從本篇文章開始，我將在 Notion 中一步步搭建出一個(gè)個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)，對(duì)自己實(shí)踐 Notion 做一個(gè)復(fù)盤，如果能順便給大家一些參考，那也是再好不過(guò)了。

Todo List

說(shuō)到個(gè)人事務(wù)管理，最原始最簡(jiǎn)單的辦法就是采用 todo list，可以用一本記事本加一支筆，也可以用應(yīng)用商店里琳瑯滿目的各種 “TODO” app，形式不限。記一條準(zhǔn)備要做的事項(xiàng)，前面畫一個(gè)框，等到這個(gè)任務(wù)完成以后，在框里打個(gè)對(duì)勾。更進(jìn)一步，再給每個(gè)任務(wù)設(shè)置一個(gè)時(shí)限，可以利用 app 的提醒功能，在提前安排好的執(zhí)行時(shí)間或者是 deadline 對(duì)自己發(fā)出一個(gè)提醒。

如果你習(xí)慣使用傳統(tǒng)的紙和筆來(lái)完成任務(wù)管理，我推薦采用子彈筆記（bullet journal）的方法來(lái)進(jìn)行。子彈筆記法采用幾個(gè)約定的符號(hào)來(lái)表示任務(wù)的狀態(tài)，同時(shí)考慮了任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中需要延遲執(zhí)行等各種情況，都有相應(yīng)的處理方式，來(lái)避免用紙筆進(jìn)行任務(wù)管理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)記錄過(guò)于混亂的情況。強(qiáng)烈推薦感興趣的朋友嘗試一下。

左邊是傳統(tǒng)筆記，右邊是子彈筆記

Notion 注冊(cè)

言歸正傳，我們來(lái)看如何在 Notion 中進(jìn)行任務(wù)管理，Notion 可以通過(guò)瀏覽器和客戶端兩種方式使用，客戶端又包括電腦端和手機(jī)端。個(gè)人推薦直接使用瀏覽器頁(yè)面，因?yàn)榭梢暦秶容^大，更便于操作。新用戶只需要在 Notion 的官網(wǎng)按提示注冊(cè)即可?？梢允褂?Google 或者是 Apple 的賬戶登錄，也可以使用 Email 地址進(jìn)行注冊(cè)，具體的過(guò)程也沒(méi)有特殊之處，我這里就不多寫了。

界面

注冊(cè)并成功登陸后，可以看到如下界面：

Notion 主界面

這就是 Notion 的主界面，分成左右兩部分。左邊是功能菜單和頁(yè)面菜單樹，右邊就是選中左側(cè)菜單后對(duì)應(yīng)的頁(yè)面。第一次登錄后 Notion 會(huì)為你準(zhǔn)備一個(gè)已經(jīng)包含示例的 workspace。如果你是第一次使用 Notion，還對(duì)它不太熟悉，可以通過(guò)它提供的這些示例大致了解一下 Notion 的一些典型應(yīng)用場(chǎng)景。這里我們直接開始創(chuàng)建自己的任務(wù)管理頁(yè)面。

創(chuàng)建任務(wù)“數(shù)據(jù)庫(kù)”

創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)頁(yè)面

workspace 中的示例頁(yè)面可以保留，也可以刪除。我們這里新建一個(gè)頁(yè)面，可以選擇左側(cè) Add a page，或者當(dāng)你徹底刪除所有頁(yè)面和垃圾箱后，Notion 會(huì)為你自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新頁(yè)面。我們將這個(gè)頁(yè)面命名為數(shù)據(jù)庫(kù)。

新建數(shù)據(jù)庫(kù)頁(yè)面

Notion 為我們提供了豐富的頁(yè)面組件，這里我們會(huì)用到數(shù)據(jù)庫(kù)組件 Table。按我的理解，數(shù)據(jù)庫(kù)在 Notion 中有多種展現(xiàn)形式，table 是其中一種，你可以把它理解成一個(gè) Excel 表格，有行有列。每一列都有列頭，定義了這一列的內(nèi)容和數(shù)據(jù)格式，每一行代表一條數(shù)據(jù)。有兩種形式的 Table：

• Table - Inline：內(nèi)嵌在頁(yè)面中的 table，頁(yè)面中還可以有其他內(nèi)容；
• Table - Full page：整個(gè)頁(yè)面就是一個(gè) table，頁(yè)面中無(wú)法增加其他內(nèi)容。

創(chuàng)建任務(wù) table

這里我們選擇 Full page 形式的 table，具體原因后面會(huì)提到。在頁(yè)面上輸入 /后，可以看到彈出一個(gè)下拉列表，其中展示了我們可以添加的頁(yè)面組件，輸入 table 過(guò)濾后，選擇 Table - Full page。

新建任務(wù) table

然后將新生成的頁(yè)面命名為 任務(wù):

任務(wù)頁(yè)面

這個(gè)頁(yè)面就可以看成是我們的任務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，后續(xù)所有的任務(wù)數(shù)據(jù)都會(huì)保存在這個(gè)頁(yè)面展示的 table 里。

定義任務(wù)

有了數(shù)據(jù)庫(kù)，接下來(lái)可以向其添加數(shù)據(jù)了，也就是我們的任務(wù)，每條任務(wù)都以數(shù)據(jù)庫(kù)中一條數(shù)據(jù)的形式存在。有人會(huì)問(wèn)了，還沒(méi)有定義任務(wù)的各個(gè)屬性啊，比如任務(wù)的名稱，是否完成，執(zhí)行時(shí)間等等。我們現(xiàn)在就來(lái)做。

table 字段定義

table 的字段定義有兩種方法，第一種是類似 Excel 的操作方法，直接在這個(gè)頁(yè)面中的表格里進(jìn)行編輯，第二種是先新增一條數(shù)據(jù)，在這條數(shù)據(jù)的頁(yè)面上完成定義。這里我們使用第二種方式。直接在表格第一行第一列輸入一條待辦事項(xiàng)，也就是我們的任務(wù)名稱，比如：背 100 個(gè)單詞。輸入完成后，鼠標(biāo)放在當(dāng)前單元格中，會(huì)出現(xiàn)一個(gè) Open 按鈕，點(diǎn)擊它，打開這項(xiàng)任務(wù)的具體頁(yè)面。

新增任務(wù)

打開背 100 個(gè)單詞這個(gè)任務(wù)的頁(yè)面后，就可以使用頁(yè)面中間的 Add a property 新增任務(wù)屬性了。鼠標(biāo)移動(dòng)到每個(gè)屬性上，前面會(huì)出現(xiàn)六個(gè)點(diǎn)，點(diǎn)擊可彈出菜單進(jìn)行相關(guān)操作。下面我們?yōu)檫@條任務(wù)新增以下屬性：

說(shuō)明一下各個(gè)屬性類型的含義：

• Select：?jiǎn)芜x，可直接在輸入框中輸入新選項(xiàng)，或鼠標(biāo)點(diǎn)擊選擇已有選項(xiàng)；
• Number：數(shù)值；
• Multi-Select：新增選項(xiàng)方式和單選相同，可通過(guò)鼠標(biāo)點(diǎn)擊選擇多個(gè)選項(xiàng)；
• Date：日期；
• Formula：公式；
• Checkbox：勾選框。

公式類型的屬性我們稍后說(shuō)明，其他屬性和初始值完成后，如下圖所示。

任務(wù)屬性

table 字段屬性

屬性類型

Notion 對(duì)于 table 的字段屬性提供了非常豐富的數(shù)據(jù)類型，總體分為基礎(chǔ)和高級(jí)兩大類?；A(chǔ)類型除了上面用到的幾個(gè)，還有 Text，Person，Files & media，URL，Email，Phone，根據(jù)名稱都比較好理解，也基本做到了覆蓋大部分使用場(chǎng)景。高級(jí)類型中這里僅使用到了Formula，其他類型還包括Relation，Rollup，Created time，Created by，Last edited time，Last edited by，后邊用到的時(shí)候再做詳細(xì)介紹。

公式介紹

顧名思義，公式類字段的值都是經(jīng)過(guò)公式運(yùn)算后得出的值。在我們?nèi)蝿?wù)的屬性中，下一執(zhí)行日期，進(jìn)度，剩余天數(shù)都為公式類型，其中下一執(zhí)行日期是根據(jù)執(zhí)行日期加上任務(wù)頻率得出的，比如整理客廳任務(wù)我們 3 天做一次，本次執(zhí)行日期是 2021-03-17，那么系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)算出下一執(zhí)行日期為 2021-03-20。進(jìn)度是由當(dāng)前除以目標(biāo)得出，剩余天數(shù)是由截止日期減去當(dāng)前日期得出。

接下來(lái)我們對(duì)公式類型字段進(jìn)行設(shè)置。首先點(diǎn)擊下一執(zhí)行日期后的輸入框，在彈出窗口中填入以下公式：

if(prop("頻率") == "每天", dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), 1, "days"), if(prop("頻率") == "每周", dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), 1, "weeks"), if(prop("頻率") == "每月", dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), 1, "months"), if(prop("頻率") == "每季度", dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), 1, "quarters"), if(prop("頻率") == "每年", dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), 1, "years"), if(prop("頻率") == "間隔", dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), prop("間隔"), "days"), dateAdd(prop("執(zhí)行日期"), 0, "days")))))))

公式看上去比較長(zhǎng)，但邏輯還是比較簡(jiǎn)單的，就是按照頻率字段的值，給當(dāng)前日期加上不同的天數(shù)，得到下一執(zhí)行日期的值。其中主要用到了 if 操作符和 dateAdd() 方法。

if 操作符

• 語(yǔ)法：

boolean ? value : value
if(boolean, value, value)

• 舉例：

true ? 1 : -1 == 1
if(false, "yes", "no") == "no"

dateAdd() 方法

• 語(yǔ)法：

dateAdd(date, number, text)

• 舉例：

dateAdd(date, amount, "years")
dateAdd(date, amount, "quarters")
dateAdd(date, amount, "months")
dateAdd(date, amount, "weeks")
dateAdd(date, amount, "days")
dateAdd(date, amount, "hours")
dateAdd(date, amount, "minutes")
dateAdd(date, amount, "seconds")
dateAdd(date, amount, "milliseconds")

進(jìn)度的計(jì)算公式如下：

• 進(jìn)度：

empty(prop("目標(biāo)")) ? "" : format(slice("▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓", 0, floor(prop("當(dāng)前") / prop("目標(biāo)") * 10)) + format(slice("??????????", 0, ceil(10 - prop("當(dāng)前") / prop("目標(biāo)") * 10)) + " " + format(round(prop("當(dāng)前") / prop("目標(biāo)") * 100)) + "%"))

這里面用到了一個(gè)小技巧，就是采用兩種符號(hào)組合的方式來(lái)表示進(jìn)度條，深色符號(hào)表示已完成部分，淺色符號(hào)表示未完成部分，通過(guò)計(jì)算每種符號(hào)的比例組合成進(jìn)度條。你也可以嘗試將公式中的符號(hào)替換成其他不同的符號(hào)來(lái)改變顯示風(fēng)格。具體顯示效果如下圖：

進(jìn)度條

剩余天數(shù)的計(jì)算公式如下：

empty(prop("截止日期")) ? "" : ((prop("已完成") == false) ? ((prop("截止日期") > now()) ? if(prop("已完成") == true, "?", format(dateBetween(prop("截止日期"), now(), "days") + 1) + " 天") : ((dateBetween(prop("截止日期"), now(), "days") == 0) ? "??" : "??")) : "?")

和之前的公式一樣，里面使用到的符號(hào)可以根據(jù)你的喜好自己選擇。設(shè)置好剩余天數(shù)的公式后，可看到文本框中已經(jīng)有了值。當(dāng)我們?cè)囍鴮?code>已完成字段打勾，剩余天數(shù)的值也會(huì)變成“?”符號(hào)，我用這個(gè)符號(hào)來(lái)表示任務(wù)已經(jīng)完成，不再關(guān)心剩余天數(shù)。

以上所有屬性都已經(jīng)設(shè)置完后，我們的第一條任務(wù)以及任務(wù)字段的定義就完成了?；氐饺蝿?wù)頁(yè)面，可以直接在表格中使用已設(shè)置好的屬性列再次添加其他任務(wù)，如下圖展示。如果想調(diào)整列的先后次序，可以用鼠標(biāo)拖動(dòng)列表頭來(lái)手動(dòng)排序。

任務(wù)列表

到這里，基本的任務(wù)管理頁(yè)面就創(chuàng)建完成了，我們可以在這個(gè)頁(yè)面上新增或者是更新已有任務(wù)的狀態(tài)。

就這樣？當(dāng)然不是。

細(xì)心的朋友可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了。上面的圖里我新建了一條任務(wù)“創(chuàng)建個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)”，然而它的進(jìn)度只有 10%。也就是說(shuō)，有了這個(gè)任務(wù)頁(yè)面，我們的整個(gè)系統(tǒng)只完成了 10% 左右。有經(jīng)驗(yàn)的朋友也會(huì)問(wèn)到，這里只有單個(gè)任務(wù)，怎么定義任務(wù)的粒度呢？比如“創(chuàng)建個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)”這個(gè)任務(wù)貌似有很多工作要做啊，應(yīng)該怎么管理呢？

別著急，后邊還會(huì)有很多篇文章來(lái)繼續(xù)介紹這個(gè)系統(tǒng)的搭建。在下一篇文章里，我打算暫時(shí)把 Notion 放在一邊，來(lái)為大家介紹一下第一篇文章里提到過(guò)的著名生產(chǎn)力專家 Tiago Forte 的 “P.A.R.A”方法，因?yàn)檫@是我們構(gòu)建整個(gè)系統(tǒng)以及工作流的理論依據(jù)，希望大家能夠喜歡。