作時有條不紊。

收集

收集作為管理的第一步，應該確保百分之百收集一切待辦事項。

所需工具:

1.工作籃

工作籃用于存放所有的待辦事項。標準的塑料籃子，木制、皮革或金屬編織的籃子，都是多年來最常見的、用于存放紙質和其他有形資料的工具。

2.紙質筆記簿

頁及裝訂式筆記本、卡片和便箋簿，都可以隨時記錄你的想法、搜羅來的信息，以及有待處理的事情等。只要能滿足你的習慣和需要即可。

3.電子筆記簿

計算機、平板電腦、智能手機和每天涌現(xiàn)的移動技術新設備都可以用來收集有待隨后處理的信息，臨時記錄需要你記得處理的事情。

4.錄音設備

當記筆記不方便時，錄音設備可以用來臨時存儲，以備以后整理筆記。

5.電子郵件

電子郵件用于保存收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。

大腦的記憶空間是有限的，所以應該將每件代辦事項都存入收集系統(tǒng)，而不是大腦。同時，應該盡可能控制收集工具的數(shù)量，越少越好。最后，應該定期清空這些設備。

處理

處理階段的重點是清空工作籃。

處理時應該首先處理工作籃最上面的事務，并且保證一次處理一項事務，永遠不要把任何事物再次放回工作籃。

當決定開始行動時，“下一步行動”必須是可執(zhí)行的具體行動。

確定下步的行動后，應該根據(jù)任務的不同而采取不同的處理方法:

（1）如果是兩分鐘能夠完成的事務，那么就立即執(zhí)行。

（2）如果對于這項任務自己不是最佳的執(zhí)行人選，那么就委派他人。

（3）如果這項任務兩分鐘之內不能夠完成，那么就要找出一整塊能夠完成該任務的時間，然后執(zhí)行。

整理

組織整理的重點是建立好清單。

清單的基本分類:

（1）“項目”清單

主要記錄不能一步完成的工作。

建立“項目”清單是提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒有建立這樣一個提醒機制的話，這件事情很有可能會回到你的大腦中，重新成為一個盤踞在你大腦中的懸而未決的問題，并時刻干擾你的工作。

該清單只需建立一個。

（2）日程表

主要記錄需要在某一指定日期或時間里執(zhí)行的行動提示信息。

日程表上應標注三種情況：

·需要在指定時間執(zhí)行的行動。

·需要在指定日期執(zhí)行的行動。

·需要在指定日期獲取的信息。

日程表只需建立一個。

（3）“下一步”清單

主要記錄任何已經確定的需要兩分鐘以上才能夠完成，并且無法指派其他人完成的行動。

對于我們大多數(shù)人而言，這類行動很可能會有50~150項之多。在這種情況下，把“下一步行動”進一步細分不失為一個明智的做法。

“下一步”清單了建立一個或者多個。具體數(shù)量根據(jù)自己的情況而定。

（4）“將來/也許”清單

主要記錄一些目前你不打算實施，但又希望在將來某個時候處理的工作。

回顧

檢查回顧能夠保證系統(tǒng)有效運行。

你需要每隔一段時間，全面回顧自己的總體生活和工作情況，并對擬采取的具體行動進行詳細檢查。

每日回顧

首先應該對日程表進行回顧，它會提醒你這一天里的“必做任務”（當天必須處理的事情），要確保上面羅列的事項已經逐項完成，沒有遺漏。

然后對“下一步行動”清單進行回顧，這類清單的內容是一些預先確定下來的具體行動，一旦時間允許就應該予以實施。

每周回顧

一切需要采取行動的事情，我們都應當對其進行定期的回顧，以使我們的大腦不再花費精力來記憶和回想這些事情。回顧能讓我們發(fā)現(xiàn)自己的不足之處。

每周回顧應該完成以下任務：

（1）收集和加工處理所有的“材料”。

（2）回顧整個系統(tǒng)。

（3）更新各類清單。

（4）做到徹底、清楚、實時和完整。

行動

這個工作流程管理系統(tǒng)的基本目標是，為你任何時候所能做出的正確選擇提供支持。

選擇行動方案的三種方法:

（1）四標準法:確定某一時刻具體行動

對于如何采取下一步行動，可按順序采用下列四項標準:

情境

每時每刻，你都受限于自己的行動能力。只有很少一部分事情對地點沒有特別要求（像拿一支鋼筆和一張紙就可起草對一個項目的想法），但是，大多數(shù)事情都只能在特定的地點完成（在家或辦公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部電話、一臺電腦），而這正是限制我們行動選擇的首要因素。

有多少時間

你所能支配的時間長短也是一個重要的限制因素。如果能支配的時間不夠完成一項工作，那么就不要開始。

有多少精力

是否開始一項工作也取決于你現(xiàn)在是否有精力完成它。某些事情需要你頭腦清醒、思路清晰、富于創(chuàng)造力，而另一些則要求你具備充沛的體力。還有一些事情則對這兩方面都沒有特別要求。

重要性

當你考慮了情境、時間、精力這三個條件后，最后你就要判斷哪個行動選項會給你最高的回報了。

（2）三分類法:評估每日工作

活動的三種不同類型:

執(zhí)行事先安排好的工作

當你執(zhí)行事先安排好的工作時，你實際上是在按照“下一步行動”清單和日程表，不斷地向前推進著去落實那些你早已經確定了的行動，或者控制工作流程的運轉。

處理突發(fā)事件

通常會有一些預料之外的事情突然冒出來，你可能不得不放下手頭的工作來應對這些緊急情況。

安排自己的工作

安排你的工作，這包括清空你的工作籃，處理你的語音信息和電子郵件，整理你的會議記錄，并把一項項新工作分解成多項具體的、可操作的行動。

（3）六層次法:總體檢視工作

六個不同的檢視層次:

·5樓視野：目的和原則。

·4樓視野：愿景。

·3樓視野：目標。

·2樓視野：關注點及責任范圍。

·1樓視野：當前項目。

·地面：當前行動。

要想真正的掌控自己的生活，有條不紊的管理自己的工作，就要養(yǎng)成收集的習慣，不管事情的大小都要收集，而不是用大腦去記。其次，要準確的確定下一步行動，關注事情的結果。