1、郵件標(biāo)題清晰，例如??項(xiàng)目組日期會議紀(jì)要。遵循【時(shí)間+動詞或事件】，避免模糊。

2 、收件人：主要負(fù)責(zé)人。

3 、抄送人：需要了解的人。不用每次把領(lǐng)導(dǎo)放到收件人里，讓領(lǐng)導(dǎo)造成煩惱。

4 、收件人順序：職位由高到低，不知道可以按照主要負(fù)責(zé)人。

5 、密送：不需要別人知道的人。

6 、內(nèi)容：按總分總或成次，可標(biāo)注加粗，下劃線注意事項(xiàng)，不要有感嘆號和紅色，不要摻雜過多情緒、雙重否定的、反問的語句，注意言辭禮貌。

7 、附件：寫郵件要第一個(gè)放進(jìn)郵件，附件如果太大要壓縮，避免沒有附件造成的尷尬，名字用時(shí)間標(biāo)識。

8 、回復(fù)：每次會議后要回復(fù)確認(rèn)問題，并作為憑證。不要周五或晚上回復(fù)郵件，避免對方抱怨沒法回復(fù)。在節(jié)假日時(shí)間設(shè)置郵件自動回復(fù)功能，文字得體。

最后，發(fā)郵件前一定要檢查，避免錯別字和漏發(fā)附件。

撰寫e-mail時(shí)，前后各花一分鐘做「寫前三問」與「寫后三問」，有助于讓溝通更精準(zhǔn)、更有效率。寫前三問是：「想詢問什么事項(xiàng)？」「要溝通哪些細(xì)節(jié)？」「需要特別提醒對方的事項(xiàng)？」。至于寫后三問則是：「收件者能輕松確認(rèn)主旨嗎？」「表達(dá)是否清楚易懂？」「內(nèi)容能再更精簡嗎？」