前面我們講過和時間有關(guān)的兩類事件，固定日程時間和彈性清單事件。
日程事件，都是在某年某月某日或某時的必做題，需要記錄在日歷上，同時分類、并備注具體時間和地點(diǎn)。固定日程之外是彈性清單。按部就班地推進(jìn)并完成日程事件。在時間的容器，要先放入幾個高爾夫球，然后放入大石子、小石子、沙子，再混上水。高爾夫球是人生重要夢想、目標(biāo)、健康、事業(yè)、財富和項目等等，日程事件是大石子、彈性清單是小石子，把小石子列出來。我們需要把彈性清單事件小石子列出來。
與日歷上的固定日程不同：彈性清單是用來管理余下需要在兩周內(nèi)靈活地根據(jù)時間、空間、精力能量和他人的配合狀況來批量完成或委托的事件，這類事件只要符合時機(jī)與條件，就要選擇重要緊急的盡快完成。
1、易效能“T/STEP”記錄-排程-執(zhí)行系統(tǒng)是一個閉環(huán)循環(huán)系統(tǒng)，你可以先執(zhí)行，再記錄，然后排程，或者先記錄，再排程，然后執(zhí)行。
舉例：如果你現(xiàn)在正在做一件事，突然有一個意外事件發(fā)生，這時你就可以做好記錄，然后還繼續(xù)專注執(zhí)行計劃內(nèi)的事務(wù)，等完成后再來看所有記錄的事務(wù)，并把它進(jìn)行排程成為計劃。
強(qiáng)調(diào)執(zhí)行計劃內(nèi)事務(wù)，活在當(dāng)下，記錄是排除干擾，排程是分清輕重緩急制定計劃。
為什么要記錄。
俗話說，好記性不如爛筆頭。大腦的特性，總結(jié)來說，念頭無窮、注意力有限、容易逝忘，牢記和記住細(xì)節(jié)需要反復(fù)，一旦適忘就會產(chǎn)生焦慮，焦慮會迫使我們馬上要抓住。因此，需要靠外在工具來記錄，以便排除未完成事務(wù)對大腦的干擾。要隨時記錄、主動批量記錄，把握四個原則：
一切快速：即把一切事務(wù)趕出大腦，大腦是CPU不是硬盤；要快速地記錄而不是花很長時間去記錄，這樣就不專注于當(dāng)下了，即使批量也要快速記錄：
手邊要有工具：工具要可靠并熟練掌握，紙筆方便但不好攜帶，電子工具比較好攜帶，備忘錄、各類清單app，比如智能手表。初期可以使用紙筆，使用一日五色表來記錄。
根據(jù)事件的重要程度進(jìn)行排序執(zhí)行，完成后做更多，先完成重要的，然后再完成次要的。承諾一定在某時完成的是日歷事件，完成后可以做更多的是彈性清單事件。
在你的內(nèi)心一開始就默認(rèn)寫出來的事情要今天完成，我們稱之為進(jìn)入“時間流”，這是壓力的來源。如果你沒有深刻理解二八法則只做、先做要事就會產(chǎn)生16倍效能的信念，事情非常多，眉毛胡子一把抓，必然做不完，你就會造成不自信、計劃沒用，形成焦慮，惡性循環(huán)。
解決的方法是擴(kuò)展視角到兩周，一定是先用好日歷，然后才是彈性清單。這叫“保持嚴(yán)謹(jǐn)而不失彈性”。兩周有足夠的提前彈性，時間你可以修改。那么想要在這個范疇提高效率，你就需要用流程來管理自己的事務(wù)。這個流程就是：記錄排程執(zhí)行，是易效能經(jīng)典的執(zhí)行閉環(huán)系統(tǒng)。
每天早晚必須抽出時間做反思計劃進(jìn)行排程，清空你的事件收件箱（事務(wù)的記錄器，在此統(tǒng)稱收件箱）。或者你有空時都可以排程。排程的目的是做減法，分類，形成計劃內(nèi)的固定日程和彈性清單。
核心秘訣是3問，就是是運(yùn)用易效能全腦規(guī)劃法，即右腦想象和左腦思考的能力，對一件事情進(jìn)行分解轉(zhuǎn)為行動。
第一問：要不要做？不做的刪除，暫時不做的推遲；要做的進(jìn)行。
第二問：想象中的成果會是怎么樣？
第三問：我的第一步要做什么？這樣可以把一件雜事轉(zhuǎn)換為行動，比如，記錄的雜事“上保險”，轉(zhuǎn)換為行動，就是“我打電話給李經(jīng)理咨詢價格?！?/p>
4D就是刪除、推遲、委托、做?；诙朔▌t，聚焦才會產(chǎn)生更大的效能。排程是刪除一部分，推遲一部分，委托一部分。留下來的就是即重要又緊急的事務(wù)啦，或者把重要不緊急轉(zhuǎn)化為重要緊急的事務(wù)，統(tǒng)稱為就是計劃內(nèi)要執(zhí)行的事務(wù)。這里的緊急是計劃內(nèi)緊急，和之前計劃外緊急B類事件不是一回事。計劃內(nèi)事務(wù)，再分解寫進(jìn)為日歷和彈性清單。
重要的關(guān)鍵是：1、對不重要和相對重要的放棄與推遲。
那么接下來就進(jìn)入了“執(zhí)行”層面，在執(zhí)行的過程中我們會有兩種事件：計劃內(nèi)和計劃外。計劃內(nèi)重要緊急就是原定好的日歷事件，無論如何我們要首先保證完成它；再有的就是不受時間嚴(yán)謹(jǐn)約束的事務(wù)，可以適度靈活推后的，也可以提前完成的彈性清單事件。
而計劃外緊急就是突發(fā)狀況，這類事件的處理就需要用到我們之前提到過的、專門為它留出的“空白時間”。
二、易效能“T/STEP”標(biāo)簽和彈性制勝的要訣是順勢而為，要掌握“天時地利人和”，翻譯成現(xiàn)代執(zhí)行語言就是：在對的時間，對的空間，做對的事。
這套易效能執(zhí)行法則叫“T/STEP”，其中：
第一個T，是time的首字母，代表時間；S，是space的首字母，代表空間；T，是tool的首字母，代表工具；E，是energy的首字母，代表精力和能量：
P，是people的首字母，代表自我和他人，一件事情的參與人員。
當(dāng)我們能感知到自己身處的情境，才能真切地活在當(dāng)下，同時完成相應(yīng)可以完成的事務(wù)。在不同的時間、空間，運(yùn)用你現(xiàn)有的工具，在某些場景下，有些事你可以做，有些事你就做不了，就像精力狀態(tài)好時你可以給別人撥去一個電話，商討一些事務(wù)，但如果手機(jī)沒電或者信號不好時，你就只能閉目養(yǎng)神或者安靜地看會兒書了。
彈性清單上的事件有一定的靈活性，建議大家要養(yǎng)成“條件具備時凡事提前，批量盡快完成”的好習(xí)慣這個原則。
“T/STEP”法則，其中T優(yōu)先級最高就是日歷事件。如果T優(yōu)先級下降，STEP要素建構(gòu)的是彈性清單。我們不要把過多的事務(wù)進(jìn)入時間流，即安排嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅r間成為日歷事件，而是盡可能運(yùn)用“STEP”標(biāo)簽法安排事務(wù)。
按照各這個原則，你要把彈性清單進(jìn)一步按照STEP來分解，具體可以分解各種子清單，例如為S空間類：在家、辦公室、外出。
T工具類：智能設(shè)備，包括電腦、智能手機(jī)可以處理的事務(wù)；還有最常用的電話清單；E：精力或能量，分為高能和低精力。P：委托等待，可以進(jìn)一步劃分按人的子清單。值得注意的是，STEP標(biāo)簽是多維度的，目的是分類和執(zhí)行時查閱。一件事情可以多標(biāo)簽，這也是核心秘訣。初學(xué)者不分類或者接受不完美，當(dāng)你的段位提升之后，你可以逐步完善。以使可以日理萬機(jī)。上面列出的雜事你會發(fā)現(xiàn)這里的事務(wù)被轉(zhuǎn)化為行動格式，并按照類別匯總，主語往往省略。
你無法專業(yè)做好每一件事情，但你可以組合所有優(yōu)勢去完成一件事情，然后把創(chuàng)造的價值分配相應(yīng)的鏈條。你挑戰(zhàn)更大的目標(biāo)的同時，可以把現(xiàn)有的事情做到極致。
同時，不要忘記了與家人建立良好的情感，發(fā)揮彼此優(yōu)勢相互委托，家更是一個團(tuán)隊，而且是人生最重要的團(tuán)隊。即使可以委托與管理，一切的前提是記錄與清晰的排程。
通過三個閉環(huán)流程記錄排程執(zhí)行來處理大量事務(wù)，核心目的是執(zhí)行時，先做計劃內(nèi)留白，計劃外緊急，即做A推遲B記錄C，記錄為了清空大腦和排除干擾，早晚排程運(yùn)用三問、4D和兩大分類思維，進(jìn)行計劃內(nèi)安排。A類事件就分為兩大類即A1日歷和A2彈性清單。
從此你的效能高速公路分為中間車道A1固定日程，時間到了按部就班進(jìn)行；左邊超車道A2彈性清單，條件具備時凡事提前批量盡快完成；右邊緊急車道留白預(yù)防B類事件。
清單工具給大家推薦2種：紙質(zhì)的易效能A4紙工作法和電子工具蘋果平臺的0mnifocus，以及安卓平臺的奇妙清單。
首先講紙張A4紙工作法：
一張是第三段的日歷周表，另一張第四段彈性清單。為什么要分開，因為日程事件是按照時間流進(jìn)行，每周進(jìn)行歸檔。彈性清單按照情景流進(jìn)行，并不是一周用一張，而是寫不下就補(bǔ)充新的一張，全部做完就歸檔。
在全新A4紙工作表彈性清單中，最左邊是的收件箱，記錄C類事件。收件箱與行動描述之間還有一列是標(biāo)記符號。結(jié)合全腦規(guī)劃法的三問，如果這件事情是可以刪除的就在這個序列中打個x，如果這件事還沒有考慮好，或者暫時沒時間管它的，就加上推遲的符號右箭頭。
如果這件事情是重要緊急需要馬上做的，我們進(jìn)入下一列“行動描述”，對事項要進(jìn)行更為詳細(xì)的描述，按照“我+動詞+參與人員+事項”的公式進(jìn)行描述。根據(jù)分類，分別填入“日歷周表”或“彈性清單”中。日歷事件和彈性清單是“或”關(guān)系，不是日歷事件那么就是彈性事件。如果一件事情是日歷事件，就寫在日歷周表，分為全天和時間段事件。
如果是彈性清單，就在STEP標(biāo)簽區(qū)里面打打勾或填寫信息，我們提供了常見的S空間、T工具、E能量和P參與人員類別的下常見細(xì)分。如果這件事一定要截止某天前完成的話，進(jìn)行相應(yīng)的操作或者備注。
最后，如果這件事非常重要，我們在標(biāo)記符號這一列標(biāo)記上。如果高能要做的事情，我們標(biāo)記口，需要在五色日表中區(qū)完成。后面我們還會講到項目，如果是項目事項，則可以標(biāo)記P。
以上步驟就是記錄和排程，記錄我們隨時做或者批量做，排程一天早或晚做一兩次。執(zhí)行時，先看日歷完成日歷事件后，再根據(jù)情境流在彈性清單中找事情做。建議你先嘗試使用3個月。
其次，電子工具推薦：蘋果平臺的omnifocus和安卓平臺的滴答清單。
今天我們順便對前期所學(xué)進(jìn)行一個行動力的小結(jié)：
行動力是刻意訓(xùn)練的，沒有行動力，一切夢想都是空想。無論你測試出在第幾段位，要想進(jìn)一步提升，必須把這個地基打牢固。行動力的提升，首先要提高的是對計劃內(nèi)事件的執(zhí)行力，循序漸進(jìn)，從專注一件事到執(zhí)行兩周的計劃，核心是抗緊急事件和外在環(huán)境干擾的能力、簡單的計劃力、適度的選擇力。
葉老師在四段的時候用五色周表來代替周表，五色周表包含了日歷事件和彈性事件。在A4表上記錄的同時，如果是每周的重點(diǎn)事務(wù)，比如要做的青蛙等等，可以直接寫在五色周表上。
關(guān)于五色周表、周表和彈性清單的用法，后續(xù)云潔教練講給我們做詳細(xì)的講解，在此不再贅述。
到此為止，計劃力的內(nèi)容我們?nèi)恐v完，計劃力要堅守十個原則：
1、做A推遲B記錄C，只要不是死人救火破產(chǎn)就堅守A類事件，它會培養(yǎng)你自信、自律并出成果。
2、完全信任2/8法則，選擇少量重要的事件成為A，為B留白時間。至于什么是A，第一步靠本能和直覺來判斷。
3、高能時候做A，特別是腦力勞動，運(yùn)用255間歇工作法。
4、用五色安排并在完成時評估一天的時間顏色分布，第一列是計劃；第二列是空白讓你記錄實(shí)際的狀況，你可以早晚即藍(lán)色時間30分鐘做這個，然后不斷找到自己的節(jié)奏。
5、黑色時間非常重要，不是要多，而是基本保障最好有序形成規(guī)律。
6、第三段我們排程主要提升對大事提前部署的能力，我們擴(kuò)展了日歷的視角，從年、月、周、日四個視角展開，電子工具用月表，配合紙張的五色日表格。紙張工具，用年和周表，配合五色日表格。為什么電子工具和紙張會不同，因為紙張記錄翻抄工作量大的原因，為了減少翻抄，用周表而不用月表。
7、第四段，我們排程中抓住大事之后，需要對大事精細(xì)運(yùn)作和對小事歸納整理分類，重在保障大事被計劃后，對大事還分解為可執(zhí)行的小行動，并與小事一起歸納整理分類。A事件往往會變成了A1和A2，即日歷上的固定日程和彈性清單上事務(wù)。
8、一段255表格熟練了以后，就不用了，在五色日表中包含了高能要事的記錄符號，即四個方框。一旦形成習(xí)慣，五色表格要和日歷周表、彈性清單為主配合，或者與電子系統(tǒng)配合。
10、如果想進(jìn)一步指導(dǎo)什么事務(wù)要進(jìn)入A，那就要搞懂你的人生方向。核心理念“高能要事”有三個維度的含義，要事是什么？高能做要事！管理自己的能量。
什么是要事，來自于人生的方向，人生有方向，工作才會有重點(diǎn)，生活才會有節(jié)奏。
除了以上十個原則，你還要修煉日反思、周反思和月度反思。你還可以嘗試早睡早起晚十早五，早起花15分鐘反思做計劃，還可以運(yùn)用打卡系統(tǒng)記錄早起和早睡，養(yǎng)成習(xí)慣。早起、反思、計劃是人生贏家非常重要的習(xí)慣，早起安靜，比別人勤奮，讓你有掌控人生的感覺，行動之后反思，再調(diào)整計劃，讓你更容易達(dá)成目標(biāo)。
