最近，W妹子在工作中遇到一件令她很委屈的事情。
上級需要在某個日期前確保所需資源到位，作為項目助理的她，提前很長一段時間就發(fā)郵件給相關(guān)人員，確保他們能及時完成工作。
很多職場人應(yīng)該都吃過這種溝通虧，明明期限快到了，事情無法落實，一看原來是郵件無人回復(fù)，收件人沒能理解任務(wù)的緊急和重要程度，發(fā)件人又忽略持續(xù)跟進，最終發(fā)現(xiàn)任務(wù)無法完成。
那么，在平時的郵件等書面溝通場景下有哪些值得我們注意的溝通技巧呢？
01 郵件格式
① 郵箱昵稱
很多同學喜歡用QQ郵箱，并不是說QQ郵箱不能用，只是在發(fā)郵件前要把帳戶昵稱改為「中文姓名全稱」,避免收到郵件時亂七八糟的郵箱昵稱以及只顯示個人郵箱帳號。
② 郵件主題
主題的作用不言而喻，幫助收件人快速了解郵件內(nèi)容，同時也易于加入到收件人的待辦清單中。
③ 郵件抬頭
像周報、日報等工作匯報郵件一般都有固定的郵件抬頭，如果收件人不是經(jīng)常交流的對象，這時候有禮貌的郵件抬頭會顯得格外重要。
④ 結(jié)尾簽名
正式的溝通郵件需要在結(jié)尾注明發(fā)件人的姓名、部門、職位和聯(lián)系方式等信息。如果是小團隊的內(nèi)部溝通，根據(jù)團隊需要進行調(diào)整，但發(fā)件人姓名不可或缺。
⑤ 郵件回復(fù)
直接在原郵件上回復(fù)，避免創(chuàng)建一封新郵件，幫助收件人快速獲取之前的溝通情況。
⑥ 避免「全部回復(fù)」
經(jīng)常遇到一些同學，喜歡在有多個收件人的情況下多次來往郵件進行內(nèi)容的討論和核實，這會給那些只要結(jié)果的人造成不小的干擾。 因此，郵件溝通切忌將同一主題的討論內(nèi)容多次發(fā)給全部收件人和抄送人。
02 郵件發(fā)送對象的選擇
在不同的使用場景下的郵件溝通目的不同，發(fā)送對象也有所差別。
① 工作計劃
主送工作計劃的下達對象，抄送直接上級。
② 項目通報
主送給項目小組成員，抄送給小組成員的直接上級。
③ 尋求跨部門的支持
主送給能夠提供支持的人，抄送給對方的直接上級和本部門的直接上級。
03 郵件正文的排版
見慣了閱讀體驗極差的郵件正文，Daniel開始摸索如何快速提高郵件正文的易讀性，最終找到了一個上手極快、體驗極好的工具：Markdown。手機端和電腦端的閱讀體驗簡直完美！?。?/p>
Markdown專為那些經(jīng)常碼字且對文字排版有要求的同學設(shè)計，只需借助幾個簡單的符號即可快速完成美觀的排版。
這里列舉幾個Daniel經(jīng)常使用的符號：
① #一級標題，##二級標題，以此類推。
② 斜體，粗體。
③ *和-表示無序列表。
④ 數(shù)字和點表示有序列表。
⑤ >表示文字引用。
⑥ 使用 \ [描述]（鏈接地址）為文字增加外鏈接。
① 簡書：
適合人群：愛好碼字和閱讀，樂于分享的人。
**優(yōu)點：
- 可以選擇常用的編輯器：富文本和Markdown。
- 寫作模式非常簡潔，專心碼字，不受干擾。
- 預(yù)覽模式下左邊寫MD，右邊看效果，隨時發(fā)現(xiàn)寫作過程的疏漏。
缺點：
網(wǎng)頁版寫作中斷后，不能在手機端繼續(xù)同步寫。
復(fù)制預(yù)覽界面的文字會有背景色，影響美觀。
② 馬克飛象（Chrome插件）：
適合人群：印象筆記重度用戶。
**優(yōu)點：
專為印象筆記打造的Markdown編輯器，實時同步。
異常美好的寫作界面：支持高亮代碼塊，多種編輯主題。
復(fù)制預(yù)覽界面的文字毫無痕跡。
③ Markdown Here（Chrome插件）
適合人群：想要寫出一封漂亮郵件的人。
優(yōu)點：
讓富文本編輯框也支持MD，在郵件編輯框內(nèi)直接右鍵選擇「Markdown轉(zhuǎn)換」即可。
不只是郵件，微信公眾號文章的編輯同樣支持！
④ 為知筆記
適合人群：喜歡多端碼字的用戶。
優(yōu)點：
電腦、手機、平板和網(wǎng)頁實時同步，在地鐵上也能繼續(xù)碼字。
提供標簽和關(guān)鍵詞搜索。
一鍵收集微信、微博、郵件等各個平臺的資料。
多人協(xié)作工具，功能太多，自行體驗。
⑤ Cmd Markdown
適合人群：經(jīng)常切換電腦寫作的人。
優(yōu)點：
無需安裝客戶端，網(wǎng)頁上直接編輯，云端同步，多臺電腦一起辦公。
離線模式依然可以運行。
⑥ Matcha 3：
這其實是款iOS App，售價高達￥98，Daniel在限免活動時強勢入手（狂笑臉）。
適合人群：印象筆記用戶、不想輸符號又想完美排版的懶癌。
優(yōu)點：
支持文檔標題的全局搜索，再也不用擔心找不到文檔了；
可以通過觸屏向左或向右滑動段落，實現(xiàn)段落間的快速排版，經(jīng)常忘記MD符號的童鞋趕緊滑滑滑；
- 還支持添加圖片，圖片任意放大縮小，輕松生成不錯的圖文排版或相冊。
缺點：
不支持中文關(guān)鍵詞搜索。
Markdown語言的支持有限。
趕緊對號入座，找到屬于自己的Markdown工具吧。郵件發(fā)送之后別忘了面對面溝通哦！
