作者 | 希瑟

定義未來狀態(tài)的目的是決定能滿足業(yè)務(wù)需求的必要條件。

所有變化必須朝著成功努力。分析師需要確保企業(yè)的未來狀態(tài)是清晰界定的，并且在可獲得的資源里能夠達(dá)成，且所有權(quán)益相關(guān)者對于未來愿景已達(dá)成共識。對未來狀態(tài)的分析不需要詳細(xì)到可以直接支持實(shí)施的程度，只需要滿足以下的條件：

• 允許采取競爭策略來實(shí)現(xiàn)對未來狀態(tài)的識別和評估
• 對結(jié)果進(jìn)行清晰地定義以滿足商業(yè)需求
• 對解決方案的范圍詳細(xì)定義
• 允許與未來狀態(tài)相關(guān)的價(jià)值被評估
• 讓核心權(quán)益相關(guān)者達(dá)成共識

未來狀態(tài)的描述可以包含企業(yè)的新的、移除的、以及修改的部分。也可以包含組織本身邊界的變化，例如進(jìn)入新的市場、融資并購等。未來轉(zhuǎn)臺可以是對組織已有部分進(jìn)行簡單的改變，例如某個(gè)流程步驟的改變，或者是對已有應(yīng)用特征的刪除。對企業(yè)的任意部分可能需要進(jìn)行改變，包括（但不限于）：

• 業(yè)務(wù)流程
• 功能
• 業(yè)務(wù)線
• 組織結(jié)構(gòu)
• 員工能力
• 知識和技能
• 培訓(xùn)
• 設(shè)備
• 桌面工具
• 組織地點(diǎn)
• 數(shù)據(jù)和信息
• 應(yīng)用系統(tǒng)
• 技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施

描述可以包含能清晰展示邊界范圍和詳細(xì)信息的視覺模型和文字。主體之間的相互關(guān)系會被定義和描述。對未來狀態(tài)進(jìn)行描述所需要花費(fèi)的努力取決于改變的本質(zhì)。對于某個(gè)改變的期望產(chǎn)出可能包含具體的表格或者模糊定義的結(jié)果。描述未來狀態(tài)允許權(quán)益相關(guān)者理解一個(gè)解決方案可以實(shí)現(xiàn)的潛在價(jià)值，這樣可以進(jìn)而影響對于項(xiàng)目戰(zhàn)略的決策過程。在有些時(shí)候，未來的狀態(tài)可被預(yù)估，且能帶來價(jià)值則對未來狀態(tài)的定義就是為了收集足夠的信息來幫助做最優(yōu)決策。有些時(shí)候，改變的價(jià)值很難預(yù)估，則可以通過確定適當(dāng)?shù)目冃矶x未來狀態(tài)，并且該變更策略將支持探索多個(gè)選項(xiàng)。

對未來狀態(tài)的定義包含以下要素：

1.業(yè)務(wù)目標(biāo)

應(yīng)該對業(yè)務(wù)目標(biāo)進(jìn)行描述以指導(dǎo)變更的戰(zhàn)略的制定以及定義潛在價(jià)值。業(yè)務(wù)目標(biāo)可以與企業(yè)想要完成的變化、現(xiàn)階段想要保留的部分關(guān)聯(lián)起來。

目標(biāo)是組織在尋求的一種長期的、持續(xù)的、且定性的狀態(tài)。例如，商業(yè)目標(biāo)可以包括：

• 創(chuàng)建新功能，例如新產(chǎn)品或服務(wù)、解決競爭劣勢或創(chuàng)造新的競爭優(yōu)勢。
• 通過增加銷量或減少成本來提升收入
• 增加顧客的滿意度
• 增加員工的滿意度
• 服從新的規(guī)定
• 提升安全
• 減少時(shí)間以交付產(chǎn)品或服務(wù)

高水平的目標(biāo)可以被分解，來講整體策略分解成可實(shí)現(xiàn)的各個(gè)部分，例如提升顧客滿意度、運(yùn)營績效以及業(yè)務(wù)增長。舉例，“增加高收入顧客的數(shù)量”可被細(xì)化成“在6個(gè)月內(nèi)，將30-45歲高收入顧客的數(shù)量提升30%”。

隨著目標(biāo)被解析，它們被轉(zhuǎn)化成更為細(xì)分具體的目標(biāo)使之可以被測量、被客觀評估且能達(dá)成。當(dāng)目標(biāo)是可測量的時(shí)候，團(tuán)隊(duì)就可以知道需求是否可以被滿足以及變更是否是有效的。定義可衡量的目標(biāo)通常對于證明完成變更是至關(guān)重要的，并且可能是變更業(yè)務(wù)案例的關(guān)鍵組成部分。通常，我們會根據(jù)SMART原則來評估目標(biāo)：

• S：Specific，讓目標(biāo)具有可以被衡量的輸出產(chǎn)物
• M：跟蹤和衡量輸出產(chǎn)物
• A: 測試目標(biāo)的可行性
• R：緊密圍繞企業(yè)的愿景、使命及目標(biāo)
• T: 定義與需求一致的時(shí)間計(jì)劃

2.解決方案空間的范圍

解決方案的范圍必須能夠滿足商業(yè)目標(biāo)。解決方案的范圍定義了當(dāng)需要研究可能的解決方案時(shí)要考慮的選項(xiàng)，包含組織結(jié)構(gòu)、文化、功能、流程、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施、政策、產(chǎn)品、和服務(wù)的調(diào)整，甚至還包括所定位范圍之外的關(guān)系的建立和改變。在這些領(lǐng)域中，解決方案的制定通常需要來自商業(yè)分析團(tuán)隊(duì)和交付團(tuán)隊(duì)的專家寫作完成。這可能牽涉到對于企業(yè)各個(gè)不同層面的分析，且解決方案的范圍不必與變化的規(guī)模相關(guān)。即便是很小的變化，都需要對企業(yè)層面的商業(yè)目標(biāo)進(jìn)行分析以保證一致性。

如果有多個(gè)未來狀態(tài)可以滿足商業(yè)需求及目標(biāo)，則需要做出選擇。這種選擇通常是基于要交付給權(quán)益相關(guān)者的價(jià)值以及對可能的變更策略的理解來完成的。對于決策的關(guān)鍵考慮因素取決于企業(yè)的整體目標(biāo)，但也會涉及對每個(gè)選項(xiàng)定性定量的價(jià)值、達(dá)到未來狀態(tài)所需的時(shí)間、以及企業(yè)的機(jī)會成本。

3.約束

約束描述的是現(xiàn)狀、不會被解決方案改變的計(jì)劃的未來狀態(tài)、以及必須的設(shè)計(jì)因素。這一部分必須仔細(xì)檢查以確保正確性。

約束可能會反映以下方面：

• 預(yù)算限制
• 時(shí)間限制
• 科技
• 基礎(chǔ)設(shè)施
• 政策
• 可用的資源限制
• 來自團(tuán)隊(duì)和權(quán)益相關(guān)者技能的限制
• 某些權(quán)益相關(guān)者對于解決方案實(shí)施時(shí)的要求的限制
• 服從條例的限制
• 其他限制

4.組織結(jié)構(gòu)和文化

有時(shí)候企業(yè)內(nèi)部存在的正式和非正式的工作關(guān)系需要得到調(diào)整以幫助組織轉(zhuǎn)型至理想的未來狀態(tài)。對于匯報(bào)線的調(diào)整，可以鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)更緊密地工作，并幫助他們達(dá)成目標(biāo)的一致。影響組織結(jié)構(gòu)和文化的因素眾多，所以對未來狀態(tài)的組成部分進(jìn)行關(guān)于矛盾、影響、限制的解析是很重要的。

5.功能和流程

通過實(shí)施路徑定義新的活動或變化來實(shí)現(xiàn)未來狀態(tài)。我們需要新的或變化的功能和流程來交付新的產(chǎn)品或服務(wù)，來服從新的條例規(guī)定，或者來提升整個(gè)企業(yè)的績效。

6.科技和基礎(chǔ)設(shè)施

如果現(xiàn)有技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)置不足以滿足商業(yè)需求，分析師則需要界定必要的改變以實(shí)現(xiàn)期望的未來狀態(tài)。

現(xiàn)有的技術(shù)會對解決方案的設(shè)計(jì)帶來技術(shù)層面的限制。這可能包括開發(fā)語言、硬件和軟件平臺、應(yīng)用軟件等。技術(shù)限制也而能描述諸如資源使用、信息量和時(shí)間、軟件規(guī)模、文件量的最大值和規(guī)模、存檔、數(shù)據(jù)元素等。技術(shù)層面的限制包括任何IT架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。

7.政策

如果現(xiàn)有政策不足以滿足商業(yè)需求，則分析師需要界定必要的改變以實(shí)現(xiàn)期望的未來狀態(tài)。

政策是解決方案及其范圍的常用約束來源。商業(yè)政策可能規(guī)定實(shí)施什么樣的解決方案才能被批準(zhǔn)，獲得批準(zhǔn)的流程，以及獲得資金的必要的條件。有些時(shí)候，對于現(xiàn)有政策的改變可能會打開另一種解決方案的可能性。

8.業(yè)務(wù)架構(gòu)

任何未來狀態(tài)的元素都必須有效支撐另一個(gè)且所有的元素都必須滿足商業(yè)的目標(biāo)。此外，它們必須整合進(jìn)整體期望的未來狀態(tài)中。

9.內(nèi)部資產(chǎn)

對于資源的分析必須指出，哪些已有資源必須增加，或增加其功能，哪些新的資源需要新增。當(dāng)分析資源時(shí)，分析師檢查資源來保持現(xiàn)在狀態(tài)、實(shí)施改變的戰(zhàn)略，檢查什么資源將被用作期望未來狀態(tài)的一部分。當(dāng)進(jìn)行可行性分析，或?qū)赡艿慕鉀Q方案進(jìn)行分析時(shí)，會對已有和所需資源的進(jìn)行評估。

10.定義假設(shè)

大多數(shù)戰(zhàn)略是基于一系列假設(shè)而做出的預(yù)測。這些假設(shè)將決定戰(zhàn)略是否會成功，尤其是在一個(gè)高度不確定的環(huán)境下實(shí)施戰(zhàn)略時(shí)。想要證明一項(xiàng)新功能的交付是否會滿足商業(yè)需求是非常困難的，即便是在新功能看起來有期望效果的時(shí)候。這些假設(shè)必須被很好的定義和清晰地理解，所有如果后續(xù)證明假設(shè)不成立的話，分析師需要做出相應(yīng)的決策。改變的戰(zhàn)略在不確定的環(huán)境下可以被結(jié)構(gòu)化來盡早測試這些假設(shè)以支持整體計(jì)劃的方向調(diào)整或終止。

11.潛在價(jià)值

僅滿足商業(yè)目的并不能很好的確定通往未來狀態(tài)的過渡過程，所以需要通過分析潛在價(jià)值來合理化這一過程。

當(dāng)定義未來狀態(tài)時(shí)，分析師必須確定解決方案的潛在價(jià)值。未來狀態(tài)的潛在價(jià)值是減去運(yùn)營成本之后的解決方案的凈值。一項(xiàng)改變必須給公司帶來價(jià)值得增長。然而，未來狀態(tài)可能也會對某個(gè)權(quán)益相關(guān)者，乃至企業(yè)整體，帶來價(jià)值得負(fù)增長。在這種情況下，如新的條例或者增加的競爭，需要被考慮來給維持企業(yè)的運(yùn)營。

當(dāng)決定未來狀態(tài)時(shí)，分析師必須考慮從以下部分增加或減少潛在價(jià)值：

• 當(dāng)評估外部影響因素時(shí)，外部的機(jī)遇
• 新的合伙人的資源和能力
• 新的科技或知識
• 市場上競爭者的潛在損失
• 強(qiáng)制采用變化的部分

分析師確定潛在的價(jià)值變更的特定機(jī)會，以及提議的變更的各個(gè)組成部分增加的可能性。分析師通過匯總所有機(jī)會來估計(jì)總的潛在價(jià)值。

潛在價(jià)值（包括預(yù)期收益和成本的詳細(xì)信息以及未進(jìn)行任何更改的可能結(jié)果）是進(jìn)行更改的業(yè)務(wù)案例的關(guān)鍵組成部分。將潛在價(jià)值的描述與當(dāng)前實(shí)現(xiàn)的實(shí)際價(jià)值的度量聯(lián)系起來，可使利益相關(guān)者了解預(yù)期的價(jià)值變化。在大多數(shù)情況下，未來狀態(tài)不會解決所有改進(jìn)的機(jī)會。解決方案實(shí)施后，任何未解決的機(jī)會可能仍然有效，應(yīng)注意以供將來在其他更改中進(jìn)行分析。

除了未來狀態(tài)的潛在價(jià)值外，該分析還應(yīng)考慮達(dá)到未來狀態(tài)的可接受的投資水平。盡管實(shí)際投資將取決于變更策略，但是此信息指導(dǎo)了可能策略的選擇。

希瑟，90后海歸女博士，在學(xué)習(xí)中分享，在分享中學(xué)習(xí)。關(guān)注商業(yè)及科技前沿趨勢，歡迎志同道合者關(guān)注收藏，一起成長。