工作坊前期進行調(diào)研的時候，我經(jīng)常能夠從參與者的表情中，讀出他們對會議的無奈。一開始我覺得可能是過去的會議中，大家無法達成共識，亦或會議內(nèi)容不能切中要害，所以大家對于會議并不太抱有希望。
慢慢我發(fā)現(xiàn)，真正的問題可能來自以下兩個方面：
1.大家激烈的發(fā)表了一通意見，卻只是說說罷了，并沒有實質(zhì)性的行動；
2.會上達成了改善措施，會后卻缺乏執(zhí)行；
其實只是走過場
需要肯定的是，我經(jīng)歷過的會議中，絕大多數(shù)參與者都會很認真的參與討論。他們就問題談出自己的看法，提出關(guān)聯(lián)性的核心問題，提出建設(shè)性的方案，表達迫切心情。最終卻發(fā)現(xiàn)，他們在會議上的發(fā)言，并不會對問題的解決，產(chǎn)生任何實質(zhì)性的影響。
會議的組織者，只是希望問題在技術(shù)層面上有所改進，并不要求或者無力在更大范疇內(nèi)獲得解決。參與者的積極討論，都成了一種“走過場”；聽取大家意見，也只是想表現(xiàn)一下自己的無奈，并沒有想獲得太多的改變。
于是，人們開始對這樣的會議表示失望，并試圖拒絕參與這樣的會議：
“老板說，明天要再開個會， 討論一下這件事
又開會？上次大家提的建議怎么樣了？
又開會？上次大家提的建議怎么樣了？
這些內(nèi)容過去都說過，沒有一次執(zhí)行的！這次我不想?yún)⒓恿耍。 ?/p>
上次大家提的建議怎么樣了？
會后好像什么都沒發(fā)生
另外一種會議的情況，會覺得更加可惜。參與者們在會議上確定了策略方案，甚至形成了行動計劃。最終卻在執(zhí)行環(huán)節(jié)虎頭蛇尾。即沒人跟進，也沒人落實，更沒人匯報。雖然會議明確了由誰牽頭，但沒有監(jiān)督的承諾，最終只會停留在口頭上。
而且，有很多會議的執(zhí)行結(jié)果，并不會在下一次會議中向大家通報。會開完，就好像什么事都沒發(fā)生一樣。參與者即看不到責任人做了什么，也看不到組織有哪些改變。
以下是會議中較為常見的幾個現(xiàn)象：
.沒有落實到具體的人，而僅僅落實在某個職能上；
.缺乏對成果的明確描述，只是說了要做，做成什么樣沒有明確；
.在會議上不談可能遇到的障礙；
.行動計劃時間跨度太長，缺乏能夠讓大家看到進度的里程碑；
.時間太緊，沒時間討論具體行動計劃；
.只是強調(diào)“會后完成、會后提交”，卻沒有明確的時間節(jié)點；
.沒有報告機制，人們不清楚有沒有推進，以及推進結(jié)果如何；
如何進行干預？
會議主持人或引導師，如果在前期溝通中，發(fā)現(xiàn)團隊存在這兩種情況，建議按以下思路，對你的會議流程和會議細節(jié)進行調(diào)整，并在會議過程中嚴格執(zhí)行。
1.認真了解團隊成員，在過往針對這個主題的研討過程中，對于問題的看法，以便發(fā)現(xiàn)討論的核心主題與訴求，評估會議成果；
2.評估過往會議無結(jié)論或會后不落實的情況，是否為組織潛在工作習慣？如果在日常工作中，就存在類似問題，那就需要在會議過程中，加強這方面的引導與干預；以便于為未來的計劃推動樹立一個榜樣；
我現(xiàn)場經(jīng)常會這樣做......“我觀察到剛才大家就這個想法達成了一致，我想我們需要把這件事落實下去，所以我想知道以下幾個問題的答案：哪位伙伴負責這件事？什么時間開始？時間節(jié)點是如何規(guī)劃的？結(jié)果是什么？匯報給誰？還有哪位伙伴需要參與其中？誰來對進程進行跟蹤？”
3.在會議現(xiàn)場留出足夠多的時間，用于行動計劃的討論。根據(jù)我個人的經(jīng)驗，往往只有在責任人確定了以后，拉鋸戰(zhàn)才真正開始。前期的討論中，因為沒有涉及到誰來干，所以大家都表現(xiàn)的積極主動。一旦具體到行動的時候，針對資源 、人員、條件的溝通協(xié)商，會占很長的時間；
4.別讓時間節(jié)點跨度太長。當行動計劃是以月度、季度甚至更長的時間規(guī)劃時，我都會比較擔心。太長的時間跨度，意味著事件會延著不可控的方向狂奔。所以，我會要求參會者以周為單位標定里程碑，這樣更有助于管控；
5.別把計劃當成成果。很多時候人們都說我有行動計劃啊。我們習慣說的那個計劃，其實只是表明我要做什么，而沒有說要完成什么。往往人們總是覺得，列入計劃自然就是要完成啊。卻忽視了計劃只是一個動作描述，卻不是一個結(jié)果描述。大多數(shù)情況下所產(chǎn)生的結(jié)果就是：我們會把重心放在評估是否做了這個動作，卻忽略了結(jié)果對于目標的重要性。
6.最重要一點：在會前與高管溝通并確認，會后由誰負責會議中形成的決定的跟進。這個信息要在會議開始階段就予以明確，并在會議結(jié)束前將過程中產(chǎn)生的結(jié)果進行公示，比如協(xié)調(diào)會議、階段進程、階段成果等等。
會后缺乏后續(xù)跟進，影響的不僅僅是人們對會議效率的懷疑，更會質(zhì)疑管理層的工作理念。我們應該認真思考的是，會議中的哪些細節(jié)體現(xiàn)了組織文化中不好的部分？如何能夠讓這些方面的改善，對組織效率提升產(chǎn)生積極影響？這個問題的答案會使組織獲益匪淺。（全文完）
